Comment l'informatique peut rendre une entreprise plus efficace avec moins d'outils

Note de l'éditeur : La gestion d'une pile technologique composée d'outils disparates est l'un des plus grands défis auxquels les responsables informatiques sont confrontés aujourd'hui. La consolidation ne consiste pas seulement à simplifier le chaos, mais aussi à permettre aux équipes de réussir tout en évitant aux équipes informatiques d'être débordées. Dans cet article, Brian Klapac, DSI de Smartsheet, analyse les processus de réflexion des responsables informatiques lors du choix des fournisseurs, depuis l'évaluation des possibilités de consolidation jusqu'à la garantie que les solutions permettent aux utilisateurs d'agir, renforcent la sécurité et s'alignent sur les objectifs à long terme de l'entreprise.

Avec plus de vingt ans de leadership informatique dans des entreprises du Fortune 500 et des organisations à forte croissance, j'ai vu notre rôle évoluer de gardiens de systèmes à architectes de l'innovation. Les modèles hybrides, la collaboration asynchrone et les équipes interfonctionnelles sont désormais la norme, mais ils ont engendré de nouveaux défis. Selon une étude récente de S&P Global, près de la moitié des salariés déclarent avoir du mal à travailler de manière transversale et 72 % d'entre eux sont confrontés à des problèmes de collaboration.

Le défi : des outils disparates

L'un des principaux facteurs à l'origine de ces problèmes est l'étalement des demandes. Lorsque chaque équipe choisit sa propre application pour résoudre un problème, la pile technologique peut rapidement devenir incontrôlable. Les données restent bloquées dans des silos, la collaboration devient désordonnée et inefficace, et la prise de décision ralentit au moment même où la rapidité est essentielle. Chaque nouvelle application s'accompagne de coûts cachés et peut déconcerter les utilisateurs en leur indiquant où trouver les informations et où effectuer le travail - plus de travail administratif, des risques de sécurité plus élevés, le casse-tête constant d'essayer de tout faire coïncider. Les risques augmentent tout aussi rapidement : points d'accès non sécurisés, informatique fantôme passant entre les mailles du filet et absence de gouvernance claire pour maintenir l'ensemble.

Pour relever ces défis, les responsables des technologies de l'information et de la sécurité doivent être attentifs à chaque nouvel investissement technologique. Il ne s'agit pas seulement de trouver un outil qui fonctionne, mais d'en choisir un qui s'aligne sur les objectifs à long terme, qui apporte une réelle valeur ajoutée et qui s'intègre harmonieusement aux systèmes existants. La bonne solution doit permettre aux équipes de résoudre les problèmes de manière autonome, alléger la charge de travail du service informatique et fournir des informations en temps réel permettant de prendre des décisions plus avisées. Elle doit également simplifier la pile technologique en consolidant les cas d'utilisation, en réduisant les redondances et en offrant une sécurité et une gouvernance solides.

Une approche réfléchie des investissements technologiques

Après des années passées dans l'informatique, j'ai remarqué que le choix des fournisseurs se fait souvent selon deux scénarios : soit une équipe commerciale trouve quelque chose dont elle a besoin et l'achète, soit l'informatique et une ou plusieurs équipes travaillent ensemble pour choisir une solution.

La plupart du temps, les responsables informatiques posent des questions clés : Cette solution permet-elle de réaliser de réelles économies ? Peut-elle présenter des risques pour la sécurité ? Est-il essentiel pour les opérations de base et le soutien sera-t-il suffisant pour le faire fonctionner ? Le vendeur sera-t-il un bon partenaire, innovant et à long terme ?  Et, surtout, s'aligne-t-elle sur la stratégie technologique plus large de l'entreprise, aujourd'hui et à l'avenir ?

Comprendre ce processus de réflexion permet d'expliquer comment les responsables informatiques prennent des décisions et de souligner comment des plateformes comme Smartsheet peuvent jouer un rôle dans le soutien de leur travail.

Les arguments en faveur de la consolidation

La consolidation est un élément important à prendre en compte au cours de ce processus. La gestion de plusieurs plateformes qui font essentiellement la même chose crée des maux de tête, qu'il s'agisse des besoins supplémentaires en matière de sécurité, de la formation des utilisateurs ou du travail d'administration. La consolidation est un moyen de rationaliser les opérations et de réduire les coûts, mais elle est rarement simple. Les équipes informatiques doivent déterminer si les plateformes existantes peuvent être migrées, si les utilisateurs peuvent s'adapter facilement et si les économies potentielles en valent la peine.

Lorsqu'ils évaluent les possibilités de consolidation, les responsables informatiques se posent inévitablement la question suivante : existe-t-il une plateforme "miracle" qui pourrait remplacer plusieurs outils tout en permettant aux équipes de faire preuve d'une plus grande créativité, d'une plus grande innovation et d'une plus grande productivité ? Ils se demandent également si l'entreprise est prête à adopter une nouvelle solution - perçoit-elle les avantages du changement et est-elle prête à s'engager pour que la transition soit réussie ?

En fin de compte, les responsables informatiques réfléchissent à la situation à long terme : Comment le succès sera-t-il mesuré et que faudra-t-il faire pour développer et soutenir la plateforme au fil du temps ? Bien entendu, les utilisateurs préfèrent souvent les plateformes qui leur sont déjà familières, ce qui les rend réticents au changement. Pour y remédier, les responsables informatiques doivent présenter des raisons convaincantes pour justifier la transition, telles qu'une sécurité renforcée, une meilleure collaboration ou des incitations financières comme la prise en charge des coûts ou de l'administration par l'informatique. En fin de compte, le succès dépend de la capacité à parler en termes de valeur commerciale et à concrétiser cette valeur pour l'organisation.  Mesurer le succès ne signifie pas qu'il faille suivre chaque détail. La mise en évidence de quelques exemples marquants dans chaque département peut être beaucoup plus efficace pour montrer la valeur d'une plateforme. En fin de compte, le meilleur indicateur de réussite est l'engagement : si les utilisateurs adoptent la plateforme et s'y fient régulièrement, il est clair que l'outil fait son travail.

Pourquoi la gestion du travail collaboratif est-elle la solution ?

Pour les organisations qui se noient dans des outils déconnectés et des flux de travail fragmentés, Smartsheet offre une solution simple et puissante - une plate-forme unique où les équipes peuvent planifier, collaborer et automatiser leur travail. Les équipes informatiques peuvent connecter la plate-forme aux systèmes de gestion de la relation client, aux suites de productivité et aux plates-formes de veille stratégique grâce à plus de 150 intégrations prédéfinies, ce qui permet de supprimer les silos et de créer un espace de travail unifié.

Les employés non techniques peuvent également bénéficier des outils "no-code" et "low-code" proposés par Smartsheet, qui leur permettent d'automatiser leur travail ou d'élaborer des solutions sur mesure de manière indépendante. Pendant ce temps, les services informatiques conservent une gouvernance centralisée qui leur permet de superviser toutes les activités connexes. Les administrateurs peuvent facilement gérer les utilisateurs, les politiques et la sécurité au niveau de l'entreprise, garantissant ainsi la conformité et réduisant les risques.

Une histoire à succès : Iron Mountain

Iron Mountain, l'une des principales sociétés de services de gestion de l'information, a montré ce que le pouvoir de la consolidation peut faire. Sa pile technologique fragmentée, avec six outils déconnectés pour la gestion de projet, était source d'inefficacité et de rapports incohérents. En consolidant tout dans Smartsheet, l'entreprise a économisé plus de 18 millions de dollars par an et a responsabilisé les équipes grâce à des flux de travail transparents et à des informations en temps réel.

En fin de compte, les plateformes comme Smartsheet réussissent parce qu'elles rapprochent les utilisateurs des TI et des entreprises. L'informatique obtient la gouvernance et la visibilité dont elle a besoin, tandis que les équipes ont la liberté d'innover et d'exécuter leur meilleur travail. Il ne s'agit pas seulement de simplifier les tâches, mais de créer un travail qui compte vraiment. Et si Smartsheet peut rendre le voyage un peu moins pénible ? C'est encore mieux.