Modèles gratuits d’évaluation des risques fournisseurs

Également connu sous le nom d’évaluation indépendante des risques, ce modèle vous permet de répertorier les descriptions d’évaluation afin d’identifier les vulnérabilités associées à un fournisseur spécifique. Utilisez la notation des risques par code couleur pour attribuer une note à chaque description de risque, et ajoutez des notes dans l’espace prévu. Utilisez ce modèle pour analyser chaque fournisseur et personnaliser les descriptions d’évaluation des risques en fonction de vos besoins.

Téléchargez le modèle d’évaluation des risques fournisseurs

Excel

Utilisez ce modèle simple de check-list d’évaluation des risques fournisseurs qui indique les étapes à suivre par votre équipe dans le processus d’évaluation des risques. Pour chaque tâche, répertoriez une description, un propriétaire, des dates d’échéance, des dates de réexamen, ainsi que toutes les notes pertinentes. Grâce à cette check-list, vous pouvez rationaliser le processus pour chaque fournisseur et vous assurer de ne manquer aucune étape cruciale en cours de route.

Téléchargez la check-list de base pour l’évaluation des risques fournisseurs

Excel

Vous pouvez utiliser ce modèle d'évaluation des fournisseurs avec fiche de notation pour évaluer les performances d’un fournisseur au bout d'une période donnée. Ce modèle est organisé en catégories, dont l’administratif, l'envergure, le personnel, la communication, la santé et la sécurité, et le calendrier. Il y a aussi de l’espace pour intégrer des informations (telles que des mesures correctives) visant à atténuer les risques que vous avez identifiés. Vous pouvez personnaliser selon vos besoins les catégories d’évaluation, les attentes en matière de performance et le système de notation avec code de couleur.

Téléchargez le modèle d'évaluation des risques fournisseurs avec fiche de notation

Excel | Word

Ce modèle de plan de diligence raisonnable pour les risques fournisseurs donne des exemples d’étapes à suivre dans le cadre d’un processus de diligence raisonnable. Ce modèle organise les tâches en catégories, avec des sous-tâches répertoriées sous chaque catégorie ; vous pouvez personnaliser ces sous-tâches en fonction des besoins de votre organisation. Il y a aussi de l’espace pour inclure les descriptions de tâches, l’emplacement de la documentation, les propriétés des tâches, les dates clés, des notes et le statut de chaque tâche. 

Téléchargez le modèle de plan de diligence raisonnable type pour les risques fournisseurs

Excel

Utilisez ce modèle de cadre d’audit de gestion des risques pour suivre les informations d’audit, ainsi que le statut de la documentation dont vous avez besoin pour chaque fournisseur. Répertoriez toutes les tierces parties avec lesquelles votre entreprise fait affaire. Ensuite, saisissez les dates d’audit, les types de fournisseurs, les cotes de risque et le statut de la documentation pour accéder à une vue d'ensemble de toutes ces informations. Ce modèle contient un onglet supplémentaire qui vous permet de suivre le statut de la documentation d’un fournisseur individuel à un niveau précis, y compris le statut des documents dont vous avez besoin pour les évaluations des risques, les politiques de gestion des risques, la documentation des rapports, ainsi que les processus et procédures. Vous pouvez également utiliser ce modèle pour appuyer le processus de diligence raisonnable de votre entreprise.

Télécharger le modèle de cadre d’audit de la gestion des risques fournisseurs

Excel

Utilisez cet exemple de modèle de questionnaire d’évaluation des risques pour créer un questionnaire spécifique au type de fournisseur et conformément aux directives de l’instance dirigeante concernée. Ce modèle comprend des questions types dans différentes catégories et de l’espace pour fournir un point de référence pour chaque question (par exemple., experts internes en la matière [PME], procédures d’évaluation standards du secteur, etc.). Lorsque vous évaluez des fournisseurs tiers, utilisez ce modèle pour sélectionner les questions pertinentes pour un fournisseur particulier, en fonction des besoins de votre organisation.

Téléchargez un modèle de questionnaire d’évaluation type des risques fournisseurs - Excel

Utilisez ce modèle de comparaison des risques fournisseur avec fiche de notation pour comparer le score pondéré de chaque fournisseur pendant le processus de vérification. Recueillez et compilez des données dans ce modèle, attribuez un score à chaque fournisseur en fonction de votre système de notation établi, puis comparez le classement des fournisseurs par rapport aux différents critères importants pour votre entreprise. 

Télécharger le modèle de comparaison des risques fournisseurs avec fiche de notation - Excel

Pour obtenir des ressources supplémentaires qui vous aideront dans votre programme de gestion et de relations avec les fournisseurs, consultez ces 13 modèles gratuits d'évaluation des fournisseurs.

L’évaluation des risques fournisseurs est un élément essentiel d’un programme global de gestion des fournisseurs. Cette évaluation peut avoir lieu pendant la phase de validation, ou lors d’une évaluation ou d’un examen afin de mesurer les performances de façon continue.

Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques pour vous aider à préparer à une évaluation approfondie des risques.

Suivez les meilleures pratiques ci-dessous pour réaliser une évaluation approfondie des risques :

1. Avant la phase de validation, il faut que connaissiez parfaitement les objectifs de votre entreprise et sa tolérance au risque.
2. Pendant le processus de validation, vérifiez la fiabilité des fournisseurs à l’aide de diverses méthodes, notamment les vérifications d’antécédents, les avis de clients et des références provenant de sources crédibles. 
3. Créez une liste de tous les fournisseurs actuels et organisez la liste par catégorie (par exemple., soins de santé, sous-traitants de paiements, services administratifs, etc.).
4. Vérifiez votre liste de fournisseurs par rapport à celle de votre service comptable pour vous assurer que tous les fournisseurs sont pris en compte.
5. Déterminez quels fournisseurs ont le plus grand impact sur votre entreprise (par exemple, lesquels considérez-vous comme essentiels ou non-essentiel ?)
6. Attribuez à chaque fournisseur une note de risque (de modéré à critique) en fonction de la probabilité que ce fournisseur pose des problèmes de conformité réglementaire, de sécurité des données ou de risque financier pour votre organisation. 
7. Définissez la diligence raisonnable requise et continue que vous devez effectuer sur chaque fournisseur en fonction de son niveau de risque. Concentrez-vous sur les fournisseurs à fort impact qui présentent un risque moyen à élevé pour votre entreprise.
8. Recueillez des informations auprès d’experts internes en la matière, et tenez-vous au courant de l’évolution de la réglementation et des directives, afin de pouvoir mettre à jour les questionnaires et les évaluations des risques en conséquence.
9. Normalisez votre programme de gestion des fournisseurs afin de rationaliser et d’améliorer l’efficacité des processus.
10. Effectuez des examens de diligence raisonnable et mesurez l’efficacité de votre programme de gestion des fournisseurs de façon régulière.

Une fois que votre entreprise comprend et gère efficacement les risques tiers grâce à un programme de gestion des fournisseurs solide, vous pouvez identifier les fournisseurs qui sont essentiels aux opérations de l’entreprise et atténuer de façon proactive les risques injustifiés. La réalisation d’une évaluation des risques adéquate est un élément essentiel du processus de gestion des fournisseurs.

Pour plus d’informations, ainsi que des conseils d’experts sur la diligence raisonnable et la surveillance des fournisseurs, consultez le« Guide simplifié d’évaluation des risques pour les fournisseurs ».

Une évaluation des risques fournisseurs peut offrir à votre entreprise d’énormes avantages. Voici les principaux avantages de ce processus :

• Identifiez les vulnérabilités des tiers : Un examen approfondi d’un fournisseur vous permet d'identifier les éventuelles faiblesses qui pourraient constituer une menace pour la sécurité de votre entreprise. Déterminez l’importance d'un éventuelle vulnérabilité en fonction de l’impact d’un fournisseur sur votre entreprise. Vous pouvez déterminer l’impact d’un fournisseur en vous posant les questions suivantes : À quel type d’informations le fournisseur aura-t-il accès ? Dans quelle mesure le fournisseur est-il essentiel aux opérations de l’entreprise ?
• Atténuez les risques : L’identification des vulnérabilités, en particulier pendant le processus de validation, vous permet de décider de la manière dont vous souhaitez avancer auprès d’un fournisseur particulier (par exemple., accepter, refuser ou transférer des risques) afin d’atténuer les risques stratégiques, opérationnels, juridiques, réglementaires et autres pour votre entreprise.
• Exercez une diligence raisonnable : Lorsque vous connaissez l’impact et le niveau de risque des fournisseurs, et que vous intégrez des exigences de diligence raisonnable à votre plan d’évaluation, vous pouvez évaluer chaque fournisseur plus clairement afin de déterminer si vous devez rechercher un nouveau fournisseur ou poursuivre une relation existante. 
• Réduisez les coûts : Lorsque vous mettez en place des contrôles et des protocoles de surveillance appropriés dans le cadre de la diligence raisonnable, votre entreprise peut gérer les menaces de sécurité de manière proactive plutôt que réactive. L’atténuation des risques potentiels réduira pour votre entreprise la charge financière que représente une attaque à la cybersécurité ou une autre violation de données.

Vous obtiendrez des informations plus utiles avec votre questionnaire d’évaluation des risques fournisseurs si vous posez les bonnes questions.

Voici quelques exemples de questions types d’évaluation des risques :

1. Cryptez-vous les communications par e-mail ?
2. Un fournisseur tiers effectue-t-il régulièrement des tests d'intrusion ?
3. Quelles vérifications réalisez-vous par rapport à vos fournisseurs tiers pendant la phase de validation et une fois le contrat signé ?
4. Comment gérez-vous les incidents qui surviennent, et quel est le processus de communication de ces incidents ?
5. Vérifiez-vous régulièrement les vulnérabilités de sécurité révélées publiquement ?
6. Quels autres produits ou services proposez-vous ?
7. Où et comment stockez-vous vos informations numériques sensibles ? Si elles sont stockées par un prestataire, veuillez divulguer le nom du prestataire et le processus de gestion des données.
8. Décrivez la formation que les employés de votre organisation reçoivent concernant les mesures de confidentialité et de sécurité des données.
9. Qui est votre responsable de la protection des données, et quelles sont ses responsabilités ?
10.  Avez-vous mis en place des procédures de contrôle pour limiter l’accès (des employés, des sous-traitants, des tiers et autres agents de l’entreprise) à vos données au strictement nécessaire ? 

Parce que chaque entreprise a des besoins uniques et que les fournisseurs tiers comportent des niveaux de risque et d’impact variables, vous devez adapter les questions que vous posez dans votre questionnaire à vos besoins spécifiques et à votre secteur d’activité.

Les conseils suivants vous aident à élaborer et à réviser vos questionnaires d’évaluation des risques fournisseurs dans le cadre de votre programme global de gestion des fournisseurs.

1. Adaptez chaque questionnaire au fournisseur concerné : Votre stratégie d’évaluation des risques fournisseurs ne doit pas être une approche unique. Les questions doivent être liées aux types et au niveau de risques qu’un fournisseur pose à votre entreprise, aux types de produits et de services proposés, et au niveau d’impact sur vos activités quotidiennes. Pour les fournisseurs à faible risque et à faible impact, une liste de questions standard peut suffire. Pour les fournisseurs à haut risque et à fort impact, développez cette liste de questions standard pour y inclure les préoccupations concernant l’accès aux informations confidentielles. Plus simplement, posez uniquement des questions pertinentes au type de fournisseur avec lequel vous travaillez. 
2. Utilisez un langage simple et direct : Donnez des instructions claires et posez des questions concises. Limitez le recours au jargon technique. Une interprétation erronée d’une question pourrait conduire à des résultats inexacts ou inefficaces.
3. Référez-vous à la réglementation en vigueur et aux experts en la matière : Les questions varient en fonction du secteur d'activité du fournisseur et des directives imposées par les organismes de réglementation compétents. Les directives et les réglementations vous aideront à catégoriser et à établir votre liste de questions. En plus de faire des recherches sur les réglementations en vigueur, demandez aux experts en interne des informations sur les questions à inclure. 
4. Structurez votre questionnaire en fonction des catégories importantes pour votre organisation : Utilisez les informations que vous avez recueillies à l’étape précédente pour organiser votre questionnaire en catégories essentielles pour votre entreprise et pertinentes pour le fournisseur. De cette façon, vous resterez organisé et utiliserez votre temps et vos ressources plus efficacement.
5. Actualisez régulièrement le questionnaire : Déterminez la fréquence à laquelle vous examinerez et modifierez votre questionnaire en fonction de l'évolution des réglementations et des risques fournisseurs. Un examen régulier garantit que les questions que vous posez restent à jour et pertinentes pour les risques auxquels votre entreprise est confrontée.

Donnez à vos employés les moyens de se dépasser grâce à une plateforme flexible conçue pour répondre aux besoins de votre équipe, et capable de s'adapter quand ces besoins changent. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.