Qu’est-ce que la gestion de flux de travail créatif ?
La gestion du flux de travail créatif fait référence à la manière dont une équipe ou une organisation supervise le processus de développement des actifs créatifs, depuis la génération d'idées jusqu'au lancement du projet, en passant par l'approbation de la conception. Les meilleurs flux de travail créatifs sont des séquences de tâches ordonnées et reproductibles.
La gestion du flux de travail créatif fait partie des opérations créatives globales, c'est-à-dire de la manière dont une entreprise gère le processus créatif interne. Les agences de création doivent mettre en place des flux de travail et des processus solides afin de répondre aux attentes de leurs clients en termes de qualité, de budget et de délais. Il en va de même pour les équipes de création internes qui produisent des éléments créatifs pour leur propre organisation. Pour en savoir plus, consultez ce guide des opérations créatives, étape par étape.
Chacune des disciplines suivantes nécessite une gestion créative du flux de travail qui diffère de façon importante :
- Flux de travail des agences de création : Il s'agit des processus spécifiques suivis par une agence de création pour mener à bien son travail. Dans ce contexte, les flux de travail sont des méthodes reproductibles que les membres de l'équipe utilisent pour remplir leur rôle, en se concentrant sur les opérations générales plutôt que sur des projets ou des produits spécifiques. Cependant, ces méthodes influencent le développement de biens créatifs individuels, y compris les publicités, les éléments de conception et d'autres matériaux créatifs. Pour en savoir plus, consultez cet article sur les flux de travail des agences de création.
- Flux de travail des équipes créatives : Il s'agit de décrire les processus utilisés par les équipes créatives pour gérer leurs opérations de bout en bout au sein de leur département et entre les projets. Chaque membre de l'équipe - rédacteurs, concepteurs, producteurs vidéo, éditeurs, stratèges et directeurs de la création - apporte des compétences uniques. L'efficacité du travail de l'équipe créative dépend de la bonne compréhension par chaque membre de son rôle et de ses responsabilités, qui peuvent varier légèrement d'un projet à l'autre. Améliorez vos compétences en matière de gestion grâce à ce guide sur la gestion des équipes créatives.
- Gestion de projets créatifs : La gestion de projets créatifs consiste à superviser la livraison réussie de ressources créatives et comprend toutes les phases habituelles du cycle de vie de la gestion de projet : lancement du projet, planification, exécution, suivi et contrôle, et clôture du projet. Faites en sorte que votre prochain projet soit une réussite en lisant cet article sur la gestion efficace des projets créatifs.
Vous pouvez également entendre les termes " flux de production créative", "flux de série créative" ou "flux de studio créatif". Ces termes font tous référence aux processus reproductibles que vous utilisez pour gérer un projet créatif ou un actif du début à la fin.
Découvrez comment faire évoluer vos projets créatifs tout au long de leur cycle de vie dans cet article sur la refonte de vos flux de travail créatifs, ainsi que dans ce guide complet sur les flux de travail de la gestion des actifs numériques (DAM).
Les phases du flux de travail créatif
Tous les flux de travail créatifs comportent quatre phases : la définition des objectifs, la génération et le développement d'idées, l'examen et l'obtention de l'approbation, le lancement des projets et le contrôle de leur réussite. La mise en place d'un flux de travail reproductible rationalisera votre processus et vous évitera de réinventer la roue à chaque fois.
Vous trouverez ci-dessous des détails sur chaque phase, ainsi qu'un modèle de flux de travail créatif que vous pouvez utiliser pour gérer vos projets créatifs.
Première phase : définir les objectifs et les rôles
La première phase consiste à définir les objectifs du projet. Utilisez l'un de ces modèles de dossier créatif pour vous assurer de recueillir toutes les informations nécessaires, y compris les parties prenantes, le budget, le calendrier, les buts, les objectifs, etc. Lorsque vous définissez des objectifs, veillez à ce qu'ils soient spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (SMART). Essayez d'utiliser l'une de ces feuilles de travail et l' un de ces exemples d'objectifs SMART pour commencer.
Organisez ensuite une réunion de lancement avec toutes les parties prenantes concernées (y compris le client pour les projets externes). Lors de cette réunion, présentez les membres de l'équipe, passez en revue les informations contenues dans le briefing créatif, discutez de la manière dont la réussite du projet sera mesurée et expliquez la structure hiérarchique de l'équipe. L'objectif de la réunion de lancement est d'aligner toutes les parties prenantes sur les objectifs et les contraintes du projet.
Ensuite, commencez à développer les étapes du projet en le segmentant en groupes de tâches connexes. Par exemple, finaliser une image de couverture ou produire tous les éléments d'animation d'une vidéo. À ce stade, vous pouvez également placer ces étapes sur un calendrier préliminaire.
Répartissez ensuite les rôles et les responsabilités au sein de l'équipe de création. Les rôles les plus courants sont ceux de maître d'ouvrage, de stratège, de gestionnaire de projet, de concepteur, de rédacteur et de développeur, bien que d'autres rôles puissent être nécessaires en fonction du projet. Définissez la hiérarchie de l'équipe et précisez qui s'occupera des différents aspects du développement, de l'approbation et de l'achèvement du projet. Définir le processus d'approbation, en précisant quand, comment et par qui chaque cycle d'approbation aura lieu. Identifiez clairement les personnes qui examineront chaque phase du projet et fourniront un retour d'information, et précisez les délais pour ces contributions et approbations. S'efforcer de limiter le nombre d'évaluateurs et de cycles d'évaluation. Établir une convention de dénomination pour les révisions afin que chacun sache quelle version est la plus récente.
Phase 2 : Générer et développer des idées
La deuxième phase est celle de l'idéation créative. Commencez par un brainstorming. Vous pouvez procéder à un brainstorming traditionnel en vous réunissant en groupe et en notant toutes les idées sur un tableau blanc. Une autre option consiste à essayer des variantes modernes telles que la cartographie mentale (où l'équipe collabore pour résoudre visuellement un défi) ou le brainstorming inversé (où l'on commence par le produit final et l'on travaille à rebours).
Hillary Kelbick, présidente-directrice générale de MKP Communications, estime que la première réunion de réflexion est cruciale. Il est également important que le ton de la réunion soit strictement celui du brainstorming. "À ce stade, il n'y a pas de mauvaises idées", conseille-t-elle. « La règle est que nous écrivons tout, même si cela semble stupide. Partagez toutes vos idées. Il n’y a rien de stupide à ce stade parce que vous ne savez pas d’où va venir l’énergie créative. Embrassez tout".
Pour en savoir plus sur les techniques de brainstorming, consultez notre guide sur les approches motivationnelles du brainstorming.
Une fois que vous avez généré une série d'idées en groupe, examinez-les ensemble et donnez votre avis. Encouragez tous les membres de l'équipe à partager leurs idées afin de créer un environnement où chacun se sent à l'aise pour apporter sa contribution. Cela permettra à l'équipe de mettre le doigt sur l'idée révolutionnaire.
Après avoir sélectionné les meilleures idées, commencez à les développer. De nombreux projets créatifs nécessitent divers types de contenu, notamment des vidéos, des images statiques, des articles écrits, des podcasts, des messages sur les médias sociaux et des mèmes. Si vous travaillez pour un client au sein d'une agence de création, veillez à organiser des réunions périodiques pour obtenir son accord sur la direction à prendre. Ces sessions d'approbation intermittentes permettront d'éviter toute insatisfaction lors de la livraison finale.
Kat Yowell, conceptrice principale chez Lucid Agency, une agence de marketing numérique ayant des bureaux à Phoenix et à Chicago, explique que son équipe peut partager un contenu écrit ou une idée de conception avec le client dès les premières étapes. Lors de la construction d'un site web, par exemple, l'équipe partagera probablement des wireframes d'un site ou d'une page web potentiel(le) - une conception montrant les éléments et les interfaces qui existeront sur les pages importantes. L’équipe peut également partager une page Web intérieure plus développée pour donner au client « une idée de ce que cela va donner avant de se lancer dans le reste ».
L'idée est simplement de faire le point avec le client, pour "[s']assurer que nous sommes sur la bonne voie", ajoute M. Yowell.
Selon le type de projet ou de campagne sur lequel vous travaillez, envisagez de réutiliser le même contenu sur différents types de médias - par exemple, présenter la même leçon dans une vidéo, un article pratique écrit et un post de diapositives Instagram.
Au cours du processus de développement, il convient de respecter le calendrier établi lors du lancement du projet. Communiquer rapidement en cas de problème et partager les rapports d'avancement en interne et en externe pour s'assurer que tout le monde est d'accord. Pensez également à utiliser des outils de gestion de projet ou de flux de travail en ligne pour faciliter ce processus.
Si vous travaillez avec un client, privilégiez la surcommunication.
Troisième phase : Examiner et obtenir l'approbation
À ce stade, vous devez obtenir l'approbation interne et externe des éléments créatifs que vous avez développés. Il y aura probablement plusieurs cycles d'examen. L'optimisation de ces tournées est cruciale pour progresser efficacement vers le lancement.
Commencez par l'approbation interne. Incluez l'ensemble de l'équipe créative, votre hiérarchie directe et toutes les autres parties prenantes internes. Recueillir des commentaires sur les conceptions et les réalisations initiales, et les affiner jusqu'à ce qu'un consensus soit atteint.
Si vous créez un travail pour un client externe, vous pouvez désormais lancer des cycles de révision avec lui. Partagez le contenu avec votre client à distance en lui envoyant les fichiers créatifs et en les examinant ensemble lors d'un appel vidéo, ou en personne si possible.
Il est important de structurer vos cycles d'évaluation à l'avance pour qu'ils soient efficaces et que vous sachiez clairement quel type de retour d'information vous souhaitez obtenir. Établir un ordre du jour pour les réunions et fixer une limite au nombre de cycles de révision autorisés dans le cadre du contrat actuel. (La norme industrielle est de trois.) Dans le kit de démarrage ci-dessous, vous trouverez un modèle gratuit d'ordre du jour de réunion de révision, que vous pouvez utiliser pour mener trois séries de révisions et obtenir l'approbation finale.
Vous pouvez également recueillir des commentaires à l'aide d'un logiciel de prise de notes en direct ou d'un logiciel de révision des dessins et modèles qui permet de laisser des commentaires directement sur les dessins et modèles. Veillez à ce que tout le monde ait accès aux mêmes versions afin d'éviter les problèmes de redondance et de contrôle des versions. Cette approche permet également de centraliser tous les retours d'information, ce qui permet de gagner du temps lors des mises à jour ultérieures.
Une fois que vous avez reçu l'approbation de votre client (qu'il s'agisse d'une équipe interne ou d'un supérieur), formalisez-la. Obtenir les signatures d'approbation nécessaires et préparer le contenu pour la publication.
Quatrième phase : Lancement du produit et suivi du succès
La dernière phase, la plus passionnante, est celle du lancement du produit, qui se traduit généralement par la distribution de documents imprimés, la diffusion d'une vidéo ou la mise en ligne de documents numériques. Après le lancement, il vous reste cependant quelques étapes à franchir.
Dès le lancement, commencez à suivre les indicateurs pour évaluer le succès du contenu. Vous devriez avoir défini des indicateurs de performance clés au cours de la phase initiale, alors commencez par ceux-ci. En outre, documentez les mesures relatives au déroulement du projet, telles que le nombre d'actifs créés, le nombre de versions et de cycles de révision effectués, le temps nécessaire pour obtenir les approbations et la durée globale du cycle de vie du projet.
Continuez à surveiller ces indicateurs clés de performance pendant la durée et à la fréquence indiquées dans votre briefing créatif. Veillez à partager ces données avec votre client. Si les résultats ne sont pas satisfaisants, il faut envisager d'affiner les actifs, en particulier pour les campagnes à long terme.
Après le lancement, vous devrez également envoyer la facture finale à votre client et effectuer un bilan du projet. Profitez de cette occasion pour recueillir leurs commentaires sur l'exécution globale du projet et les points à améliorer. Ces discussions sont essentielles pour maintenir et renforcer la relation avec le client et assurer une collaboration continue.
Modèle de flux de travail créatif
Télécharger un modèle de flux de travail créatif pour
Microsoft Excel
|
Microsoft Word
| Google Sheets
Utilisez ce modèle de flux de travail créatif pour suivre la progression de votre projet créatif du début à la fin. Le modèle organise le projet en quatre phases, assorties de sous-tâches, fournissant ainsi une structure solide et reproductible à suivre. Bien que vous puissiez personnaliser le modèle en fonction de vos besoins, il est préinstallé avec des sections pour répertorier le propriétaire de la tâche, la date d'échéance, le statut et les notes supplémentaires.
Les bonnes pratiques pour configurer un processus de flux de travail créatif efficace
Pour configurer un flux de travail créatif efficace, les experts vous recommandent de clarifier la portée, de schématiser le flux de travail, d’utiliser un logiciel de flux de travail, de tenir des réunions pour faire le point régulièrement et de mesurer l’efficacité du flux de travail. Assurez-vous également que les membres de l’équipe peuvent réellement suivre votre flux de travail.
Vous trouverez ci-dessous quelques étapes importantes du processus de flux de travail global à inclure :
Clarifier le champ d'application, les objectifs et la stratégie avec le client
Au début de tout projet, clarifiez formellement les objectifs du projet et le plan de base pour atteindre ces objectifs - de préférence par le biais d'un document écrit approuvé par tous.
"Lorsque nous recevons une mission, le chef de projet doit clarifier avec le client ce qui doit être communiqué exactement - et les objectifs importants de cette communication", explique M. Kelbick.
Mme Kelbick explique que son entreprise prépare une déclaration de stratégie pour le projet, qui, dit-elle, "est présentée et examinée par le client - de sorte que tout le monde est sur la même longueur d'onde quant à ce que nous communiquons".
Diagrammez votre flux de travail
Pour chaque projet spécifique, il est utile de créer un diagramme ou un graphique qui montre les phases du processus, ainsi que les approbations, les apports et les autres actions nécessaires. Prêtez attention au principe de l'exclusion mutuelle et de l'exhaustivité collective (MECE) développé par la société de conseil McKinsey & Company. En substance, vous devez regrouper les catégories d’informations afin qu’elles ne se chevauchent pas et que votre évaluation inclue toutes les catégories possibles. Dans le contexte du flux de travail créatif, MECE signifie qu'il ne doit y avoir aucune confusion quant aux exigences et aux responsables de chaque phase, et que le flux de travail couvre tous les aspects du projet, du début à la fin.
Ed Burgoyne, fondateur et conseiller principal de Makr Consulting, aide les organisations à réaliser une évaluation plus large de la manière dont leur processus de flux de travail fonctionne en général - en dehors de tout projet spécifique.
"Parfois, le simple fait de se réunir et d'examiner la façon dont les choses fonctionnent actuellement ouvre les yeux aux gens", explique-t-il. Selon lui, ce processus aide les organisations à s'interroger : "Comment faisons-nous ce que nous faisons ? Pourquoi faisons-nous comme ça ? Cela a-t-il du sens ? Comment décrire ce que nous faisons ?
Obtenir l'accord de l'équipe sur le processus de travail
Il est essentiel que tout le monde comprenne et accepte la structure et les détails de votre processus de travail dès le départ. Lorsque Burgoyne travaille avec des organisations pour les aider à comprendre et à améliorer leurs processus de travail, il insiste sur l'importance d'un accord commun. "Nous pouvons créer des diagrammes de processus toute la journée", dit-il, "mais le comportement est très, très important. Comment agissons-nous ? Nous devons gérer les processus de changement en tenant compte du comportement. Je peux recommander des processus toute la journée et les afficher sur un mur, mais si les gens ne les suivent pas, ils n'obtiendront pas les résultats escomptés."
C'est pourquoi Burgoyne suggère aux organisations de travailler avec l'ensemble de leur équipe pour collaborer sur la manière de structurer leurs processus de travail - ce qui permet d'obtenir l'adhésion de tous dès le début.
Utiliser un logiciel de gestion de projets ou de flux de travail créatif
Bien que certaines organisations puissent mettre en œuvre et suivre un processus de flux de travail créatif sans logiciel, de nombreux experts estiment que le logiciel peut être extrêmement utile pour suivre les processus et éviter toute confusion.
Une organisation peut utiliser un logiciel pour intégrer toutes les communications écrites dans le logiciel, intégrer les éléments du calendrier et les rappels, et rendre beaucoup plus facile et efficace le suivi et l'approbation des tâches pour le projet ainsi que l'examen du travail.
Organiser des réunions de contrôle
Même lorsque vous utilisez des logiciels et d'autres moyens de communication numérique, il est utile de tenir des réunions périodiques avec l'équipe pour s'assurer que le projet progresse et respecte le calendrier prévu.
Le flux de travail créatif pendant les phases d’un projet
Votre équipe doit également garder à l’esprit les points importants suivants au cours des différentes phases du projet.
Lancement du projet
Utilisez un processus formel de demande de projet et veillez à ce que votre équipe interne le suive.
"L'un des principaux piliers est le processus de demande initiale", explique Brian Bosche, chef de produit senior chez Smartsheet et fondateur et ancien PDG de Slope, une entreprise qui a développé un logiciel pour aider le flux de travail créatif et qui fait maintenant partie de Smartsheet. "Il est très important que les gens sachent où ils doivent s'adresser pour soumettre une demande. Il est très important d'avoir un processus d'admission".
Le processus d'admission permet de s'assurer que tout le monde comprend tous les projets qui vont démarrer et donne à chacun les informations nécessaires dès le début, ajoute M. Bosche.
Développement de projet
Suivez la quantité de travail nécessaire pour les différentes tâches du projet, équilibrez la charge de travail lorsque c'est possible et assurez-vous que le calendrier tient compte des membres de l'équipe dont la charge de travail est importante.
Yowell de Lucid Agency explique que son organisation organise des réunions hebdomadaires pour évaluer le travail de chaque concepteur ou autre membre de l'équipe. L'agence utilise un logiciel pour attribuer entre un et trois points à chaque tâche, en fonction de la durée probable de celle-ci. "Grâce à ce système de chiffres, nous pouvons déterminer comment réorganiser les tâches si nécessaire", explique-t-elle.
Examen et approbation par le client
Communiquer aux clients les modalités optimales du processus d'examen (y compris les délais) et être conscient des retards éventuels causés par le client.
Comment gérer un flux de travail créatif
La gestion d'un flux de travail créatif nécessite un système de flux de travail solide au sein de votre organisation, des membres de l'équipe qui comprennent l'importance de suivre des processus efficaces et des responsables qui sont aptes à superviser et à suivre le travail. Les outils SaaS peuvent également être utiles pour suivre et gérer le processus de flux de travail créatif.
Télécharger le kit de démarrage du flux de travail créatif
Si vous n'avez jamais créé de processus standard pour gérer vos équipes créatives, cela peut être décourageant. Ce kit de démarrage gratuit fournit toutes les ressources dont vous avez besoin pour démarrer. Il vous aidera à vous organiser, à documenter vos flux de travail, à clarifier tous les actifs créatifs dont vous avez besoin et à gérer les cycles d'approbation, que vous travailliez pour un client externe ou pour votre propre organisation.
Télécharger le kit de démarrage du flux de travail créatif
Dans ce kit, vous trouverez les éléments suivants :
- A Modèle de flux de travail créatif pour Excel et Microsoft Word qui comprend toutes les phases et sous-tâches courantes associées au flux de travail de bout en bout.
- A modèle de briefing créatif pour Excel pour définir les exigences relatives aux ressources créatives que vous créez pour un client externe.
- A modèle simple de briefing créatif pour Microsoft Word pour documenter les spécifications d'un projet créatif interne simple.
- A Modèle de réunion hebdomadaire sur l'état d'avancement d'un projet créatif pour Excel et Microsoft Word pour rationaliser et simplifier les réunions de contrôle.
- A modèle de cycle d'examen créatif pour Microsoft Word pour structurer vos réunions internes ou externes d'examen des actifs créatifs, avec de l'espace pour trois séries de réunions d'examen et des lignes de signature pour les approbations finales.
- A fiche de contrôle du flux de travail créatif pour Microsoft Word avec des conseils d'experts sur la manière de rendre votre flux de travail créatif aussi efficace que possible.
Les plus grandes erreurs dans la gestion de flux de travail créatif
Les experts au sein et à l’extérieur des agences disent que les organisations font souvent des erreurs courantes dans la structuration ou la gestion de flux de travail créatif. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes :
- L'actualisation de la contribution potentielle du client au travail de conception. « Au début de ma carrière, ma plus grande erreur a été de penser que le client ne sa[vait] rien », partage Yowell. Elle ajoute qu’elle se disait : « Comment osez-vous revenir avec des changements, vous ne savez pas de quoi vous parlez. » C’est faux. » Le client comprend la personnalité de son entreprise et l’essence du secteur dans lequel elle se trouve, dit-elle. Il comprend, par exemple, qu’une conception de site Web audacieuse peut ne pas fonctionner pour une entreprise d’ingénierie.
- Ne pas s'engager dans des points de contact périodiques sur l'original et ne pas développer l'orientation générale de la conception. « Arriver avec un tas de pages (Web) conçues avant que le client n’ait vu une seule conception peut avoir l’effet totalement inverse que prévu », explique Yowell.
- Construire un processus de travail créatif à partir des points de vue de certains acteurs seulement, sans tenir compte des points de vue de tous. Burgoyne explique que les chefs de projet ou d'autres responsables d'agence peuvent structurer un processus de flux de travail qui leur semble logique, mais qui ne tient pas compte des considérations importantes des autres personnes qui effectuent le travail tous les jours. « Lorsque vous regardez un processus et que vous développez un processus, il faut vraiment collaborer avec les personnes impliquées dans le processus lui-même pour créer un processus qui fonctionne réellement », explique-t-il. « Il est vraiment important d’examiner le processus du point de vue des systèmes et de voir comment toutes les différentes pièces s’assemblent. »
Ce caractère inclusif est également vital lorsque la nouvelle structure de processus implique des changements importants dans la manière dont l'organisation effectue son travail. « Les gens peuvent être très opposés au changement dans lequel ils ne sont pas impliqués », conseille Burgoyne.
Comment affiner vos flux de travail créatifs
La plupart des flux de travail créatifs sont organisés selon les phases décrites ci-dessus. Toutefois, il existe un certain nombre de moyens d'affiner davantage vos processus, notamment les suivants :
- Centraliser les actifs de conception : Gérez vos ressources et vos fichiers de conception de manière centralisée et organisée. Envisagez d'utiliser un outil en ligne qui vous permet de stocker des fichiers créatifs dans le nuage afin que tous les membres de l'équipe puissent y accéder facilement.
- Adopter des conventions de dénomination : Suivre une convention de dénomination stricte pour tous les fichiers.
- Structurer le lieu de travail : Créez une structure de travail qui aide les employés à établir des priorités. Il peut s'agir de bloquer du temps pour travailler sans interruption, de programmer des contrôles réguliers et d'être en ligne à certaines heures pour que tout le monde soit disponible pour collaborer.
- Respecter les délais : Veiller à ce que les membres de l'équipe respectent toutes les échéances au fur et à mesure de l'évolution du projet. Le non-respect d'une seule échéance peut avoir un effet domino qui se répercute sur l'ensemble du projet. Prévoyez une certaine souplesse dans le calendrier lors de la phase de planification afin d'anticiper ce problème.
- Communiquer en permanence : Continuez à communiquer avec votre client et fournissez des mises à jour fréquentes.
- Suivi du temps de travail de l'équipe : suivez le temps que tous les membres de l'équipe consacrent au projet afin de mieux comprendre la charge de travail. Mesurez le temps passé par rapport au budget global et utilisez cela pour fournir des détails à votre client dans sa facture.
Gianluca Ferruggia est directeur général de DesignRush, une place de marché qui met en relation les entreprises avec les meilleures agences de création. Il souligne l'importance de rester flexible dans ses flux de travail, afin de répondre au mieux aux besoins de ses clients : "La mise en œuvre de méthodologies agiles nous aide à itérer, à nous adapter et à améliorer continuellement nos processus. En outre, il recommande de "définir clairement les attentes et les rôles dès le départ, et d'intégrer des sessions régulières de feedback".
Pavel Naydenov, responsable du marketing chez Businessmap, un éditeur de logiciels qui aide les organisations à mettre en œuvre des méthodes agiles, partage cet avis. "La mise au point des flux de travail créatifs nécessite souvent un processus itératif d'analyse, d'adaptation et de mise en œuvre", explique-t-il. "Des pratiques telles que des rétrospectives d'équipe régulières et l'intégration d'une approche basée sur le Kanban nous ont aidés à affiner en permanence nos flux de travail et à réduire les goulets d'étranglement."
Conseils sur le flux de travail créatif et la création d’équipes transverses
Burgoyne, de Makr Consulting, explique que les agences et les organisations créatives doivent se rendre compte que leur processus et leur gestion de flux de travail sont essentiels à l’identité de leur organisation.
« Il est question de la façon dont vous résolvez réellement les problèmes et dont vous regardez le monde. Qu'est-ce qui est prioritaire et qu'est-ce qui ne l'est pas ?". explique-t-il. « Votre processus est une grande partie de qui vous êtes. [Et] le processus détermine la qualité de notre produit et la qualité de notre production. »
Burgoyne écrit sur les processus de travail créatifs sur son blog professionnel, Adsubculture. Il cite plusieurs domaines qu’il est utile de comprendre dans l’amélioration du flux de travail créatif. Parmi eux figurent les éléments suivants :
- Comprendre les cadres de gestion de projet traditionnels.
- Comprendre comment créer des équipes transverses avec des membres de différents services travaillant ensemble.
- Comprendre la structure et l’organisation des agences de publicité.
- Comprendre les différentes structures de flux de travail de production et de services créatifs.
- Comprendre comment les méthodologies de gestion de projet telles que Waterfall et Agile peuvent contribuer au flux de travail créatif
Pour en savoir plus sur ces méthodologies, consultez le guide de la gestion de projet Agile et l'article sur l'utilisation de la méthodologie Waterfall.
Comment traiter avec des clients qui souhaitent modifier votre processus de flux de travail créatif
Un client voudra parfois changer un aspect d’un projet qui peut modifier considérablement votre processus de flux de travail. C’est votre client, bien sûr, donc vous devrez parfois répondre à ses demandes. Cependant, parfois, l’acceptation des changements suggérés peut nuire au processus et diminuer le produit final. Dans ces scénarios, vous devrez peut-être repousser un peu la demande du client – poliment et avec une bonne explication, bien sûr.
Jim Hamilton est un expert en contenu et en copywriting et le fondateur de Persuasive Alchemy, une lettre d'information et une communauté pour les consultants. "Si un client souhaite modifier votre processus de création, c'est généralement parce qu'il n'est pas sûr de la manière dont le processus va se dérouler ou parce qu'il n'a pas confiance en votre capacité à le mener à bien", explique-t-il. "Quoi qu'il en soit, la meilleure façon d'y remédier est de leur faire découvrir votre processus étape par étape au début du projet. Indiquez clairement où et quand ils auront l'occasion d'intervenir tout au long du processus. Mais rappelez que c'est votre processus qui vous permet d'atteindre le niveau de qualité élevé que tous vos clients attendent de vous".
Voici d'autres conseils pour gérer les clients qui veulent modifier vos processus :
- Soyez poli : Essayez toujours de comprendre le point de vue du client avant de répondre trop rapidement. Essayez d'être calme, compréhensif et poli lorsque vous expliquez l'importance de la mise en place de votre processus.
- Ne pas hésiter : Ne cédez pas trop facilement si votre client insiste sur des changements dont vous savez qu'ils nuiront au projet. Expliquez la structure de votre processus et comment cela sert leur produit au bout du compte.
- Proposez des alternatives : Essayez de comprendre les préoccupations sous-jacentes à la demande de changement. Ensuite, proposez des alternatives qui pourraient répondre à ces préoccupations, sans modifier votre processus de flux de travail.
- Expliquez vos processus : Ferruggia de DesignRush déclare : "Il est utile d'informer [vos clients] sur votre processus et sur la manière dont il contribue à l'aboutissement du projet". Ils seront beaucoup plus enclins à accepter votre façon de faire s'ils en comprennent l'intention et les avantages escomptés.
- Restez ouvert à leurs idées : Comme le dit le vieil adage, le client a toujours raison. Bien que vous souhaitiez maintenir la structure qui vous permet d'accomplir votre travail, il est utile de rester flexible. "Commencez par comprendre leurs besoins et leurs attentes spécifiques, puis élaborez une stratégie sur la meilleure façon d'intégrer leurs commentaires sans entraver le flux de travail", explique M. Naydenov. "La flexibilité est essentielle, mais il est tout aussi important de maintenir le processus de base qui fonctionne pour votre équipe.
Ferruggia se fait l'écho de cette idée. "Le fait d'être ouvert à des contributions précieuses peut parfois conduire à des adaptations constructives", ajoute-t-il.
De manière plus générale, Ferruggia et Naydonev soulignent tous deux l'importance de comprendre les besoins du client et de gérer intentionnellement cette relation.
"La gestion des attentes des clients commence par la fixation de délais clairs et réalistes, le maintien d'une communication ouverte et l'information régulière sur l'avancement du projet", explique M. Ferruggia. "Il est tout aussi important de bien comprendre la vision du client pour que le produit final corresponde à ses attentes.
"Mes meilleurs conseils pour gérer les attentes des clients dans le cadre d'un projet créatif consistent à établir des protocoles de communication clairs et à garantir une transparence totale dans l'avancement du projet", déclare M. Naydonev. "Il est essentiel de fournir des mises à jour régulières pour les tenir informés et gérer leurs attentes.
Automatisation du flux de travail créatif
L'automatisation du flux de travail créatif fait référence au logiciel utilisé par une organisation pour rationaliser les tâches répétitives au sein d'un processus créatif. L'automatisation peut vous faire gagner du temps et réduire les tâches manuelles ou fastidieuses afin que vous puissiez consacrer plus de temps au travail créatif proprement dit.
L'automatisation est un terme large qui peut englober une variété de fonctions spécifiques. De nombreuses équipes créatives ont recours à l'automatisation pour réaliser les tâches suivantes :
- Centralisation des ressources créatives : Stockez, suivez et gérez tous les actifs créatifs dans une solution centralisée basée sur le cloud, permettant aux membres de l'équipe d'y accéder de n'importe où et à n'importe quel moment.
- Faciliter un retour d'information direct : Fournir un retour d'information direct sur les conceptions, en éliminant les problèmes liés au contrôle des versions.
- Automatiser les notifications : Mettez en place des notifications et des alertes automatisées pour les changements de statut afin de vous assurer que tout le monde est au courant.
- Contrôler les délais et les budgets : Suivez les délais et les budgets en temps réel pour garder le contrôle de l'avancement du projet et de ses finances.
- Utiliser des modèles de projet : Créez des modèles de plan de projet principal afin de rationaliser la mise en place et d'éviter les redondances à chaque nouveau projet.
- Distribuer les fichiers essentiels : Distribuer les fichiers aux membres appropriés de l'équipe afin de maintenir l'efficacité du flux de travail.
- Acheminement pour approbation : Acheminer les fichiers par les canaux d'approbation nécessaires pour garantir la qualité et la conformité.
"Pour moi, l'automatisation du flux de travail créatif consiste à utiliser des solutions numériques pour améliorer la productivité et minimiser les tâches manuelles, ce qui a conduit à une allocation plus efficace des ressources et à de meilleurs délais pour les projets", déclare Naydonev de Businessmap. "Les avantages sont multiples : responsabilisation accrue, meilleure hiérarchisation des tâches et gain de temps global".
Pour en savoir plus, consultez ce guide sur les avantages de l'automatisation des flux de travail.
Pourquoi avez-vous besoin d’un bon processus de flux de travail créatif
Toute organisation qui fait du travail créatif a des livrables et des échéances. Ces livrables – le travail créatif lui-même – et leurs échéances peuvent être continuellement perturbés lorsqu’il n’y a pas de processus pour commencer, développer et approuver le travail. Toutes les personnes impliquées doivent comprendre les détails du projet, ce dont il a besoin pour avancer, qui a ou n'a pas apporté sa contribution et s'il est en bonne voie d'être livré dans les délais.
Un processus de flux de travail créatif qui suit et oriente l'ensemble du travail permet d'éviter la confusion, mais aussi de gagner du temps et de l'argent. Les entreprises qui mettent régulièrement en œuvre des processus de flux de travail créatif sont notamment les entreprises de conception graphique, les agences de publicité et les agences de création numérique (parfois appelées simplement agences numériques). Mais de nombreuses autres organisations mettent également en œuvre le processus pour devenir plus efficaces. Certaines organisations ont mis en œuvre un processus de flux de travail créatif plus ancien – qui se limite aux e-mails, aux feuilles de calcul, aux réunions et à la communication continue. D’autres utilisent des solutions de logiciels ou de logiciels en tant que services (Software-as-a-Service, ou SaaS) pour aider à gérer le flux de travail.
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