Article
Pas de contretemps, seulement des avancées : comment la bonne plateforme peut soutenir les processus
Comment la bonne plateforme peut soutenir les processus
Vous venez d’avoir une idée géniale qui va contribuer à un changement organisationnel. Un nouveau processus qui remplace les anciennes méthodes sur papier. Un formulaire court qui permet à votre équipe de gagner 15 minutes dans sa journée. Une solution pour réduire le stress lié à la gestion de la créativité. Comment trouver la bonne plateforme pour la prendre en charge ?
Avant de pouvoir mettre en œuvre votre idée révolutionnaire sur le lieu de travail, vous vous heurterez probablement à quelques obstacles. L’intégration de nouvelles plateformes dans les systèmes existants peut s’avérer complexe, et le défi est encore plus grand si l’on tient compte des technologies existantes. En outre, des entreprises entières peuvent se montrer réticentes au changement, et il est difficile de trouver le temps d’aider votre équipe à apprendre de nouveaux processus.
Mais il existe un moyen de surmonter ces obstacles.
Dans cet article, nous vous prodiguerons des conseils et des astuces pour trouver une nouvelle plateforme qui optimise les processus de votre équipe, ainsi que des exemples concrets illustrant comment des entreprises se sont associées à Smartsheet pour transformer leurs idées en réalité.
Comment choisir votre plateforme de gestion du travail
1. Reconnaître les problèmes
Avant de vous intéresser à une nouvelle plateforme, vous devez bien comprendre votre positionnement actuel. Le meilleur point de départ est d’explorer les domaines dans lesquels vous êtes gagnant, et ceux dans lesquels vous ne l’êtes pas.
Posez-vous les questions suivantes :
- Qu’est-ce qui fonctionne actuellement ? Qu’est-ce qui ne fonctionne pas ?
- Quels sont les processus que vous devez complètement modifier, ajuster ou conserver ?
- Quel est le domaine d’amélioration le plus urgent ?
L’organisation espagnole Galenicum, spécialisée dans les sciences de la vie, a doublé de taille en trois ans, ce qui a rendu ses processus de collaboration manuels obsolètes. Elle avait besoin d’un moyen de coordonner les données de différents services dans différents pays, avec un système basé sur le cloud pour fournir une source de référence unique. Grâce à un nouveau système qui renforce la communication et les contrôles, Galenicum a économisé « au moins 300 heures de travail par an ».
2. Identifier vos besoins
Pour trouver une solution qui fonctionne, vous devez réfléchir aux besoins spécifiques de votre équipe, en tenant compte de toute infrastructure existante, des processus de conformité et des capacités des utilisateurs.
Par exemple, vous pouvez avoir besoin d’une solution basée sur le cloud qui donne aux utilisateurs internationaux un accès aux données sans compromettre la sécurité. Ou encore, un outil qui synchronise automatiquement les données au sein d’une source de vérité unique et actualisée. La personnalisation est parfois plus importante, avec la possibilité d’adapter la vue et la complexité selon chaque utilisateur, ce qui vous permet de partager les mêmes informations avec les clients, les parties prenantes et les membres de l’équipe.
Quels que soient ces besoins, choisissez un programme qui y répond directement avec un ensemble de fonctionnalités faciles à utiliser par tous les collaborateurs de l’entreprise.
Posez-vous les questions suivantes :
- Cette plateforme aide-t-elle les équipes comme la mienne à relever leurs défis ?
- Les parties prenantes et les dirigeants seront-ils ouverts à son implantation ?
- Sera-t-elle facile à intégrer aux autres systèmes que nous avons en place ?
L’entreprise suédoise Pricer, spécialisée dans la technologie de vente au détail, a collaboré avec les partenaires AMX pour créer une plateforme de gestion de projet propriétaire répondant à ses besoins, en intégrant Smartsheet, Salesforce et Microsoft Teams. Elle avait besoin d’assurer la sécurité des données, en accordant aux utilisateurs différents privilèges d’accès, en fonction de leurs rôles, tout en gardant l’outil simple et approprié pour chaque service, donnant aux équipes un « terrain d’entente » pour collaborer.
3. Trouver la bonne plateforme
Vous avez défini vos besoins et trouvé plusieurs solutions appropriées. Il vous reste maintenant à trouver la solution qui convient le mieux à votre équipe. Si vous suggérez une nouvelle solution logicielle, c’est à vous d’explorer les démonstrations et les tutoriels pour comprendre le fonctionnement des plateformes, notamment l’aspect de l’interface et certaines des principales fonctionnalités disponibles.
Posez-vous les questions suivantes :
- Quels sont les risques de l’adoption de cette solution ?
- Quels sont ses coûts et ses avantages ?
- L’équipe de vente de la plateforme vous accompagne-t-elle dans votre démarche ?
4. Exploiter la solution que vous avez choisie
Une fois que vous aurez accès à votre nouvelle plateforme, vous devrez intégrer votre équipe, en veillant à ce que chaque partie prenante sache comment l’utiliser. Il est utile de recueillir les commentaires de votre équipe afin d’identifier les domaines qui doivent encore être améliorés.
Peut-être devrez-vous apporter un petit changement, comme passer de la visualisation du travail en mode Grille à un mode Diagramme de Gantt. Ou bien vous devrez peut-être voir plus grand, par exemple en créant une application mobile qui facilitera encore plus la collaboration au sein de votre équipe. Dans tous les cas, reconsidérez votre décision une fois qu’elle a été prise pour évaluer si elle peut fonctionner sur le long terme.
Le fabricant allemand HIT Holz a travaillé avec les partenaires AMX pour déployer progressivement Smartsheet dans son organisation. L’entreprise a commencé à utiliser Smartsheet pour prendre en charge ses processus de suivi des achats, en présentant l’outil lors de sessions de formation bihebdomadaires. À mesure que la sensibilisation à cet outil s’est développée, les cas d’utilisation ont « explosé » dans l’entreprise, les employés demandant davantage de flux de travail, afin de rationaliser différents domaines de leur travail. Des points de contact fréquents et une boucle de rétroaction solide avec les partenaires AMX ont permis aux équipes de HIT Holz d’établir des processus adaptés à leurs besoins.
Optimiser votre processus
La bonne plateforme permet de mettre en place des processus qui optimisent la réussite des entreprises en interne. C’est ainsi que les grandes entreprises restent réactives et que les petites entreprises devancent leurs concurrents.
La plateforme Smartsheet facilite la planification, le recueil, la gestion et la création de rapports sur le travail où que vous soyez, ce qui aide votre équipe à être plus efficace et à accomplir davantage. Faites des rapports sur les métriques clés et obtenez une visibilité en temps réel du travail au fur et à mesure qu’il est effectué, grâce à des rapports détaillés, des tableaux de bord et des flux de travail automatisés conçus pour que votre équipe reste connectée et informée.
Les bonnes idées ne manquent pas. Mais il y a peu de processus capables de les réaliser.
