Comment les tableaux de bord peuvent donner vie à des données dynamiques dans vos présentations

Si vous avez déjà utilisé des tableaux de bord dans Smartsheet, vous savez qu'ils sont particulièrement utiles pour tenir informées la direction et vos équipes grâce à des données en temps réel, et leur fournir les informations dont ils ont besoin pour s’adapter rapidement aux éventuels changements. Mais sont-ils tout aussi efficaces pour communiquer et partager des informations dans le cadre d’une présentation en réunion ?

Depuis sa création il y a plus de 30 ans, Microsoft PowerPoint s’est imposé en tant que logiciel de présentation incontournable, suivi de près par Google Slides et Keynote d’Apple. Nous apprécions ces programmes pour leur simplicité d’utilisation, qui permet même aux utilisateurs et utilisatrices les plus novices de réaliser rapidement une présentation, agrémentée de graphiques et autres éléments visuels. Si vous partagez des informations statiques, telles qu’un plan ou un document qui ne devrait pas être appelé à changer, un logiciel de présentation comme PowerPoint convient parfaitement.

Mais si vous devez régulièrement présenter des informations qui évoluent constamment et rendre compte de métriques qui sont actualisées chaque semaine ou chaque mois, vous avez sans doute conscience du défi que représente la mise à jour d’une présentation, surtout lorsque les données que vous utilisez proviennent de plusieurs sources. Vous pouvez rencontrer des problèmes de contrôle de version ou de formatage de chiffres ou de contenu, sans compter que les données peuvent être difficiles à décortiquer pour vos équipes. Les informations peuvent rapidement devenir obsolètes, et les données saisies dans une présentation perdent souvent de leur pertinence dès leur intégration.

Compte tenu de ces défis, que devez-vous faire lorsque vous devez présenter ces actualisations et ces informations aux cadres dirigeants, ou même à votre équipe ?

Utiliser les tableaux de bord Smartsheet pour bénéficier de données en temps réel

Si vous devez organiser des réunions hebdomadaires avec la direction sur la santé des activités ou l’avancement des projets, ou présenter des données aux équipes de direction ou à d’autres groupes au sein de votre organisation, des informations précises et en temps réel sont essentielles pour les maintenir à la page et leur permettre de réagir rapidement à des situations évolutives et changeantes. C’est là que les tableaux de bord Smartsheet entrent en scène.

La principale difficulté réside dans la préparation initiale : vous devez concevoir le tableau de bord de façon à transmettre les informations nécessaires, trouver comment faire apparaître et visualiser vos données, créer des graphiques et organiser le tout de manière non seulement claire et concise, mais également visuellement attrayante. En revanche, une fois cette préparation terminée, votre tableau de bord peut servir de référence pour tenir l’ensemble de l’organisation informée moyennant un minimum d’interventions de votre part, surtout si vous présentez des données qui se trouvent déjà dans Smartsheet.

Adopter une approche hybride pour gérer une source de référence unique

Si vous disposez de différents supports (présentations PowerPoint de vos plans annuels, notes de réunion, documents de politique et de procédure, etc.) et que vous devez partager des informations et des données en temps réel (chiffres de vente, performance des actions, etc.), vous pouvez envisager d’utiliser à la fois une présentation et un tableau de bord lors des réunions.

En intégrant votre présentation dans votre tableau de bord, vous créez une expérience fluide pour les parties prenantes en regroupant toutes les informations dont elles ont besoin en un emplacement unique. Chargez votre tableau de bord, utilisez-le pour accéder à votre support PowerPoint ou Keynote et faites votre présentation, puis retournez sur le tableau de bord pour montrer les données et chiffres les plus récents.

L’adoption d’une approche hybride et le maintien d’une source de référence unique peuvent s’avérer particulièrement utiles pour les équipes en télétravail, soit de nombreux employés dans le contexte actuel de la pandémie de COVID-19. Chacun peut ainsi rester informé et obtenir les actualisations métier dont il a besoin pour accomplir ses tâches.

Comment faire son choix

Lorsque vous hésitez entre les tableaux de bord Smartsheet et un logiciel de présentation, votre décision sera plus facile à prendre si vous vous posez une question importante :

Les données ou informations que je dois présenter changent-elles régulièrement ou fréquemment ?

Si la réponse est oui, vous avez probablement intérêt à opter pour un tableau de bord.

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