Qu’est-ce qu’un lot de travaux ?
Un lot de travaux est le composant le plus petit de l’organigramme des tâches (OT), parfois appelé tâches élémentaires d’un OT. Lorsque vous décomposez un livrable en composants, créez un lot de travaux et un organigramme des tâches. Vous savez que vous avez un lot de travaux, lorsque vous ne pouvez pas diviser un livrable en sous-livrable ou en d’autres résultats tangibles pour le projet. Un lot de travaux est un moyen de comprendre le coût et la durée, en plus de faciliter la gestion.
« Un lot de travaux est un mini-projet, en quelque sorte », explique Rod Baxter, co-fondateur de Value Generation Partners et auteur de Project Management for Success Handbook. Tout comme pour un projet, votre lot de travaux comprendra tous les éléments, tels que le budget, les matériaux, les ressources humaines, les calendriers et les jalons.
À des fins de création de rapports, un lot de travaux est généralement la propriété d’une seule personne. Il comprend le travail qui peut être terminé au cours d’une période de reporting, quelle que soit la définition de cette période pour votre organisation. Divisez encore plus un lot de travaux et vous vous retrouverez avec des activités qui forment le mini-projet.
Les tâches ou les activités qui constituent un lot de travaux doivent circuler de façon organique, en suivant la décomposition du projet ou du livrable. Cependant, les activités sont généralement regroupées autour d’une discipline d’ingénierie, d’un emplacement géographique ou d’une division structurelle. Un lot de travaux doit être unique à l’OT. L’achèvement des lots de travail peut être des dépendances pour d’autres lots de travaux.
Comme pour d’autres concepts en gestion de projet, tels que l’objectif et l’organigramme des tâches, le point central des lots de travaux ne doit pas être les activités qui le créent, mais le résultat, le produit ou le livrable.
Comprendre les lots de travaux peut être un peu compliqué, car des termes comme tâche, activité et lot de travaux sont parfois employés à la légère et de façon interchangeable. Toutefois, si vous étudiez pour l’examen du Program Management Professional (PMP) du Program Management Institute (PMI), il est essentiel de faire la distinction entre un lot de travaux et une activité.
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Rôle des lots de travaux dans l’organigramme des tâches
Selon le corpus de connaissances Project Management Body of Knowledge (PMBOK) du PMI, un organigramme de tâches est « une décomposition hiérarchique de la portée totale du travail à effectuer par l’équipe du projet, en vue d’atteindre les objectifs et de créer les livrables requis ». Ainsi, un OT est un outil axé sur les résultats pour déterminer tous les livrables et tâches requis pour un projet. Un OT décompose tous les efforts nécessaires à la réalisation d’un projet. Il s’agit d’une représentation visuelle et hiérarchique du travail, qui vous permet, à vous et à l’équipe, de voir en un coup d’œil tout ce qui compose un projet.
La répartition se fait en au moins trois niveaux. Au niveau le plus bas se trouve le lot de travaux. Chaque niveau et élément de l’OT est numéroté afin que le travail qu’il représente puisse être facilement identifié et suivi à travers différentes représentations graphiques utilisées dans la vie du projet.
Une partie importante de l’OT est le dictionnaire de l’OT. Bien que l’OT elle-même soit une vue d’ensemble graphique du projet pour un aperçu rapide, le dictionnaire de l’OT fournit un contexte détaillé sur chacun de ses composants. Des informations telles qu’une description du livrable pour ce composant, le numéro d’élément du diagramme de l’OT, les matériaux requis et le coût peuvent être inclus. Par exemple, si vous construisiez un hangar, les murs métalliques peuvent être un élément. Le fabricant, la taille des feuilles de métal, ainsi que la quantité et le nom de tous les boulons et rondelles utilisés peuvent être inclus dans le dictionnaire de l’OT.
Les ressources représentées par les composants de l’OT doivent arriver à 100 %. En d’autres termes, si vous avez un budget de 50 000 € pour la construction d’une maison, et que vous avez trois composants de fondation, électricité et plomberie, le budget de ces trois-là ne doit pas dépasser 50 000 €. Il en est de même pour les heures de travail ou les matériaux. De cette façon, vous pouvez vous assurer que vous ne surexploitez pas les ressources du projet.
Quand un lot de travaux devient-il une activité ?
Chaque lot de travaux est ensuite décomposé en activités ou tâches, requises pour le réaliser. Les activités sont généralement indiquées sous la forme d’un verbe et d’un nom, comme « Faire un déjeuner ». Comment faire la différence entre une activité et un lot de travaux ? Un lot de travaux a un produit ou un résultat spécifique (ou pour reprendre le jargon de la gestion de projet, un livrable) qui contribue au projet. Une activité en soi ne produit pas d’élément fini ou de résultat qui aide à atteindre l’objectif du projet.
Lots de planification ou lots de travaux
Un organigramme de tâches peut contenir un autre élément : un lot de planification. En principe, un lot de planification est un élément à travailler dans le futur. La portée du travail ou des livrables qu’il est censé créer est connue en général, mais elle n’a pas encore été attribuée et programmée. Un lot de planification peut devenir un lot de travaux une fois qu’il est décomposé en activités.
Comment la gestion de projet des lots de travaux vous aide-t-elle ?
Décomposer votre projet peut sembler très difficile, lorsque la seule chose que vous voulez, vous et votre équipe, est de poursuivre le travail. Cependant, les lots de travaux servent un véritable but. Voici quelques avantages des lots de travaux :
- Planification et budgétisation : une fois que vous avez divisé les lots de travaux en activités, les activités sont compilées dans une liste qui vous permet de créer votre calendrier et votre budget du projet. Rod Baxter note que, selon le projet, vous pouvez ensuite suivre les indicateurs clés du projet, tels que la mesure de la valeur acquise, l’écart de coûts, l’indice de performance des coûts ou le Key Scheduled Index.
- Estimations plus faciles : il est beaucoup plus facile d’estimer le temps, le personnel, les coûts et les matériaux à petite échelle. Si vous planifiez un banquet, comment pourriez-vous déterminer le coût total si vous ne connaissiez pas le prix des choses, comme les fourchettes jetables et les petits pains ?
- Activité simultanée : le fractionnement des lots de travaux vous permet de repérer les opportunités d’activités simultanées dans un projet. Plusieurs équipes peuvent travailler sur différentes activités simultanément.
- Révélation des interdépendances : lorsque tous les ensembles de travaux sont identifiés, vous pouvez voir quelles tâches dépendent d’autres. Par exemple, pour votre banquet, vous devrez probablement envoyer des invitations et compter les confirmations avant de donner au traiteur un nombre final.
- Contrôle défini : comme pour les estimations, il est plus facile d’observer et de gérer quelque chose, lorsque vous connaissez les détails de ce que vous gérez. Cette connaissance peut être une arme à double tranchant. Si le projet est coûteux ou présente un risque élevé, par exemple les projets de construction ou des équipes inexpérimentées, vous voudrez peut-être ce niveau de gestion. Cependant, si vous gérez des activités et des tâches, en particulier avec une équipe expérimentée, vous allez en fait faire de la microgestion.
- Réalisations mises en avant : un calendrier et des obligations de travail détaillés, enregistrés dans une matrice d’attribution des responsabilités (Responsibility Assignment Matrix ou RAM), peuvent également aider votre équipe à voir en un coup d’œil ses tâches et ses échéances. Réussir à mener à bien régulièrement leurs activités et les lots de travaux peut améliorer leur moral.
- Vue des parties prenantes : selon le projet, les parties prenantes et la haute direction doivent se concentrer avant tout sur les livrables, qui sont plus en amont dans la hiérarchie de l’organigramme des tâches. Toutefois, la vue lot de travaux est un bon moyen de mesurer et de voir les réalisations progressives.
Comment créer un lot de travaux efficace
Comme pour d’autres outils de planification de projet, notamment l’organigramme des tâches, la définition des lots de travaux est un effort d’équipe. En tant que chef de projet, vous aurez besoin de l’avis d’experts en la matière et de travailleurs expérimentés pour déterminer quelles activités sont nécessaires pour accomplir un lot de travaux. Ayant cela à l’esprit, suivez ces étapes pour créer des lots de travaux efficaces :
- Ne décomposez pas trop : pour déterminer une taille de travail appropriée, essayez la règle 8/80, qui stipule qu’un lot de travaux ne doit pas prendre moins de huit heures ou plus de 80 heures. Une autre mesure éprouvée consiste à déterminer si le lot de travaux peut être terminé entre les périodes de reporting.
- Gardez les estimations à l’esprit : n’oubliez pas que votre répartition doit vous aider à estimer le temps et l’argent du projet.
- Attribuez la responsabilité : à des fins de création de rapports et de gestion, un lot de travaux doit être attribué à une seule personne.
- Il doit être fait en un seul exemplaire. Le lot de travaux ne doit pas être répété ailleurs dans l’OT et doit être unique en son genre.
Exemples de lots de travaux et d’activités
1. Construire une école
2. Construire un hangar
3. Organiser une grande fête
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