Découvrez plus de 130 outils de collaboration à distance pour répondre aux besoins de votre entreprise

Il n’est pas facile de faire le tri parmi toutes les options de collaboration à distance qui s’offrent à votre organisation. Les experts s’accordent à dire qu’aucune fonctionnalité ne peut à elle seule résoudre toutes les problématiques liées au travail à distance. Votre choix dépendra plutôt de votre budget et de votre culture, ainsi que des facteurs uniques auxquels votre entreprise est confrontée. 

Bryant Galindo est le fondateur de CollabsHQ et a travaillé avec de grandes entreprises et des start-ups dans la résolution de conflits, la formation en ligne et le développement du leadership. Selon lui, trouver l’outil parfait peut nécessiter des essais et des erreurs, et de devoir potentiellement tester plusieurs options. « Tout comme vous avez dû apprendre comment quelqu’un travaille dans la vie réelle, trouver le bon logiciel qui convient le mieux à votre équipe et aux objectifs qu’elle s’est fixés est un processus d’expérimentation », explique-t-il.

Sergey Konoplich, directeur de l’exploitation de Smart IT, partage ce sentiment. Voici son point de vue sur la meilleure approche pour choisir un outil de collaboration : « Faites des essais et des erreurs, à moins de savoir ce que vous recherchez et d’avoir une idée claire de ce que cet outil peut faire. »

Layne Levine est président de Windstream Enterprise, une solution de communication d’entreprise primée. Lorsque vous cherchez un outil, explique-t-il, « les capacités de conférence sont essentielles, mais ne vous limitez pas à l’audioconférence. La vidéoconférence HD peut améliorer la productivité et la collaboration par rapport aux conférences téléphoniques standard. »

En outre, Layne Levine suggère de prioriser les fonctionnalités et capacités suivantes :

• Organisation de réunions à grande échelle (telles que les formations générales et pour les nouvelles recrues)
• Enregistrement des réunions
• Partage d’écran et chat
• Connectivité facile (éviter les longs codes d’identification, etc.)
• Logiciels basés sur le cloud (si vous utilisez un réseau basé sur le cloud)

Et il ajoute : « N’oubliez pas la sécurité. Lorsque tout le monde travaille à distance, la protection des données de votre entreprise se heurte à de nouvelles difficultés. Les pare-feu garantissent que personne ne peut accéder au réseau de votre entreprise [à l’exception] des employés autorisés. Et si vous prévoyez de prendre des commandes en ligne, vous avez besoin de la conformité PCI pour protéger les numéros de carte de crédit. » 

Enfin, Layne Levine recommande de rechercher un fournisseur de réseau avec une assistance 24 h/24 et 7 j/7. « Le fait que tout le monde travaille à distance implique de nouveaux défis. N’optez pas pour un fournisseur à petit prix qui offre un service limité : il vous faut un service disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 d’un fournisseur de réseau stable et de bonne réputation. »

Quels que soient les caractéristiques choisies, votre budget, votre culture et vos besoins, les experts conviennent que pour le télétravail à grande échelle (en particulier à l’échelle de l’entreprise), les outils sont essentiels, non seulement pour vos employés, mais aussi pour préserver les relations avec les clients et les clients potentiels.

« Les outils sont indispensables », affirme M. Konoplich, de Smart IT. « Si nous n’utilisions pas [d’outils de collaboration], nous détruirions un lien vital entre les équipes et les clients. Il [est] vital que nous utilisions un outil qui fournisse autant de transparence que possible aux clients. »

Pour en savoir plus sur la collaboration à distance, notamment les bonnes pratiques, consultez « Comment mettre en place efficacement la collaboration à distance ». Pour en savoir plus sur les clés d’une gestion efficace des équipes à distance, lisez cet article.