Qu’est-ce que la dérive de la portée ?
La dérive de la portée, parfois appelée dérive des fonctions, dérive des exigences ou dérive des fonctionnalités, désigne les changements qui causent une croissance continue ou incontrôlée des objectifs d’un projet. Ces changements peuvent être inattendus ou avoir été envisagés au cours du processus. Généralement, un projet s’étend au-delà de ses limites initiales en raison de ces changements de cap, qui peuvent être risqués ou dangereux pour le projet. Souvent, la dérive de la portée résulte de l’ajout à un projet de fonctionnalités n’ayant pas été convenues ou autorisées initialement.
Dans le guide PMBOK®, le Project Management Institute (PMI) décrit la dérive de la portée comme « l’ajout de caractéristiques et de fonctionnalités (portée du projet) sans tenir compte de l’impact sur le délai, les coûts et les ressources, ou sans approbation du client ». La dérive de la portée peut être un phénomène courant, se produire à n’importe quel moment d’un projet et elle est évolutive.
En entreprise, il est essentiel d’examiner la dérive potentielle de la portée pendant la phase de planification de la gestion du projet, en tenant compte de la façon de la gérer et d’en contrôler les impacts.
Tim Brown, owner of the Hook Agency, has designed and developed numerous websites and has also implemented marketing campaigns. “Scope creep can mess up relationships with clients and customers if it’s not accounted for and addressed by the professional or service provider handling the project,” he says.
En gestion de projet, définir la portée du projet est une action primordiale. Comprendre la portée peut aider à atténuer les conséquences d’une dérive. La portée décrit les limites des projets, y compris les objectifs et les livrables souhaités par le chef de projet, l’équipe de projet, la direction ou les analystes. La portée doit intégrer le résultat souhaité par le client et se traduire dans les projets de développement de produits ou de logiciels par une influence externe ou interne. En fin de compte, comprendre quels sont tous les acteurs susceptibles d’avoir un impact sur la portée et les causes de sa dérive est essentiel pour une gestion de projet efficace.
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Qu’est-ce que la dérive de la portée dans la méthodologie Agile ?
Comprendre la méthodologie Agile peut aider à changer de point de vue sur la meilleure façon de gérer la dérive de la portée. L’approche Agile autorise les changements de projet et la planification d’urgence au cours d’un processus, en prenant en charge tous les éléments susceptibles de provoquer une dérive imprévue de la portée. La dérive de la portée n’a pas à faire dérailler complètement un projet ; les méthodes Agile permettent à une équipe de projet d’être flexible au cours du processus et de répondre aux changements de besoins des personnes.
Causes de la dérive de la portée
Divers éléments peuvent entraîner une dérive de la portée pendant le processus de développement d’un projet. Une des causes principales est une mauvaise définition, une mauvaise documentation ou un mauvais contrôle de la portée d’un projet, y compris un manque de clarté et de profondeur des objectifs initiaux définis par le chef de projet ou l’équipe.
Voici d’autres raisons à l’origine de la dérive de la portée :
- Complexité du projet : lors de la définition initiale d’un projet, définissez clairement la portée du projet, le contrat ou l’énoncé des travaux (EDT). Si vous ne le faites pas, vous créez du travail supplémentaire et les attentes peuvent être mal interprétées.
- Manque de contrôle des modifications : lorsqu’un projet ne décrit pas la façon de gérer les changements ou les modifications, cela peut devenir problématique quand différents membres de l’équipe font des choix sans consulter les autres ni faire de vérifications. Par conséquent, il est utile d’établir une procédure de gestion des modifications.
- Pas d’analyse des risques : l’équipe ou le responsable du projet n’ont peut-être pas examiné les domaines à risque du projet, notamment la façon dont le budget et les calendriers pourraient être impactés. Cela résulte souvent de l’absence d’un processus de planification solide.
- Objectifs peu clairs : parfois, une identification initiale insuffisante de ce qui est nécessaire pour gérer et mettre en œuvre les objectifs du projet peut créer des malentendus au sein de l’équipe.
- Mauvaise gestion : des chefs de projet ou des sponsors exécutifs désengagés et mal formés peuvent provoquer une dérive de la portée lorsque la participation est limitée ou lorsque les emplois du temps personnels influencent le changement.
- Promettre trop d’un produit : sans discussions solides sur les objectifs finaux d’un produit et sans une analyse des risques ou une évaluation des ressources appropriées, les responsables peuvent promettre de meilleurs livrables du produit, ce qui peut ajouter à la dérive de la portée.
- Absence d’un plan de communication : sans une planification appropriée, il existe un risque de mauvaise communication au niveau de l’équipe et des clients, ainsi que d’une mauvaise communication au sujet des objectifs et des livrables. Un contact non maîtrisé entre le client et les membres de l’équipe peut également provoquer une dérive invisible de la portée.
- Sur-qualité : ce terme fait référence à l’ajout de travail ou de livrables à un projet, pensant que cela peut ajouter de la valeur. Agir ainsi sans examen approprié peut provoquer des dérives et entraîne souvent une augmentation des coûts et des délais.
- Ne pas s’entourer des bonnes personnes : ne pas impliquer les bons participants au départ peut changer le cours d’un projet.
- Influences externes : les éléments externes, y compris les exigences des clients, les changements environnementaux, les changements de plateforme, l’évolution des conditions du marché ou les priorités concurrentes, peuvent facilement influencer la portée. La planification d’urgence est essentielle.
Effets et conséquences de la dérive de la portée
La dérive de la portée peut avoir un impact, mais n’est pas toujours mesurable. Toutefois, si vous regardez les données relatives aux résultats d’un projet, vous pouvez voir où la dérive de la portée pourrait être impliquée. La synthèse CHAOS Summary 2009 du Standish Group a révélé que seulement 32 % de tous les projets sont un succès (livrés dans les délais, dans le respect du budget, avec les fonctionnalités et fonctions requises). 44 pour cent de ce groupe ont été confrontés à des difficultés (retard, dépassement de budget et/ou avec moins que les fonctionnalités et fonctions requises) et 24 pour cent ont échoué (annulés avant l’achèvement ou livrés mais jamais utilisés). Dans l’ensemble, ces données démontrent que des portées de projet mal définies peuvent dégrader le résultat, avec notamment une augmentation des dépenses et la possibilité de détériorer les relations avec les clients.
Résultats négatifs de la dérive de la portée
En général, la dérive de la portée a des conséquences négatives à plusieurs niveaux. Il peut s’agir de facteurs d’influence externes ou internes qui affectent les produits ou les clients, notamment :
- Dépenses excessives
- Objectifs du projet non atteints
- Clients ou responsables insatisfaits
- Énergie mal dirigée et ressources assignées à des tâches inutiles
- Impacts sur la santé et la qualité de l’environnement de travail des employés
- Pas de visibilité sur la date de fin du projet
- Obstacles rencontrés par les employés et empêchant l’achèvement du projet
- Changement constant de portée
- Retards dans le calendrier
Il y a des exemples d’impacts négatifs de la dérive de portée partout autour de nous. Par exemple, une société d’affrètement de jets privés souhaitait étendre ses activités en achetant de nouveaux jets 737 qui seraient convertis en avions de luxe. Afin de se lancer dans cette nouvelle aventure, l’entreprise a dû construire un nouveau hangar doté d’une infrastructure informatique capable d’accompagner ce processus. La direction a fait appel à un entrepreneur en bâtiment, également chargé des détails informatiques. Le personnel informatique de l’entreprise a proposé son aide, mais s’est entendu répondre qu’elle n’était pas nécessaire. Tout au long du processus, de nombreux détails importants ont été omis, car les personnes impliquées n’étaient pas les bonnes et que ceux qui avaient les informations sur la technologie de l’entreprise avaient été laissés de côté. Tout ceci a entraîné des coûts supplémentaires.
L’aéroport international de Denver a subi les conséquences de la dérive de portée tandis qu’il s’efforçait d’accroître l’efficacité de son processus de traitement et de transfert des bagages. L’organisation voulait passer à un système automatisé pour réduire la main-d’œuvre manuelle et augmenter le service aux clients récupérant leurs bagages. Cependant, à cause des éléments influant sur la portée, le projet a dépassé la date limite de 16 mois et le coût a explosé. De plus, le produit n’a pu être utilisé que dans une seule section de l’aéroport, laissant deux autres zones avec les anciens processus.
Résultats positifs de la dérive de la portée
D’un autre côté, la dérive de la portée peut parfois avoir des conséquences positives. Voici quelques façons dont les conséquences positives, imprévues et toujours risquées, peuvent soutenir les objectifs d’un projet :
- Augmentation des recettes grâce au développement de produits plus efficaces ayant des influences positives imprévues
- Produits et résultats du projet globalement meilleurs
- Partenariats et collaboration accrus
- Nouveaux sous-projets développés
Par exemple, la dérive de la portée a parfois un impact positif sur le développement de jeux vidéo. Initialement, le jeu vidéo Elder Scrolls: Arena était censé être un jeu de style médiéval. Cependant, en raison de la dérive de la portée, il s’est rapidement transformé en un jeu de rôle épique en monde ouvert, avec de nombreuses suites à succès. De même, le jeu Shogun: Total War devait être un jeu de simulation de combat direct, mais la portée du projet ayant évolué, il a, lui aussi, donné lieu à des suites qui ont finalement augmenté la visibilité du titre.
Comment éviter la dérive de la portée ?
La dérive de la portée peut survenir dans n’importe quel projet et avoir des conséquences positives et négatives. Mais la dérive de la portée peut être gérée et vérifiée de façon cohérente dans la planification et la mise en œuvre du projet. La gestion des attentes internes et externes est essentielle.
Dayne Shuda, propriétaire de Ghost Blog Writers, a vu la dérive de portée affecter son activité et son affaire lorsqu’il gérait du travail en dehors du périmètre de son entreprise. Il explique comment il a su rester sur la bonne voie et assurer le service à la clientèle : « Aujourd’hui, nous identifions la dérive en gardant à l’esprit le client modèle idéal, quelqu’un qui adhère pleinement à ce que nous vendons. Ses attentes sont en phase avec les nôtres. Il ne cherche pas à faire de microgestion. Tout semble convenir parfaitement. »
Une gestion de projet solide vous aidera souvent à éviter la dérive de la portée ; vous trouverez ci-dessous un ensemble d’activités et d’outils variés pour aider votre entreprise à atténuer la dérive de la portée.
Utiliser la planification de projet
Project planning can come in many forms. Laura Desmarais, a public relations strategist at LTD Communications, comments on the importance of including clear deliverables in project planning activities. “As an independent consultant and during my agency work, the goal of managing client accounts is to establish a statement of work that clearly outlines the client’s goals and how the agency will meet — and usually exceed — those expectations. There are often times when clients have additional corporate opportunities arise and will look for PR to assist in meeting those objectives. It is important for a win-win situation to work with my clients and communicate that new projects require additional time and will most likely require additional budget.”
Il existe d’innombrables outils, formations et experts pour soutenir les projets. Vous trouverez ci-dessous quelques façons dont la planification de projet peut aider à éviter la dérive de la portée.
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Élaborez une charte pour votre équipe de projet.
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Créez un plan de travail de projet avec des affectations spécifiques des personnes et des ressources.
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Créez un énoncé de portée réduit pour votre projet.
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Utilisez un énoncé des travaux (EDT) pour décrire votre travail.
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Développez un plan de communication qui aidera l’équipe du projet et les clients.
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Créez des jalons, des livrables, un budget et un calendrier.
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Utilisez un diagramme de Gantt.
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Créez un diagramme de technique d’évaluation et d’examen du projet (PERT) ou une structure de répartition du travail qui permette d’évaluer le travail dès le début.
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Définissez une structure pour remonter les informations sur l’avancement du projet.
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Intégrez un calendrier détaillé du travail à accomplir.
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Créez un processus de gestion des modifications clair et concis qui vous permette d’évaluer et d’approuver les modifications du plan de travail ou de la portée, y compris l’analyse de la modification.
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Décomposez les livrables en ensembles de travail où le travail peut être terminé en masse ou transféré vers un autre projet si la portée évolue.
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Utilisez un logiciel de gestion de projet.
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Rédigez des objectifs SMART.
Gérer la portée et les exigences du projet
Comprendre les besoins des clients internes et externes est un facteur clé pour la planification du projet et la gestion de la portée. Souvent, il est utile de se plonger en profondeur dans les objectifs du produit ou du projet avec le client, tout comme ça l’est de faire le même exercice avec l’équipe du projet. Ces conseils peuvent vous aider dans ce processus :
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Incluez un processus de gestion des modifications dans le plan de gestion de la portée et suivez les deux. Prévoyez un processus pour apporter des modifications. Commencez par passer en revue ces modèles de formulaire de demande de modification et téléchargez celui qui vous convient.
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Créez le plan de gestion nécessaire à inclure dans le plan global de gestion de la portée qui évalue l’implication des clients et de la direction.
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Communiquez, passez en revue et faites approuver formellement toutes les exigences. Suivez et assurez un processus transparent.
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Prenez des décisions éclairées grâce à une analyse des risques fondée sur les données.
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Surveillez le statut et la portée de base du projet à l’aide de votre système d’avancement du projet.
Définir un processus de collecte des exigences du produit
Suivre efficacement l’avancement du projet avec la bonne quantité de détails est utile pour remonter les informations à la direction, aux clients ou à d’autres membres de l’équipe. Avoir un moyen de comprendre l’historique du projet et d’appréhender son évolution possible peut aider les chefs de projet à limiter les obstacles et la dérive de la portée. Utilisez ces stratégies pour définir clairement les exigences de votre projet :
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Définissez la façon dont vous gérerez et recueillerez les exigences décrites dans la portée et incluez les phases d’analyse, la hiérarchisation, la traçabilité et les nouvelles demandes.
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Incluez des moyens d’évaluer le processus.
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Gérez toutes les demandes de modifications et les actions recommandées (qu’il s’agisse de mesures correctives ou préventives). Assurez-vous de documenter les modifications.
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Comparez les résultats du projet avec ses objectifs initiaux pour évaluer si vous êtes sur la bonne voie.
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Recherchez les conséquences positives des changements de dérive de la portée.
Impliquer le client ou les parties prenantes tout au long du projet
Il est essentiel de tenir tout le monde au courant. Expliquer le processus et l’avancement est utile, et vous devez en même temps proposer un outil d’engagement pour un service de qualité au client. Communiquer peut également permettre de se confronter à la réalité et aider à éviter les éléments susceptibles d’influencer et changer le projet dans son ensemble. Voici comment garder les clients et les parties prenantes impliqués :
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Indiquez comment vous pouvez impliquer les clients externes et les parties prenantes dans le projet, et assurez-vous d’établir une communication bidirectionnelle, ainsi qu’un processus de revue.
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Fournissez des mises à jour du statut du projet qui impliquent les sponsors, en mettant l’accent sur la façon dont les livrables seront réalisés.
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Utilisez des outils comme une matrice RACI pour obtenir un engagement des personnes en charge des approbations et de celles en charge de fournir des commentaires, des examens, des tests, etc.
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Continuez à obtenir l’adhésion de votre client et de votre équipe de projet.
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Renforcez la flexibilité avec les clients dès le départ en ce qui concerne les échéances et les finances.
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Évitez la gestion de projet passive. Soyez dynamique et proposez de collaborer pour l’examen proactif de la portée et de sa dérive.
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Continuez à gérer votre budget.
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Les clients n’ont pas toujours raison, mais ce sont eux les clients. Intégrez des moyens de tenir compte des changements ou des données d’entrée nécessaires. Trouvez des solutions uniques et créatives lorsqu’une dérive de la portée se produit.
Desmarais explique comment une communication et une planification ouvertes peuvent soutenir son travail lors de la gestion des relations externes et des projets. « J’ai travaillé avec des clients de premier plan dans le domaine technologique, qui voient la valeur des nouvelles opportunités qu’une entreprise de relations publiques peut apporter lors d’un lancement de produit planifié, d’une tournée de relations presse et analystes, ou lors de la promotion de leur équipe dirigeante par des engagements éclairés de leadership. »
Elle poursuit : « Lorsqu’un nouvel événement commercial international a vu le jour, mon client a bien accueilli mon conseil d’y assister, et nous avons utilisé l’événement, qui visait les clients et les parties prenantes clés de l’entreprise, comme un moyen d’annoncer les nouvelles de l’entreprise et d’organiser des entretiens avec les médias. Dans ce type de situation, la plupart des clients apprécient le conseil stratégique et reconnaissent qu’un nouveau projet, et le budget supplémentaire, peuvent soutenir leurs objectifs commerciaux. Il y a eu des décisions difficiles quand une entreprise a choisi de ne pas travailler en dehors de l’EDT, et c’est à prévoir. Les équipes les plus performantes reconnaissent la nécessité de faire des vérifications et de discuter pour identifier les éléments susceptibles de faire dériver la portée, ainsi que les alternatives pouvant être établies pour que les deux parties réussissent. »
L’expérience de Desmarais illustre bien le fait que les services à la clientèle et la planification de projets vont de pair pour gérer la dérive de la portée. Maintenir des moyens pour les clients de s’engager avec l’équipe interne de manière efficace et inclusive aboutit à la réussite.
Gestion du calendrier du projet et des répercussions sur la dérive de la portée’
Savoir combien de temps durera le projet garde l’équipe motivée. Maintenir l’élan et l’avancement du projet, y compris lutter contre les obstacles tout au long du processus, peut réduire les répercussions de la dérive de la portée. Voici comment continuer de faire avancer les projets :
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Gardez les projets bien définis et aussi courts que possible.
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Décomposez les projets en sous-projets plus petits, le cas échéant.
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Clôturez les sous-projets pour maintenir l’élan et présentez les résultats.
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Soyez conscient des pénalités liées à la dérive de la portée, notamment les conséquences financières et celles sur les délais.
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