Comment savez-vous qu’il est temps d’investir dans un logiciel de gestion de projet ?
Vous devez envisager d’investir dans un logiciel de gestion de projet lorsque vos processus de gestion créent plus de travail qu’ils ne le simplifient. Si vous vous dispersez sur trop d’applications dans votre travail et que vous passez trop de temps dans les réunions, un logiciel de gestion de projet peut vous aider.
Quelques situations vous indiquent qu’il est temps d’acquérir de meilleurs outils, notamment les suivantes :
- Vos équipes passent beaucoup de temps à informer les autres sur le statut de leurs projets via des réunions ou des e-mails.
- Vous ne parvenez pas à tenir les données à jour et à les rendre accessibles sur plusieurs plateformes.
- Votre équipe dépasse les délais en permanence et ne parvient pas à anticiper les obstacles courants.
- Vous passez trop de temps à organiser les données et à générer manuellement des rapports.
De nombreuses petites entreprises se lancent dans la gestion organisée de projets en utilisant des outils qu’elles connaissent déjà. Les outils de feuilles de calcul comme Microsoft Excel sont adaptés pour certaines situations, mais lorsqu’une organisation évolue, il en va de même pour ses processus et exigences. Excel ne peut pas fournir la plupart des outils dont les grandes entreprises ont besoin, telles que les rapports intégrés, les mises à jour en temps réel et l’évolutivité.
Salvador Ordorica, PDG de The Spanish Group, explique les avantages d’un logiciel de gestion de projet dédié sur des systèmes statiques tels qu’Excel : « Tenez compte de tous les processus Excel pour lesquels il existe une solution dédiée. Dans ceux-ci, toutes vos données sont disponibles dans un seul emplacement, et il est très pratique d’avoir toutes les informations de votre projet au même endroit. Toutes vos tâches peuvent être planifiées et marquées comme terminées, et les événements passés et à venir de votre calendrier sont disponibles à titre de référence, tout comme vos données clients, les ressources du projet et les dépenses. Vous pouvez automatiquement envoyer des factures aux clients. Vous pouvez accéder à vos données en un coup d’œil. Le fait de disposer de toutes vos données au même endroit signifie que vous pouvez facilement les partager avec votre équipe en quelques clics. Il n’est pas nécessaire de passer d’un tableur à l’autre pour trouver des données ».
Les logiciels de gestion de projet sont conçus spécifiquement pour ces cas d’utilisation et sont beaucoup plus performants en termes de collaboration, de rapports de statut et de suivi, et de déploiement de petites opérations vers des configuration plus grandes et plus complexes. De nombreuses entreprises indiquent également que les logiciels de gestion de projet sont essentiels dans la transition vers le télétravail et, avec cela, une communication plus asynchrone.
Ce qu’il faut rechercher dans un logiciel de gestion de projet
Recherchez un logiciel de gestion de projet qui comble les lacunes et traite les problèmes selon votre approche actuelle. Le bon outil doit s’intégrer à vos logiciels et processus existants afin de faciliter votre travail et respecter votre budget.
« Je dirige seul quelques entreprises, je travaille avec des clients en tant que consultant, et je forme et parraine les professionnels de la gestion de projet », explique Cornelius Fichtner, Président d’OSP International et podcasteur en lien avec la gestion de projet. « Cela signifie que j’ai eu la chance de travailler avec des logiciels de gestion de projet de manière assez poussée. Les principales fonctionnalités que j’examine généralement, dans l’ordre, sont la planification et la planification des projets, les fonctionnalités de communication et la documentation. Si ces fonctionnalités ne sont pas bien effectuées, votre capacité à organiser des projets et à répartir les tâches parmi les membres de l’équipe sera très limitée.
De plus, gardez en tête les éléments suivants lors de la recherche d’un logiciel de gestion de projet :
- Les besoins de votre équipe : Parmi vos outils logiciels actuels, déterminez quelles fonctionnalités votre équipe utilise le plus. Ne sélectionnez pas un programme en fonction uniquement des fonctionnalités disponibles ; choisissez-en un avec les fonctionnalités que vous utiliserez réellement.
« Nous devions déterminer où nos outils de gestion de projet existants avaient déraillé et compliqué les choses », révèle David Reid, Directeur commercial chez VEM Tooling. « Nous avions besoin d’un outil pour faciliter la gestion, l’attribution et l’estimation des ressources afin d’améliorer notre efficacité, alors nous avons décidé de créer une liste de toutes les fonctionnalités dont l’équipe a besoin. »
- Conception réfléchie : Un logiciel moderne de gestion de projet dispose d’une expérience utilisateur bien étudiée et est intuitif. La plupart fournissent des tutoriels, mais vous devez être en mesure d’accéder facilement aux fonctionnalités les plus basiques en examinant l’outil.
- Assistance produit : Lisez les avis et discutez avec des commerciaux sur le type d’assistance que le service propose. Ils peuvent fournir plus qu’une simple assistance technique, comme la configuration de votre système, l’intégration de vos employés et la formation à l’utilisation du produit.
- Votre budget : La plupart des outils logiciels de gestion de projet fournissent un modèle d’abonnement avec un coût mensuel par utilisateur. La plupart proposent des tarifs différenciés, et beaucoup offrent des essais gratuits pour des niveaux supérieurs spécifiques ou permettent un accès permanent à un niveau de base gratuit. Vous constaterez peut-être que vous n’avez besoin de faire qu’un achat ponctuel pour une solution sur site qui convient à votre organisation.
Tenez compte du coût des adhésions mensuelles et annuelles par rapport au coût du temps que vos employés gagneront en l’utilisant. La plupart des abonnements coûtent moins de 50 $ par personne par mois. Ainsi, si chaque employé peut gagner une ou deux heures à l’aide du produit, le jeu en vaut peut-être la chandelle. Les fonctionnalités supplémentaires coûtent généralement plus cher, mais si votre entreprise n’a pas besoin de ces fonctionnalités, les dépenses supplémentaires ne sont probablement pas nécessaires.
« Comparez le coût de chaque outil », suggère Sam Leonard, fondateur de Gold Tree Consulting. « Examinez toutes les fonctionnalités que le logiciel propose, puis son prix. Après tout, il est préférable d’éviter de payer des fonctionnalités dont votre entreprise n’a même pas besoin. - Économies de temps potentielles : L’automatisation est l’un des outils les plus puissants proposés par des logiciels de gestion de projet. Grâce à l’automatisation, vous pouvez rendre vos flux de travail plus efficaces, rappeler à votre équipe les échéances et réduire le temps passé sur des tâches répétitives.
- Collaboration : De bons outils de gestion de projet facilitent la collaboration grâce à un accès aux fichiers partagés, tableaux de bord et calendriers. Beaucoup proposent un accès différencié afin que les membres de l’équipe puissent créer ou modifier les projets au besoin.
- Options de planification flexibles : Chaque projet est différent, alors choisissez un outil qui vous aide à créer le meilleur plan pour votre équipe. De nombreuses solutions de gestion de projet proposent des feuilles de calcul, des diagrammes de Gantt et des modes carte ou Kanban pour organiser et planifier efficacement vos projets.
Comment choisir un logiciel de gestion de projets
La meilleure méthode pour choisir un logiciel de gestion de projet est d’explorer pleinement vos options. Comparez les outils et les fonctionnalités dont vous avez besoin entre les concurrents, et effectuez des essais gratuits. Tenez compte de la façon dont chaque programme peut s’adapter à l’évolution de votre entreprise.
Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour identifier le meilleur logiciel de gestion de projet pour votre équipe ou votre organisation :
- Faites une liste de fonctionnalités : Examinez les programmes que vous utilisez actuellement et répertoriez les fonctionnalités dont vous dépendez le plus. Consultez votre équipe et déterminez s’il y a des lacunes majeures dans les offres de vos outils actuels, et recherchez des outils qui comblent ces lacunes. Ayez à l’esprit que vous devez pouvoir intégrer ou remplacer ces outils grâce à votre nouveau logiciel de gestion de projet.
- Recherche : Enquêtez sur vos options et examinez des fonctionnalités similaires. Utilisez un diagramme de comparaison pour noter les produits qui proposent les fonctionnalités que vous souhaitez. Consultez vos pairs qui utilisent différents outils, et lisez des évaluations positives et négatives des utilisateurs. De nombreuses entreprises proposent également des comparaisons côte-à-côte de leurs produits par rapport à leurs concurrents.
« Nous avons demandé des conseils à d’autres chefs de projet, et avons également utilisé des moteurs de recherche, des revues et des avis spécialisés », remarque Reid. « Après cela, nous avons réduit notre liste à environ cinq fournisseurs à tester et à choisir. Nous avons examiné la technologie et les dépenses liées à un changement à chaque option. Nous avons ensuite lancé un test avec tous les fournisseurs de logiciels présélectionnés pour voir comment ils fonctionnent ». - Effectuez les essais disponibles : Faites des essais gratuits ou avec des versions inférieures, moins coûteuses, pour voir si les produits sont adaptés à votre équipe. De nombreux produits semblent excellents sur le papier, mais peuvent être difficiles à utiliser ou manquent de fonctionnalités nécessaires à votre organisation. « Les essais gratuits vous permettent de tester chaque outil et d’évaluer leur manière de fonctionner par rapport au flux de travail de votre entreprise », conseille Cohen.
- Consultez les représentants des ventes : Découvrez comment l’entreprise interagit avec les clients et leur fournit une assistance. Choisissez une entreprise disposant d’un personnel compétent qui fournit une assistance continue à chaque phase de mise en œuvre et de formation, et une assistance technologique tout au long de la vie du produit.
- Vérifiez les protocoles de sécurité : Assurez-vous que tous les produits que vous choisissez soient conformes aux directives de sécurité strictes destinées à protéger vos données et celles de vos clients.
- Commencez votre recherche à l’avance : Si possible, commencez à rechercher des logiciels de gestion de projet avant d’avoir un besoin immédiat et critique. Vous ne serez ainsi pas obligé(e) de prendre une décision à la hâte. Certains produits peuvent être déployés facilement en une journée ou deux, alors que certaines solutions plus puissantes peuvent prendre des semaines pour être mises en œuvre et personnalisées complètement.
- Impliquez votre équipe : Prenez en compte les opinions de votre équipe. Les membres de votre équipe ont peut-être travaillé avec divers produits dans le passé ou désirent obtenir certaines fonctionnalités dans le cadre de leurs fonctions. Ils ont probablement des réflexions sur les outils qui les aideront au quotidien.
Questions à poser lors du choix d’un logiciel de gestion de projet
Il est naturel d’avoir de nombreuses questions lors du choix d’un logiciel de gestion de projet. Des coûts aux fonctionnalités, nous avons dressé une liste de certaines des meilleures questions à poser lorsque l'on envisage de passer à ce type de logiciel.
Lorsque vous recherchez un logiciel de gestion de projet, posez-vous les questions suivantes :
- Quelles fonctionnalités seraient utiles pour mon équipe ? Travaillez avec les membres de votre équipe pour déterminer une liste des fonctionnalités dont ils ont besoin et désirent acquérir. Ils ont peut-être travaillé avec des produits dans le passé qui seraient aujourd’hui adaptés à l’équipe.
« L’une des armes secrètes que j’ai pour évaluer différentes plateformes de logiciels est l’expérience de mes prestataires indépendants. J’ai commencé en tant que travailleur indépendant, et cela m’a donné l’occasion d’en apprendre beaucoup à travers les différentes plateformes logicielles et pratiques de gestion de l’industrie. En tant que PDG, je n’ai pas cette opportunité en ce moment, mais c’est l’une des choses que je demande toujours lors de l’intégration ou de l’exclusion des prestataires indépendants afin de rester informé », suggère Devon Fata, fondateur et PDG de Pixoul. - Quels processus souhaitons-nous pouvoir améliorer ? Consultez votre équipe et faites une liste des processus limités par votre logiciel actuel. « Le principal défi auquel mon équipe a fait face était la planification et la gestion du temps », explique Cohen. « À l’aide d’outils de gestion de projet, nous avons pu surmonter ce problème. Nous sommes en mesure de programmer des tâches pour tout le monde et d’éviter les points de blocage qui pourraient conduire à des problèmes plus importants ».
- Que pouvons-nous nous permettre sur le plan financier ? Déterminez un budget pour un logiciel de gestion de projet. Tenez compte des coûts de personnel liés à vos processus actuels, et comparez-les au gain de temps que les logiciels de gestion de projet apporteront. De nombreux produits offrent des niveaux de produits gratuits ou à faible coût ou un accès aux utilisateurs qui n’ont pas de licence. Vous constaterez peut-être que seuls les chefs de projet et le personnel du service administratif ont besoin d’une licence payante pour utiliser votre logiciel.
« Surtout en ce qui concerne la gestion des employés en télétravail, le fait de devoir se préoccuper de moins de licences était un gros avantage pour nous », partage Leonard. - Cette entreprise est-elle présente sur le marché depuis longtemps ? Faites des recherches sur les entreprises de qui vous envisagez d’acheter les produits. Une entreprise qui existe depuis longtemps a eu beaucoup de temps pour perfectionner ses offres et son assistance, et elle peut présenter moins de risque d’obsolescence.
- Y a-t-il beaucoup de mises à jour de produits, et comment cela nous affectera-t-il ? Les mises à jour des produits sont excellentes et résolvent généralement les bugs tout en ajoutant des fonctionnalités. De nombreuses entreprises publient des mises à jour de produits à venir sur leur site Web et s’engagent à faire des mises à jour aussi fluides que possible pour leurs utilisateurs.
- Existe-t-il des témoignages d’entreprises similaires à la nôtre concernant ce produit ? L’une des meilleures manières de voir si une solution de gestion de projet sera adaptée à votre organisation est de trouver des témoignages. Recherchez des avis positifs et négatifs de la part d’entreprises de taille similaire à la vôtre dans votre secteur d’activité pour en savoir plus sur leurs expériences.
- L’entreprise offre-t-elle une assistance tout au long de la durée de vie du produit ? L’assistance continue est essentielle si vous prévoyez d’utiliser un produit pendant de nombreuses années. Assurez-vous que les meilleurs candidats aient l’habitude d’offrir une assistance en ce qui concerne leur produit grâce à des mises à jour au fil du temps.
- L’entreprise offre-t-elle un soutien à la formation et à l’intégration au début et pour de nouveaux produits et fonctionnalités ? La plupart des entreprises vous formeront sur leur logiciel et ses mises à jour majeures, mais il vaut mieux s’en assurer.
- Les fonctionnalités de ce produit s’alignent-elles sur mes processus, ou devrai-je mettre à jour mes processus de A à Z ? Choisissez un logiciel qui s’aligne sur vos processus actuels. Cela dit, vous constaterez peut-être également que l’adoption de nouveaux logiciels permet d’ouvrir de nouveaux canaux de processus bénéfiques.
« La communication a été notre plus grand défi car nous sommes passés à un modèle commercial à distance. Nous avons fait en sorte d’accroître la flexibilité, ce qui signifiait que les employés avaient des heures de travail différentes. Grâce au logiciel de gestion de projet, nous pouvons communiquer les tâches attribuées à chaque membre de l’équipe de façon asynchrone. [Logiciel de gestion de projet] nous permet de simplifier la communication et de favoriser la collaboration entre services », explique Steve Anevski, PDG de UpGrad Work.
- Ce produit s’intègre-t-il aux applications que j’utilise actuellement ? Il est plus facile d’obtenir l’adhésion de votre équipe si vous pouvez continuer à utiliser certains de vos outils actuels en plus de vos nouveaux outils. De nombreuses solutions logicielles de gestion de projet intègrent des applications courantes telles que Slack, Google Workspace, Microsoft OneDrive, etc.
- Combien de temps faudra-t-il pour déployer pleinement ce logiciel ? Selon leur complexité, les logiciels peuvent prendre quelques jours voire quelques semaines pour être pleinement déployés. Planifiez le temps dont vous aurez besoin pour intégrer votre équipe et migrer vos projets.
- L’interface utilisateur est-elle intuitive pour les membres les moins férus de technologie de l’équipe ? Un logiciel bien conçu est intuitif pour l’utilisateur moyen. Un logiciel moderne de gestion de projet est conçu en tenant compte de l’expérience utilisateur.
Exigences relatives au guide de la gestion de projets
Votre logiciel de gestion de projet doit répondre au plus grand nombre de vos besoins. Déterminez les outils et les fonctionnalités dont vous avez besoin en identifiant les difficultés dans vos processus actuels. Choisissez un produit avec des fonctionnalités qui permettent d’atténuer ces problèmes.
Anevski décrit sa méthode pour choisir une solution de gestion de projet pour son entreprise : « Les outils de gestion de projet constituent un aspect essentiel de notre entreprise car ils permettent une collaboration transversale accrue. Lorsque je cherchais l’outil idéal, j’ai évalué nos besoins commerciaux pour déterminer quelle plateforme répondrait le mieux à nos besoins. J’ai identifié et fait une liste de problèmes auxquels mes employés sont confrontés lors de la gestion des projets. Ensuite, j’ai examiné comment ces problèmes seraient résolus grâce au logiciel. J’ai fait en sorte de rechercher différents outils et de les classer par ordre de priorité en fonction leurs fonctionnalités.
Toutes les organisations ont des besoins différents en fonction de leur taille, de leur secteur et de la nature de leur activité. Cependant, il existe certaines fonctionnalités propres à un logiciel de gestion de projet dont la plupart des entreprises ont besoin :
- Outils de collaboration : Ces outils comprennent des fonctions de tchat et de communication asynchrones, des mises à jour en temps réel, le partage de fichiers et l’accès à un compte multi-niveaux. Les outils de collaboration facilitent la visibilité et la communication entre les membres de l’équipe, les clients et les autres parties prenantes.
- Outils de planification : Ces outils comprennent des diagrammes, des feuilles de calcul, des tableaux de bord et des calendriers, et sont utilisés pour programmer des tâches, suivre le statut d’un projet et créer des rapports.
- Outils de gestion des ressources : Cette catégorie comprend la gestion des tâches, l’automatisation, les rappels et les notifications. La gestion des ressources permet à votre équipe de répartir judicieusement ses tâches et d’aborder efficacement les projets.
- Outils de suivi du temps : Il s’agit notamment de relevés horaires pour les employés, de suivis du temps pour les tâches individuelles et de la possibilité de fixer des échéances. Le suivi du temps tient compte des heures de travail et garantit que vous respectez bien les délais.
Exigences de l’équipe
Les équipes, comme les entreprises, ont des besoins différents. Choisissez un outil qui reflète les besoins de votre équipe, y compris les processus et la méthodologie que vous avez tendance à appliquer pour vos projets (p. ex. Waterfall, Agile).
Les équipes utilisant des méthodologies de gestion de projet proactives telles que Waterfall ou Kanban ont besoin d’un outil qui leur permet de définir des rôles stricts, de fixer facilement des échéances et d’automatiser les rappels pour faire avancer un projet par des étapes bien définies. Ces équipes peuvent également bénéficier d’outils de rapports automatisés et réguliers. Les équipes qui utilisent des méthodologies plus flexibles telles qu’Agile ou Scrum peuvent privilégier un outil qui permet de diviser les grands projets en tâches plus petites que l’équipe peut attribuer aux membres de manière individuelle. Ces équipes Agile tirent aussi un avantage considérable des outils de communication intégrés et des mises à jour en temps réel des tableaux de bord par les collègues.
Engagez rapidement vos équipes pour vous assurer une adoption rapide et complète de nouveaux logiciels. Cherchez les commentaires des employés concernant le logiciel à choisir et les fonctionnalités les plus importantes. Votre équipe travaillera avec tous les jours et aura une vision unique de la manière d’utiliser les différents outils.
De même, si vous essayez de vendre à vos supérieurs les avantages des logiciels de gestion de projet, entamez cette discussion rapidement. Ils sont plus susceptibles d’adhérer au projet si vous pouvez leur présenter l’idée et leur montrer des résultats préliminaires en utilisant des niveaux ou des essais gratuits.
Exigences fonctionnelles
Outre les exigences des équipes individuelles, les logiciels de gestion de projet doivent être relativement faciles à appréhender, s’adapter au rythme de croissance de l’entreprise, permettre un accès en fonction du rôle de l’utilisateur et fournir des mises à jour en temps réel.
Tenez compte des exigences fonctionnelles suivantes lors de la recherche de logiciels de gestion de projet :
- Capacité à partager en externe : Un outil de gestion de projet doit vous permettre de partager des rapports et des tableaux de bord avec les parties prenantes et les clients qui ne sont pas dans votre entreprise ou qui n’ont pas de compte pour utiliser la plateforme.
- Accès en fonction des rôles des utilisateurs : Votre logiciel de gestion de projet doit permettre divers niveaux d’accès en fonction du rôle d’un utilisateur. Tout le monde n’a pas besoin d’accéder aux informations sensibles des clients ou d’avoir la possibilité de modifier chaque cellule dans une feuille.
- Facilité d’adoption : Assurez-vous que l’outil que vous avez choisi est facile à apprendre et que l’entreprise offre une assistance pour former votre équipe. L’adoption d’un nouvel outil doit faciliter le travail de tout le monde, et non le rendre plus complexe.
- Facilité de communication : Un outil de gestion de projet doit permettre une communication facile au sein du logiciel afin que les conversations restent contextuelles et centralisées.
« En interne, nous avons privilégié les fonctionnalités de communication pour notre logiciel de gestion de projet », explique M. Fichtner. « Les conditions d’utilisation sont relativement similaires pour de nombreuses autres fonctionnalités, mais la qualité des outils de communication varie considérablement. Nous coordonnerons maintenant nos activités et communiquerons les uns avec les autres au même endroit. Le fait d’être en mesure de parler et de gérer nos projets au même endroit a été une aubaine ». - Mises à jour en temps réel : Votre outil doit être mis à jour pour tous les utilisateurs en temps réel lorsque chacun apporte des modifications à un document.
- Évolutivité : Votre outil de gestion de projet doit être en mesure d’évoluer au rythme de celui de vos projets et de votre entreprise. Choisissez un outil qui vous permet d’ajouter de nouveaux utilisateurs et plus de stockage dans le cloud chaque fois que vous avez besoin.
Exigences techniques
Les logiciels de gestion de projet doivent fournir une expérience technique simplifiée. Ils doivent bien s’intégrer aux applications courantes, bien fonctionner sur tous les principaux systèmes d’exploitation, être compatibles avec divers types de fichiers et disposer d’une assistance disponible tout au long de la vie du produit.
Tenez compte des fonctionnalités techniques suivantes lors du choix d’un outil de gestion de projet :
- Automatisation et notifications : Votre outil doit vous permettre d’automatiser les flux de travail courants et de définir des notifications et des rappels automatiques.
« Les e-mails sont un élément essentiel de la communication sur le lieu de travail, mais un logiciel de gestion de projet vous permet de réduire l’encombrement de la boîte de réception. Vous n’avez pas à envoyer d’e-mails de suivi ou de rappel, car votre équipe et vous-même pouvez communiquer et afficher la progression de vos collègues, et envoyer automatiquement des notifications », explique Ordorica. - Navigateur, système d’exploitation et compatibilité mobile : Un bon outil de gestion de projet est compatible avec tous les navigateurs Internet, systèmes d’exploitation et plateformes mobiles courants. Beaucoup d’entre eux disposent de leurs propres applications mobiles permettant un accès de n’importe où dans le monde.
- Stockage basé sur le cloud : Les logiciels de gestion de projet doivent offrir un stockage cloud à ses utilisateurs afin de s’assurer que les données sont accessibles à tous, partout et à tout moment.
- Intégration de logiciels existants : De nombreux systèmes de gestion de projet s’intègrent à d’autres applications couramment utilisées, telles que Evernote, Google Docs, Microsoft Office, Microsoft OneDrive, Slack, etc. Songez à trouver une solution qui réduit les modifications que vous devez apporter aux autres applications que vous utilisez.
- Compatibilité des fichiers : Choisissez un outil compatible avec les fichiers que vous utilisez déjà. Les logiciels de gestion de projet doivent vous permettre de travailler comme vous le souhaitez.
- Assistance continue : Une assistance fournie en continu à l’aide de nouvelles versions est une exigence absolue. Si vous prévoyez d’utiliser un produit à long terme, choisissez-en un qui a fait ses preuves en matière de formation et d’assistance pour ses nouvelles versions.
Tableau comparatif des logiciels de gestion de projets
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Avec l’aide de Sam Sweeney, le fondateur de Trivvy, nous avons créé ce tableau comparatif de logiciels de gestion de projet pour prendre facilement des notes et comparer les offres de diverses solutions logicielles de gestion de projet. Comparez les options logicielles de gestion de projet en répondant aux questions posées dans le tableau au cours de vos recherches. Utilisez ce tableau comparatif pour choisir un logiciel de gestion de projets adapté aux besoins de votre équipe
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