Pourquoi avez-vous besoin d’un bon processus de flux de travail créatif
Toute organisation qui fait du travail créatif a des livrables et des échéances. Ces livrables – le travail créatif lui-même – et leurs échéances peuvent être continuellement perturbés lorsqu’il n’y a pas de processus pour commencer, développer et approuver le travail. Toutes les personnes impliquées doivent comprendre les détails du projet, ce dont il a besoin pour avancer, qui a ou n’a pas contribué, et s’il est en bonne voie pour être livré dans les temps.
Disposer d’un processus de flux de travail créatif qui suit et dirige tout le travail peut aider à éviter la confusion, et permet également d’économiser du temps et de l’argent. Les organisations qui mettent régulièrement en œuvre des processus de flux de travail créatif comprennent les entreprises de design graphique, les agences de publicité et les agences de création numérique (parfois appelées simplement agences numériques). Mais de nombreuses autres organisations mettent également en œuvre le processus pour devenir plus efficaces. Certaines organisations ont mis en œuvre un processus de flux de travail créatif plus ancien – qui se limite aux e-mails, aux feuilles de calcul, aux réunions et à la communication continue. D’autres utilisent des solutions de logiciels ou de logiciels en tant que services (Software-as-a-Service, ou SaaS) pour aider à gérer le flux de travail.
Qu’est-ce que la gestion de flux de travail créatif ?
La gestion de flux de travail créatif est un autre terme pour le processus de suivi du flux de travail sur des projets créatifs. Certaines personnes utilisent également le terme opérations créatives.
Les phases du flux de travail créatif
Connaître les phases du processus de flux de travail créatif peut vous aider à organiser votre travail en segments gérables. Les phases de haut niveau du processus de flux de travail créatif sont la définition et l’idéation, la création, la révision et l’approbation, et le lancement.
Voici un peu plus d’informations sur chaque phase :
- définition et idéation : définissez le besoin du produit, puis définissez des idées générales pour celui-ci.
- création : définissez les spécifications du produit, puis créez ou développez le produit.
- révision et approbation : recueillez les commentaires et l’approbation des parties prenantes internes et externes.
- lancement : le produit est lancé.
Lisez la suite pour plus de détails pour chaque phase.
Première phase : définition et idéation
La première phase comprend la définition du besoin du produit, le détail d’une idée générale du produit, et la définition d’une structure pour créer efficacement le projet. Cette phase peut inclure les tâches suivantes :
- Produire le brief créatif original, qui définit la raison d’être du produit, ses objectifs et buts, son public probable, le budget et le calendrier globaux, ainsi que d’autres informations de base.
Télécharger le modèle de brief créatif client — Microsoft Excel
Utilisez ce modèle gratuit et personnalisable pour créer un brief créatif complet pour un client. Le modèle comprend des sections pour le nom du client, les coordonnées, les objectifs du projet et le public cible, ainsi que des informations plus détaillées sur tous les supports marketing, tels que le contenu publicitaire, les éléments promotionnels et événementiels, et les réseaux sociaux.
Pour obtenir des ressources supplémentaires, consultez notre liste de modèles gratuits de brief créatif.
- Organiser une première réunion de lancement avec toutes les personnes qui seront impliquées dans le projet.
- Définir les objectifs et des indicateurs pour le projet. Vous pouvez utiliser l’approche des objectifs SMART, qui encourage à définir des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps.
- Définir les jalons du projet et établir des indicateurs pour mesurer la réussite du projet.
- Définir la structure de votre équipe et les responsabilités des membres de l’équipe.
- Identifier les obstacles et les risques pour mener à bien le projet de manière efficace. Vous pouvez en savoir plus sur la gestion des risques liés aux projets dans notre guide complet qui comprend des conseils d’experts et les bonnes pratiques.
- Rechercher les concurrents de votre client pour comprendre comment faire en sorte que le produit se distingue.
- Identifier et commencer à utiliser des outils qui peuvent vous aider, notamment des modèles de projets créatifs et des calendriers visuels.
- Configurer une structure pour gérer la charge de travail de l’équipe du projet.
- Commencer à travailler avec votre équipe et votre client sur une planche d’inspiration, qui est une collection d’images et de mots qui définit approximativement le rendu ultime du produit fini.
- Gérer les attentes avec votre client quant à ce que le produit final pourra accomplir.
Deuxième phase : création
La deuxième phase implique le travail réel de création du produit. Cette phase peut inclure les tâches suivantes :
- Générer des idées avec l’équipe grâce au brainstorming et à d’autres techniques.
Hillary Kelbick, présidente et directrice générale de MKP Communications, explique que la réunion initiale de brainstorming est cruciale. Il est également important que le ton de la réunion soit strictement celui d’un brainstorming : « À ce stade, il n’y a pas de mauvaises idées », indique-t-elle. « La règle est que nous écrivons tout, même si cela semble stupide. Partagez toutes vos idées. Il n’y a rien de stupide à ce stade parce que vous ne savez pas d’où va venir l’énergie créative. Soyez ouvert(e) à tout. »
Vous pouvez en savoir plus sur les techniques de brainstorming en lisant notre guide des approches de brainstorming motivationnel.
- Rapporter toutes ces idées en détail et les partager avec l’équipe.
- Évaluer et apprendre des produits similaires sur le marché, y compris les concurrents de votre client.
- Développer un environnement de travail collaboratif, non seulement en embauchant des personnes qui travaillent bien avec d’autres, mais aussi en organisant régulièrement de courtes réunions pour discuter des objectifs et des progrès. C’est également le bon moment pour établir d’autres structures qui motivent votre équipe à travailler en collaboration.
- Utiliser des logiciels de collaboration et d’autres outils qui peuvent aider votre équipe à travailler plus efficacement ensemble.
- Tenir régulièrement votre client au courant des idées de votre équipe, et obtenir des réactions du client concernant les idées présentées et les orientations possibles pour le projet.
Kat Yowell, designer senior chez Lucid Agency, une agence de marketing numérique avec des bureaux à Phoenix et à Chicago, dit que son équipe peut partager un contenu écrit ou une idée de design avec le client au début. Lors de la création d’un site Web, par exemple, l’équipe partagera probablement les maquettes fonctionnellesd’un site Web ou d’une page Web potentiel(le) – une conception montrant quels éléments et éléments d’interface existeront sur des pages importantes. L’équipe peut également partager une page Web intérieure plus développée pour donner au client « une idée de ce que cela va donner avant de se lancer dans le reste ».
L’idée est simplement de faire le point avec le client, de « [s’assurer] que nous sommes sur le bon chemin », ajoute Yowell. - Envisager une gamme de versions de contenu d’un même produit global. Par exemple, vous pouvez utiliser les informations pour une brochure pour une infographie plus petite, une photo, une publication Instagram, etc.
- Gérer efficacement vos fichiers de conception et s’assurer de suivre une convention de dénomination stricte pour tous les fichiers.
- Créer une structure de travail qui aide les employés à hiérarchiser le travail.
- S’assurer que les membres de l’équipe respectent toutes les échéances au fur et à mesure que le projet se développe.
- Créer des rapports de statut qui détaillent le développement du projet.
- Continuer à communiquer avec votre client et le tenir au courant régulièrement concernant le statut.
- Suivre le temps que tous les membres de l’équipe consacrent au projet pour mieux comprendre la charge de travail. Mesurez le temps passé par rapport au budget global et utilisez cela pour fournir des détails à votre client dans sa facture.
Troisième phase : révision et approbation
Cette phase implique le développement réel du produit, et peut inclure les actions suivantes :
- Obtenir l’approbation interne finale de votre responsable pour le produit à envoyer ensuite à votre client. Vous pouvez en savoir plus sur la mise en place d’un processus d’approbation efficace au sein de votre organisation dans notre guide de création d’un flux de travail d’approbation efficace.
- Partager du contenu avec votre client. Cela peut nécessiter l’utilisation d’outils qui vous permettent de transférer des fichiers vidéo ou de conception volumineux.
- Évaluer puis créer une structure pour vos cycles de révision, afin que toutes les personnes concernées comprennent les limites nécessaires au nombre de cycles.
- Utiliser un logiciel de révision de conception et d’autres outils qui peuvent centraliser les commentaires de diverses personnes et qui maintiennent la clarté sur la version la plus récente du produit.
- Recueillir les commentaires des clients sur la conception et d’autres choses, et utiliser une structure pour gérer, organiser et répondre à ces commentaires.
- Suivre la quantité et le niveau des commentaires, et déterminer s’ils correspondent aux lignes directrices du contrat initial ou si vous devrez peut-être facturer du temps supplémentaire.
- Utiliser un outil de gestion de projet et de communication – plutôt que des e-mails – pour des discussions plus efficaces, à la fois en interne et avec le client.
- Assurer l’approbation finale du produit de la part de votre client.
Quatrième phase : lancement du produit
La phase finale – et la plus passionnante – est le lancement du produit, ce qui signifie généralement la distribution de documents imprimés, la publication d’une vidéo ou la publication de supports numériques en ligne. Après cela, vous devrez peut-être effectuer les travaux de mise en ordre suivants :
- Envoyer des factures à votre client en fonction de votre contrat.
- S’assurer que votre client est satisfait en répondant rapidement à toutes les questions et en maintenant une bonne communication de suivi.
Modèle de flux de travail créatif
Télécharger le modèle de flux de travail créatif
Microsoft Excel | Microsoft Word
Utilisez ce modèle pour suivre l’avancement des phases et tâches de haut niveau pendant votre flux de travail créatif. Le modèle comprend des sections qui vous permettent de répertorier le propriétaire, la date d’échéance et le statut en un coup d’œil, et de noter si la tâche est en retard. Ajoutez ou modifiez les tâches en fonction des besoins de votre flux de travail.
Les bonnes pratiques pour configurer un processus de flux de travail créatif efficace
Pour configurer un flux de travail créatif efficace, les experts vous recommandent de clarifier la portée, de schématiser le flux de travail, d’utiliser un logiciel de flux de travail, de tenir des réunions pour faire le point régulièrement et de mesurer l’efficacité du flux de travail. Assurez-vous également que les membres de l’équipe peuvent réellement suivre votre flux de travail.
Vous trouverez ci-dessous quelques étapes importantes du processus de flux de travail global à inclure :
- Clarifier la portée, les objectifs et la stratégie avec le client. Au début de tout projet, clarifiez officiellement les objectifs du projet et le plan de base pour atteindre ces objectifs, de préférence à l’aide d’un document écrit que tout le monde approuve.
« Lorsque nous obtenons une affectation, le chef de projet doit clarifier avec le client exactement ce qui doit être communiqué, et les objectifs importants de cette communication », explique Kelbick. L’agence basée à New York est spécialisée dans le marketing, la stratégie produit et la communication pour les institutions financières.
Kelbick explique que son cabinet prépare un énoncé de stratégie pour le projet, qui, selon elle, « est présenté et examiné par le client, de sorte que tout le monde est sur la même longueur d’onde quant à ce que nous communiquons ». - Clarifier les responsabilités. Définissez la hiérarchie de votre équipe, puis clarifiez qui aura quel rôle dans le développement, l’approbation et l’achèvement du travail. Il est important que vous reconnaissiez la personnalité de votre organisation lorsque vous le faites ; si certaines personnes sont plus susceptibles d’être fortement impliquées tout au long du processus, ou si d’autres veulent participer uniquement à des points importants, votre plan doit tenir compte de cela.
Vous devrez probablement nommer un chef de projet. Ensuite, identifiez les membres de l’équipe qui devront approuver le projet à chaque phase de son développement. - Schématiser votre flux de travail. Pour chaque projet spécifique, il est utile de créer un schéma ou un diagramme qui montre les phases du processus, ainsi que les approbations, les commentaires et autres actions nécessaires. Prêtez attention au principe mutuellement exclusif et collectivement exhaustif (MECE)développé par le cabinet de conseil en affaires McKinsey & Company et utilisé dans un large éventail de pratiques commerciales. En substance, vous devez regrouper les catégories d’informations afin qu’elles ne se chevauchent pas et que votre évaluation inclue toutes les catégories possibles. Dans le contexte du flux de travail créatif, le MECE signifie qu’il ne doit pas y avoir de confusion quant aux exigences et à leur responsable lors de chaque phase, et que le flux de travail couvre tous les aspects du projet, du début à l’achèvement.
Ed Burgoyne, fondateur et conseiller senior de Makr Consulting, aide les organisations à effectuer une évaluation plus large du fonctionnement général de leur processus de flux de travail – en dehors de tout projet spécifique.
« Parfois, le simple fait de se réunir et de regarder comment les choses fonctionnent actuellement est révélateur pour les gens », partage-t-il. Il dit que le processus aide les organisations à se demander : « Comment faisons-nous ce que nous faisons ? Pourquoi faisons-nous comme ça ? Cela a-t-il du sens ? Comment décrivons-nous ce que nous faisons ? »
- Obtenir un accord d’équipe sur le processus de flux de travail. Il est essentiel que tout le monde comprenne et soit d’accord avec la structure et les détails de votre processus de flux de travail dès le début. Lorsque Burgoyne travaille avec des organisations pour les aider à comprendre et à améliorer leurs processus de travail, il sait que « nous pouvons créer des cartes de processus tout au long de la journée. Mais le comportement est super, super important. Comment agissons-nous ? Nous devons gérer les processus de changement en tenant compte du comportement. Je peux [recommander de] changer les processus toute la journée et les accrocher au mur. Mais, à moins que les gens ne les suivent », explique-t-il, ils n’obtiendront pas les résultats qu’ils souhaitent.
C’est pourquoi Burgoyne suggère aux organisations de travailler avec l’ensemble de leur équipe pour collaborer sur la façon de structurer leurs processus de travail, ce qui permet d’avoir l’adhésion de tout le monde dès le début. - Utiliser un logiciel de gestion de flux de travail/de projet créatif. Bien que certaines organisations puissent mettre en œuvre et suivre un processus de flux de travail créatif sans logiciel, de nombreux experts pensent que le logiciel peut être extrêmement utile pour suivre les processus et éviter la confusion.
Une organisation peut utiliser un logiciel pour intégrer toutes les communications écrites au sein du logiciel, intégrer des éléments de calendrier et des rappels, et rendre beaucoup plus faciles et efficaces le suivi et l’approbation des tâches pour le projet et la révision du travail. - Dicter comment et quand les révisions et les approbations auront lieu. Indiquez clairement qui révisera chaque phase du projet et offrira des commentaires, et quand ces commentaires et toutes les approbations requises sont dus. Vous devrez probablement limiter le nombre d’évaluateurs et de cycles de révision. Assurez-vous d’établir une convention de dénomination pour chaque révision, afin que tout le monde sache quel projet est le plus actuel.
- Organiser des réunions pour faire le point. Même lorsque vous utilisez des logiciels et d’autres vecteurs de communication numérique, il est utile d’organiser des réunions périodiques pour faire le point avec l’équipe afin de vous assurer que le projet avance et est dans les délais.
- Mesurer la productivité et d’autres indicateurs. Il peut être utile de suivre divers indicateurs sur vos projets créatifs, y compris le nombre de demandes de projet créatif reçues, les versions par projet, le temps d’obtenir les approbations et la durée complète du cycle d’un projet.
Le flux de travail créatif pendant les phases d’un projet
Votre équipe doit également garder à l’esprit les points importants suivants au cours des différentes phases du projet.
- Début du projet. Utilisez un processus formel de demande de projet et assurez-vous que votre équipe interne le suit.
« L’un des plus grands piliers est le processus de demande initiale », explique Brian Bosche, chef de produit senior chez Smartsheet et fondateur et ancien PDG de Slope, une entreprise qui a développé des logiciels pour aider avec le flux de travail créatif et fait maintenant partie de Smartsheet. « Il est vraiment important [que] les gens sachent où ils doivent aller pour soumettre une demande. Il est vraiment important d’avoir le processus de prise en charge. »
Le processus de prise en charge garantit que tout le monde comprend tous les projets qui sont sur le point de commencer et donne à chacun les informations requises au début, ajoute Bosche. - Développement du projet. Suivez la quantité de travail nécessaire pour diverses tâches au sein du projet, équilibrez la charge de travail si possible, et assurez-vous que le calendrier tient compte de certains membres de l’équipe avec des charges de travail importantes.
Yowell de Lucid Agency explique que son organisation a des réunions hebdomadaires pour évaluer ce sur quoi chaque designer ou autre membre de l’équipe travaille. L’agence utilise un logiciel pour attribuer entre un et trois points à chaque tâche, en fonction de la durée probable de la tâche. « [Cela] nous donne une vue d’ensemble avec des tâches définies ; grâce à ce système de numéros, nous pouvons trouver comment nous pouvons remanier les tâches si nécessaire », explique-t-elle. - Révision et approbation client. Expliquez aux clients comment le processus de révision fonctionne le mieux (y compris les échéances), et soyez au courant des retards causés par le client qui pourraient survenir.
Processus de projet créatif
Le terme processus de projet créatif décrit le processus de début, de suivi et d’achèvement des projets créatifs. Les organisations doivent disposer d’un processus de projet créatif efficace que les membres de l’équipe suivent pour s’assurer que leurs projets créatifs sont bien réalisés et terminés dans les temps.
Avantages des logiciels de flux de travail créatif et tâches qu’il peut aider à gérer
Votre organisation doit mettre en place des processus et une structure menant à un flux de travail créatif efficace, même si vous ne choisissez pas d’utiliser un logiciel spécial. Cela dit, des logiciels spécifiques ou des solutions SaaS peuvent vous aider à améliorer la collaboration, à gagner du temps et de l’argent, et à être plus productif/ve dans votre travail créatif.
Bosche de Smartsheet explique que le gain de temps et l’efficacité accrue pourraient être le plus grand bénéfice des logiciels de flux de travail créatif. « La vitesse est beaucoup plus importante maintenant pour les équipes créatives et les entreprises », explique-t-il. « Chaque équipe doit aller beaucoup plus vite et obtenir du contenu avec des délais de production plus rapides. Pour être rapide, vous devez être incroyablement efficace. Dans le flux de travail créatif, il y a beaucoup de collaboration qui doit se produire. Si vous n’avez pas d’outil de flux de travail créatif, vous n’êtes pas en mesure de suivre ce processus de manière efficace. »
Voici quelques avantages et quelques tâches que les logiciels de flux de travail créatif peuvent vous aider à gérer :
- gain de temps,
- création et organisation de briefs créatifs,
- suivi du temps,
- planification plus facile des rendez-vous,
- visioconférence,
- fourniture d’un accès au contenu livrable à tout moment aux membres de l’équipe,
- possibilité de collaboration d’équipe lors de la révision et de l’approbation du contenu,
- facturation plus facile,
- utilisation de mots-clés pour rechercher et trouver facilement tout ce qui concerne un projet au même endroit,
- possibilité pour tous les membres de l’équipe de voir le calendrier, le budget, les objectifs et les membres de l’équipe d’un projet,
- création et attribution des tâches et des sous-tâches et respect des délais par tout le monde,
- fourniture d’une évaluation en temps réel du statut du projet,
- élimination des communications téléphoniques concernant la progression du statut, des e-mails de suivi ou des réunions inutiles,
- fourniture aux responsables des informations sur les charges de travail des membres de l’équipe,
- suivi de toutes les communications du projet afin de s’assurer que toutes les questions sont résolues et que tout le travail avance.
Yowell ajoute qu’elle aime particulièrement les logiciels qui rappellent aux membres de l’équipe les échéances en cours et envoie également des rappels à quatre ou cinq jours d’une échéance.
Les rôles et responsabilités au sein d’un projet créatif
Chaque projet créatif exige que les gens remplissent des rôles spécifiques afin de le développer et de le mener à bien. Ces rôles peuvent parfois être basés sur le titre d’une personne au sein d’une organisation. Quels que soient les titres, une organisation doit définir clairement les rôles suivants et décider qui les exécutera :
- quelqu’un pour définir la portée du projet et le produit final,
- quelqu’un responsable du projet et du respect de la date limite en définitive,
- des personnes au sein de l’organisation qui ont le pouvoir de changer le projet (si nécessaire),
- quelqu’un pour donner l’approbation finale pour présenter la version potentiellement finale de la proposition au client, ou pour publier et distribuer la version finale,
- un intermédiaire régulier avec le client qui communique sur le statut du projet.
Fonctions ou rôles au sein d’une organisation pouvant être impliqués dans le flux de travail créatif
Le travail impliqué dans la réalisation d’un projet créatif est souvent effectué par des personnes ayant certaines fonctions et certains titres au sein d’une organisation. Ces titres de poste sont notamment les suivants :
- Responsables (qui sont responsables de la définition de la portée et de la structure d’un projet et de s’assurer que vous respectez les échéances)
- Professionnels de la création (designers, développeurs Web, rédacteurs, photographes et autres personnes qui aident à créer le produit)
- Responsables de compte (qui communiquent avec les clients au sujet du projet)
Parmi les autres fonctions mobilisées sur un projet spécifique peuvent figurer les suivantes :
- Responsable du projet
- Chef de projet
- Stratège de projet
- Spécialiste du marketing
Comment gérer le flux de travail créatif
La gestion de flux de travail créatif exige un système de flux de travail solide au sein de votre organisation, des membres d’équipe qui comprennent l’importance de suivre des processus efficaces, et des responsables qui sont doués pour superviser et suivre le travail. Les outils SaaS peuvent également être utiles pour suivre et gérer le processus de flux de travail créatif.
Les plus grandes erreurs dans la gestion de flux de travail créatif
Les experts au sein et à l’extérieur des agences disent que les organisations font souvent des erreurs courantes dans la structuration ou la gestion de flux de travail créatif. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes :
- Ne pas tenir compte de la contribution potentielle du client au travail de conception. « Au début de ma carrière, ma plus grande erreur a été de penser que le client ne sa[vait] rien », partage Yowell. Elle ajoute qu’elle se disait : « Comment osez-vous revenir avec des changements, vous ne savez pas de quoi vous parlez. » C’est faux. » Le client comprend la personnalité de son entreprise et l’essence du secteur dans lequel elle se trouve, dit-elle. Il comprend, par exemple, qu’une conception de site Web audacieuse peut ne pas fonctionner pour une entreprise d’ingénierie.
- Ne pas s’engager dans des points de contact périodiques sur l’original et développer la direction globale de la conception. « Arriver avec un tas de pages (Web) conçues avant que le client n’ait vu une seule conception peut avoir l’effet totalement inverse que prévu », explique Yowell.
- Créer un processus de flux de travail créatif du point de vue de certains acteurs seulement, et ne pas inclure les points de vue de tout le monde. Burgoyne explique que les chefs de projet ou d’autres chefs d’agence peuvent structurer un processus de flux de travail qui est logique pour eux, mais peut ne pas inclure les considérations importantes d’autres personnes qui font le travail tous les jours. « Lorsque vous regardez un processus et que vous développez un processus, il faut vraiment collaborer avec les personnes impliquées dans le processus lui-même pour créer un processus qui fonctionne réellement », explique-t-il. « Il est vraiment important d’examiner le processus du point de vue des systèmes et de voir comment toutes les différentes pièces s’assemblent. »
Cette inclusion est également essentielle lorsque la nouvelle structure de processus implique des changements importants dans la façon dont l’organisation fait son travail. « Les gens peuvent être très opposés au changement dans lequel ils ne sont pas impliqués », conseille Burgoyne.
Fonctionnalités spécifiques à rechercher dans les outils logiciels de gestion de projet
Les logiciels de flux de travail créatif et les solutions SaaS disposent d’un large éventail de fonctionnalités. En voici plusieurs qui peuvent être particulièrement utiles :
- La capacité de compléter et de s’intégrer naturellement au flux de travail créatif de votre organisation. « Pour tout type de logiciel, nous voulons qu’il imite votre processus », explique Burgoyne.
- La possibilité de réviser et d’obtenir l’approbation facilement dans le logiciel. Votre équipe doit être en mesure d’obtenir des commentaires et des approbations, pour les conceptions, les images, les vidéos et d’autres supports.
- La capacité de planifier vos projets et vos tâches, d’attribuer les responsabilités spécifiques aux membres de l’équipe, et de définir des échéances.
- La capacité de gérer de nouvelles demandes au fur et à mesure que le projet se développe. Vous devez être en mesure de gérer facilement de nouvelles demandes, de les approuver si nécessaire et de créer de nouvelles tâches avec des détails.
- La possibilité d’afficher les projets et les tâches dans une vue de tableau Kanban. Cette fonction offre à toutes les personnes impliquées une représentation visuelle facile du statut de toutes les tâches d’un projet.
- Des modèles standards pour les tâches récurrentes. Cela peut faciliter la création d’une liste de tâches pour les membres de l’équipe.
- La possibilité d’attribuer une tâche spécifique à un membre spécifique de l’équipe, ou à un rôle (comme un rédacteur ou un développeur) au sein de votre organisation. Cette fonction peut vous faire gagner du temps.
- Divers membres de l’équipe interne et clients externes peuvent avoir besoin de voir certaines parties de votre système de flux de travail créatif pour comprendre le statut d’un projet. Les logiciels peuvent donner accès à des parties du système, tout en limitant ou en empêchant l’accès à d’autres informations.
Vous pouvez en savoir plus sur les logiciels de gestion de projet créatif en lisant notre guide des fonctionnalités des logiciels de gestion de projet créatif.
Vue d’ensemble des solutions de flux de travail créatif, de gestion de projet et autres
Une gamme de logiciels peut être utile pour le flux de travail créatif. Nous avons divisé la liste en fonction de la tâche que vous essayez d’accomplir.
| Catégorie | Solution |
|---|---|
| Gestion de projet/flux de travail créatif |
|
| Suivi du temps |
|
|
Partage de fichiers |
|
| Partage, révision et approbation de fichiers |
|
| Facturation |
|
| Conception, visualisation et schématisation |
|
| Planification |
|
|
Visioconférence |
|
| Formulaires et enquêtes |
|
| Gestion de la relation client |
|
| Connexion/intégration d’applications Web |
|
Comment sélectionner un logiciel de gestion de flux de travail
Lorsque vous envisagez l’acquisition d’un logiciel de gestion de flux de travail créatif pour votre organisation, voici quelques considérations importantes et étapes à suivre :
- Effectuez une évaluation des besoins : assurez-vous d’évaluer exactement ce dont votre organisation a besoin. Comprenez où le logiciel pourrait aider, et inversement.
- Obtenez le soutien et l’adhésion de votre équipe : vous devez impliquer toute votre équipe dans le processus de sélection, afin qu’elle soutienne la décision finale et s’engage à utiliser le logiciel.
- N’oubliez pas que vous avez toujours besoin de vraies personnes en tant que chefs de projet : les logiciels peuvent beaucoup vous aider, mais vous avez toujours besoin de membres d’équipe qui s’engagent à piloter et à gérer le processus.
- Ne le déployez pas avant qu’il soit prêt : assurez-vous de tester (et de retester) votre nouveau système, afin qu’il n’y ait pas de nombreux problèmes au début qui nuisent à sa viabilité avec votre équipe par la suite.
Choisissez un logiciel qui peut évoluer avec votre entreprise : quand votre équipe utilise de plus en plus le logiciel, des ajustements et des améliorations peuvent être nécessaires. Assurez-vous que le logiciel dispose de ces fonctionnalités.
Conseils sur le flux de travail créatif et la création d’équipes transverses
Burgoyne, de Makr Consulting, explique que les agences et les organisations créatives doivent se rendre compte que leur processus et leur gestion de flux de travail sont essentiels à l’identité de leur organisation.
« Il est question de la façon dont vous résolvez réellement les problèmes et dont vous regardez le monde. Qu’est-ce qui est une priorité et qu’est-ce qui ne l’est pas ? », explique-t-il. « Votre processus est une grande partie de qui vous êtes. [Et] le processus détermine la qualité de notre produit et la qualité de notre production. »
Burgoyne écrit sur les processus de flux de travail créatif sur son blog professionnel, Adsubculture. Il cite plusieurs domaines qu’il est utile de comprendre dans l’amélioration du flux de travail créatif. Parmi eux figurent les éléments suivants :
- Comprendre les cadres de gestion de projet traditionnels.
- Comprendre comment les méthodologies de gestion de projet comme Waterfall et Agile peuvent aider dans le flux de travail créatif.Vous pouvez en savoir plus sur la méthodologie Waterfall et sur la gestion de projet Agile.
- Comprendre comment créer des équipes transverses avec des membres de différents services travaillant ensemble.
- Comprendre la structure et l’organisation des agences de publicité.
- Comprendre les différentes structures de flux de travail de production et de services créatifs.
Comment traiter avec des clients qui souhaitent modifier votre processus de flux de travail créatif
Un client voudra parfois changer un aspect d’un projet qui peut modifier considérablement votre processus de flux de travail. C’est votre client, bien sûr, donc vous devrez parfois répondre à ses demandes. Cependant, parfois, l’acceptation des changements suggérés peut nuire au processus et diminuer le produit final. Dans ces scénarios, vous devrez peut-être repousser un peu la demande du client – poliment et avec une bonne explication, bien sûr.
- Soyez poli(e) : essayez toujours de comprendre le point de vue du client avant de répondre trop rapidement. Essayez d’être calme, compréhensif/ve et poli(e) en expliquant l’importance de la mise en place de votre processus.
- N’usez pas de faux-fuyants : n’abandonnez pas trop facilement si votre client insiste pour des changements qui, vous le savez, nuiront au projet. Expliquez la structure de votre processus et comment cela sert leur produit au bout du compte.
- Proposez des alternatives : faites-vous une idée de leurs préoccupations sous-jacentes lors de la demande de changement. Ensuite, proposez des alternatives qui pourraient répondre à ces préoccupations, sans modifier votre processus de flux de travail.
Créez des flux de travail créatifs puissants grâce à la gestion du travail en temps réel dans Smartsheet
Donnez à vos employés les moyens de se dépasser grâce à une plateforme flexible conçue pour répondre aux besoins de votre équipe, et capable de s'adapter quand ces besoins changent. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.