Vous utilisez Smartsheet pour être plus rapide et accomplir davantage. Pourtant, il est parfois si facile d’être absorbé par son travail quotidien que vous ne prenez pas le temps de chercher à gagner en efficacité. Voici cinq moyens de devenir plus efficace, qui ne prendront pas trop de temps à mettre en place, afin que vous puissiez progresser plus rapidement et accomplir davantage chaque jour.
1. Soutenir votre style de travail personnel
En plus de tous les projets, processus et flux de travail dont vous êtes responsable ou faites partie dans Smartsheet, vous pouvez également utiliser la plateforme pour soutenir votre style de travail personnel et organiser votre journée de travail.
Créez un tableau de bord ou un portail personnalisé comme page d’accueil, ou un centre personnel, pour vous donner un point de départ quotidien avec un accès facile aux feuilles, rapports et informations dont vous avez le plus besoin. Lors de la conception de votre centre personnel, vous pouvez :
Intégrer des feuilles de projet ou des rapports clés auxquels vous devez accéder souvent, dont votre liste de tâches
Créer un diagramme de suivi de vos indicateurs clés de performance (KPI) personnels
Ajouter des raccourcis vers les liens fréquemment consultés
Intégrer les formulaires que vous utilisez fréquemment pour y accéder facilement
Inclure des images inspirantes de vos réalisations pour dynamiser votre journée
Une fois que vous aurez terminé la conception de votre centre personnalisé, vous pourrez commencer votre journée en visualisant ce que vous devez accomplir, plutôt que de laisser le chaos des e-mails vous diriger.
2. S’adapter rapidement au changement
Le travail évolue rapidement et les circonstances peuvent changer en un instant. Pour accroître votre agilité et vous adapter rapidement au changement, vous devez disposer des informations les plus récentes sur la situation actuelle, afin de pouvoir déterminer votre orientation.
Pour conserver une longueur d’avance sur l’évolution rapide du travail, envoyez des demandes d’actualisation automatisées aux propriétaires de tâches plusieurs jours avant l’échéance, en leur demandant de confirmer le statut de leur tâche. Cela vous permet non seulement de gagner le temps passé en réunions de suivi, mais aussi de voir d’un coup d’œil quelles tâches présente des risques et celles qui sont sur la bonne voie, et ainsi de pouvoir vous adapter en conséquence.
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3. Voir votre travail autrement
Une autre manière de travailler plus efficacement consiste à utiliser différents affichages pour voir votre travail sous différents angles. Smartsheet est la seule plateforme qui vous permet d’accéder à plusieurs affichages du même travail. Avec l’affichage approprié, un seul coup d’œil peut suffire à vous donner toutes les informations dont vous avez besoin pour être plus efficace dans votre travail.
Mode Grille, l’affichage standard lorsque vous créez vos feuilles, affiche vos données sous forme d’une feuille de calcul. Le mode Grille est un excellent point de départ pour configurer les informations du projet et les exigences des tâches. Toutefois, en explorant les trois autres modes d’affichage de Smartsheet, vous pouvez visualiser vos données autrement, visualiser rapidement les calendriers et organiser les tâches en groupes exploitables :
Mode Carte : Avec un moyen visuel de hiérarchiser, communiquer et collaborer sur le travail, le mode Carte vous permet, ainsi qu’à vos collaborateurs, d’organiser les tâches, les éléments de travail ou les idées en groupes exploitables. Le transfert d’un élément d’un groupe à un autre, de « À faire » à « Terminé » ou d’un utilisateur à un autre, peut être accompli en faisant glisser une carte d’un couloir à l’autre. Le mode Carte permet également de rendre les informations et les données plus accessibles. Vous disposez ainsi en permanence d’une vue d’ensemble, vous pouvez vous assurer que vos projets sont sur la bonne voie et identifier les lacunes potentielles de votre plan.
Mode Gantt : Avec une chronologie visuelle de votre travail, le mode Gantt fournit une représentation visuelle de votre planning et de la relation entre les tâches. Elle vous permet de voir une image de la durée d’un projet, ainsi que la date de début et de fin des événements de votre projet. Remarque : pour configurer ce mode, votre feuille doit contenir une date de début et une date de fin.
Mode Agenda : Avec un affichage interactif et facilement personnalisable de votre travail sur un agenda, le mode Agenda vous permet de visualiser rapidement et facilement les dates, telles que les échéances de livraison ou les étapes clés, pour que vous puissiez rester sur la bonne voie et faire progresser le travail.
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4. Optimiser les conversations
Si vous et votre équipe utilisez des applications de collaboration d’entreprise telles que Slack ou Microsoft Teams pour discuter d’un projet, puis passez à Smartsheet pour faire avancer le travail, il existe peut-être un moyen de travailler plus efficacement, sans avoir à changer d’application.
Smartsheet s’intègre à de nombreuses applications de collaboration d’entreprise, notamment Google Hangouts Chat, Slack, Quip et Microsoft Teams. En mettant en place ces intégrations, vous pourrez communiquer plus efficacement avec votre équipe.
Envoyez des messages directs : Recevez tous vos rappels et mentions @ par le biais du robot Smartsheet, de sorte que vous puissiez rester dans votre application de messagerie instantanée préférée et rester dans la boucle. Effectuez ensuite des actions concernant le travail lorsque cela est nécessaire. Les messages directs peuvent actuellement être envoyés via Slack et Google Hangouts Chat.
Mettez à jour un canal : Envoyez des actualisations à un groupe de personnes dans un canal spécifique, où vous tenez une conversation ciblée sur un sujet précis avec notre intégration Slack.
Envoyez des messages à partir de Smartsheet : Nos intégrations avec Google Hangouts vous permettent de voir facilement si des collègues sont en ligne pour discuter directement dans Smartsheet. Les conversations sont automatiquement ajoutées à votre feuille, de sorte que vous pouvez également les suivre directement dans Smartsheet.
5. Résoudre les nouveaux problèmes de l’entreprise
En ce moment, vous utilisez peut-être Smartsheet pour un projet ou un processus spécifique. Peut-être travaillez-vous simplement sur les tâches qui vous ont été attribuées sur une feuille d’équipe. L’un des grands avantages de la plateforme Smartsheet réside dans sa possibilité d’être utilisée par toutes les équipes de votre organisation. Sa conception flexible vous permet de l’utiliser de différentes manières pour divers travaux.
En explorant d’autres voies d’utilisation de Smartsheet dans votre travail quotidien, vous pouvez augmenter votre efficacité et trouver des opportunités supplémentaires de partager, collaborer et vous relier aux autres équipes de votre organisation.
Pour découvrir d’autres possibilités, consultez notre Galerie de modèles, pleine de modèles et de jeux de modèles conçus pour vous aider à vous tenir informé et à vous mettre rapidement au travail. Qu’il s’agisse de gestion de donateurs, de plannings de maintenance de machines ou d’agenda de recrutement de personnel, une recherche rapide dans notre galerie de modèles peut vous aider à être plus efficace dans la plupart des tâches que vous entreprenez chaque jour.
Pour en savoir plus sur les différentes façons dont les autres personnes utilisent Smartsheet, lisez les témoignages de nos autres clients et découvrez comment ces derniers utilisent Smartsheet pour accomplir davantage pour leurs organisations.
Prenez un moment aujourd’hui pour devenir plus efficace.
Travailler plus efficacement ne doit pas nécessairement prendre beaucoup de temps. Avec seulement quelques changements dans votre routine quotidienne, ou la découverte d’un nouveau jeu de modèles, vous pouvez facilement concevoir des solutions qui vous permettent de travailler de la manière qui vous convient le mieux, d’augmenter votre agilité et d’accomplir davantage.
Souhaitez-vous en savoir plus sur l’utilisation de Smartsheet ? Consultez notre Centre d’apprentissage.
