Quelle est la différence entre la gestion de projets et la gestion de projets informatiques ?
La gestion de projets est un processus qui consiste à imaginer, organiser et exécuter des projets, tandis que la gestion de projets informatiques a trait à l’administration de projets spécifiques aux technologies de l’information, y compris le développement de logiciels, les configurations technologiques, les projets d’infrastructure et les mises à niveau.
La gestion de projets regroupe un ensemble de compétences universelles qui s’applique à tous les secteurs et à tous les services de l’entreprise. « La gestion de projets informatiques ne doit pas être différente de la gestion de projets RH, de la gestion de projets de service client ou de la gestion de projets logistiques », suggère Mary Beth Imbarrato, professionnelle de la gestion de projets, Scrum Master certifiée, professionnelle de la planification stratégique et spécialiste de la gestion du changement chez MBI Consulting. « L’élément clé est que si quelqu’un s’identifie en tant que chef de projets informatiques, cela signifie que son expertise a trait aux projets technologiques. Cependant, il est important de savoir que l’ensemble des compétences est similaire, [même si] les forces toucheront différents domaines. »
Qu’est-ce qui explique l’échec des projets informatiques ?
Les experts s’accordent à dire que l’absence d’objectifs clairs, un sponsoring faiblard et des problèmes de planification sont les principales raisons de l’échec des projets. Il convient de prêter attention aux raisons pour lesquelles les projets échouent afin d’améliorer et de livrer des projets réussis à l’avenir.
Te Wu, PDG et chef de projets chez PMO Advisory, décrit les raisons de l’échec des projets informatiques. « Outre une mauvaise gestion de projets, je pense que les principales raisons de l’échec d’un projet informatique ont trait aux problèmes politiques et conflictuels qui surviennent dans le cadre de projets complexes et qui détournent l’attention, ainsi qu’à la force du leadership qui diminue à mesure que l’attention à court terme des dirigeants devient incohérente. »
Face à l’importance et à la complexité croissantes des projets technologiques, en particulier pour les professionnels de l’informatique, les taux d’échec ne pouvaient qu’augmenter. Une étude de McKinsey-Oxford estime que les initiatives informatiques de grande envergure (de plus de 15 millions de dollars) dépassent leurs budgets jusqu’à 45 %. Ces projets ne respectent généralement pas les délais et apportent jusqu’à 56 % de plus-value en moins aux parties prenantes. Les raisons sont nombreuses, y compris des problèmes inattendus inhérents à la première invention ou au premier déploiement. Cependant, des problèmes tels que l’échelle et la complexité, le manque de concentration et le manque de qualification des membres de l’équipe contribuent également aux taux d’échec observés.
L’un des éléments les plus cités d’un projet ayant échoué a trait aux équipes de projet qui se concentrent trop sur les processus et le budget, au lieu d’atteindre des jalons et d’avancer. Les efforts à long terme se heurtent également à des obstacles liés à l’évolution rapide du matériel et à l’ajout de nouvelles versions de logiciels pendant la durée du projet.
Échec des projets dus à un manque de sponsoring
Elizabeth Harrin, chef de projets chevronnée et auteure d’ouvrage sur la gestion de projets informatiques, partage un compte-rendu détaillé d’un projet informatique qui n’a pas réussi à se concrétiser en raison d’un manque de soutien de la direction. « Il s’agissait d’un projet axé sur un audit de conformité des licences de logiciels informatiques avec un responsable de la sécurité informatique comme principale partie prenante. Malheureusement, ni moi, en tant que chef de projet, ni la partie prenante n’avons bénéficié d’un sponsoring de la direction, car le projet n’était tout simplement pas suffisamment intéressant pour elle à l’époque. »
Comme le décrit Elizabeth Harrin, sans le sponsoring d’un cadre supérieur, les projets peuvent rapidement être abandonnés. Des projets et activités concurrents entre plusieurs services d’une entreprise rendent l’adhésion et le soutien difficiles.
« Il existe souvent de nombreux intérêts concurrents qui empêchent d’assurer un soutien et un engagement complets », explique Alexis Nicole White, professionnel en chef de projets, Scrum Master et consultante en livraison de projets chez North Highland. Les sponsors seniors ne sont pas les seuls membres de l’équipe à souffrir de ce problème d’attention. Dans le contexte de la gestion de projets, les répercussions de multiples distractions sont évidentes. Mary Beth Imbarrato a travaillé sur des projets informatiques dans le cadre desquels l’affectation de plusieurs coordinateurs de projet relevant du chef de projet peut avoir contribué à leur réussite. « Cela permet au chef de projet informatique de se concentrer sur les besoins stratégiques de l’organisation par rapport au projet plutôt que de suivre les tâches non terminées ou en retard. »
Le manque de communication affecte la réussite des projets
Les experts s’accordent également à dire que la communication est un ingrédient essentiel à la réussite d’un projet. Sans compétences en communication, il est impossible de coordonner les livrables d’un projet et de livrer un projet complet.
Pour Ben Timmerman, Scrum Master professionnel et directeur du développement logiciel chez The Brookfield Group, chaque projet qui échoue manque de communication. « Au cœur de chaque projet défaillant se trouve un manque de communication entre les équipes, les fournisseurs ou les clients. La plupart des projets comportent une inconnue sous-jacente. Qu’il s’agisse d’une dérive du périmètre, de problèmes budgétaires ou de problèmes techniques, la communication en est la cause profonde. »
Krista Kaszycki, directrice d’exploitation chez AlphaRidge, partage un sentiment similaire concernant les échecs de projets. « Généralement, les projets informatiques échouent en raison d’un manque de communication ou d’une incapacité à définir des attentes et des interdépendances réalistes dès le départ. »
Comment prévenir l’échec d’un projet informatique
Tous les projets comportent des risques. Si les chefs de projets informatiques s’efforcent de livrer les projets dans les délais et dans les limites du budget, l’échec n’est pas exclu. Pour l’éviter, ils doivent bénéficier du soutien continu de la haute direction et optimiser la qualité des communications.
« Assurez l’adhésion et le soutien total de l’ensemble des parties prenantes clés et des membres de l’équipe de projet dès le début de la charte du projet », suggère Alexis Nicole White. Cela permet d’éviter que des intérêts concurrents ne dominent les ressources. « Veillez à développer un plan de remontée d’informations pour résoudre rapidement les problèmes et déterminer les responsables les individus en cas d’échéances manquées. » Au-delà de l’adhésion des parties prenantes, Krista Kaszycki encourage les équipes à « [prendre] le temps de comprendre les objectifs de chaque partie prenante dès le début du projet, et le fait de fournir des mises à jour cohérentes vous évitera bien des tracas ».
Ben Timmerman rebondit sur ce besoin de communication. « La surcommunication n’est pas nécessairement une mauvaise chose. Certes, elle peut engendrer des doublons, mais il est nécessaire de s’assurer que l’équipe de projet et vous suivez le même chemin pour atteindre les objectifs et assurer la réussite du projet. »
Bonnes pratiques et principes applicables pour les professionnels de la gestion de projets informatiques
Il arrive que même le projet le mieux orchestré déraille. Même si les projets sont difficiles à mener à bien, les équipes de projet peuvent toujours s’améliorer et gagner en rapidité et efficacité.
Tous les projets comportent des aspects positifs et négatifs. Les chefs de projets peuvent apprendre d’autres experts pour mieux gérer les futurs projets de gestion de l’information. Mary Beth Imbarrato partage un scénario concret dans lequel seule l’équipe informatique a utilisé une méthodologie de gestion de projet Agile, contrairement au reste de l’organisation, créant ainsi de la confusion au sein de l’équipe de projet.
« Les équipes de projets informatiques doivent inclure des représentants de diverses unités commerciales compte tenu des changements à venir. Ces représentants sont chargés de définir les exigences, de clarifier les besoins, de répondre aux questions de l’équipe en charge du développement informatique et, généralement, de tester l’acceptation des utilisateurs », explique Mary Beth Imbarrato.
Elle poursuit : « Dans une situation qui repose sur une méthodologie non maîtrisée, l’équipe informatique doit former l’équipe de projet (représentants d’unités commerciales) quant à la façon dont le projet se déroulera, la méthodologie qu’elle utilisera, les éléments clés de cette méthodologie et comment les représentants d’unités commerciales peuvent apporter leur contribution significative. Un rien suffit pour établir des bases solides afin que les membres de l’équipe de projet comprennent comment se déroule le projet ».
Elle conclut : « Je suggère d’inclure une illustration visuelle du déroulement du projet, un glossaire des termes du projet qui comprend tous les acronymes couramment utilisés dans le cadre de projets informatiques, et un document qui définit les rôles et responsabilités pour clarifier davantage les tâches et leurs propriétaires. »
La connaissance et la communication sont les clés de la réussite d’un projet
Tous les experts en gestion de projet confirment les avantages d’une communication efficace.Pour Te Wu, la connaissance est synonyme de pouvoir : « Prenez le temps de comprendre le pourquoi (alignement stratégique), le qui (les parties prenantes, en particulier les clients), le quoi (périmètre), le quand (planning), le où (si l’emplacement géographique est important) et le combien. Cette méthodologie du QQOQCP permet aux chefs de projets de mieux déterminer le « comment ». »
Alexis Nicole White fait écho aux sentiments de Te Wu concernant l’importance des connaissances. « En tant que chef de projets, il faut se poser de nombreuses questions, même si elles paraissent stupides. Souvent, ces questions sont omises et peuvent éviter un désastre. »
Les chefs de projets comptent sur une communication claire entre les membres de l’équipe et les clients. Ben Timmerman exhorte les chefs de projet à se concentrer sur la collaboration entre toutes les parties prenantes. « En fin de compte, un chef de projets informatiques repose sur les personnes. Que vous mettiez en œuvre un changement pour un client ou que vous développiez un produit minimum viable, vous devez constamment traiter avec des personnes. Le fait de comprendre les capacités techniques et la façon dont les membres de l’équipe communiquent tout au long d’un projet permet au chef de projet d’atténuer les problèmes avant qu’ils ne surviennent. La capacité à déterminer le moment où le risque devient une réalité fait souvent la différence entre un bon projet et un mauvais projet. »
Tout conserver dans un seul endroit centralisé
Conservez l’ensemble des informations, documents, tâches et rapports d’avancement des projets dans un endroit centralisé afin d’éviter toute confusion. Comme le dit Amy Black : « La technologie est votre amie. L’utilisation de l’automatisation et de la technologie pour garantir une livraison efficace du projet change la donne. N’ayez pas peur d’essayer quelque chose de nouveau ou de différent pour obtenir des résultats différents ».
Krista Kaszycki partage ce sentiment et suggère que les équipes de projet « trouvent un outil de collaboration suffisamment flexible pour répondre à leurs besoins uniques et qui peut faciliter les transactions de données les plus importantes. Par exemple, avez-vous besoin d’automatiser certaines notifications ou de collecter des fiches techniques volumineuses ? »
Bonnes pratiques de gouvernance de la gestion de projets informatiques
La gouvernance de projet fait référence aux éléments qui contribuent à la réussite d’un projet. Si ses trois piliers sont la structure, les personnes et les informations, les autres éléments varient d’une organisation à l’autre.
Te Wu estime que la gouvernance de projet est un sujet essentiel, bien qu’incompris. Il fournit trois bonnes pratiques de gouvernance de la gestion de portefeuille de projets informatiques :
- Établissez des processus de gouvernance dès le départ : même si la gouvernance de projet est dérivée de la gouvernance organisationnelle, la plupart des équipes de projet gagneront à comprendre le cadre de gouvernance de projet dès le début du projet.
- Coordonnez la gouvernance avec l’impact sur l’entreprise : adaptez la gouvernance de projet à votre marché, à votre entreprise et aux outils technologiques que vous utilisez. Il n’existe pas de modèle universel en matière de gouvernance de projet. Assurez-vous que le cadre de gouvernance est représentatif de l’impact anticipé du projet.
- Formez les membres de l’équipe : offrez une formation sur les principaux processus de gouvernance (comment résoudre les risques qui s’aggravent, par exemple) et les paramètres (les limites budgétaires, par exemple), ainsi que sur les rôles et les responsabilités.
Bonnes pratiques applicables aux projets d’assistance informatique
La gestion de projets d’assistance informatique a trait au processus de planification, d’organisation et d’exécution d’initiatives informatiques. Les spécialistes des projets attribuent la réussite à une compréhension du rôle de l’assistance informatique. Ils encouragent une conversation ouverte et des commentaires.
Auparavant, Te Wu était directeur mondial des services de projet dans un grand cabinet d’audit, de fiscalité et de conseil. Il explique : « Mon homologue, directeur mondial de l’assistance informatique, et moi-même n’étions jamais d’accord sur les livrables et la qualité des systèmes avant la fin d’un projet. Au cours d’un projet d’envergure, le directeur de la technologie de l’organisation s’est lassé de nos désaccords et m’a demandé de diriger à la fois le projet et l’assistance connexe. Ma vision du service a changé, du fait de mon rôle direct dans l’assistance informatique. Je conseille aux chefs de projets d’assistance informatique de se mettre dans la peau du responsable de l’assistance pour appréhender leur monde de manière très différente. »
Alexis Nicole White rappelle aux chefs de projets d’assistance informatique de « faire appel aux équipes d’assistance souvent et fréquemment tout au long d’un projet. »
Cette approche trouve également un écho chez Krista Kaszycki, qui affirme qu’« une équipe technique efficace vaut son pesant d’or. Accordez une valeur claire aux commentaires proactifs de chaque membre de l’équipe ».
Bonnes pratiques en matière de planification de projets informatiques
Au cours de la phase de planification de projet, les équipes définissent l’orientation du projet pour atteindre l’objectif final. Au cours de la phase de planification d’un projet informatique, les responsabilités comprennent la définition des tâches, des calendriers et des ressources disponibles, l’estimation des coûts et l’évaluation des risques potentiels.
Alexis Nicole White pense que l’échec d’un projet est souvent dû à un manque de planification appropriée : « Des contraintes sont souvent imposées par l’entreprise, ce qui limite les ressources, le temps et les coûts. De ce fait, le chef de projets ne peut pas planifier correctement ses livraisons. »
Amy Black, professionnelle certifiée CISSP, professionnelle de la gestion de projets et directrice Sécurité, Confidentialité et Risques chez RSM US LLP, convient que les exigences en matière de temps et de budget d’un projet nécessitent une surveillance étroite pour répondre de manière proactive aux changements : « Les projets informatiques échouent souvent en raison d’un manque de flexibilité et d’une incapacité à intégrer des marges de sécurité dans le plan de projet. Les obstacles sont inévitables dans un projet, et le chef de projets doit planifier de manière proactive et adéquate les retards au niveau du budget et du planning. »
Amy Black fournit également plusieurs conseils applicables à la planification de projets informatiques. « Prévoyez toujours du temps et des ressources supplémentaires pour garantir le respect des délais, définissez des estimations réalistes en matière de temps et de coûts, évitez toute dérive du périmètre en vous concentrant uniquement sur l’objectif final, communiquez à outrance avec votre équipe et les parties prenantes, analysez dès le départ les problèmes de calendrier et fournissez des mises à jour hebdomadaires de l’avancement pour favoriser la visibilité et la responsabilité de chacun », ajoute-t-elle.
Bonnes pratiques d’estimation des projets informatiques
Les projets informatiques réussis nécessitent des estimations de coûts précises, y compris au niveau des ressources et autres dépenses qui contribuent à l’achèvement du projet dans les délais. L’estimation des coûts est également utile lors de l’approbation du budget.
« L’estimation des coûts n’a pas à être une expérience terrifiante », déclare Krista Kaszycki. « Utilisez vos précédents projets pour vous guider, et veillez à disposer de protections contractuelles et à organiser une conversation collaborative avec la direction technique et opérationnelle afin d’obtenir les informations les plus précises pour éclairer votre estimation. »
Amy Black suggère d’ajouter une marge de sécurité, même si vous êtes sûr de votre estimation, sur la base des précédents projets : « Trop souvent, les individus s’entourent d’experts en la matière pour obtenir des estimations sur les jalons clés et les livrables et négligent le temps nécessaire pour gérer correctement les projets et prévoir une marge de sécurité. Surestimez les heures et le budget afin de tenir compte des écarts par rapport au planning, et abstenez-vous de facturer le temps et les efforts de supervision nécessaires en tant que chef de projets ».
Te Wu fait écho à cette idée d’utiliser les précédents historiques pour élaborer vos estimations dans le cadre de projets informatiques. Il suggère que les équipes de projet informatique « déterminent le travail total requis pour réussir un projet avant d’approfondir l’estimation. Trop de projets informatiques sous-estiment, voire négligent, le changement organisationnel. Le budget qui en résulte est alors erroné dès le départ. Il est préférable de déterminer le « travail total lié au projet » avant de procéder à l’estimation ».
Bonnes pratiques de documentation des projets informatiques
La documentation des projets informatiques s’apparente à un registre des activités. Les chefs de projets informatiques doivent créer de la documentation tout au long d’un projet. Les registres détaillent l’activité, la date d’achèvement et les membres de l’équipe. Par exemple, une charte de projet, un plan de projet et des notes de réunion comptent parmi les documents essentiels.
Les bonnes pratiques applicables à la documentation des projets informatiques sont les suivantes :
- Documentation de chaque jalon : « Nous exigeons de documenter chaque jalon. Cette démarche favorise une analyse comparative plus précise, tout en garantissant que vous ne vous fiez pas à la mémoire et en assurant le respect des processus, par exemple pour informer un client des changements, mettre à jour un outil de gestion de projets, informer l’équipe technique de l’analyse d’impact, etc. », explique Krista Kaszycki.
- Documentation afin de garantir un transfert de projet réussi : Ben Timmerman comprend que la documentation est compliquée. « Tout le monde l’exige, mais personne ne veut s’en charger. Il ne s’agit pas de tout documenter, mais surtout les éléments qui contribuent à la réussite du transfert de projet si quelqu’un d’autre prend la relève en plein vol. »
- Définition d’objectifs de documentation : « Définissez les attentes avec l’équipe afin de comprendre les objectifs de documentation avant le lancement du projet et de déterminer le niveau de documentation le plus bas requis », explique Ben Timmerman. « Vous pouvez toujours ajouter de la documentation, mais mieux vaut définir clairement les exigences minimales dès le départ. »
Pour obtenir des modèles de documentation de projet, consultez ce tour d’horizon des modèles de documentation de projet.
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