L’essentiel de la gestion de programme

Les experts recommandent aux chefs de programme d’envisager de créer et d’utiliser plusieurs éléments ou plans qui peuvent les aider à gérer un programme. Ces éléments et plans peuvent permettre de guider le programme et de s’assurer qu’il avance dans la bonne direction.

Voici plusieurs éléments importants :

• Plan de gestion de programme : un plan de gestion de programme est le manuel stratégique de l’ensemble du programme. Dans le plan, répertoriez les objectifs et les composantes du programme, tous les projets qui en font partie, ainsi que les équipiers responsables de chaque projet. Ensuite, définissez les calendriers et livrables du programme. Plus un plan de gestion de programme est complet, plus il est utile pour ceux qui travaillent sur les projets et l’ensemble du programme. Le plan de gestion de programme est un document vivant et dynamique ; le chef du programme et d’autres personnes l’actualiseront au besoin. Vous pouvez consulter et télécharger un modèle de plan de gestion de programme ou plusieurs autres modèles utiles de gestion de programme.
• Charte du bureau de gestion de programmes : toutes les organisations n’ont pas de PgMO. Mais si la vôtre en a une, il est essentiel d’avoir une charte de PgMO qui établit la portée, les objectifs et le budget du PgMO. Ce document peut également favoriser la discussion et la collaboration entre les membres de l’équipe. Plus important encore, elle définit les piliers clés du programme afin que vous puissiez vous y référer pour vérifier les futurs projets et vous assurer qu’ils sont alignés et efficaces.
• Plan de gouvernance des programmes : dans ce document simple, identifiez qui est responsable de la gouvernance et de la gestion du programme. Vous devez également indiquer les grandes lignes du plan de gestion et de révision du programme.
• Plan des communications du programme : ce plan peut inclure les communications internes (les besoins en matière de technologies de l’information, les affectations de contenu ou de graphiques, etc.), ainsi que les messages externes. Ces messages peuvent être simplement destinés aux clients ou aux parties prenantes, mais ils peuvent également inclure les communiqués de presse, les communications médiatiques, les newsletters et les campagnes de marketing. Un chef de programme doit identifier et planifier les flux de communication nécessaires, en interne et en externe.
• Analyse des parties prenantes du programme : utilisez ce document pour suivre toutes les parties prenantes, ainsi que ce qu’elles doivent savoir et à quel moment. Ce document est généralement une liste de contrôle qui répertorie toutes les parties prenantes potentielles, y compris les parties prenantes internes, telles que la direction de l’organisation, les responsables informatiques, les services clients et d’autres membres de l’équipe. Vous devez également inclure les parties prenantes externes, telles que les clients, les fournisseurs, les prestataires et les médias du secteur. En général, votre chef de programme utilisera une analyse des parties prenantes du programme ; votre organisation ne la partagera probablement pas en externe. Mais il s’agit d’un bon outil de planification pour s’assurer que les parties prenantes reçoivent le type de communications dont elles ont besoin, à la fréquence dont elles ont besoin.
• Outil de suivi des problèmes : ce doit être un fichier, ou un ensemble de fichiers, partagé dans lequel toute personne impliquée dans un élément du programme peut enregistrer un problème, partager un obstacle, faire une mise à jour, poser une question ou affiner une tâche. Si votre entreprise dispose déjà d’un outil de suivi des tâches ou des problèmes, vous pouvez peut-être l’adapter à cette utilisation. Mais il peut également être utile de créer un outil de suivi des problèmes spécifique au programme. Les équipes de projet savent alors qu’elles ont un outil de suivi pour tous les éléments du programme.