Modèle de nomenclature
Utilisez ce modèle afin de créer une liste basique de « pièces de rechange » dans Microsoft Word. Afin que vous puissiez poursuivre la production, le diagramme propose un espace où inclure le numéro et le nom de la pièce, la description, la quantité, les unités, le coût par unité et le coût total, ainsi que les signatures et les dates d’approbation.
Télécharger le modèle de nomenclature
Liste de composants — Excel
Il s’agit d’une liste basique de chaque composant nécessaire à la réalisation de votre produit, mise en forme via une feuille de calcul Excel. Indiquez le nom et le numéro de l'article, la description, la quantité et les unités. Le modèle comprend également de l’espace pour inclure des notes pour définir la phase de production dans laquelle chaque pièce sera utilisée, et identifier si chaque composant sera produit ou acheté par vos soins.
Télécharger le modèle de liste de composants — Excel
Modèle de nomenclature à un seul niveau — Excel
Il s’agit d’un modèle modulaire à un seul niveau. Indiquez le nom et le numéro de la pièce, la description, la quantité et les unités, ainsi que des informations sur le fournisseur et une image de chaque produit. Il s'agit d'une bonne option si vous construisez un produit relativement simple avec un nombre relativement restreint de relations entre les composants.
Téléchargez le modèle de nomenclature à un seul niveau — Excel
Modèle de nomenclature à plusieurs niveaux
Ce modèle modulaire comprend plusieurs niveaux de hiérarchie afin que vous puissiez disposer d'une représentation visuelle des relations entre les différentes pièces et composants ; vous pouvez ajuster le modèle et ajouter autant de niveaux que nécessaire. Un espace a également été prévu afin d'inclure des informations sur la phase d’assemblage, le statut de production de chaque composant, ainsi que les coordonnées des fournisseurs. Si vous devez créer une nomenclature dans un contexte d’ingénierie ou de fabrication, vous pouvez inclure des informations relatives à la conception ou à la fabrication et ajouter ou modifier des colonnes si vous souhaitez davantage d’informations.
Téléchargez le modèle de nomenclature à plusieurs niveaux — Excel
Liste de fournisseurs
Si vous engagez plusieurs fournisseurs dans le cadre d'un projet, ce modèle vous permettra de recueillir leurs coordonnées et de rester organisé. Indiquez toutes les coordonnées, les articles fournis, la date de commande, ainsi que tout autre commentaire afin de recevoir tous les matériaux dans les temps et conformément aux normes en vigueur.
Télécharger le modèle de liste de fournisseurs — Excel
Qu’est-ce qu’une nomenclature ?
Une nomenclature est une liste de tous les matériaux, éléments, pièces et sous-ensembles nécessaires à la création d’un produit. En gros, la nomenclature correspond à une liste d’ingrédients ou à une recette pour la fabrication d’un produit final. Les nomenclatures sont le plus souvent utilisées dans les projets de fabrication ou d’ingénierie dont le but est de créer des produits physiques. Elle est moins courante dans le développement de logiciels ou de produits créatifs immatériels, comme la conception graphique ou les tâches écrites. Une nomenclature peut couvrir différentes étapes d’un produit, depuis la conception jusqu'à la commande, en passant par la fabrication et la maintenance.
John Pritchard is a co-founder and Lead Hardware Engineer at HabitAware, Inc., and an adjunct instructor at the University of Minnesota, where he teaches an introductory course about the Internet of Things (IoT). “A bill of materials (or BOM) is at the heart of a design well suited for manufacture,” he says. “It is, at its core, a list of all the items necessary to carry out production of a physical good.”
Plusieurs parties ont régulièrement affaire à des nomenclatures ou dépendent de celles-ci pour fonctionner, notamment les services internes, les experts du secteur, les parties prenantes des projets ou des produits, ainsi que les fournisseurs externes. Par conséquent, il est essentiel de disposer d'une liste précise, complète et actualisée de tous les matériaux dont vous aurez besoin pour fabriquer le produit voulu.
« Une nomenclature peut se présenter sous de multiples formes différentes », explique Pritchard. « Sa complexité et son importance peuvent varier en fonction de la taille de l’entreprise, de la complexité du produit et des risques pour le client final (les dispositifs médicaux diffèrent par exemple des produits électroniques de consommation générale). » Vous trouverez ci-dessous une liste des types de nomenclature les plus courants :
- Nomenclature modulaire : dans une nomenclature modulaire, vous dressez la liste des éléments de façon hiérarchique, afin de décrire tous les sous-ensembles au sein du produit terminé. Une nomenclature à un seul niveau ne comporte qu’un seul niveau de sous-ensembles, tandis que les nomenclatures à niveaux multiples ou indentées comportent plusieurs niveaux. Les composants sont organisés sous la forme de relations parent-enfant de gauche à droite et apparaissent « indentés » ou classés en plusieurs niveaux.
- Nomenclature d'ingénierie (EBOM) : une EBOM est une liste de matériaux qui représente les composants du produit tels que conçus par les ingénieurs. Elle diffère d’une nomenclature modulaire en ce qu'elle reflète les besoins en ingénierie plutôt que de se contenter de dresser la liste des matériaux requis.
- Nomenclature de fabrication (MBOM) : une MBOM dresse la liste de toutes les pièces physiques nécessaires à la fabrication d’un produit. Elle diffère d'une EBOM en ce qu'elle ne se concentre pas sur la conception technique, mais plutôt sur les pièces matérielles et leur relation entre elles.
- Nomenclature configurable (CBOM) : une nomenclature configurable s’appuie sur une structure de nomenclature modulaire, mais est utilisée pour des produits qui proposent de nombreuses options ou dispositions différentes. Étant donné que les utilisateurs devront réorganiser les combinaisons de pièces pour chaque variante, la plupart des organisations utilisent un logiciel « configurateur » pour les CBOM, bien que vous puissiez également les gérer manuellement.
- Nomenclature de l'équipement : il s’agit d’une autre variante de nomenclature utilisant la structure modulaire. Par opposition à une nomenclature traditionnelle, une nomenclature de l'équipement dresse la liste de tous les outils et de tous les équipements nécessaires à la fabrication d’un produit, et non des matériaux nécessaires à sa fabrication.
Ce qu'il convient d'inclure dans une nomenclature
Bien que votre nomenclature puisse varier en fonction de votre secteur d'activité ou de votre produit spécifique, elle couvre généralement les mêmes informations de base sur chaque pièce ou composant nécessaire à la création de votre produit. Pour certaines entreprises ou projets, une version simplifiée peut être préférable (souvent appelée pseudo-BOM), mais il convient de tenir compte de tous les éléments suivants par mesure de sécurité :
- Nom du produit : nom du produit final
- Nom de la pièce : nom de la pièce ou du composant
- Numéro : numéro attribué à chaque pièce ou composant, pour faciliter sa localisation
- Description : brève description de la fonction de la pièce ou du composant, afin que le lecteur puisse comprendre son rôle
- Quantité : liste des quantités unitaires nécessaires pour chaque pièce (Il vous faudra sans doute consulter les données passées afin de déterminer ce nombre avec précision ; pour en savoir plus sur la planification des stocks, lisez l'article « Principes de base pour la gestion des stocks : passer de stocks basiques à une gestion basée sur le cloud ».)
- Unité de mesure : métrique appropriée pour chaque pièce (yards, centimètres cubes, gallons, etc.)
- Fournisseur : noms des fournisseurs et coordonnées si vous vous procurez des pièces auprès d’un fournisseur externe (plutôt que de les fabriquer en interne)
- Coût unitaire : coût unitaire de chaque pièce ou composant afin d’adapter votre production si une autre commande est nécessaire
- Coût total : coût total de chaque composant, calculé en multipliant la quantité par le coût unitaire
Les éléments suivants sont également souvent utiles à inclure, mais ils ne sont pas forcément nécessaires dans les nomenclatures basiques :
- Niveau de la nomenclature : pour les nomenclatures hiérarchiques (modulaires), notez à quel niveau cette pièce (ou l’assemblage de cette pièce) intervient.
- Image : vous pouvez inclure un visuel de la pièce à titre de référence.
- Validation : si nécessaire, incluez un espace pour l’approbation du personnel ou du fournisseur, ainsi que les dates d’approbation.
- Ratio des matériaux : si vous envisagez de recréer un produit, vous pouvez inclure les ratios de chaque pièce afin de disposer de mesures pour la prochaine exécution.
- Pourcentages de mise au rebut : si vous devez signaler les déchets de matériaux, vous pouvez inclure le pourcentage de chaque pièce qui sera utilisé, et le pourcentage qui sera mis au rebut. Cette projection peut également permettre de planifier les stocks pour la prochaine commande de produit.
- Coordonnées : il peut s’agir des coordonnées des parties internes concernées, notamment les membres de l’équipe, la direction, les parties prenantes ou tout fournisseur externe.
- Fabriquer ou acheter : vous pouvez également inclure un espace afin d'indiquer si vous fabriquez ou achetez chaque pièce ou composant.
Bonnes pratiques de nomenclature
Bien que la création d’une nomenclature soit relativement simple, il existe des bonnes pratiques qui vous permettront d'entretenir une comptabilité bien ordonnée afin que vous puissiez optimiser l’efficacité de la production et générer des résultats optimaux et répétables. Selon Pritchard, voici les trois caractéristiques essentielles pour toute nomenclature :
- Précision : « La précision de la nomenclature peut avoir un impact considérable sur les performances du produit sur le terrain. Cela semble évident au premier abord, mais certaines décisions mineures peuvent avoir des conséquences inattendues. Par exemple, dans l’industrie électronique, une nomenclature typique comprend les postes de dépenses de chaque composant électrique (une ligne par composant) ainsi que ses quantités. Parfois, pour certains composants, il arrive que l’on change de fabricant à la volée si le produit est plus facilement disponible auprès de celui-ci (il s'agit en général de résistances et de condensateurs). Or, si la nomenclature ne spécifie pas les tolérances nécessaires des composants, les conséquences peuvent être désastreuses. Il est important de fournir autant d’informations précises que possible dans la nomenclature d'un produit destiné aux fabricants, afin qu'il n’y ait pas de problème pendant la production si vous devez envisager des alternatives ou apporter des changements inattendus. Par ailleurs, les pratiques de contrôle de la qualité (qu'il est possible d'automatiser dans le système utilisé pour stocker la nomenclature) peuvent permettre de s’assurer que les informations essentielles à la performance du produit ont bien été incluses », explique Pritchard.
- Évolutivité : « Une option [afin de permettre une mise à l'échelle réussie] consiste à disposer d'une feuille de calcul basique contenant la grille de tarification de chaque poste de dépense. Au fur et à mesure que la nomenclature est mise à l’échelle, chaque poste de dépense sera associé à un tarif adéquat. Il n’est pas rare que les systèmes de CAO se réfèrent directement à des bases de données en ligne fournies par le fabricant afin d'obtenir des informations sur les tarifs et s’assurer que leur nomenclature et leur budget sont exacts », note-t-il.
- Traçabilité : « Que vous développiez un produit simple à destination des consommateurs, ou bien une technologie médicale fortement réglementée, il est important de pouvoir tracer les composants et les matériaux utilisés, ainsi que le moment de leur utilisation, afin d'assurer de bonnes performances sur la durée. Le fait de fournir suffisamment d’informations dans la nomenclature peut permettre d'identifier les problèmes sur le terrain, lesquels peuvent mettre des vies en danger dans certaines situations », conclut Pritchard.
Pour vous assurer que votre nomenclature est exacte, évolutive et traçable, respectez les quatre bonnes pratiques suivantes :
Documentez chaque composant. Toute insuffisance à ce niveau peut entraîner des coûts supplémentaires et des retards.
Conservez des copies de la documentation d’assistance. Pour vous assurer que tout le monde a bien accès aux informations de base, aux contrats et à tout autre matériel pertinent, conservez des copies de chaque document d’assistance.
Gérez efficacement les différentes versions des produits. Chaque lancement de produit est sujet à des modifications, et de nombreux acteurs sont souvent impliqués. Pour tenir tout le monde à jour et éviter toute confusion, signalez clairement les copies actualisées. Vous pouvez également utiliser des logiciels mis à jour en temps réel afin de gérer les problématiques de contrôle des versions.
Effectuez une vérification des stocks avant de créer une nomenclature. Étant donné qu’une nomenclature peut servir de liste de « pièces de rechange », vous devez la créer à partir du stock existant. Dans le cas contraire, vous risquez de commander des pièces en double et finir par perdre du matériel, du temps et de l’argent.
Avantages et défis de l’utilisation d’un modèle de nomenclature
Utilisez un modèle de nomenclature afin de simplifier votre processus et veiller à inclure toutes les informations nécessaires. L’utilisation d’un modèle présente les principaux avantages suivants :
- Qualité : vous allez créer des processus de commande cohérents, en veillant ainsi à disposer de toutes les informations dont vous avez besoin pour créer un produit optimal et conforme aux normes.
- Flexibilité : bien que les modèles vous guident sur ce que vous devez inclure dans votre nomenclature, vous pouvez toujours personnaliser le modèle en fonction de vos besoins.
- Communication harmonisée : l’utilisation d’un modèle vous encourage à appliquer les mêmes procédures de communication pour vos commandes de matériaux dans le cadre de chaque cycle de production. Ainsi, toutes les parties prenantes (membres d’équipe, fournisseurs, dirigeants) peuvent respecter le processus et dresser avec précision la liste de toutes les pièces et toutes les informations d’assistance nécessaires.
- Contrôle des niveaux de stock : si vous utilisez vos modèles correctement et fréquemment, ceux-ci peuvent vous aider à répondre à vos besoins de gestion des stocks afin de pouvoir mieux planifier et réduire le gaspillage.
- Réalisation optimale des produits : en fin de compte, l’utilisation d’un modèle de nomenclature vous permettra de mieux compléter votre cycle de production.
L'utilisation d’un modèle de nomenclature présente cependant quelques inconvénients :
- Contrôle des versions : comme mentionné précédemment, le fait d’avoir plusieurs versions (créées à partir du même modèle) peut être déroutant, en particulier lorsque plusieurs acteurs sont impliqués. Veillez à trouver un moyen pour conserver une classification efficace des versions.
- Sécurité et contrôle des accès : faites attention à la façon dont vous distribuez des documents statiques, dont l'accès ne nécessite généralement pas d’identifiants de connexion. Définissez des normes avec votre équipe pour vous assurer que les informations ne sortent pas de l’organisation, ou bien sont uniquement disponibles aux parties prenantes et aux fournisseurs externes dûment approuvés.
- Gestion du changement : que ce soit au niveau des produits ou des processus, il peut être difficile d’introduire des changements lorsque vous avez l'habitude d'utiliser un modèle spécifique. Pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez générer des changements et améliorer l’adhésion, consultez la section « 8 étapes pour un processus de gestion du changement efficace ».
Afin de résoudre certains de ces défis, utilisez un système de gestion en ligne afin d'assurer un suivi des documents. De nombreuses organisations optent pour un logiciel basé sur le cloud leur permettant de suivre plus facilement les changements, les partager avec plusieurs parties, contrôler les niveaux d’autorisation et répéter les processus. Bien qu’il existe une multitude de plateformes en ligne généralistes adaptées à la gestion des nomenclatures, vous pouvez également, en fonction de vos besoins, opter pour un programme plus spécialisé comme un logiciel de contrôle des stocks ou un logiciel de planification des exigences en matériaux.
Dans les sections suivantes, vous trouverez plusieurs modèles gratuits et téléchargeables aux formats Word et Excel, que vous pourrez utiliser pour le suivi de matériaux spécifiques.
Au-delà des modèles de nomenclature : améliorez la planification de votre production avec la gestion de projet Smartsheet
De la simple gestion de tâches et de projets à la gestion complexe de ressources et de portefeuilles, Smartsheet vous aide à améliorer la collaboration et à accélérer le travail. Vous avez ainsi les moyens d'accomplir plus de travail. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports de synthèse sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.