Qu’est-ce que la collaboration à distance ?
Le terme collaboration à distance fait référence à la façon dont une organisation collabore depuis des emplacements. Les approches peuvent inclure les processus, les outils et la culture de travail générale qu’une entreprise met en œuvre pour maintenir un sentiment de connexion et générer des résultats.
Les efforts de collaboration à distance consistent le plus souvent à mettre en place des processus qui éliminent les limites du télétravail. Nous nous concentrons également sur la recherche de nouvelles façons de développer l’esprit d’équipe. Alors que les organisations passent de plus en plus au recours au télétravail (et ont donc besoin de pouvoir s’engager avec leur équipe de n’importe où dans le monde), son succès dépend du développement de pratiques de communication qui permettent à la fois la productivité et l’équilibre vie professionnelle et vie privée des membres de l'équipe. Pour en savoir plus sur la stimulation de la culture d’entreprise à distance, lisez « Comment créer une culture d’entreprise à distance forte qui stimule le succès. »
Votre entreprise devra peut-être surmonter trois types principaux de « distance » :
- Physique : Il s’agit de la distance géographique, par exemple lorsque des équipes sont dispersées à travers le pays ou qu’elles travaillent à domicile. Pour lutter contre les problèmes posés par la distance physique, vous avez besoin des bons outils de collaboration et de solides pratiques de communication.
- Opérationnelle : Ce type de distance se produit lorsqu’une organisation fait l’objet d’une répartition de la communication entre des équipes de différents niveaux ou tailles de compétences. Pour surmonter la distance opérationnelle, assurez-vous que les équipes disposent de la langue et des ressources nécessaires pour se comprendre.
- Affinité : Il s’agit de toute différence culturelle ou de style de communication au sein d’une équipe et de ses effets sur la synergie et la camaraderie. Les responsables devront repérer ces différences, qui peuvent se manifester plus subtilement que les deux autres types de distance. Ils doivent mettre en place des normes de communication qui rassemblent les gens, plutôt que d’exacerber les différences.
Avantages de la collaboration à distance
Les organisations qui donnent la priorité à une collaboration à distance solide bénéficient de plusieurs avantages. Plus important encore, des pratiques efficaces améliorent la productivité de l’équipe, ce qui rend la production plus efficace.
Une collaboration à distance réussie peut également améliorer la créativité de l’équipe, car elle donne aux individus l’espace nécessaire pour sortir des sentiers battus, tout en préservant le système d’assistance de l’équipe. La créativité nouvellement créée aide les équipes à aborder les projets de façon nouvelle; elle peut également se manifester dans le brainstorming, la résolution de problèmes et la création de nouvelles solutions de dépassement des anciens problèmes.
De plus, un passage au télétravail permet aux entreprises de débusquer des talents dans des endroits auxquels elles n’avaient pas accès auparavant. La pratique a également tendance à s’adapter à des styles de travail plus variés, car les gens peuvent plus organiquement résoudre des problèmes, terminer le travail et collaborer avec des membres de l’équipe en dehors de l’environnement artificiel d’un bureau. Cela peut faciliter les relations et, paradoxalement, améliorer la communication, car le travail est moins limité par l’espace et le temps.
Inconvénients de la collaboration à distance
Bien sûr, il y a des inconvénients à avoir tous ses employés à distance. Les membres de l’équipe peuvent se sentir isolés et la communication peut être distillée en raison du manque d’interaction en face à face. De plus, la dépendance à l’égard de logiciels ou d’autres outils de collaboration met les équipes en danger lorsqu’il y a un dysfonctionnement ou un problème de connexion. Toutefois, vous pouvez prendre des mesures pour lutter contre tous ces défis et créer une équipe à distance productive.
Comment collaborer efficacement lorsque votre équipe est à distance
Une collaboration efficace repose sur le maintien d’une communication solide et régulière et l’intégration d’outils qui vous permettent de franchir la distance géographique, opérationnelle et d’affinité.
La transition vers le télétravail pose plusieurs nouveaux défis, et vous devrez probablement faire des expériences pour les surmonter. Cela dit, les cinq astuces suivantes vous aideront à établir des pratiques saines :
- Définissez les horaires de travail : Tenez compte des différences de fuseau horaire et définissez des heures pendant lesquelles tous les membres de l’équipe peuvent être en ligne simultanément au moins une partie de la journée.
- Communiquez clairement et efficacement : Vous devez communiquer les attentes, les échéances, les mises à jour des processus, etc., aussi efficacement que possible. Faites attention à la sur-communication , vous ne voulez pas inonder l’équipe d’un surplus d’informations. En savoir plus sur la création de solides pratiques de communication à distance.
- Établissez des lignes directrices pour les différents canaux de communication : En équipe, décidez quels types d’informations méritent un courriel, un tchat en ligne, un appel téléphonique, une visioconférence ou encore un autre mode de communication. Cela aidera à rationaliser les efforts de collaboration et à gagner du temps.
- Encourager la participation : Les gens sont plus susceptibles de contribuer lorsqu’ils se sentent valorisés. Exprimez votre gratitude pour l’effort de votre équipe, et utilisez le renforcement positif pour encourager la créativité et les nouvelles idées.
- Utilisez les bons outils : Résistez à l’impulsion d’adopter des tonnes de nouveaux outils de collaboration pour compenser les défis du travail à distance. Au lieu de cela, faites vos recherches et profitez d’essais gratuits pour trouver les outils qui s’intègrent harmonieusement aux processus existants. Consultez notre liste d’outils de collaboration pour les équipes à distance.
Guide pour créer une culture de collaboration à distance forte
Le guide suivant décrit les mesures que vous pouvez prendre pour stimuler de solides pratiques de collaboration à distance dans cinq domaines clés : embauche, planification, partage de contenu, participation et outils.
Domaine d’activité | Astuces |
|---|---|
Embauche |
|
Planification |
|
Partage de contenu |
|
Participation de l’équipe |
|
Outils |
|
Utilisez ce guide pour favoriser la collaboration avec votre équipe à distance. Dans les versions téléchargeables, vous trouverez de l’espace pour ajouter des notes pour chaque pratique, afin de noter vos idées.
Téléchargez le guide pour créer une forte collaboration à distance
Meilleures pratiques en matière de collaboration à distance
Une forte collaboration à distance dépend d’une communication fiable, de processus répétables et d’outils qui stimulent le travail collaboratif créatif. Les responsables d’équipes à distance doivent montrer l’exemple et participer à l’amélioration des relations personnelles et de la productivité, plutôt que comme un mandat du sommet vers la base.
Bryant Galindo est le fondateur de CollabsHQ et un médiateur, consultant et formateur qui travaille avec des organisations de grande envergure et des startups dans la résolution des conflits, la formation en ligne et le développement du leadership. Il rappelle l’importance de développer des processus qui servent votre équipe et de n’introduire que des outils pour rationaliser davantage ces pratiques.
« Créez des flux de travail qui prennent en charge la collaboration à distance », explique-t-il. « Cela peut être aussi simple que de créer des procédures d’exploitation standard pour des solutions plus intégrées, dont Zapier et Slack. Simplifiez le travail en tirant parti de la technologie pour standardiser les processus. »
Sergey Konoplich est directeur de l’exploitation de Smart IT, un fournisseur de services de développement de logiciels à grande échelle. Dans le but de préserver l’autonomie des membres de l’équipe sans sacrifier la productivité, il recommande d’introduire un outil de suivi du temps, afin que les gens puissent gérer leur temps tout en restant dans les temps.
« Le fait d’avoir un outil comme celui-ci permet de se lancer dans l’auto-organisation », explique Konoplich. « Les employés se sentent plus responsables et sont en mesure de travailler de façon productive, sachant qu’ils sont responsables de leurs heures. »
En savoir plus sur la gestion efficace des équipes à distance.
Tactiques avancées pour collaborer à distance
Une fois que vous avez mis en œuvre avec succès des approches et des systèmes de collaboration de base, il est temps de les optimiser. Voici quelques tactiques avancées à essayer :
- Créez un cycle de réunion positif. En plus de programmer régulièrement des réunions, envisagez de nouvelles façons d’ajouter de la valeur aux réunions, que ce soit à l’aide d’une structure différente, de supports visuels ou d’outils alternatifs, ou d’un aspect social unique.
- Utilisez le tchat vidéo pour les réunions difficiles (sensibles ou compliquées), la messagerie instantanée ou le tchat pour une collaboration spontanée, et les appels téléphoniques lorsque vous avez besoin de clarification rapide.
- Limitez l’utilisation du courriel : les chaînes longues peuvent devenir volumineuses, et les membres de l’équipe peuvent les ignorer au lieu de résoudre les problèmes à portée de main.
- Conservez les transcriptions audio de toutes les conversations pour les archives ou pour les partager avec les membres de l’équipe qui ont peut-être manqué une réunion ou ont besoin d’une actualisation. Otter.ai est un service gratuit de transcription de l’IA qui vous permet de transcrire les conversations enregistrées directement depuis le système audio de votre ordinateur.
- Réfléchissez visuellement. Lorsque vous ne communiquez que par écran, les gens ont davantage besoin de supports visuels pour rester concentrés et à la même page. Même si vous ne pouvez pas perdre du temps à créer un beau diaporama complexe, quelques graphiques ou images peuvent être très utiles.
- Encouragez les membres de l’équipe à travailler avec de nouvelles personnes. Attribuez le travail d’équipe entre les équipes (selon le cas) et présentez les nouveaux membres de l’équipe à ceux qui sont là depuis plus longtemps. Bien que vous ne soyez pas au bureau, les rapports au sein des équipes doivent être solides.
- Disposez d’un forfait de sauvegarde. Les outils peuvent tomber en panne, les connexions Wi-Fi peuvent échouer, la vie personnelle peut soudainement ralentir les plannings. Soyez compatissant avec votre équipe, et ayez toujours un plan secondaire pour les événements inattendus et les défis.
Dans l’ensemble, les responsables doivent viser à éliminer le stress. La transition vers une main-d’œuvre à distance est intrinsèquement difficile, mais vous n’avez pas besoin de la rendre plus compliquée, ou contrôlée, que nécessaire.
Outils de collaboration à distance
Les outils de collaboration dans le cloud sont un moyen utile de garder tout le monde connecté, tant sur le plan pratique que culturel. Il n’existe pas d’outil unique ; cherchez plutôt des logiciels qui correspondent à vos besoins en termes de coût, de fonctionnalité, de nombre d’utilisateurs pris en charge et d’autres facteurs.
Tenez compte des fonctionnalités suivantes lors de la sélection d’un outil de collaboration à distance :
- Accessibilité et sécurité
- Basé sur le cloud ou sur site
- Coût
- Facilité d’utilisation/UI
- Partage de fichiers
- Gestion de projet
- Modèle par abonnement ou par licence
- Vidéoconférence
- Traitement de texte, suivi des modifications/relecture et transcription
Si le budget n’est pas un problème, Konoplich de Smart IT rappelle que les essais et les erreurs sont une bonne méthode pour sélectionner un outil (beaucoup proposent des essais gratuits). « La plupart des outils sont des outils SaaS, et vous pouvez annuler l’abonnement à tout moment », explique-t-il. « Compte tenu des circonstances [d’un changement soudain vers le télétravail], la plupart des [marques] se sont précipitées pour adapter leurs offres aux équipes travaillant à distance. Méfiez-vous des entreprises qui disent s’être adaptées, mais qui ont fait peu pour personnaliser leur service. »
Mais n’oubliez pas qu’aucun outil ne résout tous les problèmes de collaboration par lui-même, la façon dont vous les utilisez détermine finalement le succès de vos efforts de collaboration. Découvrez en détail les dizaines d’outils de communication disponibles pour les équipes à distance.
Restez efficace lorsque vous travaillez à distance grâce à la gestion du travail en temps réel dans Smartsheet
Donnez à vos employés les moyens de se dépasser grâce à une plateforme flexible conçue pour répondre aux besoins de votre équipe, et capable de s'adapter quand ces besoins changent. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.