Iron Mountain compte sur la solution de gestion moderne de portefeuille et de projet de Smartsheet pour centraliser les projets informatiques, prendre de meilleures décisions et économiser plus de 4 millions de dollars chaque année

Iron Mountain fournit des services de gestion des enregistrements, de stockage et de données à des clients du monde entier depuis 1951. L’entreprise sert plus de 220 000 clients dans 58 pays, stockant des enregistrements de données dans plus de 1 000 entrepôts à travers le monde.

Iron Mountain utilise la solution de gestion moderne de portefeuille et de projet (PPM) de Smartsheet pour gérer tous les projets informatiques, automatiser les processus d’achat et fournir des informations précises, opportunes et exploitables sur les portefeuilles à l’équipe dirigeante via des tableaux de bord permettant de visualiser le statut de chaque projet.

« Nous utilisons Smartsheet au quotidien pour soutenir nos objectifs stratégiques à travers chaque projet, programme et portefeuille », explique Brian Richardson, responsable des outils et des ressources du PMO chez Iron Mountain. « Smartsheet nous aide à fournir différents types de métriques à l’équipe dirigeante afin d’optimiser la gouvernance et la prise de décision. »

Avant de commencer à utiliser Smartsheet, l’équipe informatique d’Iron Mountain ne disposait d’aucune solution PPM centralisée, comptant sur six outils différents pour gérer les projets et communiquer en interne et avec les clients. « Nous utilisions différents outils en termes de gestion des ressources, de données et de tableaux de bord », se souvient Brian Richardson. « Les informations liées aux projets étaient très dispersées et il était extrêmement difficile de rassembler les données dans une vue d’ensemble. » Sans outil PPM, l’entreprise éprouvait des difficultés à donner une visibilité des projets à l’équipe dirigeante. « Nos capacités de production de rapports étaient tout sauf cohérentes, ce qui signifie que nos équipes dirigeantes n’étaient pas toujours au courant de l’avancement des projets informatiques », raconte Brian Richardson.

Adoption du PPM moderne de Smartsheet pour centraliser la gestion de projets et automatiser les flux de travail

Iron Mountain a adopté le PPM moderne de Smartsheet pour automatiser les flux de travail des projets et fournir une gestion centralisée de l’ensemble des projets informatiques.

« Smartsheet a facilité la mise en place de solutions de gestion de projets qui simplifient la vie de nos employés », confie Brian Richardson. « Nous n’avons même pas eu besoin d’investir dans des ressources techniques dédiées pour soutenir et créer des solutions PPM. »

L’équipe informatique utilise le PPM moderne de Smartsheet pour gérer les projets et les coordonner avec les initiatives stratégiques de l’entreprise (réduction des coûts, chiffre d’affaires, expérience client, etc.). Chaque initiative regroupe plusieurs projets avec des étapes et des calendriers détaillés, que Smartsheet collecte, filtre par catégories et fait apparaître dans les rapports et les tableaux de bord. En parallèle, Iron Mountain utilise Smartsheet Control Center pour ajouter les informations de planification, le statut actualisé et les risques/problèmes aux modèles de projet. « Smartsheet Control Center représente le cœur de notre solution PPM », avoue Brian Richardson. « Nous l’utilisons pour synthétiser toutes les données des projets dans différents rapports et tableaux de bord. » L’équipe informatique consolide également tous les tableaux de bord des projets dans Smartsheet WorkApps, permettant de centraliser l’ensemble des données au niveau du portefeuille, y compris les catégories stratégiques et les jalons critiques. Les chefs d’équipe d’Iron Mountain utilisent également la Calendar App de Smartsheet, qui connecte les données et les formulaires Smartsheet pour afficher les événements prévus. De plus, l’équipe informatique d’Iron Mountain tire parti de Bridge by Smartsheet, qui s’intègre aux outils d’achat de l’entreprise, aux outils de gestion agile et au logiciel d’assistance et de gestion des tickets ServiceNow. 

Iron Mountain compte également sur l’automatisation des flux de travail dans Smartsheet pour mettre à jour les approbations de projets et informer automatiquement les propriétaires de projets des jalons importants. L’équipe informatique d’Iron Mountain utilise également des alertes automatisées avec Smartsheet Dynamic View pour partager des données de projets modifiables, et l’entreprise intègre le PPM moderne de Smartsheet au logiciel de suivi des projets de l’organisation (JIRA).

Iron Mountain tire également parti de Smartsheet pour rationaliser les processus d’achat et de mise en œuvre auprès des clients. Par exemple, chaque nouvelle demande d’achat est saisie et approuvée dans Smartsheet, et les nouvelles mises en œuvre sont gérées dans le logiciel. Les clients reçoivent des informations actualisées sur le statut de leur projet de mise en œuvre via des tableaux de bord. L’équipe locale d’Iron Mountain peut désormais prendre en charge les mises à jour hors ligne des informations essentielles concernant la sécurité et la conformité des entrepôts à l’aide des formulaires Smartsheet hors ligne via l’application mobile.

L’entreprise a également étendu son utilisation de Smartsheet au-delà du PPM, utilisant l’outil pour gérer les audits de sécurité, la validation, la planification stratégique, les feuilles de temps et la gestion des actifs et des ressources. De plus, Iron Mountain a opté pour une rationalisation des applications et a éliminé le besoin d’utiliser plusieurs applications en recréant leurs fonctionnalités directement dans Smartsheet.

Optimisation de la visibilité des projets et de la prise de décision 

L’utilisation du PPM moderne de Smartsheet pour regrouper au sein d’une plateforme unique des informations disparates sur les projets permet à Iron Mountain d’offrir à ses équipes de direction une meilleure visibilité du statut de l’ensemble des projets informatiques. « Le PPM moderne de Smartsheet centralise toutes les informations liées à nos projets. Nous sommes ainsi en mesure de présenter des tableaux de bord Smartsheet à l’équipe dirigeante afin de lui offrir une vue d’ensemble des projets, tout en associant directement ces projets à nos objectifs stratégiques », explique Brian Richardson. 

« Nous pouvons montrer les projets dont le statut est vert et qui se déroulent comme prévu sans dépassement budgétaire, ainsi que les projets signalés en rouge et qui nécessitent davantage d’attention. Désormais, lorsque l’équipe de direction prend des décisions en matière de planification, elle sait ce qu’elle doit faire et comment nous pouvons améliorer nos temps de réponse pour optimiser le service client. »

Des économies annuelles de 200 heures et 8 000 $ par utilisateur 

Grâce à l’automatisation offerte par le PPM moderne de Smartsheet, Iron Mountain a pu s’affranchir des processus manuels d’actualisation et de gestion de projets, réduisant considérablement le temps consacré aux tâches administratives.

Sensibilisation accrue aux processus métier et aux jalons des projets 

Iron Mountain tire parti des flux de travail automatisés dans Smartsheet pour fournir une meilleure connaissance des processus aux principaux propriétaires de projets à travers l’entreprise. « L’automatisation est la clé de notre solution PPM, car les chefs de projets reçoivent automatiquement des notifications et des alertes d’approbation », indique Brian Richardson. 

« Plusieurs groupes, dont les responsables informatiques et le service financier, sont impliqués dans nos processus d’achat, par exemple. Ils doivent tous suivre des étapes tout au long du processus d’approbation, et nous utilisons des flux de travail automatisés pour les informer de chaque étape et les renseigner sur l’avancement de chaque projet. »

Depuis qu’Iron Mountain a adopté Smartsheet il y a plusieurs années, l’organisation a créé près de 50 solutions internes pour simplifier la gestion de projets. « Nous avons très rapidement constaté la plus-value apportée par cet outil », conclut Brian Richardson. « Le chemin a été long et pavé de nombreux outils de gestion de projets, mais nous avons enfin trouvé la solution adaptée à notre entreprise. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.