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Pourquoi les projets informatiques échouent
Les experts s’accordent à dire que l’absence d’objectifs clairs, la faiblesse des soutiens et les défis de planification sont les principales raisons de l’échec du projet. Faire attention aux raisons pour lesquelles les projets échouent est le meilleur moyen d’améliorer et de mener à bien des projets à l’avenir.
Te Wu, PDG et Chef de produit chez PMO Advisory, explique les raisons de l’échec d’un projet informatique. « En plus d’une mauvaise gestion évidente du projet, je crois que les principales raisons de l’échec des projets informatiques sont les problèmes politiques et conflictuels qui surviennent dans les projets complexes et qui détournent l’attention du projet, le leadership diminue au fil du temps - il est fort au début, mais au fil du temps, devient souvent incohérent et court-termiste. »
À mesure que les projets technologiques se complexifient, en particulier pour les professionnels de l’informatique, les taux d’échec augmentent également. Une étude de McKinsey-Oxford estime que les initiatives informatiques de grande envergure (celles qui dépassent 15 millions de dollars) subissent des dépassements budgétaires de 45 %. Ces projets dépassent également les échéances et offrent jusqu’à 56 % moins de valeur aux parties prenantes. Il existe de nombreuses raisons, dont des problèmes inattendus inhérents aux inventions et déploiements de première intention, première utilisation. Cependant, des problèmes tels que l’échelle et la complexité, le manque de concentration et les membres non qualifiés de l’équipe contribuent également aux taux d’échec rapportés.
L’un des éléments les plus cités dans le cadre de l’échec d’un projet est un excès d’attention porté aux processus et au budget par les équipes de projet, au lieu de se concentrer sur les étapes importantes et les avancements. Les efforts à long terme comportent également des obstacles qui résultent des défis liés à l’évolution rapide du matériel et à l’introduction de nouvelles versions de logiciels pendant la période du projet.
Échec du projet en raison d’un manque de soutien
Elizabeth Harrin, chef de projet chevronnée et auteure d’ITPM, partage un récit détaillé d’un projet informatique qui n’a pas réussi à gagner du terrain en raison d’un manque de soutien de la direction. « Il s’agissait d’un projet qui s’est concentré sur un audit de conformité des licences de logiciels informatiques avec un responsable de la sécurité informatique en tant qu’acteur clé. Malheureusement, ni moi, en tant que chef de projet, ni l’intervenant n’avait le soutien de la direction parce que le projet n’était pas très intéressant pour eux à l’époque. »
Comme l’explique Harrin, sans le soutien d’un responsable, les projets peuvent rapidement se dissiper. Des projets et des activités concurrents au sein des services d’affaires rendent difficiles l’adhésion et le soutien.
« “Il y a souvent de nombreux intérêts concurrents qui empêchent le soutien et l’engagement complets », explique Alexis Nicole White, PMP, scrum master et consultante en exécution de projets chez North Highland. Les commanditaires principaux ne sont pas les seuls membres de l’équipe à souffrir de l’incapacité de se concentrer. Les répercussions de multiples distractions sont évidentes dans la gestion de projet. Imbarrato a travaillé sur des projets informatiques où l’affectation de plusieurs coordonnateurs de projet sous la responsabilité du chef de projet a pu être bénéfique à la réussite du projet. « Cela permettrait au chef de projet informatique de se concentrer sur les besoins stratégiques de l’organisation concernant le projet plutôt que de suivre les tâches incomplètes ou en retard. »
La communication favorise le succès du projet
Les experts s’accordent également à dire que la communication est un élément essentiel à la réussite du projet. Sans compétences en communication, il est impossible de coordonner les livrables du projet et de livrer un projet complet.
Ben Timmerman, Scrum Master professionnel et directeur du développement de logiciels chez The Brookfield Group, estime que chaque projet défaillant manque d’une bonne communication. « Au cœur de chaque projet défaillant, il existe un manque de communication entre les équipes, les fournisseurs ou les clients. La plupart des projets ont une inconnue qui se cache au coin de la rue. Qu’il s’agisse du changement de la portée, des problèmes budgétaires ou techniques, la communication en est la cause profonde. »
Krista Kaszycki, directrice des opérations d’AlphaRidge, partage un sentiment similaire quant à l’échec du projet. « En règle générale, les projets informatiques échouent en raison du manque de communication ou de l’incapacité à définir des attentes et des interdépendances réalistes au début du projet. »
Comment prévenir l’échec d’un projet informatique
Tous les projets présentent des risques. Les chefs de projet informatiques veulent livrer les projets dans les délais et dans les limites du budget, mais l’échec n’est pas à écarter. Pour l’éviter, les chefs de projet doivent s’assurer d’un soutien continu de la direction et d’une excellente communication.
« Assurez-vous de l’adhésion et du soutien complets de tous les intervenants clés et des membres de l’équipe de projet dès la création de la charte du projet », suggère White. Cela permet d’empêcher les intérêts concurrents de vampiriser les ressources. « Assurez-vous d’avoir mis au point un plan d’escalade pour résoudre rapidement les problèmes et responsabiliser en cas d’objectifs de dates manqués. » Au-delà de l’adhésion des parties prenantes, Kaszycki encourage les équipes à « [prendre] le temps de comprendre les objectifs de chaque partie prenante dès le début du projet et à fournir des mises à jour cohérentes pour éviter des migraines. »
Timmerman fait écho au besoin de communication. « La surcommunication n’est pas nécessairement une mauvaise chose. Cela peut devenir répétitif, mais s’assurer que vous et l’équipe de projet empruntez le même chemin pour atteindre les objectifs est une nécessité pour un projet réussi. »
Meilleures pratiques et principes des professionnels de la gestion de projets informatiques
Parfois, même le projet le plus parfaitement orchestré dévie de sa trajectoire. Même si les projets sont difficiles à mener à bien, les équipes de projet peuvent toujours devenir meilleures, plus rapides et plus efficaces.
Cependant, tous les projets ne sont pas sinistres. Les chefs de projet peuvent apprendre d’autres experts pour mieux gérer les futurs projets de gestion de l’information. Imbarrato partage un scénario réel dans lequel seule l’équipe informatique a utilisé une méthodologie agile de gestion de projet et le reste de l’organisation ne l’a pas fait, créant ainsi une confusion au sein de l’équipe de projet.
« Les équipes de projets informatiques doivent inclure des représentants de différentes unités commerciales en raison du changement à venir. Ces représentants sont chargés de fournir des exigences, de clarifier les besoins, de répondre aux questions de l’équipe de développement informatique, et généralement, de tester l’acceptation des utilisateurs », explique Imbarrato.
Elle poursuit : « Dans une situation qui s’appuie sur une méthodologie peu connue, l’équipe informatique doit former l’équipe du projet (les représentants de l’unité commerciale) sur la façon dont le projet va se dérouler, la méthodologie qui sera utilisée, les éléments clés de cette méthodologie et la façon dont les représentants de l’unité commerciale peuvent contribuer de manière significative. Il ne faut pas grand-chose pour jeter des bases solides pour que les membres de l’équipe de projet comprennent comment le processus de projet aura lieu. »
Imbarrato conclut : « Je suggérerais d’inclure une illustration visuelle du déroulement du projet, un glossaire des termes du projet comprenant tous les acronymes couramment utilisés pour les projets informatiques et un document sur les rôles et les responsabilités afin de clarifier les tâches et les responsables des tâches. »
La connaissance et la communication sont les clés de la réussite du projet
Les données de tous les experts en gestion de projet étayent les avantages d’une communication efficace. Wu est convaincu que savoir, c’est pouvoir : « Prenez le temps de comprendre pourquoi (alignement stratégique), qui (parties prenantes, en particulier clients), quoi (portée), quand (calendrier), où (si l’emplacement géographique est important), et combien (5W en anglais Why, Who, What, When et Where). En comprenant les 5W, les chefs de projet peuvent mieux déterminer ‘comment’. »
White fait écho aux sentiments de Wu quand il s’agit de se préparer avec la connaissance. « En tant que chef de projet, il faut poser de nombreuses questions, même si elles semblent stupides. Souvent, ces questions « stupides » ne sont pas posées, même si elles pourraient empêcher une catastrophe. »
Les chefs de projet comptent sur des communications claires entre les membres de l’équipe et les clients. Timmerman exhorte les chefs de projet à se concentrer sur la collaboration entre toutes les parties prenantes. « En fin de compte, un gestionnaire de projet informatique fait partie de l’activité des personnes. Que vous implémentiez un commutateur pour un client ou que vous construisiez un produit minimal viable, vous avez constamment affaire à des personnes. Comprendre les capacités techniques et la façon dont les membres de l’équipe communiquent tout au long d’un projet permet au PM d’atténuer les problèmes avant qu’ils ne surviennent. La capacité à identifier quand le risque devient une réalité est souvent ce qui fait la différence entre un bon et un mauvais projet. »
Conservez tout dans un lieu centralisé
Conservez toutes les informations, documents, tâches et rapports d’avancement du projet dans un lieu centralisé afin de limiter la confusion. Comme le dit Black, « la technologie est votre ami. L’utilisation de l’automatisation et de la technologie pour s’assurer que le projet est livré efficacement change la donne. N’ayez pas peur d’essayer quelque chose de nouveau ou différent pour obtenir des résultats différents. »
Kaszycki fait écho à ce sentiment et suggère que les équipes de projet « trouvent un outil de collaboration assez flexible pour leurs besoins uniques et qui puisse faciliter les transactions de données les plus importantes. Par exemple, avez-vous besoin de pouvoir automatiser certaines notifications ou de recueillir des feuilles de données de grande taille ? »
Meilleures pratiques pour une bonne gouvernance de la gestion de projets informatiques
La gouvernance de projet fait référence aux éléments qui contribuent à la réussite du projet. Les trois piliers clés sont la structure, les personnes et les informations, mais d’autres composantes peuvent s’ajouter selon l’organisation.
Wu pense que la gouvernance des projets est un sujet essentiel mais mal compris. Il fournit trois meilleures pratiques en matière de gouvernance de gestion de portefeuilles de projets informatiques :
- Établissez rapidement des processus de gouvernance : Même si la gouvernance du projet est adoptée dès la gouvernance organisationnelle, la plupart des équipes de projet gagneront à comprendre le cadre de gouvernance du projet dès le début du projet.
- Alignez la gouvernance à l’impact sur l’entreprise : Adaptez la gouvernance de projet à votre marché, à votre entreprise et aux outils technologiques que vous utilisez. Il n’existe pas de modèle unique dans la gouvernance des projets. Assurez-vous que le cadre de gouvernance est représentatif de l’impact prévu du projet.
- Formez les membres de l’équipe : Organisez une formation sur les processus clés de gouvernance (p. ex., comment résoudre les risques croissants) et les paramètres (p. ex., limites budgétaires), ainsi que les rôles et responsabilités.
Meilleures pratiques pour les projets d’assistance informatique
La gestion de projet d'assistance informatique est le processus de planification, d’organisation et d’exécution des initiatives informatiques. Les experts du projet attribuent la réussite à une compréhension du rôle d’assistance informatique. Ils encouragent la conversation ouverte et les commentaires.
Auparavant, Wu était le directeur mondial des services de projets au sein d’un grand cabinet d’audit, de fiscalité et de conseil. Il partage : « Mon homologue, le directeur mondial de l’assistance informatique, et moi nous disputions toujours sur les livrables et la qualité des systèmes avant l’achèvement du projet. Au cours d’un projet complet, le directeur technique de l’organisation s’est lassé de nos désaccords et m’a demandé de diriger le projet et de soutenir le projet. En raison de ce rôle direct dans l’assistance informatique, mon point de vue sur le département a changé. Mes conseils aux chefs de projet d’assistance informatique : Mettez-vous dans la peau du responsable du support, et vous verrez leur monde très différent. »
White rappelle aux chefs de projet d’assistance informatique de « faire participer les équipes d’assistance souvent et fréquemment pendant le projet. »
Cette approche résonne également chez Kaszycki, qui dit qu'« une bonne équipe technique vaut son pesant d’or. Valorisez clairement les commentaires proactifs de chaque membre de l’équipe. »
Meilleures pratiques en matière de planification de projets informatiques
Au cours de la phase de planification du projet, les équipes ont défini la direction du projet pour atteindre l’objectif final. Au cours de la phase de planification des projets informatiques, les responsabilités comprennent la définition des tâches, des échéanciers et des ressources disponibles ; l’estimation des coûts ; et l’évaluation des risques potentiels.
White croit que l’échec d’un projet est souvent dû à un manque de planification adéquate : « Les contraintes sont souvent imposées par l’entreprise, limitant les ressources, le temps et les coûts. Par conséquent, le chef de projet ne peut pas planifier correctement la livraison. »
Amy Black, CISSP, PMP, et directrice de la sécurité, de la confidentialité et des risques chez RSM US LLP, convient que les exigences budgétaires et temporelles d’un projet exigent une surveillance étroite pour répondre de façon proactive au changement: « Les projets informatiques échouent souvent en raison d’un manque de flexibilité et d’une incapacité à créer des marges de sécurité dans le plan de projet. Les ralentisseurs sont inévitables dans un projet, et le chef de projet doit planifier de façon proactive et adéquate les échéances budgétaires et les échéances. »
Black fournit également plusieurs astuces pour la planification de projets informatiques. « Planifiez toujours une marge de temps et de ressources pour garantir la livraison dans les temps, soyez réaliste quant à vos estimations de temps et de coûts, minimisez la modification de la portée en vous concentrant uniquement sur le travail requis pour atteindre l’objectif final, surcommuniquez avec l’équipe et les parties prenantes, vérifiez les préoccupations liées au calendrier dès le début et fournissez des mises à jour de statut chaque semaine pour garantir la visibilité et la responsabilisation », dit-elle.
Meilleures pratiques en matière d’estimations des projets d’informatique
Les projets informatiques réussis exigent des estimations exactes des coûts, y compris les ressources et autres dépenses qui contribuent à l’achèvement des projets dans les temps. L’estimation des coûts est également utile lors de l’approbation du budget.
« L’estimation des coûts ne devrait pas être une expérience terrifiante », explique Kaszycki. « Utilisez vos projets antérieurs comme guide, et assurez-vous que vous disposez de protections contractuelles et d’une conversation collaborative avec le leadership technique et opérationnel afin d’obtenir les informations les plus précises pour informer votre estimation. »
Black propose de prévoir une marge de temps, même si vous avez confiance en votre estimation, en fonction des projets précédents : « Trop souvent, les gens travaillent avec des experts en la matière pour obtenir des estimations sur les étapes clés et les livrables, et négligent le temps nécessaire pour gérer correctement les projets et permettre une marge de temps suffisante. Assurez-vous de surestimer les heures et le budget pour permettre des écarts par rapport au calendrier, et ne vous facturez pas le temps et les efforts nécessaires en tant que chef de projet pour superviser l’engagement. »
Wu fait écho à l’idée que vous devriez utiliser des précédents historiques pour élaborer les estimations de votre projet informatique. Il suggère que les équipes de projet informatique « déterminent le travail total requis pour la réussite du projet avant de plonger dans l’estimation. Trop de projets informatiques sous-estiment - voire négligent complètement - le changement organisationnel. Par conséquent, le budget qui en résulte est incorrect dès le début. Il est préférable de déterminer le « travail total du projet », puis de plonger dans l’estimation. »
Meilleures pratiques en matière de documentation de projets d’informatique
La documentation des projets informatiques consiste à enregistrer les activités. Les chefs de projet informatiques doivent créer de la documentation tout au long d’un projet. Cette documentation comprend l’activité, la date d’achèvement et les membres de l’équipe. Par exemple, une charte de projet, un plan de projet et des notes de réunion sont des documents essentiels.
Les meilleures pratiques pour la documentation des projets informatiques comprennent les éléments suivants :
- Documentez chaque étape : « Nous demandons de la documentation à chaque étape. Non seulement cela permet une analyse comparative plus précise, mais cela garantit également que vous ne vous fiez pas à la mémoire et que vous ne forcez pas l’adhésion aux processus, pour des choses comme informer un client des changements, mettre à jour un outil de gestion de projet, informer l’équipe technique de l’étude d’impact, etc. », explique Kaszycki.
- Documentez pour assurer le transfert réussi du projet : Timmerman comprend que la documentation est compliquée. « Tout le monde en veut, mais personne ne veut le faire. Il ne s’agit jamais de tout documenter. Pensez à documenter les choses qui aideraient à transférer correctement le projet s’il devait être repris par un tiers en cours de route. »
- Définissez les objectifs de la documentation : « Définissez les attentes avec l’équipe pour comprendre les objectifs en matière de documentation avant le lancement du projet afin de déterminer le niveau de documentation le plus bas requis pour un projet », explique Timmerman. « Vous pouvez toujours ajouter de la documentation, mais définir clairement les exigences minimales est un excellent point de départ. »
Pour les modèles de documentation de projet, lisez ce résumé de modèle de documentation de projet.
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