Qu'est-ce que Microsoft Project Online ?
Présenté en 2013, Project Online est l’offre basée sur le cloud de Microsoft. Ce service comprend un modèle à trois niveaux de forfaits, qui fournit les fonctionnalités déjà proposées dans les solutions Microsoft Project sur site.
Ces forfaits, Microsoft Professional Online, Microsoft Premium Online et Microsoft Essentials Online, fournissent des fonctionnalités étendues pour l’administration centrale des ressources de PMM. Ils sont également beaucoup plus faciles à mettre à jour et à adapter, car ils ne nécessitent pas d’infrastructure ou de serveurs supplémentaires sur site. Selon le forfait d’abonnement, les utilisateurs peuvent accéder à MS Project Online grâce à une application Web ou à l’aide d’un client de bureau.
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Découvrez comment ces deux outils se positionnent l'un par rapport à l'autre au niveau de six facteurs clés, notamment : l’expérience utilisateur, l'interopérabilité, la création de rapports, l’automatisation, les intégrations et le prix.
Combien coûte Microsoft Project Online ?
Project Online est disponible suivant un modèle basé sur des abonnements hiérarchisés, avec une version Office 365 professionnelle ou entreprise. Les forfaits basés sur le cloud fournissent des mises à jour continues et des fonctionnalités selon les besoins. Les tarifs proposés sont exprimés par mois et par utilisateur pour Project Online Professional, Project Online Premium, et le module complémentaire facultatif, Project Online Essentials.
Tarifs Microsoft Project Online
Project Online propose des forfaits hiérarchisés et basés sur des abonnements, comprenant la gestion de projets, la gestion de portefeuilles et des modules de gestion des ressources. Vous trouverez ci-dessous une comparaison des trois forfaits.
Prendre une licence Microsoft Project Online
Microsoft Project Online est une solution basée sur des abonnements, qui permet aux utilisateurs de payer les frais d’abonnement mensuellement ou annuellement. Chaque utilisateur a besoin d'une licence d’abonnement, laquelle comprend l'installation du programme sur cinq appareils pris en charge maximum, ainsi qu'un accès en ligne. De plus, les abonnements Microsoft Online nécessitent une version d’Office 365 ainsi que de SharePoint. Les coûts de licence sur site peuvent également intégrer une configuration hybride avec Project Server.
Project Online Essentials est une extension facultative à ajouter aux versions Online Professional ou Online Premium et n’est pas disponible en tant que produit autonome. Tous les utilisateurs internes et externes sont soumis aux exigences en matière de licence de Project Online.
Si votre entreprise dispose déjà d’une licence pour Project Server, il existe des moyens d’intégrer le modèle d’abonnement Project Online à Project Server, en tant que service hybride. Tous les utilisateurs, externes et internes, doivent disposer d’une licence d’abonnement Project Online.
Devrais-je acheter Microsoft Project en ligne ou sur site ?
La décision d’acheter une solution en ligne ou sur site relève d'un choix personnel et des exigences de l'entreprise. De nombreuses organisations, pour des raisons de sécurité, limitent l’utilisation d’applications dans le cloud. Ces organisations choisissent généralement des solutions sur site. Project Standard, Project Professional et Project Server sont les produits sur site de Microsoft. Cependant, leur installation est soumise à certaines exigences en matière d’infrastructure. Étant donné que certaines organisations ne peuvent pas gérer la maintenance de ces infrastructures, beaucoup optent pour Project Online, qui exige un abonnement Office 365 pour chaque utilisateur. Pour certaines organisations, la facilité d’utilisation, le déploiement aisé, l’intégration à d’autres produits Office, et l'absence d'exigence d’infrastructure sur site font de Project Online un choix évident.
Il existe de nombreux partenaires Microsoft qui proposent des conseils pour choisir le modèle et le forfait de déploiement appropriés, ainsi que des services pour commencer à utiliser Project Online. Les services de déploiement, l’éducation, la formation et l'assistance technique sont certaines des offres les plus courantes qui aident les organisations à optimiser l’utilisation de Project Online.
Fonctionnalités de Microsoft Project Online
Selon l’entreprise, les fonctionnalités de Microsoft Project Online Professional et Microsoft Online Premium comprennent un « accès par navigateur Web quasi permanent et de n'importe quel endroit ». Ces fonctionnalités comprennent des rapports intégrés qui utilisent des diagrammes de Gantt et des modèles personnalisables. Elles fournissent également la possibilité de surveiller les graphes d'avancement et les données financières, ainsi que les mises à jour. Les deux services permettent de créer des rapports et de gérer l’affectation des ressources.
Microsoft Online Premium comprend également des rapports de performance du portefeuille, des analyses avancées pour s’aligner sur les objectifs et stratégies globaux, et la capacité d’optimiser les ressources de plusieurs projets. Consultez le tableau Microsoft Project Online ci-dessus pour obtenir une vue d’ensemble des différentes fonctionnalités incluses dans les forfaits. Vous pouvez également ajouter des fonctionnalités dans Project Online Essentials pour permettre aux équipes de partager les communications, de mettre à jour le statut des tâches et de soumettre des relevés horaires.
Qui utilise Microsoft Project Online ?
Project Online est un outil utile pour l’administration, les gestionnaires de portefeuilles, les décideurs, les chefs de projet et les responsables des ressources. Un administrateur peut configurer un accès spécifique aux responsables de l’équipe ou à d’autres membres clés d’un projet. Les rôles dépendent des options de service d’abonnement et peuvent être activés ou désactivés. Il peut s'agir d'un rôle simple (comme permettre à un cadre de visualiser l’avancement d'un projet à l’aide d’un afficheur pour Microsoft Project) ou de haut niveau (comme fournir à un chef de projet une fonctionnalité complète pour s'occuper de la gestion de portefeuilles de projets agiles).
Les chefs de projet et de programme utilisent Project Online pour la gestion des tâches, l’affectation des ressources et la création de rapports lors de la mise en œuvre d'une stratégie ou du développement d’un nouveau produit. Les membres de l’équipe de projet utilisent le produit pour le suivi du temps et les fonctions de communication du projet.
Selon le forfait d’abonnement, il est possible d'accéder à MS Project Online grâce à une application Web avec votre compte Office 365 qualifié ou à l’aide d’un client de bureau. Une fois que vous êtes connectés à Office 365, Project apparaît dans votre liste d’applications Microsoft. Le lien vous emmène jusqu'à une page d’accueil de projet par défaut où vous trouverez les projets existants et pourrez en créer de nouveaux.
Comment partager Microsoft Project Online ?
Partager des projets MS avec d’autres membres de votre équipe projet dans SharePoint est simple. Un membre de l’équipe peut être un visiteur (afficher le projet), un membre (ajouter, supprimer et faire des modifications générales du projet), ou un responsable (obtenir un contrôle total sur le projet). Si la personne n’a pas de licence allouée pour MS Project Online, vous pouvez exporter les données du projet vers Excel ou utiliser un afficheur MS Project en ligne.
En savoir plus sur les afficheurs avec l'article « What You Need in a Microsoft Project Viewer ».
Comment Microsoft Project Online s’intègre-t-il à la famille Microsoft ?
Microsoft Project Online est un produit de service basé dans le cloud qui fait partie de la famille des produits Microsoft Office, disponible avec Office 365. L’outil s’intègre à MS SharePoint pour partager des fichiers, à Outlook pour envoyer des assignations de tâches et avec MS Planner pour rationaliser le travail entre les équipes.
Avantages de l’utilisation de Microsoft Project Online
La gestion de projet est essentielle pour la planification, la hiérarchisation, la gestion et l’exécution des portefeuilles de projets. L’un des avantages clés de l’utilisation d’une solution de gestion de projet en ligne est qu'elle requiert un minimum de maintenance matérielle. Project Online n’exige pas d’infrastructure de serveur ; il est accessible depuis le navigateur de l’utilisateur. La seule exigence est de disposer d'un appareil pris en charge et d'une connexion Internet. Ses utilisateurs bénéficient également d’un accès à la version la plus récente du produit (l’option de licence PPM sur site ne fournit pas un accès instantané à la version la plus récente et, par conséquent, de nombreux utilisateurs sont frustrés lorsque les versions sont incompatibles). Project Online est un service actif qui met régulièrement à jour ses fonctionnalités. Voici d'autres avantages :
- Alignement et renforcement du portefeuille de projets.
- Amélioration des prévisions.
- Augmentation du contrôle des ressources et identification des goulets d’étranglement.
- Gain de visibilité sur tous les travaux du projet.
- Recueil d'informations pour une meilleure prise de décision.
- Augmentation de la productivité.
- Gestion de projet standardisée et simplifiée.
Les limites de Microsoft Project Online
Les solutions Microsoft PPM existent depuis des décennies. Malgré les nouvelles versions et intégrations, des plaintes existent concernant la complexité des fonctionnalités, les coûts élevés, la courbe d’apprentissage abrupte et les difficultés avec le partage de fichiers. Certains affirment que les différents forfaits et tarifs, ainsi que les exigences pour SharePoint et Office 365, créent de la confusion. De plus, Project Online ne prend pas en charge l’utilisation d’un Mac, ce qui est gênant pour de nombreux utilisateurs.
Exigences du système Microsoft Project Online
Comme mentionné précédemment, Project Online n’exige pas de matériel ou d’infrastructure supplémentaires pour utiliser la solution. La maintenance et l'assistance sont incluses dans l’abonnement. Toutefois, les appareils doivent disposer des fonctionnalités minimales requises pour les navigateurs, de la mémoire adéquate, de l’espace de disque dur suffisant, ainsi que de fonctionnalités graphiques. Regardez dans le tableau Microsoft Project Online ci-dessus les exigences de système requises pour chaque forfait. Une autre exigence consiste à posséder un compte Office 365 qualifié et SharePoint.
L'avenir de Microsoft Project Online
En septembre 2018, Microsoft a annoncé des améliorations pour la prochaine génération de Project Online, appelée simplement « Project ». Cette réimagination de Project Online se concentre sur l’ajout de projets à auteurs multiples, un meilleur suivi des projets interfonctionnels de grande envergure et une amélioration des fonctionnalités de planification grâce à Dynamic 365. L’aspect visuel de Project, que de nombreux utilisateurs trouvaient faible, se concentre sur des fonctionnalités plus intuitives pour toute l’entreprise. Le nouveau Project améliore la convivialité et s’intègre à d’autres outils et systèmes au sein de la famille Microsoft, et devient la principale solution de gestion de projet de Microsoft.
Solutions alternatives à Microsoft Project Online
Les solutions Microsoft PPM sont très répandues, mais en raison de leurs limites et de la demande pour une gestion de projet flexible et rentable, les alternatives qui se concentrent sur la facilité et la convivialité pour la gestion de projet peuvent représenter une meilleure option pour certaines entreprises. De nombreux produits dans le cloud intègrent des tableaux de bord, des visuels étonnants, des portails de communication fluides, une importation de documents aisée et des fonctions et vues multiprojets. Ces produits faciles à utiliser équipés de fonctionnalités clés en main éloignent beaucoup des chefs de projet actuels de Project Online. Les solutions alternatives comprennent Smartsheet, Asana, TeamGantt, Trello, Wrike, Projectmanager.com, etc. Vous trouverez ci-dessous une comparaison des logiciels de gestion de projet.
Chaque outil alternatif a traité les défauts, difficultés et limites que rencontrent les utilisateurs lors de la gestion de projets complexes. De nombreux fournisseurs s'efforcent de simplifier les interfaces, d’intégrer des modèles de base (comme des feuilles de calcul) et d’ajouter des visuels faciles à interpréter pour soutenir un éventail fluide et large d’options de gestion de projet. La plupart des produits prennent même en charge les Mac, une chose que Microsoft n’a pas encore faite. Tout comme Microsoft Project Online, ces solutions proposent des périodes d’essai gratuites qui durent jusqu’à 30 jours.
Microsoft a fait de nombreux progrès pour améliorer ses outils PPM sur site les plus réussis, en les focalisant sur le cloud. Microsoft, comme n’importe quel fournisseur de services cloud, peut offrir une mise à jour et un contrôle des versions plus faciles. Microsoft Project Online ne prend pas en charge Mac, ce qui limite sa viabilité pour certaines entreprises. Le cloud réduit également les coûts d’infrastructure et permet d'accéder aux projets et portefeuilles à tout moment et de n'importe quel appareil. Une chose est certaine : la demande pour une gestion de projet accessible, utilisable et agile évolue à une vitesse vertigineuse et Microsoft Project Online connaît une rude concurrence de la part de nombreux fournisseurs plus récents et capables de s'adapter plus rapidement.
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