Modèles gratuits d'évaluation des activités et d'évaluation trimestrielle des activités

Les réunions d'évaluation trimestrielle des activités donnent l'occasion aux fournisseurs et aux clients de tisser des relations stratégiques qui profitent aux deux parties. Utilisez ce modèle d'évaluation trimestrielle des activités pour les fournisseurs afin de mesurer la valeur quantitative que vos fournisseurs de services gérés et vos partenaires fournisseurs offrent à votre entreprise. Si vous êtes un fournisseur, utilisez ce modèle lors de votre prochaine évaluation trimestrielle des activités pour jouer un rôle proactif en tant que partenaire commercial précieux, en déterminant le retour sur investissement de votre client.

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Utilisez ce modèle d’évaluation annuelle des activités pour compiler les résultats clés de vos réunions d'évaluation trimestrielle des activités et préparer votre présentation. Ce modèle est conçu comme une présentation formelle visant à aborder les objectifs et résultats clés de l’entreprise. Personnalisez les diapositives proposées afin d’effectuer une évaluation concise et percutante des performances passées et de définir les objectifs futurs pour l’année à venir.

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La gestion d’une petite entreprise impliquant d'optimiser le temps et l’argent, ce modèle vous permet de vous assurer que vos fournisseurs en font de même. Utilisez ce formulaire pour organiser les informations sur les produits et services que vos fournisseurs clés vous communiquent. Utilisez-le également pour faciliter les réunions de contrôle trimestrielles essentielles, afin d'évaluer les relations en fonction des résultats.

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Utilisez ces diapositives personnalisables d'évaluation trimestrielle des activités pour vos présentations à la direction. Elles sont conçues pour mettre en avant les informations les plus importantes et pour synthétiser les objectifs et résultats clés pour des cadres très occupés aux plannings serrés. Ce modèle est parfait pour les réunions en ligne à distance qui utilisent un logiciel de visioconférence. Il est aussi idéal pour un public non captif.

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Les professionnels de la vente ont besoin d’un processus efficace de planification commerciale des évaluations trimestrielles des activités pour atteindre les objectifs de vente trimestriels et mesurer les résultats des efforts de leurs équipes de ventes. Partagez ces diapositives personnalisables d'évaluation trimestrielle des activités avec votre équipe afin d’améliorer les performances et d’établir les responsabilités. Les membres de votre équipe peuvent facilement modifier chaque diapositive pour présenter des informations essentielles sur leur marché ou leurs clients et planifier les étapes suivantes à passer en revue lors de la prochaine réunion d'évaluation trimestrielle des activités. Adaptez les diapositives et préparez une présentation d'évaluation trimestrielle des activités pour vos clients.

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L’objectif d’une réunion d'évaluation trimestrielle des activités est de communiquer les objectifs liés à l’entreprise, de déterminer les objectifs et résultats clés pour mesurer le succès, et de développer les relations avec les clients ou les salariés. La réunion est plus efficace lorsqu’elle est menée en présentiel, mais la technologie, la croissance des activités internationales et l’augmentation du nombre d'équipes réparties à travers le monde font des réunions d'évaluation trimestrielle des activités à distance une option populaire.

Les réunions internes d'évaluation trimestrielle des activités se déroulent à tous les niveaux, de la direction aux équipes chargées des produits. En tant qu’outil de communication externe, la réunion d'évaluation trimestrielle des activités est l’occasion pour les responsables de la réussite des clients (ou les professionnels des ventes et du marketing qui utilisent la gestion des comptes stratégiques) d'évoquer les indicateurs clés de performance et le retour sur investissement (ROI), de signer des contrats de vente ou de négocier des accords de renouvellement des services avec les clients.

La détermination des objectifs commerciaux et l’utilisation de clients clés pour identifier les résultats souhaités de vos efforts ne représentent que le début d’une planification efficace d'évaluation trimestrielle des activités. Résistez à l’envie de penser en vase clos lorsque vous préparez vos diapositives. Tenez compte du client. Ne traitez pas la réunion d'évaluation trimestrielle des activités comme n’importe quel autre appel commercial, en vous concentrant sur les réclamations, en passant en revue les performances passées, etc. Au lieu de cela, préparez un ordre du jour axé sur le client et transmettez-lui avant la réunion.

L’ordre du jour de votre évaluation trimestrielle des activités de vente peut inclure les sujets suivants :

• État d’avancement des points non résolus lors de réunions précédentes

• Examen des objectifs du programme

• Résultats et amélioration des performances

• Informations et mises à jour des produits et services

• Opportunités commerciales futures

• Éléments de la dernière réunion

• Indicateurs des programmes de ventes et de marketing

• Examen du tableau de bord (indice de santé des clients ou taux de recommandation net)

• Examen des tickets de support et des indicateurs de résolution

• Benchmarking

• Examen du service d’assistance à la clientèle

• Intégration et formation

• Feuille de route et développement de fonctionnalités pour les produits

• Renouvellements de licence et contrats de services

• Synthèse des réunions et des engagements

• Planification de la prochaine évaluation trimestrielle des activités

Nancy Duarte est directrice chez Duarte, Inc, une société qui aide à « rédiger, concevoir et fournir des histoires révolutionnaires, ainsi que des présentations visuelles, pour chaque occasion ». Les conseils suivants ont été inspirés par l’expérience de Duarte et d’après les recommandations de son livre Harvard Business Review Guide to Persuasive Presentations (Guide pour des présentations convaincantes de la Harvard Business Review). Appliquez-les pour planifier et réaliser une présentation convaincante à votre client lors de la prochaine réunion de revue d’activité trimestrielle (QBR).

• Priorité au public plutôt qu'à vos ambitions : d'après Nancy Duarte, c'est votre public qui a le pouvoir, et pas vous. Ne vous limitez pas à vos propres ambitions pour la réunion et préparez une présentation qui tient compte des participants, de leur temps précieux et limité, et de ce que chaque client doit tirer de la réunion d'évaluation trimestrielle des activités. Nancy Duarte recommande de donner à votre client un cadeau, prenant la forme de connaissances ou d’informations uniques, lui permettant d'adopter une nouvelle compétence ou mentalité pour atteindre ses objectifs commerciaux, et de chercher des opportunités de sortir de l'impasse en cas de problème avec ses produits, services ou activités.

• Filtrez les grandes idées : comme son nom l’indique, l'évaluation trimestrielle des activités consiste à passer en revue les performances passées, mais la plupart des réunions d'évaluation trimestrielle des activités des clients sont programmées pour durer une heure. Cela ne signifie pas que vous ne devez pas profiter de l’occasion pour présenter des idées sur la façon de renforcer les activités futures avec vos clients et d’enrichir la discussion. Nancy Duarte est une partisane du filtrage des grandes idées. « Si vous ne filtrez pas votre présentation, le public devra le faire et vous en voudra de l'avoir obligé à faire des efforts pour identifier les points les plus importants », écrit Nancy. Ce conseil est particulièrement pertinent pour les réunions d'évaluation trimestrielle des activités qui peuvent rapidement se transformer en séances de résolution des problèmes et des réclamations avant que vous n’ayez le temps de présenter vos idées.

• Anticiper les difficultés : selon Nancy Duarte, les présentateurs engendrent souvent de la résistance à leurs messages et idées. Les réunions d'évaluation trimestrielle des activités ne sont pas l’occasion de résoudre les problèmes de service à la clientèle ou les performances de vos produits et services. Nancy Duarte propose de se préparer à différents types de résistance (logique, émotionnelle, pratique) en anticipant les préoccupations de vos clients et en y répondant avant que ces dernières ne deviennent des obstacles à votre réunion. Envisagez de commencer l’ordre du jour de la réunion par une déclaration reconnaissant les problèmes et indiquant quand ils seront traités pendant la présentation. « En montrant que vous avez pris en considération des points de vue divergents, vous faites preuve d’ouverture d’esprit et invitez votre public à faire de même », précise Nancy.

• Règle d’or : la devise de Duarte, Inc. est : « Ne faites jamais une présentation à laquelle vous ne voudriez pas assister ». Répétez votre présentation avant la réunion d'évaluation trimestrielle des activités. Demandez à vos collègues ou responsables d’analyser vos diapositives et votre manière de les présenter et de vous faire des commentaires. Nancy Duarte recommande de préparer une version plus courte de votre présentation en cas de problème vous obligeant à raccourcir votre intervention, comme une interruption ou des problèmes techniques. Votre client s'apercevra que vous improvisez et risque de se sentir lésé. « Cela transmet le message que vous n'accordez pas d'importance à vos clients ni au temps qu'ils vous consacrent », ajoute-t-elle. « Plus important encore, le fait de répéter votre présentation vous libère pour être plus présent(e) lors de votre intervention et pour vous investir pleinement avec les personnes se trouvant face à vous », poursuit-elle. Cela crée plus d’opportunités de développer des activités futures, de demander des recommandations et de planifier vos futures réunions avec le client.

La préparation et la réalisation d’une évaluation trimestrielle des activités efficace ne représentent pas nécessairement une tâche insurmontable. Voici quelques-unes des questions clés concernant les réunions d'évaluation trimestrielle des activités.

Chaque client bénéficie-t-il d'une évaluation trimestrielle des activités ?

Les réunions d'évaluation trimestrielle des activités favorisent les relations entre vos clients et vous, renforcent la valeur de vos produits et services, et encouragent des discussions franches sur le retour sur investissement et la possibilité de renouveler les contrats commerciaux. Chaque client auquel vous souhaitez offrir de telles opportunités est un candidat pour des évaluations trimestrielles régulières des activités.

Quelle est la meilleure stratégie pour réussir les réunions d'évaluation trimestrielle des activités ?

Les fournisseurs et vendeurs qui interviennent dans le cadre de contrats de fournisseurs de services gérés utilisent la réunion d'évaluation trimestrielle des activités comme une stratégie pour gérer les attentes et apprendre à s’améliorer, évoquer les objectifs commerciaux du client et les résultats souhaités, ainsi que comprendre les problèmes que les clients tentent de résoudre, afin de soutenir les plans futurs de l'entreprise. Si vous vous préparez et vous entraînez en conséquence, vos réunions d'évaluation trimestrielle des activités créent un avantage concurrentiel qui vous permet de transformer les relations avec les clients en partenariats gagnant-gagnant.

Où puis-je organiser une évaluation trimestrielle des activités avec des clients ?

La probabilité de tenir une réunion d'évaluation trimestrielle des activités avec votre client en présentiel et tous les 90 jours de manière systématique est faible. Les réunions sont annulées, les contacts clés chez les clients évoluent, les cadres ont besoin de flexibilité avec des réunions par visioconférence, etc. Planifiez votre présentation d'évaluation trimestrielle des activités en tenant compte du lieu et soyez flexible quant à l’endroit où vous organisez vos réunions. Invitez vos meilleurs clients à venir sur place dans vos bureaux, et organisez la réunion autour d'un petit-déjeuner et d'un café. Préparez des diapositives et un ordre du jour de réunion en ligne, afin que vous puissiez proposer cette option aux clients très occupés.

Quand dois-je programmer ma première évaluation trimestrielle des activités avec un client ?

La réponse dépend du produit et du service que vous fournissez. Planifiez la première évaluation trimestrielle des activités une fois que le client est intégré et dispose du temps nécessaire pour mettre en œuvre et évaluer vos activités et votre valeur. Coordonnez les détails de cette réunion lorsque vous concluez le marché et signez des accords contractuels pendant que vous avez l’attention du client. Cela montre que vous vous engagez à fournir de la valeur et un retour sur investissement pour le client et que vous le rencontrerez environ tous les 90 jours pour examiner les résultats de cet engagement.

Qui dois-je inviter à participer à une évaluation trimestrielle des activités avec les clients ?

Planifiez vos réunions d'évaluation trimestrielle des activités avec les clients afin d’inclure les décideurs des deux parties, dont des dirigeants et des cadres si possible. Assurez-vous de savoir à l’avance qui participera à chaque réunion d'évaluation trimestrielle des activités et planifiez votre présentation en fonction du public.

Ma présentation d'évaluation trimestrielle des activités doit-elle inclure des images et des graphiques ?

Selon Nancy Duarte, les présentateurs les plus efficaces pensent comme des designers. « Chaque diapositive doit réussir ce que j’appelle le test du coup d'œil : les participants doivent être en mesure de la comprendre en trois secondes », explique Nancy Duarte. « Considérez vos diapositives comme des panneaux publicitaires. Lorsque les gens conduisent, ils ne quittent des yeux leur objectif principal, la route, que brièvement pour traiter les informations des panneaux d’affichage », ajoute-t-elle. Les images et les graphiques améliorent la réponse cognitive de votre public à votre message. Utilisez-les dans votre présentation d'évaluation trimestrielle des activités pour optimiser votre temps et fournir les informations essentielles que votre public mémorisera. Vous pouvez trouver des logiciels gratuits prêts à l’emploi avec des fonctionnalités de glisser-déposer, comme l’outil de réalisation de graphiques Onomics disponible auprès de Priceonomics, pour vous aider à concevoir vos diapositives comme un(e) pro.

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