Développer votre plan stratégique de relations publiques
Avant de commencer à élaborer votre plan stratégique de relations publiques, vous devez procéder à des contrôles préalables pour identifier les écueils passés, comment les surmonter et aider à anticiper les obstacles potentiels à l’avenir.
En menant des études, vous pourrez voir les opportunités existantes que vous pouvez exploiter et les domaines dans lesquels vous devez peut-être créer de nouvelles options. Cela vous permet également de déterminer qui vous essayez d’influencer, ce qui est important pour ces personnes et les tactiques les plus efficaces pour les atteindre. Démarrez vos études et formulez un plan en effectuant les tâches suivantes :
- Évaluez votre situation actuelle : déterminez ce qui doit être modifié ou amélioré et identifiez les éléments positifs sur lesquels vous pouvez vous appuyer.
- Étudiez le paysage : identifiez toutes les tendances industrielles, économiques ou sociétales à prendre en compte. Par exemple, si les journaux ne parlent que de l'inquiétude des consommateurs quant à une atteinte récente à la sécurité des dossiers médicaux électroniques, cela peut affecter le type de plan de relations publiques qu’une entreprise spécialisée dans la santé développe.
- Découvrez des données : les statistiques et autres informations tirées de vos recherches peuvent vous aider à élaborer et différencier votre message.
- Établissez les calendriers : ceci comprend également les jalons, les dates des événements ou les échéances que vous devez prendre en compte pour développer votre plan.
- Soyez réaliste : respectez votre budget, prévoyez suffisamment de personnel et déterminez des objectifs réalisables.
Pour commencer à définir un budget réaliste, ce modèle de relations publiques peut vous aider. Après tout, vous ne pourrez pas atteindre vos objectifs si vous n’avez pas les moyens de financer les tactiques nécessaires.
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« Les études jouent un rôle clé pour vraiment comprendre ce que vous essayez d’accomplir », explique Mary Meagher, qui a occupé le poste de Directrice de la communication pour un Sénateur américain et de Sous-secrétaire adjointe aux affaires publiques pour le ministère américain du Travail, avant de fonder son entreprise. « La plus grande erreur que les gens font dans les relations publiques, c’est de ne pas prendre le temps de faire les études et les analyses nécessaires à la préparation d’un plan stratégique intelligent, qui s'inscrit dans la durée. »
Nous allons ensuite examiner plus en détail les six éléments essentiels que chaque plan stratégique de relations publiques doit inclure :
1. Définir des buts et des objectifs
Une fois que vous aurez mené vos études et que vous serez prêt(e) à commencer à créer votre plan de relations publiques, la première étape consiste à comprendre ce que vous souhaitez accomplir. Comme l’a dit le célèbre joueur de base-ball, Yogi Berra : « Si vous ne savez pas où vous allez, vous risquez de ne pas finir au bon endroit. »
Les relations publiques stratégiques commencent toujours par des buts et objectifs clairs. Le fait de connaître les résultats que vous souhaitez obtenir guidera les autres étapes du processus de planification des relations publiques en vous aidant à déterminer les publics que vous devez atteindre, ainsi que les messages et tactiques présentant le plus de chances de vous aider à atteindre vos objectifs.
2. Identifier les publics cibles
Les relations publiques visent à établir des relations positives avec des publics clés qui ont un lien, d'une manière ou d'une autre, avec votre entreprise. Cela peut inclure non seulement le grand public, mais aussi une combinaison des acteurs suivants :
- Clients actuels et potentiels
- Investisseurs et analystes
- Vendeurs et fournisseurs
- Organismes de réglementation gouvernementaux et responsables des politiques
- Salariés et leurs familles
- Médias grand public, spécialisés et d’information
Pensez aux publics que vous devez cibler au regard des objectifs envisagés. Qui avez-vous besoin d'impliquer et d’influencer pour atteindre ces objectifs ?
3. Établir la stratégie
Le choix des bonnes stratégies de relations publiques nécessite une compréhension claire de vos objectifs et de vos publics cibles. Les gens confondent souvent les stratégies de relations publiques et les tactiques de relations publiques, mais il existe une grande différence entre les deux. Les stratégies sont des approches générales pour atteindre les objectifs. Les tactiques correspondent aux activités quotidiennes qu’une entreprise met en œuvre pour mener à bien chaque stratégie.
Si une entreprise prévoit d'effectuer une entrée en Bourse réussie d’ici à la fin de l’année, l’un de ses objectifs pourrait être d’améliorer la visibilité du/de la PDG auprès des investisseurs potentiels. Les stratégies visant à aider l’entreprise à atteindre cet objectif pourraient inclure l'organisation d'interventions de votre PDG lors d’événements de l’industrie auxquels assistent les publics cibles et la publication d’articles signés dans la presse professionnelle et des blogs comptant beaucoup de lecteurs, pour positionner votre PDG en tant que leader d’opinion dans le secteur.
Les tactiques qui soutiennent chacune de ces stratégies correspondent aux différentes tâches requises pour organiser les interventions, rédiger et publier les articles, ainsi que promouvoir ces deux activités.
4. Créer des messages clés
Concevez vos messages clés non seulement pour informer, mais aussi pour changer les perceptions des gens ou les obliger à agir. Ces messages doivent être directs et pertinents. Développez des messages clés pour chacun de vos objectifs et publics cibles. Les données peuvent vous aider à façonner, soutenir et différencier vos messages clés ; toutefois, il est peut-être tout aussi important de trouver les histoires au cœur de votre stratégie de relations publiques.
« L’art du storytelling est très important pour les relations publiques », explique Whitney Keyes. « À l'heure actuelle, nous sommes tous inondés d’informations, alors nous devons trouver un moyen de nous démarquer de tout ce bruit et de raconter une histoire qui crée des liens et trouve un écho avec les personnes que nous essayons d’atteindre. »
5. Développer des tactiques
Utilisez votre connaissance de vos objectifs, de vos publics cibles et de vos messages clés pour identifier les meilleures tactiques pour votre plan de relations publiques. Votre plan de relations publiques peut inclure diverses tactiques sur de multiples plateformes et canaux, qu'il s'agisse de relations presse traditionnelles (présentation d’histoires à la presse), des réseaux sociaux, d'événements de relations publiques, de storytelling digital, etc.
Il est également utile de développer plusieurs tactiques pour chaque objectif et public cible, car, quels que soient les efforts accomplis en termes d'études et de planification, vous ne pouvez pas être certain(e) qu’une tactique donnée va fonctionner. De plus, assurez-vous que vos tactiques reflètent fidèlement l’image que vous souhaitez que l'on ait de votre entreprise.
« Il est très important que les activités de relations publiques soient en phase avec la marque d’une entreprise », explique Whitney Keyes. « Par exemple, Nordstrom est un détaillant haut de gamme ; l'organisation d'activités communes de relations publiques avec Monster Jam, le plus grand événement au monde consacré aux monster trucks, n'aurait probablement pas de sens pour Nordstrom. Bien qu’il puisse exister des recoupements entre les clients de Nordstrom et les fans de monster trucks, les deux entreprises possèdent des marques, des visions et des objectifs très différents pour leurs activités. »
La technologie offre aux entreprises de nombreuses nouvelles façons de cibler les publics et de communiquer des messages. Elle crée également des opportunités de transformer le public en ambassadeurs.
« Un bon plan de relations publiques consiste notamment à trouver comment influencer d’autres influenceurs et à s'assurer de leur soutien », explique Mary Meagher. « Dans le monde sceptique d’aujourd'hui, il est important d'associer la communication directe et la validation par des tiers qui peuvent amplifier votre message, lui apporter plus de validité et, sur certains canaux, avoir plus de poids que vous lorsque vous essayez de communiquer directement ce message. »
6. Mesurer les résultats
Comment saurez-vous si votre plan de relations publiques est efficace ? Avant de mettre en œuvre votre plan, définissez des indicateurs de succès ou des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer les progrès et les réalisations. Un modèle peut vous aider à identifier et suivre les indicateurs qui peuvent vous donner des informations sur l'efficacité de votre stratégie de relations publiques.
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La Déclaration de Barcelone relative aux principes de mesure, initialement adoptée par l’Institute for Public Relations en 2010 et mise à jour cinq ans plus tard, est le premier cadre global de mesure efficace des relations publiques et de la communication. Les lignes directrices ainsi proposées sont utiles, mais il appartient vraiment à chaque entreprise de déterminer comment mesurer le succès.
« Il est très important que les campagnes de relations publiques soient mesurées, tout comme vous mesureriez toute autre stratégie ou initiative commerciale », explique Whitney Keyes. « Face aux nombreuses façons de mesurer les résultats qui existent aujourd'hui, il faut d'abord faire le point sur celles-ci. C’est pourquoi il est important de disposer d'un plan stratégique de relations publiques. »
Whitney Keyes ajoute qu’en plus d’évaluer le retour sur investissement en termes de temps, d'énergie et d'argent, le nombre de personnes qui ont assisté à leurs événements, ou l'attention accordée à leurs messages, il est également essentiel que les entreprises réfléchissent à l’impact de leurs stratégies de relations publiques. « Mesurer l’impact est un peu plus difficile, mais il existe des outils et des techniques que vous pouvez utiliser pour évaluer le nombre de personnes qui ont été touchées par votre histoire, le ton et l’effet de vos activités de relations publiques, et savoir si vos stratégies de relations publiques ont influencé la perception du public. »
Maintenant que vous savez ce qu’il faut pour créer un plan stratégique de relations publiques, commencez à préparer le vôtre à l’aide de ce modèle.
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En quoi consistent les relations publiques ?
Il n’existe pas de définition universellement acceptée des relations publiques, même chez les professionnels du secteur. La première Assemblée mondiale des associations de relations publiques en 1978 a défini les relations publiques comme « l’art et la science sociale d’analyser les tendances, de prévoir leurs conséquences, de conseiller les dirigeants d'entreprise et de mettre en œuvre des programmes d’action planifiés, qui serviront à la fois l’intérêt public et celui de l'entreprise. »
En 2012, la Public Relations Society of America(PRSA), une association professionnelle à but non lucratif destinée aux professionnels des relations publiques et comptant plus de 30 000 membres, a adopté la définition suivante pour remplacer celle qu’elle utilisait depuis 30 ans : « Les relations publiques correspondent à un processus de communication stratégique qui établit des relations mutuellement bénéfiques entre les entreprises et leurs publics. »
L’une des raisons de l'absence de consensus est que la pratique des relations publiques est dynamique et en constante évolution, influencée par les innovations techniques, les tendances sociétales changeantes et les besoins commerciaux en pleine mutation. De plus, dans le cadre de cette évolution, les anciennes démarcations nettes entre les relations publiques et d’autres disciplines, telles que le marketing, la publicité et les affaires publiques, commencent à s'estomper.
Selon le 2017 Global Communications Report (rapport de 2017 sur la communication mondiale) de l’école de communication et de journalisme Annenberg de l’université de Californie du Sud, près de la moitié des professionnels des relations publiques et plus de 60 % des responsables de marketing estiment que le marketing et les relations publiques vont devenir plus étroitement liés au cours des cinq prochaines années. De plus, 87 % des professionnels des relations publiques estiment que dans cinq ans, le terme « relations publiques » ne décrira plus précisément le travail qu’ils accomplissent. De ce fait, près de la moitié d'entre eux pensent que la pratique des relations publiques devrait être définie de manière plus large, tandis que les autres estiment que son nom devrait être modifié pour refléter la transformation en cours dans le secteur.
En fin de compte, bien sûr, la façon de définir les relations publiques est moins importante que la manière de les utiliser au service de la réussite d'une entreprise.
L’histoire des relations publiques
Les relations publiques sont aussi anciennes que la civilisation humaine. L’un des premiers objets physiques liés aux relations publiques est une tablette d’argile vieille de 4 000 ans découverte en Irak, qui était destinée à persuader les agriculteurs sumériens d’adopter des pratiques agricoles qui les aideraient à obtenir de meilleures récoltes.
Bien que cette tablette d’argile soit la plus ancienne preuve de l'existence des relations publiques à avoir été trouvée, il est presque certain que les relations publiques puisent leurs origines dans les millénaires avant que l’histoire ne soit documentée. À partir du moment où l'on a cessé d’essayer de résoudre toutes les questions par la force et commencé à tenter d’atteindre les objectifs grâce à la négociation, à la recherche de consensus et en façonnant l'opinion publique, les relations publiques sont nées.
Malgré leurs origines anciennes, les relations publiques modernes ne sont apparues en tant que profession qu’au début du XXe siècle. Edward Bernays et Ivy Lee comptent parmi les pionniers les plus célèbres des relations publiques, et sont tous deux parfois considérés comme « les pères des relations publiques modernes ».
C'est à Edward Bernays, neveu du psychanalyste Sigmund Freud, que l'on attribue l'invention du terme « relations publiques ». En 1923, il a écrit Crystallizing Public Opinion (La cristallisation de l'opinion publique), le premier livre décrivant la pratique des relations publiques. Il a également donné le tout premier cours universitaire sur les relations publiques à l’université de New York. Edward Bernays a été le pionnier de l’utilisation de la psychologie, de la sociologie et d’autres sciences sociales pour concevoir des campagnes de relations publiques persuasives afin d'aider ses clients (entreprises, responsables politiques et organismes à but non lucratif) à atteindre leurs objectifs.
Ivy Lee, un ancien journaliste, a développé de nombreux principes et techniques que les professionnels des relations publiques appliquent toujours aujourd'hui. Il croyait en une communication ouverte avec les médias, avait compris que la publicité positive était le résultat des bonnes performances des entreprises et considérait que les professionnels des relations publiques avaient une responsabilité vis-à-vis du public ainsi que de leurs clients. Ivy Lee pensait que la seule façon pour une entreprise de s'assurer de la compréhension et du soutien du public était de raconter son histoire de manière honnête et exacte.
L’un de ses clients les plus célèbres était la compagnie de chemin de fer Pennsylvania Railroad, qui l’avait engagé pour améliorer l’image de marque de l’entreprise. Un incident, en particulier, souligne la validité de l’approche d'Ivy Lee en matière de relations publiques. Lorsqu’un train de voyageurs composé de trois voitures appartenant au Pennsylvania Railroad a déraillé alors qu’il traversait un nouveau pont sur le Thoroughfare Creek près d'Atlantic City en 1906, 53 personnes se sont noyées. Plutôt que de tenter de couvrir ou de minimiser l’incident, Ivy Lee a convaincu les responsables du chemin de fer d’inviter des journalistes sur le site de l’accident, de répondre à leurs questions et de communiquer ouvertement des informations avant que les rumeurs ne commencent à circuler et finissent par être publiées. Il est également à l'origine de ce que beaucoup considèrent comme le premier communiqué de presse, détaillant tous les faits connus concernant l’accident. Le New York Times a été tellement impressionné par l’intégrité d'Ivy Lee et la franchise du communiqué que le journal a décidé de le publier mot pour mot.
Les relations publiques en pleine guerre
Les relations publiques ont vraiment commencé à devenir un outil puissant entre les deux guerres mondiales et encore plus après la Seconde Guerre mondiale.
L’un des premiers exemples de relations publiques modernes à grande échelle a été pendant la Première Guerre mondiale, lorsque le Président Woodrow Wilson a créé le Committee on Public Information (Comité sur l’information publique, ou CPI) et a nommé l’ancien journaliste George Creel pour le diriger. De nombreux Américains étaient fermement opposés à la participation des États-Unis à la guerre, considérant qu’il s’agissait d’un problème européen qui ne les concernait pas. Cependant, une fois que les troupes américaines ont été engagées, Woodrow Wilson a eu besoin d’un moyen de persuader les Américains de soutenir l’effort de guerre et d’aider à « faire du monde un endroit sûr pour la démocratie ».
Le CPI a connu un tel succès que le Président Wilson a continué à utiliser diverses tactiques de relations publiques pour promouvoir ses politiques après la fin de la guerre. Le Président Franklin D. Roosevelt a suivi une stratégie similaire au cours des années 1930, quand il a eu besoin de convaincre les Américains à l’époque de la Grande Dépression des avantages de son New Deal.
Franklin D. Roosevelt a lancé une campagne de relations publiques qui accusait les entreprises d'être à l'origine des problèmes économiques du pays. De nombreuses sociétés ont réagi en embauchant des agences de relations publiques ou en créant des services internes pour se défendre et essayer de retrouver le soutien du public.
Plus tard, alors que la Seconde Guerre mondiale se profilait et que le ciel s'assombrissait au-dessus de l’Europe et du Pacifique, l’administration Roosevelt a créé l’Office of War Information (Bureau d'information de guerre), qui organisa l’une des plus grandes campagnes de relations publiques de l’histoire afin de soutenir l’entrée en guerre des États-Unis.
Comment les relations publiques sont-elles devenues une stratégie incontournable pour les entreprises ?
Pendant cette période, les relations publiques se sont également solidement implantées dans les sociétés américaines. Des campagnes de relations publiques réussies, comme celles menées par Arthur W. Page, pionnier des relations publiques d'entreprise, ont attiré l’attention des chefs d’entreprise à travers le monde.
Engagé comme Vice-président chargé des relations publiques chez AT&T en 1927, un poste qu’il allait occuper pendant les 20 années suivantes, Arthur W. Page a été confronté à un défi de taille. AT&T subissait des réactions négatives du public, dues en grande partie à ses efforts pour dominer les communications téléphoniques. Les études ont montré que 90 % de la couverture médiatique de l’entreprise au début des années 1990 était négative.
Après la modification par AT&T de certaines de ses pratiques commerciales, Arthur W. Page a lancé une campagne de relations publiques soigneusement orchestrée pour mettre en évidence ces changements, repositionner l’entreprise en tant que service public et encourager la reconnaissance de ses contributions à la société. La couverture négative dans la presse est rapidement tombée à 60 % et a continué à s’améliorer.
Au milieu des années 1940, de plus en plus d’entreprises comptaient fortement sur les conseils et l'aide de leurs représentants en relations publiques, tout comme elles se fiaient aux connaissances et compétences spécialisées de leurs avocats, comptables et d'autres professionnels.
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de stratégies de relations publiques ?
Les entreprises de nombreux secteurs différents et du monde entier utilisent les relations publiques stratégiques pour atteindre une multitude d’objectifs généraux, et notamment :
- Établir et conserver une bonne réputation
- Fidéliser les clients
- Renforcer les marques et accroître la notoriété des marques
- Soutenir et renforcer les campagnes de marketing
- Renforcer la confiance des actionnaires et des investisseurs
- Créer un climat de confiance pour les aider à traverser des moments difficiles et des crises imprévues
Les relations publiques stratégiques prennent de nombreuses formes. Voici quelques-unes des formes les plus courantes :
- Communication avec les entreprises et les consommateurs : nombre d'entreprises développent des stratégies de relations publiques pour la communication entre entreprises (B2B) et entre entreprises et consommateurs (B2C). L’objectif peut être de renforcer la position d’une entreprise sur le marché, ou de soutenir et de préparer le terrain pour le lancement d'un nouveau produit, par exemple.
- Communication interne : il est important de tenir les salariés informés des politiques, initiatives et stratégies de marketing de l’entreprise. Grâce à la transparence et à une communication ouverte, les entreprises inspirent confiance et respect à leur personnel. S'il arrive à l’entreprise de faire face à une crise ou de devenir la cible de critiques injustes, ces salariés ont plus de chances de défendre l’entreprise.
- Entreprises citoyennes et approche communautaire : les entreprises sont de plus en plus sensibles au rôle qu'elles jouent dans les communautés locales où elles sont implantées, et beaucoup d'entre elles ont désormais mis en place des stratégies de relations publiques conçues pour montrer leur responsabilité sociale, leur philanthropie, leurs pratiques commerciales éthiques et leurs initiatives environnementales.
- Gestion de crises : lorsque des problèmes surviennent, l’entreprise concernée doit être en mesure d’évaluer rapidement la situation, de fournir des informations exactes et de prendre les mesures nécessaires pour protéger à la fois l’entreprise et l’intérêt public. L'adoption d'un plan de crise pouvant facilement être modifié pour résoudre un problème spécifique fait souvent la différence entre surmonter la tempête et sombrer.
Avantages supplémentaires des stratégies de relations publiques
Les stratégies de relations publiques peuvent également être utiles pour les entreprises développant une stratégie de contenu et un plan de référencement. Les relations publiques stratégiques aident à développer une stratégie de contenu plus efficace en veillant à ce que le contenu s'inscrive parfaitement dans le cadre des objectifs de la marque et de l’entreprise, et en amplifiant chaque élément du contenu de manière à ce qu’il atteigne plus de membres du public cible.
Les relations publiques peuvent également aider à faire progresser et soutenir une stratégie de référencement plus efficace pour les entreprises, en créant un excellent contenu, en le diffusant dans des publications clés et en générant des liens vers le site Web et les blogs de votre entreprise.
Les meilleures stratégies de relations publiques pour 2018 et au-delà
Il y a deux ans, John Hall, PDG de l’agence de marketing de contenu Influence & Co, a déclaré la fin du communiqué de presse traditionnel et a indiqué que l’avenir des relations publiques résidait dans des stratégies comme le leadership éclairé, l’amplification du contenu, la gestion de la réputation en ligne, ainsi qu'une utilisation accrue de la promotion de contenu payant et des publicités sociales.
Toutes ces stratégies correspondent à des tendances grandissantes, mais Whitney Keyes n’est pas entièrement d’accord avec l’analyse de John Hall. « Ce domaine est incontestablement en train de changer et il existe un grand nombre de nouveaux outils et techniques », explique Whitney Keyes. « Mais ce que je considère comme le plus efficace pour beaucoup d'entreprises, c’est de revenir à l’essentiel et de faire du bon travail au regard de ces modes essentiels de communication et de relations publiques. »
En raison de la nature dynamique de l’industrie, les relations publiques ont évolué, en adoptant des tendances et outils de communication comme le storytelling digital, l’écoute sociale et les Big Data. Les relations publiques sont désormais prêtes à intégrer de nouvelles technologies, telles que la réalité virtuelle et l’intelligence artificielle. Les entreprises tournées vers l'avenir et les professionnels des relations publiques continueront à se tenir informés des nouvelles évolutions et à profiter des nouvelles opportunités.
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