Lorsqu’une catastrophe frappe, le premier instinct de la plupart des personnes consiste à s’occuper de leur famille. Pour Tellepsen, l’une des principales entreprises de construction de Houston, ses employés font partie de la famille.
Lorsque l’ouragan Harvey a provoqué de grandes inondations dans la région de Houston en août 2017, Tellepsen a utilisé Smartsheet pour connaître la situation de plus de 500 employés répartis dans la vaste agglomération de Houston, et afin de fournir de l’aide et des ressources à ceux qui en avaient besoin.
Photographie fournie par Tellepsen
Les équipes de Tellepsen utilisaient déjà Smartsheet pour gérer le suivi des matériaux, les délais et les livraisons, ainsi que les processus des ressources humaines. Grâce à ses fonctionnalités de collaboration et à sa flexibilité, cet outil est devenu indispensable pour gérer les délais comme pour partager les informations et les étapes des processus entre les équipes.
Mais les équipes ne s’attendaient pas à ce que Smartsheet procure également une aide inestimable pour assister leurs collègues et les localiser lors d’une catastrophe naturelle dévastatrice.
Envoi de secours après un ouragan
L’ouragan Harvey a provoqué des trombes d’eau sans précédent dans la région de Houston. Plus de 48 000 maisons ont été inondées, plus de 1 000 ont été totalement détruites et plus de 17 000 ont subi de graves dégâts. Maryanne Henn, Directrice des ressources humaines, se trouvait dans un quartier qui n’était pas gravement touché, mais elle s’est aperçue que nombre de ses collègues avaient des problèmes en regardant les informations. Elle devait trouver un moyen de les aider.
Photographie fournie par Tellepsen
« Nous sommes une entreprise familiale, et tout le monde fait partie de la famille », explique-t-elle. « Si quelqu’un est à l’hôpital, tout le monde le sait chez Tellepsen. Nous lui envoyons des fleurs et de la nourriture. Nous lui rendons visite. Cela fait partie de notre culture. Quand les inondations ont frappé, la première pensée de tous a été : “Oh, mon Dieu, où est la famille de Tellepsen ? Où sont-ils tous ?”
Marianne Henn s’est rendu compte qu’il serait beaucoup trop lent d’essayer de téléphoner aux membres de l’équipe. Elle a préféré passer une dizaine de minutes à créer un formulaire Smartsheet, avec des champs déroulants que les employés pourraient sélectionner, ceci afin de définir différentes situations, comme « En sécurité », « Dans un abri » ou « Secours nécessaire » en raison de l’inondation imminente. Les dirigeants de l’entreprise et elle-même ont envoyé un lien à l’image de la marque vers le formulaire par SMS, e-mail, Facebook et Twitter.
Il était facile de l’identifier comme un message de Tellepsen au premier coup d’œil. Aspect plus important, le formulaire était facile à remplir, même sur des appareils mobiles, et Marianne Henn savait que ce serait l’une des rares choses que les employés conserveraient en se rendant en lieu sûr.
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Les réponses reçues de la part des employés ont instantanément rempli une feuille que Marianne Henn et son équipe ont utilisée pour vérifier qui était en sécurité et qui avait besoin d’aide. Elle pouvait l’actualiser rapidement et la trier afin d’identifier les personnes dont elle devait s’occuper immédiatement.
« La possibilité de colorer une cellule lorsqu’elle remplit certaines conditions est une fonctionnalité géniale de Smartsheet. Au plus fort de la crise, la ligne devenait rouge si quelqu’un choisissait « Dans un abri » à partir du menu déroulant. Si quelqu’un choisissait « Entrées d’eau », elle devenait jaune. Je n’avais pas besoin de passer 200 noms en revue. Je voyais que quelqu’un apparaissait en rouge et je savais qu’il fallait que j’appelle. »
Maryanne Henn
Directrice des ressources humaines
Tellepsen
Les employés de Tellepsen ont réagi rapidement. Pendant que Marianne Henn actualisait la feuille avec anxiété, toutes les quelques minutes, les réponses commencèrent à affluer. Elle pouvait voir qui avait les besoins les plus urgents, puis s’adresser à un nombre croissant de bénévoles qui offraient des secours, des endroits où loger, des vêtements pour enfants, des couches ou autres fournitures pour bébés, etc.
Photographie fournie par Tellepsen
« Nous avons utilisé Smartsheet pour déployer les volontaires », déclare-t-elle. « Au tout début, lorsque le niveau de l’eau a baissé, nous savions dans quelles maisons il fallait déployer les équipes de construction pour les aider à retirer les plaques de plâtre, car la moisissure se propage si vite qu’il faut être sur place immédiatement. D’autres personnes de la communauté ont dû attendre des semaines avant qu’un expert en assurances ne vienne, alors que nous étions sur place dès le lendemain. »
Dans les jours et les semaines qui ont suivi, Marianne Henn et l’équipe de bénévoles ont organisé les équipes de démolition et de réparation, apporté des fournitures pour bébés, des vêtements et des cartes-cadeaux à leurs collègues qui se trouvaient dans des abris dans toute la ville. Ils ont organisé des collectes afin d’aider les membres de leur famille professionnelle à reconstruire leur vie.
« Si j’avais travaillé dans une autre entreprise, je ne sais vraiment pas qui j’aurais appelé à l’aide », déclare Marianne Henn. « Ce qui est formidable chez Tellepsen, c’est qu’on a fini par les appeler : "Dis, je sais que tu as des ennuis. Où es-tu ? On vient te chercher." »
Partager des solutions au-delà de l’entreprise
Captures d’écran mobile fournis par Tellepsen
Au lendemain de l’ouragan, Marianne Henn a présenté Smartsheet à des collaborateurs d’autres entreprises locales qui avaient vu les messages de Tellepsen sur Facebook avec le lien d’enregistrement des employés pour les recenser. D’autres employeurs importants de Houston voulaient savoir comment ils pouvaient se préparer à de futures urgences et aider leurs propres équipes aussi rapidement que Tellepsen dans le cas de l’ouragan Harvey.
« Beaucoup d’entreprises disaient : "Pourquoi n’avons-nous pas eu l’idée plus tôt ?" Ce n’était pas notre cas, nous donnons juste l’impression que ce l’était », explique Marianne Henn. « J’ai pensé : comment vais-je joindre tous ces gens ? C’est là que j’ai eu le déclic : grâce à Smartsheet. L’on pourrait croire que nous n’attendions que de faire le point avec nos collaborateurs, mais c’était juste de la présence d’esprit, et, pour être honnête, je ne sais pas si nous aurions réussi sans Smartsheet. »
Une directrice du développement professionnel chez Tellepsen utilise également Smartsheet pour évaluer et préparer ses ambitieux chefs de projets de construction en vue de promotions. Cliquez ici pour en savoir plus.
