Qu’est-ce que la gestion de projet immobilier ?
La gestion de projet est un domaine en pleine croissance, et les professionnels l’utilisent de façon interchangeable dans de nombreux secteurs. Le Project Management Institute (PMI), qui certifie les chefs de projet, définit les projets comme des efforts à la fois temporaires et uniques qui nécessitent le recrutement d’une équipe temporaire et l’achèvement d’une série de tâches dans un délai défini. Un chef de projet est une personne qui rassemble toutes les pièces disparates d’un projet, en veillant à ce que les différentes phases du travail soient terminées efficacement et dans le respect d’un budget prédéfini. Parfois, aucun chef de projet n’est désigné ou nommé, mais le travail du chef de projet est réalisé sous la responsabilité d’une personne au sein de l’organisation ou d’un projet donné.
Le secteur de l’immobilier commercial fonctionne grâce à la gestion intelligente des projets
Les transactions immobilières et les initiatives de construction (qu’il s’agisse de nouvelles constructions ou de rénovations) nécessitent plusieurs étapes, beaucoup d’argent et la contribution de plusieurs parties prenantes. Pensez à l’achat d’une maison : vous décrochez un prêt, recherchez les propriétés disponibles, en choisissez une et faites une offre, vous l’inspectez et prenez une assurance, négociez l’achat, concluez l’achat et emménagez dans le bien. Maintenant, appliquez ces concepts au monde de l’immobilier commercial : l’achat d’un grand terrain vide pour un futur bâtiment nécessite des étapes similaires, mais à une échelle beaucoup plus grande. Le promoteur doit mener des recherches, obtenir un financement, négocier l’achat, discuter avec le service de zonage de la ville ou du comté et lui permettre de déterminer s’il est possible d’accepter l’utilisation prévue de la propriété, organiser des consultations publiques, se coordonner avec les experts en ingénierie sur des questions telles que le plan d’emplacement ou le drainage du parc de stationnement de la propriété, soumettre les plans au conseil d’aménagement municipal ou régional, et ainsi de suite. La nécessité de toute cette planification illustre le fait que la gestion de projet intelligente est un aspect essentiel de tout projet immobilier réussi.
Pourquoi la gestion de projet est-elle importante dans le secteur de l’immobilier commercial ?
Les projets immobiliers de grande envergure sont des projets coûteux et souvent très visibles avec de nombreuses parties prenantes. Les entreprises qui supervisent leurs propres projets immobiliers ou qui s’attaquent régulièrement à des projets immobiliers au sein d’un réseau de bâtiments doivent cultiver des systèmes de gestion de projets pour les raisons suivantes :
- Gestion budgétaire : les chefs de projet doivent embaucher et gérer plusieurs sous-traitants, surveiller les augmentations de coûts dues aux demandes de modifications, prévoir le budget pour les matériaux, payer les fournisseurs, utiliser correctement les fonds et suivre des dizaines de protocoles pour maintenir le projet au niveau du budget ou en dessous.
- Gestion du temps : les chefs de projet doivent également suivre le temps. Ne pas commander les fournitures dans les temps, ne pas coordonner les sous-traitants, ou oublier de demander un permis qui prend plusieurs semaines à être délivré peut ralentir un projet. En contrepartie, cela peut augmenter les coûts du projet ou du client, même s’ils ne sont pas directement liés au projet lui-même. Par exemple, si un nouveau siège social n’est pas prêt dans les temps, cela peut pousser l’entreprise à prolonger son bail en attendant la construction.
- Gestion des risques : tous les projets risquent de dépasser le budget ou de prendre plus de temps que prévu. Ils exposent également les entreprises à des risques. Les chefs de projet sont chargés de réduire les risques en n’embauchant que des professionnels dûment agréés ou sous caution, en garantissant une assurance adéquate pour les projets, en élaborant et en gérant des contrats qui clarifient les responsabilités de toutes les parties et d’autres tâches pensées pour éviter les litiges ou d’autres dépenses. Apprenez-en plus sur les subtilités de la gestion des risques liés aux projets dans cet article.
- Problèmes de communication : les projets complexes de grande envergure peuvent nécessiter des périodes de consultations publiques, des exigences en matière de résistance de la communauté ou de notification à cette dernière, et des activités de sensibilisation du public. De plus, si plusieurs parties collaborent sur un projet, il est conseillé, et parfois nécessaire, de décrire « l’histoire » de l’avancement du projet afin de renforcer la bonne volonté et le soutien des riverains, et de s’assurer que les dirigeants locaux approuveront le zonage et donneront l’autorisation de faire des exceptions aux règles normales, ou feront pression pour l’obtenir, afin que le projet se déroule comme prévu. Lisez l’article The Definitive Guide to Stakeholder Management pour obtenir des conseils sur la façon et le moment de partager les informations pertinentes avec le public.
En quoi la gestion de projet diffère-t-elle de la gestion opérationnelle ou de portefeuille ?
Un projet est un ensemble fini de tâches effectuées pendant une période temporaire et a un début, un milieu et une fin. Toutefois, l’exploitation implique des tâches sans fin ou récurrentes. Une entreprise a besoin d’un chef de projet lors de la construction d’un immeuble de bureaux, mais une fois que le bâtiment entre en service, ses propriétaires ou locataires peuvent engager un responsable des installations pour entretenir régulièrement les systèmes du bâtiment. Cette maintenance est connue sous le nom d’exploitation du bâtiment. Les tâches telles que l’entretien des ascenseurs et des systèmes d’air conditionné d’un bâtiment, la gestion des équipes de nettoyage ou des professionnels de l’aménagement paysager, et la réparation des problèmes mineurs relèvent toutes de l’exploitation.
Gérer des programmes, comme l’exploitation, se fait en continu. La gestion de portefeuille consiste à gérer plusieurs actifs immobiliers (des bâtiments tels que des hôtels, des immeubles de bureaux ou des franchises) et à les maintenir selon certaines normes tout en garantissant que leurs profits et pertes ou leurs dépenses restent dans les limites prévues. Pour une société de gestion de complexes d’appartements, la gestion de portefeuille peut impliquer d’ajuster les tarifs de location afin de maintenir un certain taux d’occupation, ou d’évaluer s’il faut améliorer sélectivement certains logements ou bâtiments dans une zone géographique particulière pour attirer un marché cible émergent. Le gestionnaire de portefeuille effectue ces manœuvres pour optimiser les performances du portefeuille de son employeur.
Que font les entreprises de gestion de projet immobilier ?
Il existe des dizaines de cabinets de conseil qui gèrent des projets immobiliers nord-américains ou mondiaux. Étant donné que ces entreprises se spécialisent dans la gestion de projets immobiliers et disposent dans les grandes villes de personnel ayant les connaissances propres à la région sur le zonage, les permis et les exigences de construction gouvernementales, elles démarrent souvent des affaires avec de grandes entreprises. Ces organisations peuvent affecter des chefs de projet à des projets immobiliers d’entreprise, réunir des équipes à l’aide d’experts externes ou internes, et gérer les projets à venir dans les temps et selon le budget.
Les entreprises qui envisagent d’embaucher un chef de projet externe doivent se poser les questions suivantes :
- Comment l’entreprise aborde-t-elle la gestion de projet ?
- Les professionnels de l’entreprise sont-ils accrédités en gestion de projet ou autres ?
- Quels types de projets l’entreprise a-t-elle déjà gérés (nouvelles constructions, rénovations, améliorations d’installations à l’échelle de la franchise, projets liés à l’environnement ou à l’efficacité énergétique) ?
- À quels types de clients ou de secteurs l’entreprise s’attaque-t-elle ? L’entreprise dispose-t-elle de références de clients qu’elle peut communiquer ?
Types de projets immobiliers
Qu’est-ce qu’un projet dans l’immobilier ? Comme dans les autres domaines, il s’agit d’une série de tâches avec un début et une fin déterminés, et un accomplissement. Voici quelques exemples de projets immobiliers courants :
- Gestion de projet d’acquisitions : l’achat de propriétés commerciales pour le développement est un type de gestion de projet qui nécessite de nombreuses étapes. Ces étapes peuvent inclure l’identification et l’évaluation du site, la recherche du zonage/des droits nécessaire(s) pour procéder, l’organisation du financement ou la sécurisation des niveaux de financement, le processus d’achat, la coordination d’une période de consultation publique ou la communication des plans avec les médias, entre autres.
- Développement de nouvelles constructions : une fois un site acquis, un promoteur élaborera le plan d’affaires du projet pour achever celui-ci dans un délai précis et le mettre en service pour commencer à gagner de l’argent.
- Projets immobiliers dans des bâtiments d’entreprises existants : ce qui ressemble à un petit projet peut se transformer en un grand projet si une entreprise possède un réseau de plusieurs sites, comme un exploitant de magasins de détail, de stations-service, d’hôtels, ou toute entreprise nationale ayant des bureaux dans de nombreuses villes (sociétés de location de voitures, bureaux de services financiers, bureaux de courtage immobilier, etc.). Les projets multisites courants peuvent porter sur des améliorations environnementales ou l’obtention de la certification LEED (Leadership en matière de conception énergétique et environnementale). Ils peuvent également porter sur le déploiement d’une nouvelle marque/logo ou un changement de marque (peut-être après une fusion d’entreprise), ce qui pourrait nécessiter de nouveaux auvents et panneaux de signalisation, ainsi que l’adaptation de l’intérieur de dizaines de sites, la conception et l’équipement du siège social de l’entreprise, le réaménagement d’un ancien espace pour une nouvelle utilisation, ou l’ajout à un bureau de fonctionnalités spécifiques allant des systèmes d’absorption acoustique à un nouveau système d’air conditionné ou à des fonctionnalités d’accessibilité.
- Projets commerciaux pouvant nécessiter une expertise de niche : les établissements médicaux, les hôpitaux, les usines, les centres de données, les centres de distribution et les installations de communication sensible (centres d’appels, centres de répartition du 911, etc.) entrent dans cette catégorie. Ces projets peuvent nécessiter des entrepreneurs spécialisés, des sous-traitants techniquement qualifiés ou des ingénieurs ayant des compétences en urbanisme. Par exemple, pour permettre à une usine qui s’occupera de l’expédition et de la réception de grandes pièces et qui en supervisera la distribution, les chefs de projet peuvent être amenés à suivre des routes d’accès spéciales ou à réclamer aux dirigeants locaux une voie supplémentaire sur une bretelle d’autoroute pour répondre à la circulation supplémentaire prévue de camions.
Gestion de projets immobiliers : rapide historique
La gestion de projet immobilier telle qu’elle est connue aujourd’hui a été principalement enseignée sur le terrain, mais beaucoup attribuent à James Graaskamp, professeur à la University of Wisconsin-Madison, le mérite d’avoir lancé un concept large et global du développement immobilier qui inspire aujourd’hui le domaine de la gestion de projet immobilier. M. Graaskamp a affirmé que chaque projet immobilier est une entreprise unique et qu’il a un impact sur son environnement physique, environnemental et sociologique immédiat. Par conséquent, les planificateurs et les responsables ne doivent pas se contenter de prendre en compte les aspects financiers et le calendrier d’une transaction immobilière donnée.
Dans son livre The Fundamentals of Real Estate Development, l’auteur James Graaskamp écrit : « Tout comme un produit fabriqué, un projet immobilier fait partie d’un système physique plus large programmé pour atteindre des objectifs à long terme, mais chaque projet immobilier est également une petite entreprise en lui-même. Ainsi, le processus de développement est un continuum de technologie de construction, de financement, de compétences en marketing, de contrôles administratifs et de réhabilitation, nécessaire pour exploiter l’entreprise immobilière sur de nombreuses années. »
Daniel Kohlhepp, a real estate developer turned professor, developed what he termed the “real estate development matrix” framework to describe real estate projects. “I’ve been trying to teach people about real estate development and as part of that process I’ve had to repeatedly define it for them,” he says. “The concept of a project manager is defined differently all around the United States. Project management teams typically account for 5 percent of an overall real estate project’s costs. One thing’s for sure: If you don’t have project management, you can’t succeed.”
Le modèle de Kohlhepp stipule que les projets immobiliers se déroulent selon un continuum de cycle de vie en sept étapes, et que chaque étape nécessite la prise en compte et l’achèvement de huit tâches. Un chef ou un planificateur de projet peut situer n’importe quel projet dans ce cadre et suivre les tâches nécessaires.
Voici les sept étapes du développement immobilier de Kohlhepp :
- Banque foncière : les actifs fonciers sont détenus par un propriétaire qui envisage de vendre ou de développer la propriété. Cette étape est un peu passive.
- Préparation du terrain : le propriétaire du terrain brut vend la propriété à un « préparateur de terrain » qui en améliore ensuite la valeur en formalisant les plans potentiels du terrain, en effectuant des changements de zonage et d’autres améliorations théoriques comme des études environnementales ou d’ingénierie.
- Aménagement du terrain : un développeur foncier achète la propriété telle que proposée par le préparateur et l’améliore encore afin qu’elle soit prête à être vendue à un constructeur immobilier. Cela peut nécessiter la construction de routes et d’installations de captage d’eau ou des travaux pour amener l’eau et l’électricité.
- Construction du bâtiment : un constructeur concrétise le projet immobilier et commence les travaux de construction.
- Exploitation du bâtiment : un exploitant de bâtiment loue et gère la propriété et crée un processus d’exploitation et un historique afin que la propriété ou l’entreprise puisse être vendue à l’avenir. Les exploitants du bâtiment peuvent être des investisseurs, des fiducies de placement immobilier (FPI), des assureurs ou des fonds de pension qui investissent généralement dans de grands projets immobiliers.
- Étape de rénovation : un rénovateur achète la propriété et lui apporte de la valeur en corrigeant les défaillances, ou en changeant le positionnement du bâtiment et en en assurant la gestion.
- Étape de redéveloppement : un « promoteur-rénovateur » immobilier achète (ou acquiert par voie de saisie) un site qui présente des défauts physiques ou autres majeurs, de sorte que la propriété doit être démolie ou complètement rénovée. Cela initie alors un nouveau développement en sept étapes.
La matrice de Kohlhepp indique qu’il y a huit tâches à prendre en compte à chaque étape du développement. Elles comprennent les éléments suivants :
- Tâches d’acquisition : cela comprend la recherche de faisabilité, les exigences en matière de souscription/de financement, la négociation des contrats et la clôture.
- Financement : cette étape consiste à réaliser une projection des finances futures de la propriété, à collecter des capitaux et à modéliser la gestion du capital.
- Études de marché et stratégies de marketing : en fonction des conditions économiques prévues, comment faut-il annoncer, évaluer, promouvoir le projet et l’adapter pour cibler des publics particuliers ?
- Exigences environnementales : cela comprend une étude des conditions du site, de la notation et de la conformité LEED, des conditions atmosphériques et des contextes culturels et historiques qui doivent être pris en compte.
- Autorisations et permis : quels permis et autorisations sont requis aux niveaux fédéral, régional, de l’État, de la ville ou des parties privées de la région pour que les travaux puissent avoir lieu ?
- Améliorations : lors de la construction ou de la préparation de la construction, quels plans de planification et de conception, d’ingénierie et de construction sont réalisables et nécessaires ?
- Prise en compte du transport et de l’accessibilité : comment les occupants et les visiteurs accéderont-ils à la propriété avec les transports publics ou privés ? Les nouveaux systèmes d’accessibilité devront-ils être conçus et construits sur le site ?
- Disposition : le promoteur va-t-il vendre ? Si c’est le cas, comment le promoteur devra-t-il commercialiser la propriété, négocier la vente et négocier les accords de développement conclus avec l’acheteur ?
Une autre approche de la gestion de projet consiste à construire une matrice des dépendances fonctionnelles telle que décrite par le docteur Tyson Browning, professeur agrégé de gestion des opérations à la Neeley School of Business de la Texas Christian University dans son livre co-écrit Design Structure Matrix Methods and Applications. Cette représentation graphique des tâches utilise un tableau carré pour regrouper les étapes du projet et représenter les interdépendances où plusieurs parties prenantes ou processus doivent évaluer ou influencer l’avancement du projet vers sa phase finale.
Anatomie des phases d’un projet immobilier
Les chefs de projet immobilier doivent avoir une bonne compréhension des étapes d’un projet et des tâches qui se déroulent au cours de ces étapes. Étant donné que, par définition, un projet a un début, un milieu et une fin, alors chaque phase a également un début, un milieu et une fin, que l’on connaît également sous les noms de jalons, sorties ou portes et que le chef de projet vérifie dans sa liste au fur et à mesure que le travail progresse.
Les chefs de projet doivent accorder une attention particulière à la façon dont ils définissent le projet auquel ils sont confrontés. L’étape de planification d’un projet est essentielle et un responsable doit prendre en compte les questions suivantes : combien de temps prendra l’ensemble du projet (ou combien de temps un employeur ou un client alloue-t-il) ? Si le projet est un projet d’acquisition, y a-t-il une période prévue pour les étapes du processus de due diligence ? Et dans ce délai, de combien de temps les membres de l’équipe disposeront-ils pour accomplir les tâches ? En fonction des réponses à ces questions, un chef de projet peut ajuster la taille ou l’étendue de l’équipe à embaucher, de la planification, du budget, ainsi que de la conception et de l’ingénierie nécessaires pour remplir le conteneur global du projet.
Une fois que le projet est défini et organisé dans le temps, le planificateur doit également anticiper le temps nécessaire pour recevoir les données d’entrée, les commentaires ou les approbations de la part des parties prenantes. De plus, les chefs de projet doivent jouer le rôle de gestionnaires sur site du projet, gérer la paie des travailleurs, encourager une collaboration fluide entre des sous-traitants disparates, gérer les demandes de modifications (demandes de matériaux supplémentaires ou plus coûteux) et tenir compte des changements de calendrier (obstacles météorologiques, personnel malade, retards dans la délivrance des permis) dans le projet. Les chefs de projet doivent faire preuve d’excellentes capacités de gouvernance, en ce qui concerne le calendrier du projet et l’exécution en temps opportun des tâches par les membres de l’équipe.
Une fois le projet terminé, le chef de projet devra réaliser des tâches de synthèse, telles que la réalisation de rapports finaux ou d’audits, afin que son employeur ou son client puisse mesurer la réussite du projet. De nombreux chefs de projet reçoivent des primes salariales directement liées à leur capacité à réussir à respecter les délais et le budget des projets.
Avis de recherche : chefs de projet immobilier
Les emplois en gestion de projets immobiliers sont très recherchés, et ils sont bien rémunérés. En Amérique, ce secteur devrait croître de 17 % entre 2010 et 2020, selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis. Dans le monde, 15,7 millions de nouveaux emplois en gestion de projet sont attendus dans sept secteurs, y compris la construction, d’après les données du Project Management Institute.
Les journées d’un chef de projet immobilier peuvent varier considérablement, car il gère souvent plusieurs projets simultanément. Vous pourriez diriger un petit travail de rénovation, vous mettre d’accord avec un propriétaire sur un nouveau site de construction, constituer une équipe pour un nouveau projet, recruter des fournisseurs, ou travailler sur une initiative d’amélioration locative avec l’installation ou la modification de systèmes électriques, de l’acoustique, de l’éclairage ou des intérieurs. Être multitâche, avoir des compétences en communication et des capacités d’analyse, savoir gérer le temps, la collaboration avec de multiples parties prenantes et la pression est indispensable.
“The Great Recession of 2008 blew a hole in the market, in terms of creating a pipeline of professionals who would now have five to seven years of experience in construction, development and design, or capital improvement work,” says Kipp Gillian, a Former Real Estate Developer who recruits nationally for real estate project management roles at Gillian Executive Search in Los Angeles.
Les salaires des postes de débutants dans le domaine débutent à 46 000 € (avec une prime de 10 à 15 %) et atteignent, dans les marchés urbains plus importants, une fourchette se situant entre 138 000 € à 166 000 € (avec une prime de 20 à 25 %), explique Kipp Gillian. Toutefois, la rémunération peut varier considérablement en fonction de l’expérience et du marché urbain. Le portail d’emploi Payscale rapporte que les chefs de projets immobiliers confirmés gagnent en moyenne 87 500 €.
Les promoteurs et les propriétaires immobiliers embauchent pour pourvoir ces postes, tout comme les cabinets de conseil en gestion de projet immobilier et les cabinets d’architecture. Ceux qui entrent dans le domaine auront besoin d’une licence, mais la matière principale peut varier en fonction du type de rôle de gestion de projet qu’ils recherchent. Il est conseillé aux futurs chefs de projet de développement immobilier d’étudier les mathématiques, la comptabilité, la gestion des entreprises et de suivre des cours d’analyse ou des cours où apprendre à élaborer des budgets pro forma ressemblant à ceux utilisés dans les projets, explique M. Gillian. Sinon, le génie civil ou l’architecture conviennent bien, tout comme les diplômes en gestion de la construction.
« Les stages sont essentiels », explique M. Gillian. « Rien ne peut remplacer une bonne liste de projets lorsque vous cherchez un emploi dans ce domaine. »
Il y a de la demande pour des chefs de projet capables de travailler sur de nouveaux chantiers de construction, des hôtels et des propriétés industrielles, dit-il. Des chefs de projet pour des sites immobiliers « à usage mixte », où deux types de biens immobiliers coexistent, sont également recherchés. Il s’agit par exemple d’immeubles en copropriété avec des commerces de détail au rez-de-chaussée, ou des sites de vente au détail qui ajoutent des bureaux ou des logements à un site.
« L’usage mixte exige des compétences supérieures », explique Kipp Gillian. « Parfois, un FPI embauche un chef de projet doté de compétences pour la composante du projet du partenaire, de sorte qu’un constructeur résidentiel embauchera quelqu’un qui sait comment parler au promoteur d’espaces de vente au détail, et vice versa. »
Logiciel de gestion de projets
Si vous envisagez de gérer un projet immobilier, ou d’accomplir un travail dans ce domaine, vous devez connaître la technologie de base, conseille M. Gillian. Globalement, si vous savez travailler avec des feuilles de calcul et les techniques de planification et que vous savez utiliser les applications mobiles, vous saurez vous adapter aux logiciels de travail conçus pour les environnements immobiliers. Même les sous-traitants et les ouvriers du bâtiment sont désormais tenus d’utiliser des systèmes virtuels de « notes » au lieu de méthodes plus analogiques pour alerter les membres de l’équipe des événements survenant sur le chantier.
Il existe sur le marché des dizaines de logiciels de base et de technologies basées sur le cloud conçus spécifiquement pour le travail immobilier (comme Procorem), tandis que d’autres offres sont personnalisables pour les projets susceptibles d’inclure l’immobilier (comme Projectmates).
Si vous étudiez un logiciel, tenez compte des questions suivantes :
- Suivi des tâches : pouvez-vous automatiser et suivre les tâches ? Pouvez-vous partager des tâches entre plusieurs participants ?
- Formulaires : pouvez-vous utiliser (ou créer) des formulaires faciles à suivre pour votre projet ?
- Listes de tâches : pouvez-vous facilement créer et attribuer des listes de tâches ?
- Création de rapports : pouvez-vous générer des rapports qui détaillent le statut des tâches ou des parties du projet ?
- Hiérarchies : pouvez-vous définir des niveaux d’autorisation afin que les demandes d’audit, de paiement et de modification soient à la fois traçables et exécutables à partir d’un seul environnement ? Un client peut-il voir certains détails ?
- Gestion des documents : pouvez-vous facilement archiver les documents, puis y accéder ?
- Caractéristiques financières : pouvez-vous accéder aux systèmes de paiement ou aux documents budgétaires ?
- Historiques de projet : pouvez-vous vérifier l’historique de votre projet ?
- Fonctionnalités du cloud : de nombreuses parties collaborant sur des sites de travail et des lieux distribués et ayant des horaires différents, pouvez-vous partager les détails du projet via le cloud ?
- Intégration : le logiciel de votre projet se synchronise-t-il avec les programmes courants, tels que Google Drive, Dropbox ou d’autres réseaux de partage de fichiers, Quickbooks pour la comptabilité, ou vos systèmes bancaires ou de paiement ?
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