Guide pour la gestion de portefeuille de projets

By Kate Eby | 10 août 2017 (mis à jour 4 janvier 2024)

La gestion de portefeuille de projets (GPP) peut aider les entreprises à gérer leurs ressources et à établir un système efficace de hiérarchisation des projets. Dans cet article, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir sur la GPP et découvrirez les bonnes pratiques.

Vous trouverez sur cette page des conseils et des bonnes pratiques, un kit d’animation téléchargeable et des informations sur la façon de choisir des outils qui vous conviennent.

Qu’est-ce que la gestion de portefeuilles de projets ?

Le terme gestion de portefeuille de projets (GPP) fait référence à la façon dont une équipe organise et gère des groupes de projets connexes, avec efficacité, pour atteindre les objectifs stratégiques. Les responsables hiérarchisent les portefeuilles à l’aide de critères prédéterminés, et attribuent les ressources en fonction du niveau de priorité. 

L’objectif de la gestion de portefeuille de projets est d’accroître l’efficacité en mettant en œuvre un processus répétable, basé sur des critères, pour choisir et hiérarchiser les projets à venir. L’objectif principal est de parvenir à évaluer les chances de réussite de vos projets, tout en tenant compte des risques éventuels, et de les planifier de manière à maximiser l’utilité des ressources de l’organisation. Une stratégie performante évolue avec l’organisation au fur et à mesure que les besoins changent.

Vous pouvez adapter les stratégies de gestion de portefeuille de projets à n’importe quel service interne, et les ajuster à n’importe quelle taille ou n’importe quel volume de projets. Les types courants de gestion de portefeuille de projets englobent la gestion de portefeuille de projets d’entreprise, qui fait référence aux initiatives à grande échelle chargées d’évaluer chaque projet au niveau de tous les services, et la gestion de portefeuille de projets informatiques, qui comprend les projets gérés au sein du service informatique. Pour plus d’informations, consultez notre guide sur le processus de gestion de portefeuille de projets.

See why Smartsheet is rated #1 in PPM software

G2 Crowd PPM Report - Grid

 

Your peers voted and the results are in - Smartsheet far surpasses its competitors as the leading Project and Portfolio Management software, enabling them to better manage work intake, scale project efforts, and keep teams aligned.

 

Watch the demo

Gestion de portefeuille de projets vs Gestion de portefeuille de programmes

La gestion de portefeuille de projets fait référence à la gestion à grande échelle de projets potentiellement sans liens les uns avec les autres au sein d’une entreprise. La gestion de portefeuille de programmes est la supervision de groupes de projets qui sont liés et partagent des objectifs stratégiques. 

Alan Zucker, professionnel de la gestion de projet depuis plus de 25 ans, donne un exemple de la différence entre les deux : « Par exemple, une entreprise automobile gère un portefeuille de projets qui comprend l’ensemble des voitures, camions et SUV de sa gamme de produits. Il peut y avoir un portefeuille distinct dédié à la gestion des SUV, qui inclut la gestion de la série de produits existante ainsi que le développement de nouveaux modèles. Le travail de développement d’un nouveau modèle de SUV serait un programme [comprenant] plusieurs projets interdépendants qui doivent être coordonnés. Il y aurait des projets individuels pour concevoir le moteur, l’intérieur, l’extérieur, etc. qui feraient partie du nouveau programme de modèle de SUV. »

Gestion de portefeuille de projets vs Gestion de projets

La gestion de projet fait référence à l’animation et à la supervision d’un projet et d’une équipe spécifiques par un chef de projet. La gestion de portefeuille de projets classe par ordre de priorité les nombreux projets d’une entreprise et gère le temps et les ressources nécessaires à leur réalisation.

Le Project Management Institute (PMI) définit la gestion de projet comme « l’application de connaissances, de compétences, d’outils et de techniques aux activités du projet afin de répondre aux exigences du projet ». 

Joe Pusz est le fondateur et PDG de The PMO Squad, une société de conseil en gestion de projet. Il clarifie la différence entre les deux termes. « La gestion de portefeuille de projets consiste à mener le bon projet ou programme au bon moment. La gestion de portefeuille de projets est une fonction stratégique, tandis que la gestion de projet est la livraison d’un travail selon la priorité définie dans le cadre de la prise de décisions de votre portefeuille. » En fin de compte, la gestion de portefeuille de projets est le cadre stratégique qui oriente la prise de décisions au sein des projets ou des programmes.

Quels sont les avantages de la gestion de portefeuille de projets ?

La gestion de portefeuille de projets a de nombreux objectifs. Les principaux objectifs de la gestion de portefeuille de projets sont d’établir des stratégies de hiérarchisation cohérentes et efficaces, de gérer efficacement les ressources, et de faciliter la prise de décisions de la direction.

  • Hiérarchisation efficace : la réussite de la gestion du portefeuille de projets dépend de la hiérarchisation efficace des projets. Les projets doivent être hiérarchisés selon des critères prédéterminés, et surveillés dans le temps.
  • Utilisation efficace des ressources : gérer votre portefeuille de projets signifie vous assurer d’allouer le plus efficacement possible les ressources, y compris le temps, l’argent et la main-d’œuvre.
  • Simplification de la prise de décisions de la direction : lorsqu’il est correctement géré, un portefeuille de projets est bien organisé et facile à examiner. Lorsque les cadres ont facilement accès à des informations claires, il leur est plus facile de prendre des décisions éclairées.
  • Visibilité et communication : un portefeuille de projets bien géré met en évidence les statuts des projets et réduit la nécessité de recourir à une communication excessive. Les membres de l’équipe doivent être en mesure de répondre à bon nombre de leurs propres questions en regardant les tableaux de bord et les rapports du projet.
  • Adhésion de la direction : un historique de gestion de portefeuille de projets réussie augmente la confiance des cadres envers les responsables et leurs équipes. Ils sont plus susceptibles de soutenir des projets dirigés par ces équipes à l’avenir.
  • Achèvement du projet : l’objectif ultime de la gestion de portefeuille de projets est de mener à bien davantage de projets dans les délais et le budget prévus.

Quel est le rôle d’un gestionnaire de portefeuille de projets ?

 

Un gestionnaire de portefeuille de projets supervise les chefs de projet individuels et veille à ce que les projets s’alignent sur les objectifs de l’entreprise. Un gestionnaire de portefeuille de projets performant s’assure que les livrables sont remis dans les temps et de manière cohérente entre les services, et que les ressources sont allouées de façon appropriée. 

Un gestionnaire de portefeuille de projets peut également faire la liaison entre les chefs de projet et les cadres. Il a un aperçu unique de la façon dont les projets et les services interagissent et contribue à déterminer l’orientation ultime de l’entreprise en hiérarchisant les projets en conséquence.

Pourquoi avons-nous besoin de la gestion de portefeuille de projets ?

Au fur et à mesure qu’une entreprise se développe et entreprend des projets toujours plus nombreux, la gestion de portefeuille devient de plus en plus essentielle. La gestion de portefeuille de projets offre une vue d’ensemble de tous les projets potentiels et en cours, ce qui permet aux cadres et aux responsables de prendre des décisions plus éclairées concernant leurs affaires.

 

« La gestion de portefeuille de projets a aidé nos responsables à gérer efficacement le temps, les compétences, les ressources et les budgets. Il est beaucoup plus facile d’accomplir de nombreuses tâches, en particulier dans les situations où nos responsables doivent effectuer plusieurs tâches à la fois. La mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets a permis de garantir que notre entreprise fonctionne avec un risque minimal en fournissant aux responsables une visibilité centralisée des informations liées aux projets, et ce pour tous les projets », explique Sam Shepler, fondateur et PDG de Testimonial Hero.

Le principal avantage de la gestion de portefeuille de projets est qu’elle donne de la visibilité sur tous les aspects du processus de gestion de portefeuille de projets, y compris le budget, les ressources, les risques, le statut et les décisions elles-mêmes. Les logiciels de gestion de portefeuille de projets peuvent standardiser les processus et éliminer les divergences en documentant toutes les communications, décisions et évaluations qui se produisent dans le cycle de vie de la gestion du portefeuille de projets. De plus, de nombreux outils, comme les rapports, l’analyse des données, les tableaux de bord, etc., proposent des fonctionnalités de haut niveau pour vous aider dans votre processus décisionnel. Pour plus d’informations, consultez notre guide des avantages et inconvénients de la gestion des portefeuilles de projets.

Composantes de la gestion de portefeuille de projets

La gestion de portefeuille de projets est constituée de quatre composantes principales. Vous devez développer une stratégie, définir un cadre d’entreprise pour votre organisation, déterminer des critères et hiérarchiser votre portefeuille de projets, et l’entretenir et y apporter des modifications au besoin.

Voici un peu plus d’informations sur chaque composante :

  • Stratégie : développez votre approche de la gestion de la hiérarchisation des projets. Déterminez ce qui est le plus important pour votre entreprise et définissez les objectifs de votre gestion de portefeuille.
  • Cadres d’entreprise : prenez note de la manière dont les divers projets et services interagissent entre eux, et créez un cadre qui favorise ces interactions. Il existe de nombreuses approches de la gestion de projets et de portefeuilles ; lisez notre guide sur les cadres de gestion de projet pour en savoir plus sur ce qui convient à votre organisation.
  • Hiérarchisation des portefeuilles : la hiérarchisation des projets est essentielle pour une gestion de portefeuille réussie. Avec la contribution de toutes les parties prenantes clés, choisissez vos critères de hiérarchisation en fonction de leur pertinence par rapport aux objectifs de l’entreprise.
  • Maintenance du portefeuille : ayez conscience que de nombreux facteurs peuvent changer au fil du temps, et adaptez-vous en conséquence.

Exemples de gestion de portefeuille de projets

La gestion de portefeuille de projets peut être différente en fonction du secteur, de la taille de l’entreprise et des besoins de l’équipe. Voici quelques exemples des différentes approches de la gestion de portefeuille de projets :

  • Portefeuilles de petites entreprises : les petites et grandes entreprises ont des besoins différents. Une petite entreprise peut n’avoir que quelques projets en cours ou potentiels à un moment donné, ainsi que des équipes et un budget plus petits. Ces entreprises peuvent définir les projets prioritaires de leur portefeuille de façon plus agressive pour accroître la satisfaction de leurs clients ou de leurs équipes de direction afin de développer l’entreprise.
  • Portefeuilles informatiques : les priorités des portefeuilles informatiques sont principalement définies en fonction des exigences existantes de l’équipe informatique. Les équipes informatiques ont tendance à être relativement petites et très spécialisées, et les projets informatiques ont tendance à être plus coûteux. Il est donc particulièrement important d’apporter le soutien nécessaire à ces employés et de ne pas les submerger de tâches, afin qu’ils puissent donner le meilleur d’eux-mêmes.
  • Portefeuilles d’entreprises internationales : les entreprises internationales ont probablement des équipes localisées dans plusieurs des marchés où elles exercent leurs activités. La gestion de portefeuille devient plus difficile parce que les besoins de ces équipes et de ces marchés peuvent varier fortement. Dans ce cas, il est particulièrement important de donner la priorité aux portefeuilles orientés vers des initiatives qui soutiennent les objectifs de l’entreprise dans son ensemble, plutôt que les objectifs d’un marché particulier uniquement.
  • Entreprises à distance : les entreprises qui opèrent entièrement à distance doivent envisager d’utiliser un logiciel de gestion de portefeuille de projets pour faciliter la communication et la visibilité des projets. Les tableaux de bord centralisés, les notifications et les rapports automatiques des flux de travail, et la messagerie en temps réel sont des outils inestimables pour gérer des portefeuilles et des équipes à distance.
  • Portefeuilles d’entreprises de fabrication : les entreprises qui produisent des biens pour des clients doivent envisager d’utiliser des outils qui permettent à leurs clients de recevoir les mises à jour et d’afficher les rapports de projet en temps réel. Vous pouvez gagner beaucoup de temps en automatisant les notifications ou en donnant aux clients leur propre accès aux rapports de statut, plutôt que d’envoyer manuellement des e-mails de mise à jour et de répondre à des questions à des dizaines de personnes différentes.

Bonnes pratiques pour la gestion de portefeuille de projets

Il peut être difficile de savoir comment mettre en œuvre la gestion de portefeuille de projets au sein de votre organisation. Du choix de vos critères de hiérarchisation à la recherche des bons outils logiciels, nous avons compilé ci-dessous une liste de conseils d’experts :

  • Créez une équipe (ou un service) de gestion de portefeuille :

    la création d’une équipe expérimentée responsable de la gestion des portefeuilles de projets est l’un des meilleurs moyens d’assurer son succès. « C’est beaucoup de pouvoir entre les mains des personnes qui gèrent le portefeuille de projets, mais si elles sont bien taillées pour cette tâche, cela insufflera un élan considérable à l’entreprise. Que quelques gestionnaires expérimentés soient chargés de la gestion du portefeuille de projets peut contribuer à lutter contre les problèmes majeurs, car ces collègues peuvent contrebalancer les préjugés individuels qui interviennent dans la prise de décision », suggère James Diel, fondateur et PDG de Textel.
  • Choisissez des critères de hiérarchisation qui s’alignent sur les objectifs de l’entreprise :
    Brad Tousenard
    L’une des parties les plus critiques de la gestion de portefeuille de projets consiste à classer les divers projets par ordre de priorité. Il est essentiel que vous hiérarchisiez les projets à l’aide de critères qui encouragent la progression vers les objectifs de l’entreprise. « Nos projets sont soigneusement sélectionnés pour rapprocher notre entreprise de nos objectifs stratégiques. Si un projet ne nous aide pas à atteindre nos objectifs, ce serait un gaspillage des ressources de l’entreprise et des efforts déployés sur le lieu de travail. En tant que chef de projet, j’évalue et classe les projets en tenant compte de notre stratégie commerciale globale », explique Brad Tousenard, fondateur et PDG de SpinupWP.
  • Soyez flexible : comprenez que les besoins de l’entreprise changent pour diverses raisons. Encouragez la flexibilité au sein de vos équipes, et vous aurez plus de facilité à vous y adapter. « Pour qu’une entreprise se démarque et excelle dans un marché dynamique et saturé, elle doit avoir la capacité de s’adapter rapidement. S’adapter rapidement pour apporter des solutions à un problème donné exige un leadership exceptionnel et une gestion efficace », conseille Sam Shepler.
  • Utilisez les outils disponibles : il existe de nombreuses ressources gratuites de modèles et d’outils logiciels pour faciliter la gestion de portefeuille de projets. Choisissez ceux qui répondent le mieux à vos besoins, et n’ayez pas peur de les utiliser régulièrement. « Les ressources sont limitées dans chaque organisation, car les projets sont en concurrence pour le financement. Grâce à des outils de gestion de portefeuille appropriés, vous pouvez examiner la disponibilité des ressources à l’échelle de l’entreprise avant de sélectionner des projets et de choisir la meilleure solution pour optimiser l’allocation des ressources. Grâce à la gestion de portefeuille de projets, vous pouvez également examiner et réévaluer périodiquement ces projets afin de vous assurer que votre budget est toujours en phase avec les objectifs de l’entreprise et du projet », explique James Diel.
  • Appréhendez la culture existante : gardez la culture de l’entreprise à l’esprit lorsque vous effectuez des changements à grande échelle. Une entreprise qui a, historiquement, une approche laxiste en matière de respect des échéances pourrait ne pas bien supporter un passage à des échéances fermes du jour au lendemain, et vice versa. « Lors de la mise en œuvre d’un programme de GPP, il est important de comprendre le contexte organisationnel et culturel. De nombreux nouveaux programmes échouent parce qu’ils établissent des pratiques qui ne correspondent pas au contexte. Les programmes qui réussissent établissent des objectifs commerciaux clairs, puis établissent des processus et des pratiques qui commencent à faire avancer l’organisation dans la nouvelle direction », conseille Alan Zucker.

Modèles de gestion de portefeuille de projets

Les modèles de gestion de portefeuille de projets sont des outils qui contribuent à soutenir les processus spécifiques du cycle de vie de la GPP en fournissant des tableaux de budget, des calendriers et des tableaux de bord pour vous aider à visualiser vos données. De nombreux outils logiciels à grande échelle combinent ces fonctionnalités dans une solution unifiée.

Si vous identifiez des lacunes spécifiques dans le logiciel que vous utilisez actuellement pour la gestion de portefeuille, vous pouvez utiliser des modèles pour remonter facilement des informations sur le statut de votre portefeuille, suivre votre budget en cours ou créer un tableau de bord pour visualiser l’ensemble de votre portefeuille. Vous pouvez également choisir parmi une plus grande variété de modèles gratuits de gestion de portefeuille de projets.

Kit d’animation de la gestion de portefeuille de projets

Project Portfolio Management Facilitation Kit French

La gestion de portefeuille de projets est un processus complexe. Nous avons mis en place ce kit de gestion de portefeuille de projets pour vous aider à vous lancer. Dans ce kit, vous trouverez des modèles personnalisables pour vous aider à planifier et tenir des réunions, hiérarchiser les projets et créer des rapports sur le portefeuille, ainsi que des tableaux de bord. 

Télécharger le kit d’animation de la gestion de portefeuille de projets

Modèle d’ordre du jour de réunion

Modèle d'agenda de réunion d'affaires

Utilisez ce modèle d’ordre du jour de réunion pour planifier facilement vos réunions de gestion de portefeuille de projets. Créez un calendrier pour discuter des priorités du projet, des projets en cours, des budgets ou d’autres problèmes de gestion de portefeuille. Nous vous proposons un exemple de calendrier, mais vous pouvez facilement modifier le modèle pour y intégrer vos besoins spécifiques.

Télécharger le modèle d’ordre du jour de réunion
Microsoft Excel | Microsoft Word

Modèle de procès-verbal de réunion

 Modèle de procès-verbal de réunion

Utilisez ce modèle de procès-verbal de réunion pour enregistrer les commentaires et les notes de vos réunions de gestion de portefeuille de projets. Dans ce modèle, vous trouverez également de l’espace pour répertorier les participants à la réunion et les objectifs.

Télécharger le modèle de procès-verbal de réunion
Microsoft Excel

Modèle de hiérarchisation des projets

 Modèle de priorisation des projets

Utilisez ce modèle pour créer une liste personnalisée de projets, classés par priorité, à l’aide des critères que vous avez définis. Sélectionnez vos critères les plus essentiels et classez les options de projets sur une échelle de un à cinq. Ce modèle générera ensuite un classement des projets les plus essentiels pour votre organisation.

Télécharger le modèle de hiérarchisation des projets
Microsoft Excel

Modèle de rapport sur le statut du portefeuille de projets

 Modèle de rapport de statut de portefeuille de projet

Simplifiez la création de rapports à l’aide de ce modèle de rapport sur le statut du portefeuille de projets. Créez et affichez un calendrier sur 12 mois des statuts du projet, avec des détails et des résumés pour chacun d’eux. Générez une synthèse du budget et utilisez le code couleur pour visualiser les éléments qui sont sur la bonne voie.

Télécharger le modèle de rapport sur le statut du portefeuille de projets
Microsoft Excel

Modèle de tableau de bord de portefeuille de projets

Modèle de projet-portefeuille-tableau de bord

Créez un guide visuel pour le statut du projet à l’aide de ce modèle de tableau de bord de portefeuille de projets. Utilisez des diagrammes faciles à lire, affichez l’échéancier de livraison, l’affectation des ressources et la situation financière de tous les projets de votre portefeuille. Vous pouvez également résumer le statut du projet dans un format de feuille de calcul moins graphique.

Télécharger le modèle de tableau de bord de portefeuille de projets — Microsoft Excel

Fonctionnalités importantes des outils de GPP

Un outil de portefeuille de projets est un système de gestion centralisé servant à superviser le processus de gestion du portefeuille de projets. Pour atteindre les nombreux objectifs de la gestion de portefeuille, il existe une variété d’outils logiciels qui automatisent les processus et organisent les données.

« Avant de se lancer dans le vaste océan des logiciels de gestion de projet disponibles sur le marché actuel, il est important de prendre du recul et d’évaluer exactement ce que votre entreprise attend de son logiciel de gestion de portefeuille de projets », explique Sam Shepler. « Un logiciel de GPP de la meilleure qualité comprend certaines fonctionnalités qui garantissent un niveau d’attention et d’analyse optimal pour exécuter les projets sans accroc. Il s’agit notamment des flux de travail flexibles, des rappels et notifications automatisés et programmés, des diagrammes de Gantt et de la possibilité de collaborer et de [générer] des rapports. Le meilleur logiciel de gestion de portefeuille de projets est celui qui modélise les portefeuilles et les objets en seulement quelques clics sans compromettre d’autres fonctionnalités ni sa facilité d’utilisation. »

Alan Zucker explique la popularité récente des outils logiciels. « La plateforme logicielle [vous] permet de suivre le cycle de vie de tous les projets, de la formulation de l’idée jusqu’à l’exécution et la réalisation des avantages, en passant par l’approbation du financement », explique-t-il. « Si vous n’utilisez pas de plateforme logicielle, toutes ces informations ne seront pas suivies, ou seront suivies dans des feuilles de calcul incompatibles et obsolètes. »

« Le logiciel peut garantir que les données sont collectées de façon cohérente pour tous les projets », poursuit M. Zucker. « Le flux de travail peut être activé pour réduire le suivi manuel des approbations. Des rapports standards peuvent être générés à partir de la solution, ce qui évite de gaspiller d’innombrables heures à créer les rapports manuellement. Le logiciel favorise également l’utilisation d’outils et de pratiques standardisés. »

 Joe Pusz souligne que les outils de GPP permettent aux membres de l’équipe de rester concentrés sur les données. « Lorsqu’ils sont correctement configurés et intégrés aux processus de l’organisation, les outils contribuent à éliminer les prises de décision basées sur les émotions », explique-t-il. « Les outils se concentrent sur le retour sur investissement prévu et d’autres facteurs configurés, tels que l’utilisation des ressources, les compétences et les budgets. »

Comment choisir un logiciel de gestion de portefeuille de projets adapté à vos besoins

Il y a de nombreuses considérations à prendre en compte au moment de choisir le bon logiciel de gestion de portefeuille de projets pour votre entreprise. Tenez compte de sa compatibilité avec l’organisation, du coût et des défis liés à la mise en œuvre, ainsi que des fonctionnalités que le logiciel a à offrir.

Le cadre de base pour choisir un outil est simple en théorie, mais souvent complexe en pratique. Pour trouver le bon logiciel de gestion de portefeuille de projets pour votre entreprise, vous devez prendre en compte deux facteurs clés : la compatibilité avec l’organisation et le coût

Bien que chaque outil vante des fonctionnalités uniques que vous pouvez adapter à votre organisation, vous ne devriez pas choisir un logiciel en fonction des seules fonctionnalités. Comme MM. Zucker et Pusz le soulignent, un logiciel sophistiqué ne résoudra pas tous vos problèmes de processus du jour au lendemain. Et, dans certains cas, il pourrait provoquer des problèmes supplémentaires. Concernant la première étape, la compatibilité avec l’organisation, déterminez les besoins spécifiques de votre entreprise et jugez si un outil logiciel peut y répondre et la manière dont il peut le faire. Considérez la compatibilité comme un terme générique qui englobe la taille, les capacités, les systèmes d’assistance et d’autres facteurs culturels.

« La première étape lors du choix d’un outil de gestion de portefeuille de projets consiste à comprendre les besoins de votre entreprise et de votre organisation », explique M. Zucker. « La plupart des outils ont leurs propres forces et faiblesses. La question clé est : comment l’outil fonctionnera-t-il dans votre environnement ? »

Joe Pusz approuve. Il précise qu’il est nécessaire de se demander comment l’outil s’adaptera à la culture de l’organisation.

En ce qui concerne le coût, les dépenses vont bien au-delà du prix affiché du nouveau logiciel. Comme l’expliquent MM. Pusz et Zucker, il existe de nombreux coûts cachés et qualitatifs qui tiennent compte du budget, des ressources et de la santé de votre organisation. 

Comme le dit Alan Zucker, « ne vous contentez pas de regarder le coût de l’achat initial ou de la licence du logiciel. Regardez le coût total de possession. » Il est également important de prendre en compte le coût d’apprentissage et de formation de votre équipe à l’utilisation du nouveau logiciel.

Il peut y avoir des défis importants à surmonter dans la mise en œuvre d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets. Comme l’explique Joe Pusz, « la performance d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets, comme la plupart des logiciels, est proportionnelle au temps passé à le configurer correctement. Les outils des plus grandes entreprises peuvent être fastidieux à configurer pour prendre en compte tous les critères d’évaluation de la gestion de portefeuille de projets. En outre, ils peuvent être coûteux et nécessiter une formation et une maintenance constantes pour rester à jour par rapport à la stratégie de l’organisation. » Lisez notre guide de mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets pour en savoir plus.

Ces défis ne doivent pas vous dissuader d’adopter un logiciel de gestion de portefeuille de projets, mais vous devez avoir conscience des limites avant de commencer la mise en œuvre et de travailler activement à les combattre. Après tout, comme le souligne Alan Zucker, « en général, ces défis ne surviennent pas parce que les outils ont des limites intrinsèques. Les défis sont souvent causés par la façon dont l’entreprise décide de créer ou de configurer le logiciel. »

Les qualités et fonctionnalités des outils de gestion de portefeuille de projets à prendre en compte

Une fois que vous avez identifié les besoins et contraintes spécifiques de votre organisation, vous pouvez examiner les produits et évaluer leurs fonctionnalités. Objectivement, il n’y a pas de fonctionnalités nécessaires, mais certaines qualités courantes des bons outils de gestion de portefeuille de projets incluent la génération de rapports, les tableaux de bord et la facilité d’utilisation. 

Voici une liste d’éléments à prendre en compte lors de la sélection d’un outil de GPP :

  • Facilité d’utilisation/interface utilisateur : choisissez un outil doté d’une interface facile à utiliser. Tenez compte de la courbe d’apprentissage observée lors de la formation des nouveaux utilisateurs.
  • Fonctionnalités de collaboration et de communication : les fonctionnalités de communication et de collaboration doivent être intégrées à l’outil. Vous devez être en mesure d’automatiser les messages et de les afficher en temps réel.
  • Logiciel basé sur le cloud vs logiciel sur site : tenez compte du coût de la mise en œuvre, en termes de temps et de budget. Vous devez également prendre en compte la sécurité et l’entretien, ainsi que l’accès à l’assistance.
  • Rapports : un outil de gestion de portefeuille de projets doit proposer la génération automatique de rapports sur les différents indicateurs. 
  • Intégrations : assurez-vous que les nouveaux outils s’intègrent aux logiciels déjà utilisés. Vous devez également vous assurer que l’outil fonctionne parfaitement sur plusieurs plateformes, y compris sur les appareils mobiles.
  • Stockage des données : tenez compte de vos besoins en matière de stockage et assurez-vous que les nouveaux outils y répondent. Notez les types de fichiers qui sont compatibles, et ceux qui ne le sont pas.
  • Tableaux de bord : un tableau de bord est une vue de données souvent utilisée pour remonter des informations sur des indicateurs et des statuts de haut niveau. Un bon outil logiciel de gestion de portefeuille de projets possède cette fonctionnalité et peut améliorer vos tactiques de création de rapports et d’analyse.

Augmenter la visibilité des processus de GPP en apportant de la cohérence là où cela importe

De la simple gestion de tâches et de projets à la gestion complexe de ressources et de portefeuilles, Smartsheet vous aide à améliorer la collaboration et à accélérer le travail. Vous avez ainsi les moyens d'accomplir plus de travail. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports de synthèse sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.

Découvrez une meilleure manière de rationaliser les flux de travail, et éliminez les silos pour de bon.

Essayer Smartsheet gratuitement Get a Free Smartsheet Demo