Comment élaborer une stratégie de gestion de projets créatifs gagnante

By Kate Eby | 2 décembre 2019 (mis à jour 25 septembre 2023)

La gestion de projet traditionnelle ne fonctionne pas avec les équipes et les clients créatifs. Dans cet article, vous découvrirez les compétences dont un chef de projets créatifs a besoin, les défis que pose la gestion de projets créatifs, et vous trouverez des modèles pour débuter.

Qu’est-ce que la gestion de projets créatifs ?

La gestion de projets créatifs est un processus dans lequel les chefs d’équipe organisent et gèrent le travail d’un projet, tout en stimulant la façon organique dont les idées créatives prennent vie. 

La gestion de projets créatifs, une branche récente de la gestion de projet, n’a jusqu’à présent généré que peu de données sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Cependant, alors que les bonnes pratiques évoluent, une chose est déjà certaine : vous avez besoin d’une approche qui correspond à votre équipe. Le secret pour réussir consiste à être une source d’inspiration afin de pouvoir motiver votre équipe, et à exceller dans la communication avec celle-ci et avec vos clients.

Contrairement à la gestion de projets créatifs, la gestion de projet traditionnelle est un processus qui initie, planifie, exécute, contrôle et clôture le travail au sein d’un projet de construction ou de développement de logiciels. Mais cela ne fonctionne pas avec les personnes créatives qui conçoivent des projets marketing ou publicitaires. Néanmoins, ces deux styles n’ont pas à s’opposer ; il est possible de les combiner pour nourrir votre entreprise et votre réussite. 

La gestion de projet traditionnelle suit une feuille de route claire du début à la fin, identifiant les rôles, les tâches, les outils et les ressources. Au fil des ans, les chefs de projet ont créé et mis en place un processus formel, du début à la fin, qui peut être utilisé dans la fabrication et la défense, comme le programme de sous-marins nucléaires Polaris de la marine américaine.

Les projets créatifs, en revanche, ne produisent pas de ponts ou de bâtiments. Les agences publicitaires, les studios créatifs et les services marketing fourmillent de personnes pleines d’idées. Étant donné que les projets créatifs ne sont pas déterminés par des spécifications techniques, les chefs de projet issus d’autres secteurs ont souvent du mal avec ces projets-là.

Les avantages d’une gestion de projets créatifs solide

Une gestion solide des projets créatifs fera croître votre entreprise et votre équipe. Sans processus, la créativité peut s’éparpiller : votre équipe peut s’enliser à la recherche d’idées qui ne répondent pas aux besoins de vos clients ou ne pas parvenir à terminer le travail. 

La gestion de projets créatifs transforme votre taux de réussite. Le fait d’avoir un processus fiable en place vous aidera à :

  • Guider le projet.
  • Utiliser une analyse commerciale solide.
  • Minimiser les risques.
  • Gérer les ressources raisonnablement.
  • Contrôler la qualité de ce que vous livrez.

La gestion de projets créatifs permet également à votre équipe de mieux maîtriser son temps en permettant à ses membres d’éviter de :

  • Suivre des idées qui ne correspondent pas à la portée du travail
  • Être distraits par les détails de la gestion du projet
  • Assister à trop de réunions
  • Outrepasser leur rôle
  • Faire le travail d’autres membres de l’équipe

Quelles sont les difficultés de la gestion de projets créatifs ?

La gestion de projets créatifs fait face à des difficultés uniques. Ci-dessous, nous présentons les obstacles que vous rencontrerez et la façon dont vous pourrez les gérer.

 

Les clients ont des attentes irréalistes

Les projets créatifs sont différents des produits à base de briques ou d’octets. Les clients des projets créatifs, eux aussi, sont différents ; vous n’avez pas affaire à une entreprise qui veut un nouveau garage à étages. Ils savent peut-être ce qu’ils veulent, mais pas ce dont ils ont besoin, ou ils ne sont peut-être même pas en mesure d’expliquer ce qu’ils veulent… ils veulent simplement quelque chose qui générera des résultats. Voici quelques façons de travailler avec ces clients :

  • Écoutez : comprenez clairement leurs difficultés, leurs préoccupations et leurs défis. Si vous faites preuve d’empathie pour leurs problèmes, vous pourrez collaborer pour définir des objectifs plus clairs et plus réalistes. Cela vous aidera, en fin de compte, à produire ce dont ils ont besoin, et pas seulement quelque chose que vous pouvez leur vendre.
  • Expliquez : l’une des choses les plus importantes que vous ferez est l’intégration des clients. Ce processus donne le ton de votre relation. Pendant ce laps de temps, expliquez le processus créatif, aidez-les à appréhender le temps nécessaire pour produire les livrables qu’ils souhaitent, et définissez les attentes quant à la façon dont ils devront vous remonter des commentaires clairs pendant votre partenariat. 
  • Parlez : avez-vous déjà participé à une réunion au cours de laquelle vous vous êtes rendu compte que chacun avait une vision différente du produit final ? Gardez le projet sur la bonne voie en obtenant des commentaires tôt et souvent. Organisez régulièrement des réunions de statut et gérez les attentes concernant les modifications et les calendriers.

Les ressources ne sont pas interchangeables ou adaptables

Vous ne pouvez pas remplacer un directeur créatif par un autre, comme vous pourriez remplacer une ampoule. Chaque personne créative est différente, avec des approches, des façons de penser et des compétences de collaboration différentes. 

De la même manière, vous ne pouvez pas créer une campagne publicitaire cinq fois plus rapidement en multipliant par cinq fois le nombre de personnes intervenant sur le projet. Et vous ne pouvez certainement pas résoudre un problème de conception en y consacrant simplement plus d’heures de personnel. Davantage de personnes peuvent mener à plus de créativité, mais lorsque vous ajoutez des membres à l’équipe, vous augmentez également le temps que vous passerez à réfléchir, à passer au crible les idées et à gérer la dynamique de l’équipe.

De même, les livrables des projets créatifs ne sont pas des widgets qui peuvent être rapidement créés si vous échangez les membres de l’équipe ou si vous allouez plus de personnes au problème. Lorsque vous démarrez un projet, assurez-vous d’avoir les bonnes personnes dans les bons rôles avec la bonne alchimie au sein de l’équipe. Utilisez votre intelligence émotionnelle pour trouver la recette parfaite.

Les nouvelles technologies perturbent le flux de travail traditionnel

La technologie vous donne de la vitesse et de la flexibilité. Elle transforme la façon dont vous collaborez sur les projets créatifs et dont vous les passez en revue et les peaufinez. La technologie basée sur le cloud peut offrir les avantages suivants :

  • Automatisation de la gestion de projet de routine.
  • Amélioration de la communication.
  • Stimulation de la collaboration sociale.
  • Fourniture d’outils mobiles permettant aux équipes de travailler à distance.
  • Génération de rapports en temps réel.

Les technologies émergentes, telles que l’intelligence artificielle (IA), la réalité augmentée (RA) et la réalité virtuelle (RV), ont le potentiel de changer la façon dont vous produisez du contenu créatif. Par exemple, Google a utilisé une expérience d’IA appelée Sketch-RNN qui permet de dessiner à l’aide d’un modèle de réseau neuronal (c’est-à-dire un système mathématique complexe capable d’apprendre des tâches en analysant des données). Les réalités augmentée et virtuelle offrent des plateformes entièrement nouvelles pour les créateurs de contenu. Au cours des deux dernières années, Lowe’s, Home Depot et Ikea ont développé des applications pour vous permettre de voir à quoi ressembleront leurs produits dans votre bureau ou à la maison.

Les chefs de projet créatifs peuvent utiliser la technologie basée sur le cloud pour tirer le meilleur parti de leur temps et de leur équipe. Une fois que vous avez automatisé les tâches de routine, vous disposez de plus de temps pour vous concentrer sur l’avenir de la création de contenu et conserver votre avantage concurrentiel.

De quelles compétences un chef de projets créatifs a-t-il besoin ?

Les chefs de projet « cerveau gauche », axés sur les chiffres et les livrables, peuvent se heurter aux créatifs « cerveau droit », qui fourmillent de nouvelles idées. Comment réussir dans la gestion de projets créatifs ? Voici les compétences les plus importantes pour les chefs de projets créatifs :

  • Maîtriser plusieurs disciplines : la gestion de projets créatifs ne couvre plus un seul domaine d’expertise. Les chefs de projets créatifs doivent comprendre les projets destinés aux plateformes imprimées, numériques et interactives, ainsi que la publicité, les événements, le marketing, la promotion et la technologie.
  • Avoir une vue d’ensemble et une vue de tous les détails : l’ensemble du projet est plus grand que la somme de ses parties. Pour gérer efficacement un projet, effectuez un zoom arrière pour voir l’objectif et un zoom avant pour voir les détails. 
  • Être honnête et agir avec intégrité : les grands leaders sont transparents. Ils partagent leurs connaissances, respectent leurs promesses et joignent le geste à la parole. Vous souhaitez de l’intégrité au sein de votre équipe ? Dirigez, et elle suivra.
  • Être flexible : peu de projets créatifs sont immuables du début à la fin. Les choses changent. Une attitude et un processus flexibles vous aideront à vous adapter et à rester agile.
  • Être créatif : sortez des sentiers battus lorsque vous résolvez les problèmes. Organisez des réunions d’équipe à l’extérieur. Définissez des dates cibles plutôt que des échéances concrètes. Offrez des récompenses créatives pour le travail de qualité. 
  • Être conscient de soi et conscient des autres : les chefs de projet créatifs qui réussissent sont conscients de leurs sentiments ainsi que des émotions des autres. Vous prendrez de meilleures décisions lorsque vous serez conscient de votre humeur, de vos réactions et de votre mode de prise de décision. Faites de meilleurs commentaires, favorisez un sentiment de stabilité et aidez votre équipe à atteindre son plein potentiel.
  • Avoir eu une précédente expérience avec des personnalités créatives : l’approche traditionnelle de la gestion de projet ne fonctionne pas avec les personnes créatives qui tentent de concevoir des produits créatifs. Un chef de projet créatif sait que certains membres de l’équipe sont très concentrés et axés sur les détails, tandis que d’autres sont en roue libre, sans aucun sens de délai ou de la portée. Pour la plupart des personnes créatives, le travail est une extension de leur identité, ce qui peut les rendre très sensibles aux commentaires, en particulier aux critiques sur leur travail. L’encadrement vous paraîtra moins intimidant si vous savez comment aborder ces personnalités.
  • Résoudre les conflits de façon pacifique et productive : un conflit peut survenir sur n’importe quel projet dans lequel collaborent des personnes. Nous sommes tous humains. Le conflit peut même faire partie du processus créatif au moment de la recherche d’idées et de leur peaufinage. Cependant, les conflits ne doivent pas s’envenimer. Les chefs de projet doivent accompagner l’équipe au-delà des tensions, faire l’arbitre au besoin, trouver un terrain d’entente et rétablir le respect. Une équipe à l’atmosphère toxique ne produit pas un travail de qualité et met à rude épreuve la culture de l’ensemble de l’organisation. Pour atténuer cela, apprenez à être un champion de la communication.
  • Se tenir informé des connaissances du secteur : établissez votre crédibilité grâce à votre connaissance des tendances du marketing et de la publicité. Familiarisez-vous avec les derniers outils technologiques qui vous aideront à gérer des projets, à stimuler la créativité et à prévoir les projets avec précision. 
  • Envisager des certifications en gestion de projet : mettez en valeur votre talent, votre réputation et votre valeur grâce à une certification professionnelle. Le Project Management Institute (PMI)® propose des programmes pour tout un éventail de professionnels de la gestion de projet. Brainmeasures dispose d’un programme conçu spécifiquement pour les chefs de projets créatifs. De nombreuses universités proposent aussi des programmes en ligne pour les professionnels trop occupés.

Bonnes pratiques en gestion créative

Les chefs de projet doivent être en partie créatifs et en partie responsables. Placez la créativité au cœur de chaque projet. Devenez un maître de la pensée créative, surtout si vous venez d’un milieu pratiquant la gestion de projet traditionnelle et que vous ne pensez pas être câblé pour la créativité. Voici quelques moyens de favoriser votre propre réflexion créative :

  • Soyez curieux : demandez-vous pourquoi les choses arrivent, qu’il s’agisse d’un problème que vous rencontrez dans le projet ou d’un embouteillage sur le chemin du retour après le travail. Pourquoi cela s’est-il produit ?
  • Élargissez vos centres intérêts : lisez un livre ou regardez un film hors de votre domaine d’expertise habituel. 
  • Prenez des notes : conservez un carnet de notes ou un aide-mémoire avec vos questions, vos idées et les faits amusants que vous avez appris. 
  • Amusez-vous : prenez du temps pour laisser votre corps et votre cerveau vagabonder. Soyez d’humeur enjouée au travail, et mettez quelques jouets dans votre espace de travail. 

En tant que responsable, placez les personnes au centre du projet. La gestion créative exige de l’empathie. Vous devez comprendre les points de vue et les problèmes des personnes créatives qui vous entourent. 

Les équipes sont remplies de types créatifs : directeurs artistiques, graphistes, photographes, designers et rédacteurs. Votre rôle est de nourrir ces différentes personnalités créatives et de comprendre leurs excentricités et leurs caractéristiques. Voici certaines choses à savoir sur les créatifs :

  • Ils veulent des feuilles de route, pas une microgestion. Dites-leur ce que vous attendez du projet, et non la manière dont vous voulez qu’ils procèdent.
  • Ils se soucient profondément, et personnellement, de leur travail. Utilisez des conseils réfléchis, avec une bonne dose d’éloges, lorsque vous leur faites des commentaires. 
  • Ils ont besoin de commentaires clairs. Si vous n’aimez pas quelque chose, expliquez ce qui sous-tend votre réaction. Le design est-il trop chargé ? La copie contient-elle trop de jargon ou de clichés ? Utilisez un langage objectif plutôt que des affirmations subjectives.
  • L’inspiration ne vient pas sur demande. Donnez aux créateurs de contenu le temps et l’espace dont ils ont besoin. Parfois, ils peuvent donner l’impression qu’ils ne font rien, mais leur créativité bouillonne sous la surface. 
  • Ils ont une pensée visuelle et ne sont peut-être pas en mesure de mettre des mots sur leurs idées. Vous devez être leur avocat, leur traducteur ou leur médiateur lorsque leur travail ne répond pas aux attentes d’un client.
  • Ils ont fréquemment de nouvelles idées, et ils doivent les partager avec les autres membres de l’équipe. Accueillez avec bienveillance une idée susceptible d’améliorer le projet. Elle pourrait même changer le projet. Mais, soyez également prêt à dire non si elle ne fonctionne pas. 
  • Les limites stimulent la créativité. Soyez clair sur la portée du travail, ou sur les contraintes du projet, et regardez comment ils explorent les différentes possibilités en fonction des limites que vous avez définies.

Bonnes pratiques de la gestion de projets créatifs

Contrairement aux bonnes pratiques conventionnelles de la gestion de projet, les bonnes pratiques de la gestion de projets créatifs exigent de prendre en compte les facteurs suivants : le travail créatif est subjectif ; les projets créatifs sont uniques ; les projets créatifs nécessitent des compétences particulières en communication ; les objectifs d’un projet créatif ne sont souvent pas définis ; les projets créatifs reposent sur la collaboration ; et les projets créatifs changent fréquemment.  

La gestion de projet conventionnelle, quant à elle, fournit une feuille de route qui définit un projet et sa complexité. Elle permet aux responsables de recueillir toutes les exigences d’un projet et de surveiller son avancement tout au long des cinq phases :

  1. Lancement
  2. Planning
  3. Exécution
  4. Suivi et contrôle 
  5. Clôture

En utilisant ce processus, les chefs de projet peuvent respecter les échéances, surveiller le budget, résoudre les problèmes de dérive de la portée et favoriser le succès. La gestion de projets créatifs organise et gère également le travail, mais elle intègre un autre facteur : la stimulation de la façon organique dont les idées créatives prennent vie.

En quoi la gestion de projets créatifs est-elle différente de l’approche traditionnelle ?

Comme les projets traditionnels, les projets créatifs sont limités dans le temps ; ils ont des dates de début et de fin. En plus de répondre à ces contraintes de temps, vous devez également gérer les coûts et le travail dans ces limites. Les projets créatifs sont également souvent interdépendants, avec des tâches et des activités qui dépendent les unes des autres. 

La gestion de projet classique peut être insuffisante pour les projets créatifs, à d’autres égards :

  • Le travail créatif est subjectif : le travail créatif est difficile à quantifier. Il existe peu de métriques ou d’indicateurs clés de performance (KPI) associés à une bonne conception. Alors que rien n’importe autant qu’un travail de haute qualité, la « qualité » est difficile à définir. Établissez des critères avec un langage objectif, mais laissez de la liberté pour permettre au processus créatif d’évoluer au cours du projet.

  • Les projets créatifs sont uniques : ils peuvent être similaires à d’autres projets, mais ils ne sont jamais identiques. Une campagne publicitaire peut s’appuyer sur les éléments d’une autre, mais chaque projet est unique et vous devez le traiter en conséquence.

  • Les projets créatifs nécessitent des compétences particulières en communication : vous devez traduire ce dont vos clients ont besoin en tâches spécifiques que l’équipe peut accomplir. Lorsque vous gérez le projet, vous devez employer un vocabulaire commun, afin de pouvoir expliquer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. 

  • Souvent, les objectifs d’un projet créatif ne sont pas définis : les objectifs de votre projet découlent des buts du projet. Ils doivent être précis et mesurables. Une façon d’atteindre ces objectifs est de suivre le processus SMART : spécifique, mesurable, atteignable ou réalisable, réaliste et limité dans le temps. Découvrez en plus sur la rédaction d’objectifs SMART, et utilisez ce modèle pour vous aider. 

  • Les projets créatifs reposent sur la collaboration : contrairement aux projets techniques qui suivent généralement un processus simple, la créativité est stimulée lorsque vous mettez la collaboration au premier plan. Dans les projets réussis, tout le monde travaille main dans la main, car la collaboration est intégrée à chaque aspect de l’équipe. Impliquez les membres de l’équipe lors de la définition des objectifs, et de l’évaluation et de l’attribution des rôles. Soutenez les membres introvertis et moins engagés de l’équipe. Encouragez les membres les plus chevronnés de votre équipe à encadrer le personnel moins expérimenté. Depuis la réunion de lancement (lorsque vous alignez vos services sur les objectifs du projet) jusqu’à la présentation finale, vous pouvez surveiller la collaboration grâce à des réunions d’équipe régulières et des contrôles réalisés en petits groupes.

  • Les projets créatifs changent fréquemment : les clients peuvent changer d’avis sur ce qu’ils veulent. Les membres de l’équipe peuvent avoir une meilleure idée de l’orientation du projet. La vision de vos parties prenantes peut ne pas correspondre à la créativité de l’équipe. Bien que le changement soit inévitable dans tout projet, une intégration solide des clients peut permettre d’éviter des surprises ultérieures. Dans le même temps, laissez suffisamment d’espace pour la flexibilité créative du projet. Résistez à l’envie de fournir tellement de détails que votre équipe ne sera pas en mesure de donner le meilleur d’elle-même.

Comment rationaliser la gestion de projets créatifs

La gestion de projet décompose un projet en cinq phases : le lancement ou la formulation de l’idée, la planification, l’exécution, le contrôle et la clôture du projet. Même si un projet est créatif, il a toujours besoin d’un processus. Voici des moyens d’optimiser ces étapes pour votre projet.

  • Lancement/idée : une présentation créative constitue la base du projet. Travaillez avec votre client pour identifier les buts et objectifs du projet, le budget et le calendrier globaux, ainsi que les rôles et les responsabilités. Utilisez ce modèle de présentation créative destinée au client pour commencer : il offre une vue d’ensemble créative, prévoit de l’espace pour les coordonnées du client, ainsi que de la place pour décrire le budget du projet, la vue d’ensemble, les objectifs et les directives marketing.
Modèle de brief créatif client

 Télécharger le modèle de présentation créative destinée au client

Excel | Word

  • Planification : une fois que vous avez identifié les buts et objectifs, il est temps de définir la manière de les atteindre. Vous devez organiser les tâches, créer un calendrier, estimer les coûts et identifier les risques éventuels. Utilisez ce modèle de plan marketing prédéfini pour décrire l’objectif de votre entreprise, ainsi que ses objectifs stratégiques, son marché cible et ses normes de performance, afin de vous assurer d’avoir un plan d’action approfondi et délibéré.
Plan de marketing

Télécharger le modèle de plan marketing

Word

  • Exécution : vous avez un plan, il est maintenant temps d’effectuer le travail. Un suivi de projet peut vous aider à identifier si vous respectez les délais et le budget, ou où se situent les goulets d’étranglement ou les risques. Ce modèle de tableau de bord pour la gestion de projet permet aux responsables d’avoir l’œil sur les divers aspects d’un projet donné, et de les visualiser sous la forme d’un instantané. Avec les diagrammes représentant le statut global des tâches, le budget et les éléments en attente du projet, et avec de l’espace pour attribuer des tâches et bien plus encore, ce tableau de bord permet de générer facilement des rapports actualisés sur le statut du projet ou de partager des informations avec les membres de l’équipe.
Tableau de bord de gestion de projet

Télécharger le modèle de tableau de bord pour la gestion de projet - Excel

  • Surveillance et contrôle : les projets, en particulier les projets créatifs, évoluent au fil du travail. De bons outils pour l’approbation et les commentaires des clients garantissent que tout le monde a accès aux mêmes informations et que vous restez dans le cadre du projet. Servez-vous de ce modèle de suivi de projet pour préciser les tâches et leur statut, les priorités, les livrables, les échéances, les coûts, les heures, etc. de votre projet. Si vous gérez un projet d’envergure, un modèle de suivi de projet vous aidera à vous organiser. 
Modèle de suivi de projet

Télécharger le modèle de suivi de projet

Excel

  • Clôture : une fois le projet terminé, il est temps d’évaluer ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et ce qui peut être amélioré pour le prochain projet. Rassemblez l’équipe (ou du moins les membres clés) pour célébrer les réussites, identifier les leçons apprises et analyser les performances de toutes les étapes du projet. Ce modèle de post-mortem vous guidera à travers les questions à poser. Il met en évidence les détails du projet, tels que les réalisations, les problèmes, les leçons apprises, etc., afin de faciliter le processus d’analyse de la performance de tous les éléments du projet.
Modèle de rapport post-mortem du projet

Télécharger le modèle de rapport pour le bilan des projets

Excel | Word

La gestion de projets créatifs en ligne peut : fluidifier votre projet, améliorer votre efficacité, favoriser la collaboration et maximiser la créativité, tout en appliquant le processus. Apprenez-en plus sur les avantages des logiciels de gestion de projet et sur la façon de trouver celui qui sera le plus adapté à vos besoins et à votre organisation.

Gestion de projet pour les équipes créatives

Les chefs de projet guident le travail, mais c’est l’équipe qui donne vie aux projets. Par conséquent, votre réussite dépend de la création d’un environnement favorable aux personnes créatives, qui encourage la collaboration. La culture de votre entreprise est essentielle pour donner le ton de la transparence et du partage. Les ingrédients secrets sont votre vision et votre philosophie de rassembler les gens et donner une voix à chacun.

Cette approche se joue dans la façon dont vous établissez votre flux de travail créatif. Vous devrez clarifier les rôles et les responsabilités afin d’éviter les doublons ou les conflits, tout en encourageant la collaboration. Lorsque vous cartographiez le flux de travail pour soutenir la portée du projet, faites de la place à la créativité et à l’efficacité. De plus, envisagez des outils logiciels adaptés à la structure et au style de votre équipe. Découvrez-en plus sur la création et la mise en œuvre d’un flux de travail créatif pour votre organisation dans cet article.

Gestion de projet pour les agences créatives

Les agences créatives qui réussissent ont établi des processus fiables, de sorte qu’elles évitent de repartir de zéro à chaque projet. Cependant, le processus d’une agence varie en fonction des exigences des clients. Les agences les plus performantes sont fanatiques de leur processus parce qu’elles ont appris ce qui fonctionne. 

Assurez-vous que votre processus reflète vos valeurs fondamentales de communication et de collaboration et qu’il comprend les éléments suivants :

  • Un calendrier pour les réunions et les commentaires, qui implique les clients à chaque étape
  • Des mises à jour régulières du statut à l’intention des parties prenantes internes et externes
  • Un point de contact principal entre le client (externe) et votre équipe (interne)
  • Un chef de projet d’agence qui contribue à chaque étape du processus 
  • Des recherches pour votre projet, qui exploitent les données qualitatives de la base de données de l’agence et analysent celles provenant d’autres sources

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