Modèles gratuits de gestion des changements

By Diana Ramos | 13 décembre 2016

Le changement est inévitable dans tous les aspects de la vie. Dans le monde des affaires, si le changement est traité efficacement, il peut se traduire par une amélioration des performances, une satisfaction accrue des employés et une croissance novatrice. Les changements peuvent se produire au niveau de l’organisation, comme la réorganisation du personnel ou l’introduction d’un nouveau produit, ou ils peuvent être spécifiques à un projet, comme des changements de calendrier ou de budget. La gestion du changement en permet une approche structurée afin que les organisations et les projets puissent non seulement s’adapter, mais aussi contrôler le processus afin de promouvoir des transitions harmonieuses et des résultats réussis. 


Un plan de gestion des changements décrit la stratégie et les procédures de gestion des changements. Il peut décrire des procédures générales telles que l’envoi d’une demande de changement pour examen par le Conseil de contrôle des changements, la façon dont les changements seront évalués ou encore d’autres détails sur le processus. Un plan peut aussi détailler la façon dont un changement spécifique sera géré, y compris le type et la portée du changement, les rôles et responsabilités, les exigences budgétaires, la gestion des parties prenantes et d’autres informations pertinentes. Bien qu’il existe des étapes communes à un processus de gestion des changements, un plan doit être personnalisé en fonction de la culture et des objectifs d’une organisation ainsi que des attributs d’un changement donné.


La clé pour gagner du temps, atténuer le stress et réduire les coûts dans les scénarios de changement est d’avoir des procédures de gestion du changement clairement définies. Les modèles peuvent servir d’outils pour élaborer des stratégies, planifier et mettre en œuvre une politique de gestion des changements. Pour vous aider à démarrer, nous vous proposons plusieurs options de modèles ci-dessous. Vous pouvez télécharger des modèles aux formats Excel et Word.

Modèle de proposition de changement

Modifier le modèle de proposition

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Une proposition de changement détaillée décrit pourquoi le changement est nécessaire, les résultats et impacts attendus, le temps et les ressources nécessaires, ainsi que tout autre facteur qui doit être examiné. Comme son nom l’indique, une proposition de changement peut être la première étape d’un processus de gestion des changements, elle décrit le type et l’ampleur d’un changement et cherche à obtenir l’approbation pour avancer dans la mise en œuvre. Ce modèle prévoit de la place pour ajouter des informations descriptives ainsi que des sections pour calculer les coûts et les avantages.

Modèle de plan de communication pour la gestion des changements

Modèle de plan de communication pour la gestion du changement -Mise à jour

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Un plan de communication efficace est essentiel à chaque étape d’un projet, et il peut être particulièrement important de communiquer avec les parties prenantes au sujet des changements. Tout comme l’analyse des parties prenantes fait partie de la planification initiale du projet, le plan s’applique à tout changement qui doit être mis en œuvre au cours du cycle de vie d’un projet. Vous pouvez utiliser ce modèle pour créer un plan de communication de gestion des changements qui sera intégré à votre plan au sens plus large.

Modèle de journal de gestion des changements

Modèle de journal de gestion des modifications - mis à jour

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Un journal de gestion des changements permet de suivre qui a demandé quels changements et quand, le statut de la demande de changement, sa priorité et les informations de résolution. En fonction de la précision dont vous avez besoin pour le journal, d’autres détails tels que le type et l’impact de la modification peuvent être inclus. Ce modèle de journal est conçu pour suivre les informations essentielles afin que les demandes de changement puissent facilement être hiérarchisées, traitées et référencées ultérieurement.

Modèle d’évaluation d’impact des changements

Évaluation de l'impact du changement Modèle

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Avant qu’une demande de changement ne puisse être approuvée, elle doit être analysée pour en déterminer l’impact potentiel. Une analyse d’impact détermine les personnes, les systèmes et les processus qui seront affectés par un changement ainsi que le niveau d’impact probable. Elle peut examiner le moment de l’impact, les risques qui doivent être pris en compte, et les mesures qui peuvent aider à atténuer l’impact. Ce modèle peut être utilisé pour évaluer les changements par lui-même ou en annexe d’un plan de gestion en tant qu’information complémentaire.

Modèle de plan de gestion des changements organisationnels

Changement organisationnel Plan de gestion

Téléchargez le modèle de plan de gestion des changements organisationnels - WORD

Les changements organisationnels affectent les individus, les groupes et l’organisation dans son ensemble. La planification stratégique peut aider à anticiper la résistance des employés ou d’autres parties prenantes et donner un aperçu de la gestion de toute résistance qui ne peut pas être évitée. Avoir un plan de communication clair peut être utile parce qu'il permet de recueillir les commentaires des employés et de veiller à la participation active des promoteurs du projet et des autres responsables. Les mécanismes de planification, de mise en œuvre et de renforcement sont tous des aspects importants du succès du changement organisationnel, tant en termes de processus de transition en douceur que de création de changements durables. Vous pouvez utiliser ce modèle pour créer un plan détaillé de gestion des changements organisationnels qui traite de tous les aspects du processus de changement.

Modèle de demande de changement

Changer de requête

Téléchargez le modèle de demande de changement

Un formulaire de demande de changement est une documentation standard dans la gestion des changements et peut inclure des informations sur le projet, le changement demandé, les détails de l’évaluation et la résolution. Ce formulaire peut être utilisé pour lancer un processus de contrôle des modifications et pour documenter les demandes de modification clôturées. Vous pouvez modifier ce modèle de demande de changement pour y inclure les détails nécessaires à votre processus de changement spécifique.

Modèle de processus de gestion des changements

Modèle de processus de gestion des modifications

Téléchargez le modèle de processus de gestion des changements 

Word

Remplissez ce diagramme pour refléter votre processus de gestion des changements, allant des flux de demandes de changement à la mesure et à la création de rapports sur le résultat. Vous pouvez inclure ce diagramme dans votre plan de gestion des changements pour une représentation visuelle du processus. L’affichage d’une répartition de chaque étape permet de simplifier le processus et fournit un instantané pour une référence facile.

Modèle de politique relative à la gestion des changements

Politique de gestion du changement

Téléchargez le modèle de politique relative à la gestion des changements - WORD

Ce modèle de politique relative à la gestion des changements fournit un aperçu de la façon dont un changement sera géré, allant de la définition du type et de la portée d’un changement aux rôles et responsabilités des personnes impliquées, en passant par l’évaluation des facteurs de risque. Vous pouvez fournir des informations détaillées sur votre processus de contrôle des changements et sur les procédures à suivre. Ce modèle peut également être utilisé pour créer un plan de gestion des changements pour un projet spécifique.

Empêchez la « déviation de la portée » grâce à un plan de gestion des changements

La portée d’un projet comprend tout le travail requis pour atteindre le résultat final. Lorsque les modifications apportées à la portée du projet ne sont pas correctement documentées et contrôlées, une « déviation de la portée » peut en résulter, celle-ci commence souvent par de petits ajustements à un projet qui n’ont pas été examinés et approuvés et qui deviennent ainsi problématiques au fil du temps. Afin d’éviter les problèmes liés aux échéances et aux résultats du projet, toute modification de la portée du projet doit être examinée attentivement afin d’apporter les ajustements appropriés et de tenir les projets sur la bonne voie. Même un changement en apparence mineur peut avoir une incidence sur plusieurs composantes d’un projet, il est donc important que les chefs de projet identifient et répondent aux demandes de changement au fur et à mesure qu’elles surviennent, y compris qui ou ce qui peut être affecté par le changement, qu’il s’agisse des membres de l’équipe ou d’autres membres du personnel, des clients, des exigences technologiques ou des opérations commerciales. 


Une évaluation des demandes de changement examine ces impacts, ainsi que les risques et avantages du changement proposé, les exigences pour la mise en œuvre du changement et d’autres facteurs. Une fois qu’une demande de changement a été approuvée par le Conseil de contrôle des changements ou les promoteurs de projets, les références du projet doivent être modifiées pour y répondre, et les modifications doivent être documentées et communiquées aux parties prenantes au besoin. Un plan de gestion des changements décrit toutes les étapes de ce processus, et permet de s’assurer que les changements sont traités efficacement et avec un risque minimal.

Gestion des changements dans les organisations de santé

Il existe de nombreux domaines au sein d’un organisme de santé où le changement peut améliorer l’efficacité des processus, améliorer la satisfaction des patients et renforcer la sécurité des données et des informations. La planification de ces changements et l’examen de leur impact sur votre activité peuvent vous assurer que ces changements sont les bienvenus et utiles.

Au fur et à mesure que des changements surviennent au sein des organismes de santé, ces entreprises doivent acquérir et maintenir l’expertise nécessaire pour accomplir des tâches et fournir des soins optimaux aux patients et aux clients. De plus, les entreprises de santé doivent respecter des mesures de sécurité strictes, en veillant à ce que tous les processus, données et informations de santé soient stockés, suivis et conservés en toute sécurité. Pour gérer et s’adapter à tous les changements, vous avez besoin d’un outil puissant, en temps réel et sécurisé pour maintenir l’efficacité de l’entreprise et la sécurité des données.

Smartsheet est une plateforme d’exécution du travail qui permet aux entreprises du secteur de la santé d’améliorer l’efficacité du travail, d’adapter les processus répétitifs, de stocker et de partager en toute sécurité des informations de santé protégées. Rationalisez la documentation, améliorez la communication des changements au sein de votre organisation et modifiez les processus de santé pour le mieux, tout en maintenant une sécurité des données de haut niveau conforme aux exigences réglementaires de l’HIPAA. Suivez l’avancement des changements dans les processus individuels à l’aide de rapports détaillés et de tableaux de bord centralisés en temps réel.

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