Qu'est-ce que l'automatisation de tâches ?
L’automatisation des tâches consiste à appliquer la technologie moderne pour réduire ou éliminer le besoin d'intervention humaine pour accomplir une tâche. Nous connaissons de nombreuses formes d’automatisation des tâches dans notre vie quotidienne : bornes d’enregistrement dans les aéroports, distributeurs de billets, commande de fast-food, renouvellement de prescription et services d’abonnement. Ces automatisations ont éliminé l’élément humain dans au moins une étape du processus. Par exemple, lors de l’enregistrement à l’aéroport, tous les passagers devaient faire la queue afin d’obtenir une carte d’enregistrement ou déposer les bagages. Aujourd’hui, ces tâches sont automatisées par la technologie : les cartes d’embarquement peuvent être imprimées à la maison, obtenues sur une borne d’aéroport, ou même affichées sur votre téléphone portable. Dans de nombreux cas, toutes les interventions humaines ont été éliminées des étapes de retrait des cartes d’embarquement et de la manutention des bagages.
Les chatbots sont une autre forme d’automatisation des tâches facilement disponible pour une utilisation personnelle ou professionnelle. Les chatbots d’assistance sont disponibles sur les sites Web commerciaux pour répondre aux questions des utilisateurs ou guider l'un d'entre eux le long d’un processus. Les chatbots de compétences peuvent être utilisés à domicile pour allumer automatiquement les lumières ou régler le thermostat. Les assistants personnels, comme Amazon Alexa et Siri, sont devenus assez populaires et offrent un éventail impressionnant de capacités.
Les téléphones portables, les tablettes et autres appareils intelligents peuvent également utiliser des applications d’automatisation des tâches. Une application populaire, IFTTT (If This Then That), permet à d’autres applications et appareils de communiquer les uns avec les autres. Par exemple, si vous êtes identifié dans un post Facebook, IFTTT peut automatiquement tweeter le même message.
Comment automatiser les tâches de l’entreprise
Les professionnels en entreprise passent d’innombrables heures à accomplir des tâches qui peuvent facilement être automatisées à l’aide de la bonne technologie. Voici trois astuces pour démarrer l’automatisation des tâches professionnelles :
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Recherchez la dernière nouveauté en matière d’IA et d’apprentissage automatique (ML). Les outils disponibles, ainsi que les innovations constantes apportées à l’IA et à la ML, vous prépareront à l’automatisation des tâches. Par exemple, les chatbots s'appuient sur le contenu de bases de connaissances ; par conséquent, créer une base de connaissances intelligente vous préparera à une future automatisation.
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Documentez ou créez des processus afin d’identifier les tâches qui peuvent être automatisées, en particulier les tâches répétitives dans lesquelles l’automatisation améliorera l’expérience client.
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Sélectionnez des solutions technologiques qui remplaceront les tâches de faible intérêt, afin que votre personnel puisse se concentrer sur des activités qui génèrent davantage de revenus et de valeur. Par exemple, des outils tels que Hootsuite vous permettent de programmer à l’avance des publications sur les réseaux sociaux, afin de ne pas avoir à le faire manuellement tous les jours.
L’objectif est d’automatiser tout ce que vous pouvez, ce qui permet au personnel de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Dix tâches professionnelles que vous pouvez automatiser aujourd’hui
Un préjugé répandu est que l’automatisation des tâches entraîne des licenciements de personnel. En fait, la plupart des postes ne sont pas entièrement substituables par la technologie. Automatiser les tâches et les flux de travail sera plutôt l’occasion de redéfinir les missions de poste. Vos employés deviendront plus productifs, et vous réduirez les coûts et gagnerez du temps et de l’efficacité. Selon un rapport publié par le McKinsey Global Institute, « jusqu’à 45 pour cent des activités que les individus sont payés pour accomplir peuvent être automatisés en adaptant les technologies existantes actuelles. »
Les tâches fastidieuses et récurrentes sont les principales candidates à l’automatisation. Vous trouverez ci-dessous 13 tâches professionnelles que vous pouvez automatiser maintenant :
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création de rapport
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demandes logicielles/matérielles/technologiques
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demandes RH (embauche/licenciement d'employés)
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planification de rendez-vous
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paiement de factures
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facturation/comptabilité
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publications sur les réseaux sociaux
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réponses par e-mail, signatures et classement de ces derniers
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fonctions de traitement de texte (par exemple, remplacer le texte, nommer des fichiers)
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exploration de données
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modèles de propositions
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communication client
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saisie des identifiants de connexion et des informations dans les formulaires
Selon l’American Psychological Association, « même les brefs blocages mentaux créés lors du passage d'une tâche à l'autre peuvent coûter jusqu’à 40 pour cent du temps de productivité d'une personne. » Pourquoi donc ne pas automatiser autant que possible ? Afin de déterminer les tâches que votre entreprise devrait automatiser, envisagez les avantages que vous obtiendrez en utilisant la technologie plutôt que l’humain, ainsi que la valeur que les employés peuvent générer en se concentrant sur d’autres activités.
Qui peut bénéficier de l’automatisation des tâches ?
Les professionnels de tous les marchés verticaux de l'industrie et de tous les départements d'entreprise peuvent bénéficier de l’automatisation des tâches. Par exemple, le McKinsey Institute estime que 10 à 15 pour cent du temps d’un cadre marketing peuvent être « automatisés en adaptant la technologie existante actuelle ».
Technology marketing executive Jennifer Holtvluwer utilizes task automation to encourage social selling that engages buyers and increases brand awareness. “Marketers tasked with growing voice share for a challenger brand understand the power of employee advocacy,” she says. “Leveraging the networks of your employees is one way to expand brand recognition — and having consistent messages to share externally is crucial for success.”
« Utiliser l’automatisation des tâches pour les publications sur les réseaux sociaux fournit aux employés du contenu de qualité, de la marque et [qui peut être] facilement partagé sur leurs profils sociaux en quelques secondes », ajoute Holtvluwer. « J’ai utilisé des plateformes comme EveryoneSocial pour rendre l’automatisation des tâches extrêmement simple et rapide lors de l’utilisation des canaux sociaux pour développer la notoriété de la marque. »
Des bureaux juridiques aux équipes commerciales, en passant par les professionnels du marketing, les activités qui peuvent être automatisées à l’aide de la technologie moderne sont infinies.
| Secteur/Service | Tâche |
|---|---|
| Juridique | Exploration de données |
| Santé | Programmation des patients, rappels de rendez-vous, renouvellement des prescriptions |
| Secteur public | Permis de construction, licences |
| Éducation | Inscription en classe |
| Ventes | Génération de leads |
| Marketing | Modèles d’e-mails, consolidation des publications sur les réseaux sociaux, syndication de contenu |
| Comptabilité | Paiements automatisés |
| Informatique | Sauvegardes de données, gestion du réseau, maintenance des PC, désinstallation d'applications/programmes, conversion des fichiers en masse, création de comptes, transferts de fichiers, extraction des données |
| Ressources humaines | Planification de la paie, recrutement des candidats |
| Développement/programmation | Scripts pour copier des fichiers et effectuer des actions répétitives, optimisation des images |
| Assistance client | Enquêtes et questionnaires |
Comment choisir le bon outil d’automatisation des tâches
Des outils de bureau et de cloud spécialisés ont été développés pour automatiser les tâches dans presque tous les départements d'entreprise. Vous trouverez ci-dessous une liste d’outils utiles à la plupart des organisations :
| Outil | Tâche |
|---|---|
| Hootsuite | Publications sur les réseaux sociaux |
| Dropbox | Sauvegardes de données |
| Google Analytics | Rapports sur le trafic Web |
| Gmail | Réponses par e-mail automatisées |
| Wordpress | Planification d’un blog |
| Google Alertes | Recherche de mots-clés |
| Microsoft Office | Trouver/remplacer, renommer des fichiers |
| Assistant Windows Focus | Gestion des alertes MS Windows |
| SurveyMonkey |
Enquêtes et questionnaires de clients, collecte de données |
Les outils sélectionnés varient en fonction du marché vertical et des besoins, mais quel que soit le processus de sélection de logiciels, créez une liste de critères qui étayent les besoins de votre entreprise. Les fonctions générales d’automatisation des tâches peuvent inclure les éléments suivants :
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interface utilisateur facile d'emploi par glisser-déposer
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intégrations avec d’autres outils
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accès au Web et aux appareils mobiles
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fonctions de recherche et de création de rapports
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notifications automatisées par e-mail et/ou alertes
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calendriers de tâches récurrentes
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planification en temps réel prenant en compte les week-ends et les jours fériés
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possibilité de configurer sans codage
Les avantages de l’automatisation des tâches
L’intelligence artificielle et la robotisation sont en passe d’améliorer tout ce que vous faites en entreprise et dans votre vie personnelle. Les cadres de niveau C classent les processus et l’automatisation des tâches comme une priorité absolue pour stimuler l’efficacité. De plus, la technologie innovante soutenue par l’intelligence artificielle, la robotisation et l’analyse prédictive permettent au personnel d’automatiser des tâches au niveau de toutes les fonctions de l’entreprise. Avec les bons outils, les entreprises profiteront des avantages suivants de l’automatisation des tâches :
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réduction des coûts
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productivité accrue
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meilleure disponibilité du système
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amélioration de la précision et de la fiabilité
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amélioration des performances
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meilleure disponibilité des ressources humaines
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concentration recentrée sur les activités stratégiques à forte valeur ajoutée
Mike Palazzolo, Owner of Fintentional, relies on task automation for appointment planning: "Automating the task of scheduling client appointments is a major time saver for everyone. I use Calendly. Automation reduces the time I spend scheduling appointments, provides clients the flexibility to schedule at any time, and allows me to efficiently balance my day between appointments and office work."
Le passé et l’avenir de l’automatisation des tâches
L’automatisation des ordinateurs a commencé il y a plus de 50 ans avec le premier système d’exploitation capable d'exécuter des traitements par lots. La technologie a continué à progresser au fil des années, et aujourd’hui, des dizaines de milliers d’outils sont disponibles pour automatiser divers tâches, activités et processus d'entreprise.
Selon des recherches menées par le McKinsey Institute, « il serait possible d'automatiser 30 pour cent ou plus des activités de 60 pour cent des postes ». Cela ne signifie pas que les robots occuperont ces fonctions, mais que la technologie peut facilement automatiser les tâches de faible intérêt et les tâches complexes, permettant de redéfinir des rôles qui fournissent davantage de valeur commerciale. L’automatisation des tâches et des processus est une tendance qui mérite d'être suivie, car la robotisation et l’intelligence artificielle deviennent plus intelligentes et s'intègrent toujours plus à notre vie quotidienne.
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