Modèle d’analyse des écarts
Vous pouvez utiliser les modèles d’analyse des écarts ci-dessous pour documenter ce que vous découvrez et les modifications que vous devez apporter.
Modèle d’analyse générale des écarts
Adaptez ce modèle d’analyse générale des écarts à de nombreuses situations, comme l’examen de la conformité réglementaire ou une analyse coûts-avantages. Si un modèle spécifique pour vos besoins n’est pas disponible, ou si vous ne savez pas par où commencer, utilisez ce modèle pour identifier les manques et guider le processus de réduction ou d’élimination.
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Modèle d’analyse des écarts de compétences
Un modèle d’analyse des écarts de compétences guide un employé dans la mise à jour de ses compétences afin qu’il soit mieux qualifié pour recevoir des promotions ou améliorer ses performances. Le modèle prévoit des espaces pour répertorier les compétences, le niveau de compétence et le résultat souhaité. Vous trouverez également un espace pour créer un plan d’action pour l’employé, ainsi que les dates de début et de fin.
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Modèle d’analyse des écarts de candidat
Un modèle d’analyse des écarts de candidat est un choix idéal pour évaluer les compétences d’une personne qui postule à un poste. Les résultats de l’écart vous aideront à déterminer si le candidat serait un bon ajout à votre organisation. Ce modèle comprend également de l’espace où vous pouvez évaluer les compétences du candidat, noter les lacunes existantes et ajouter des commentaires.
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Modèle des écarts de logiciel
Un modèle des écarts de logiciel est utile pour évaluer les logiciels que vous envisagez d’acheter (pour voir s’ils répondront aux besoins de l’entreprise), ou pour évaluer les logiciels existants (pour déterminer s’ils doivent être remplacés). Il y a de l’espace pour documenter l’état souhaité, la description du besoin et la solution proposée.
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Modèle d’analyse des écarts de processus
Utilisez ce modèle d’analyse des écarts de processus pour prendre en compte les processus existants et savoir où ils ne sont pas en retard, et pour planifier comment améliorer ou mettre à jour le processus. Ce modèle comprend un domaine pour décrire le processus, noter le responsable du processus et indiquer les résultats actuels et souhaités. Utilisez les éléments d’action et les dates cibles pour commencer à élaborer un plan d’amélioration.
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Modèle d’analyse des écarts des fournisseurs
Le modèle d’analyse des écarts des fournisseurs peut aider à guider la sélection d’un nouveau fournisseur ou à évaluer les performances d’un fournisseur existant. Dans ce modèle, vous trouverez un domaine pour identifier votre besoin, votre coût et votre priorité.
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Modèle d'analyse des écarts de formation
Effectuez une analyse des écarts de formation pour déterminer quels cours de formation requis et facultatifs les employés doivent suivre afin d’atteindre les objectifs. Remplissez les emplacements suivants : le rôle, les compétences, la description, le classement et la formation nécessaires pour chaque employé. Utilisez la date d’achèvement cible pour formuler un plan afin de s’assurer que les membres de l’équipe reçoivent le soutien dont ils ont besoin.
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Modèle d’analyse des écarts de marché
Utilisez une analyse des écarts de marché pour découvrir de nouvelles opportunités de vente, des domaines où l’offre ne répond pas à la demande, ou des domaines de diversification. Cette méthode est basée sur la technique de la matrice d’Ansoff. Une fois que vous avez appris un statut général, ce modèle peut orienter une entreprise vers de possibles options d’amélioration de haut niveau.
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Modèle d’analyse des écarts de données
Effectuez une analyse des écarts de données pour savoir quelles données ne sont pas disponibles pour répondre aux questions qu’un utilisateur peut poser, et pour commencer le processus de mise à disposition des données. Utilisez les champs du modèle pour les ressources, les requêtes, les données nécessaires à la réponse et les raisons d’obtenir une vue d’ensemble de l’état de vos données. Terminez le plan à corriger, les échéances et les sections attribuées pour commencer à agir en fonction des résultats de l’analyse.
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Modèle d’analyse des écarts de sécurité
Le modèle d’analyse des écarts de sécurité peut aider à suivre les faiblesses des politiques, des protocoles ou de la documentation de sécurité qui contribuent à des améliorations. Le modèle est divisé en sections et peut être utilisé en tout ou en partie.
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Autres types d’analyse
Une analyse des écarts est une façon de chercher des domaines à améliorer. Mais il en existe d’autres. En voici quelques-unes que les organisations utilisent occasionnellement.
SWOT : une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) invite les individus ou les équipes à examiner à la fois les aspects internes (forces et faiblesses) et externes (opportunités et menaces). Une analyse des écarts n’examine que les aspects internes, et a tendance à se concentrer sur les faiblesses (qui peuvent également être appelées écarts, besoins ou opportunités d’amélioration). L’analyse SWOT est souvent utilisée dans le cadre de la gestion de projet.
Les résultats d’une analyse SWOT sont généralement affichés dans une grille en quatre parties, avec les forces et faiblesses en haut, et les opportunités et les menaces en dessous. Ce cadre aligne les éléments internes et externes horizontalement, et les éléments positifs et négatifs verticalement. Si le modèle ci-dessous ne correspond pas à vos besoins, consultez nos 14 modèles d’analyse SWOT gratuits.
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Excel | Word | PowerPoint
ISO 9001:2015 : l’organisation internationale de normalisation (ISO) est composée d’organismes nationaux de normalisation du monde entier. Les familles de normes sont identifiées par des chiffres. La famille 9000 traite des systèmes de gestion de la qualité, tandis que la famille 9001 spécifie les exigences pour ces systèmes. La spécification actuelle a été publiée en 2015, et est appelée 9001:2015 (en remplacement de la 9001:2008). Comme décrit sur le site de l’ISO, la famille 9001...
... spécifie les exigences d’un système de gestion de la qualité lorsqu’une organisation :
a) doit démontrer sa capacité à fournir de façon cohérente des produits et services qui répondent aux exigences des clients et aux exigences légales et réglementaires applicables, et
b) vise à améliorer la satisfaction de ses clients grâce à l’application efficace du système, y compris les processus d’amélioration du système et l’assurance de conformité au client et aux exigences légales et réglementaires applicables.
Toutes les exigences de la norme ISO 9001:2015 sont génériques et sont destinées à être applicables à toute organisation, quels que soient son type, sa taille, ou les produits et services qu’elle fournit.
Une organisation qui adhère aux normes ISO peut les utiliser pour analyser ses systèmes de gestion de la qualité et assurer la conformité aux normes internationales. Ce type d’analyse est beaucoup plus complet et exigeant en ressources qu’une analyse des écarts.
Servqual : lorsque les attentes des clients ne sont pas satisfaites, la méthode Servqual peut être utilisée pour obtenir des commentaires via des questions qui se concentrent sur cinq dimensions. Ces dimensions sont les suivantes :
- Fiabilité : les employés remplissent les promesses faites aux clients de manière fiable.
- Assurance : les employés véhiculent la conviction et la confiance.
- Tangibles : l’apparence d’articles réels, d’un magasin à un prospectus en passant par un site Web.
- Empathie : les employés qui apportent une attention aux besoins individuels des clients.
- Réactivité : les employés sont disposés à répondre rapidement.
Ce type d’évaluation découvre également des lacunes, mais est spécifique aux différences entre les attentes des clients et la réalité.
Avantages d'une analyse des écarts
Une analyse des écarts permet de documenter là où des améliorations doivent être apportées, là où les résultats sont en deçà du potentiel, ainsi que les différences entre les états réels et souhaités. Les résultats d’une analyse des écarts peuvent aider à améliorer les processus, à améliorer les temps de réponse, à augmenter les compétences des employés ou à déterminer si un candidat convient à un poste spécifique.
Le processus d’analyse des écarts fournit un cadre pour une analyse structurée de nombreuses situations, et permet de documenter les lacunes. De nombreux programmes MBA enseignent l’analyse des écarts dans le cadre de cours de stratégie, et elle est également utile comme exercice de développement de l'esprit d’équipe (car il peut réunir des groupes pour se concentrer sur un objectif commun).
Comment réaliser une analyse des écarts ?
Les étapes de haut niveau pour une analyse des écarts sont assez simples, mais comme chaque situation est unique, les détails diffèrent pour chaque type d’analyse effectué. (Par exemple, pour une formation, des compétences ou une analyse des écarts des candidats, les étapes peuvent être effectuées par la personne en question, ou par d’autres personnes.)
- Définissez la portée de l’analyse.
- Passez en revue et documentez l’état actuel ou les résultats et déterminez ce qui manque, ce qui est en deçà du potentiel, etc.
- Décrivez et documentez l’état ou les résultats souhaités.
- Comparez l’état actuel ou les résultats et l’état ou les résultats souhaités, et documentez les différences. Il s'agit d'un écart.
- Déterminez et documentez les étapes à suivre pour combler chaque écart.
Si les étapes requises pour combler les écarts sont simples, le document de l’analyse des écarts peut également être utilisé pour les suivre jusqu’à leur achèvement. Si les étapes sont plus complexes, les informations peuvent être utilisées pour gérer un projet afin de les clôturer, ou être divisées entre les parties ou les équipes responsables.
Quand ne pas utiliser une analyse des écarts ?
Une analyse des écarts est utile pour de nombreuses situations, mais elle comporte des défauts. Par nature, il s’agit d’un processus ponctuel : une fois que les modifications documentées auront été apportées, la situation aura changé et toutes les informations recueillies ne seront pas pertinentes. Il est également difficile d’utiliser un écart pour entrer dans des complexités, car les éléments sont évalués indépendamment les uns des autres.
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