Flux de trésorerie d’un projet : de quoi parle-t-on ?
Les flux de trésorerie d’un projet font référence à la manière dont les flux de trésorerie liés à un projet spécifique, existant ou potentiel, entrent et sortent d’une organisation. Les flux de trésorerie comprennent les recettes et les coûts d’un tel projet.
Voici quelques principes de base concernant les flux de trésorerie d’un projet :
- Il s’agit d’un aspect essentiel de la planification financière pour les projets (en cours ou potentiels) d’une entreprise qui ne mobilisent pas de prestataires ou de fournisseurs.
- Les spécialistes appellent parfois les flux de trésorerie de projet « flux de trésorerie pertinents », ce qui fait référence au moment où une entreprise évalue encore l’intérêt d’un projet potentiel. Afin de calculer les flux de trésorerie pertinents, une entreprise analyse les entrées et sorties de trésorerie qui se produiraient si elle décidait de s’engager dans le projet. Lorsque vous effectuez une analyse des flux de trésorerie relatifs à un projet, assurez-vous d’exclure tous les coûts continus et non pertinents, comme le loyer des bureaux ou les salaires réguliers.
- Les prévisions de flux de trésorerie pour votre projet doivent inclure a minima des augmentations mensuelles afin d’indiquer les coûts et les recettes liés au projet, ainsi que le moment où vous réaliserez ces coûts et recettes.
- Comme mentionné ci-dessus, une analyse des flux de trésorerie relatifs à un projet est moins importante si vous n’avez pas recours à des prestataires ou fournisseurs externes : sans contrat avec des tiers, un projet n’entraîne pas de coûts externes. Néanmoins, l’analyse des flux de trésorerie est intéressante même dans le cas d’un projet sans sous-traitants, car le processus peut aider votre entreprise à quantifier les ressources mobilisées pour le projet.
- La direction doit approuver l’analyse des flux de trésorerie et l’analyse coûts-avantages d’un projet avant que l’entreprise ne décide de le mener à bien.
- Périodiquement, le responsable de projet doit comparer les prévisions de flux de trésorerie d’un projet avec ses résultats réels. Il convient ensuite d’ajuster le plan en conséquence.
Calculer les flux de trésorerie liés à un projet
Vous pouvez calculer les flux de trésorerie de votre projet à l’aide d’une formule simple : les recettes qu’un projet génère moins les dépenses qu’il encourt. Excluez les coûts d’exploitation fixes ainsi que les autres recettes ou coûts qui ne sont pas directement liés à un projet.
Pour en savoir plus sur la création de relevés globaux de flux de trésorerie pour une entreprise, consultez l’article sur les éléments de base pour comprendre les flux de trésorerie d’exploitation incluant des conseils, des formules et des exemples..
Exemple d’analyse des flux de trésorerie d’un projet
Afin de créer votre propre relevé des flux de trésorerie liés à un projet, rien ne vaut un exemple concret. Voici un exemple de relevé des flux de trésorerie liés à un projet hypothétique.
Vous pouvez utiliser le modèle suivant pour créer un relevé des flux de trésorerie liés au projet. Le modèle comprend des encadrés pour répertorier les recettes et les dépenses, et vous permet de suivre les flux de trésorerie d’un projet sur 12 mois. Le modèle est téléchargeable gratuitement et peut être personnalisé en fonction de vos besoins.
Télécharger le modèle des flux de trésorerie liés à un projet
Prévisions de flux de trésorerie d’un projet
Les prévisions de flux de trésorerie d’un projet comprennent les coûts estimés d’un projet, ainsi qu’un calendrier pour savoir quand ils seront engagés. Ces prévisions affichent également le montant et le calendrier des recettes attendues pour le projet.
Voici quelques recommandations pour suivre les dépenses d’un projet :
- Créez un calendrier prévisionnel : organisez vos prévisions en fonction des différentes phases d’un projet, puis complétez votre structure de répartition du travail (WBS) pour chaque phase. Assurez-vous également d’inclure des codes de projet pour chaque coût.
- Incluez les échéances de paiement : assurez-vous de saisir les dates d’échéance pour les paiements dus aux fournisseurs ou aux prestataires.
- Laissez-vous guider par les Conditions générales des fournisseurs : les conditions contractuelles d’un fournisseur indiquent clairement la date d’échéance de paiement. Utilisez ces informations pour compléter votre calendrier.
- Indiquez le coût réel d’un projet : vous devez aussi inclure la masse salariale mobilisée pour le projet et d’autres coûts estimés afin d’obtenir une idée précise du coût total de ce projet.
Suivez la même logique pour les recettes du projet. Par exemple, assurez-vous de saisir les dates indiquant quand un paiement client est dû à votre entreprise. Pour en savoir plus sur les prévisions de flux de trésorerie pour l’ensemble d’une entreprise (plutôt que pour un seul projet), consultez cette page sur le B.A.-BA des prévisions de flux de trésorerie.
Analyse des flux de trésorerie d’un projet
Une analyse des flux de trésorerie liés à un projet vous permet d’examiner de près les entrées et sorties de trésorerie associées à un projet existant ou potentiel. L’analyse aborde également la question des coûts d’opportunité (c.-à-d. la somme que perd votre entreprise en se lançant dans un projet).
Voici quelques détails à prendre en compte lors de l’analyse des flux de trésorerie d’un projet :
- Coûts inévitables : il s’agit des coûts que votre entreprise encourt, que vous vous lanciez ou non dans un projet. Les coûts inévitables font généralement référence aux coûts fixes engagés pour gérer votre entreprise, par exemple le loyer, la masse salariale globale et la recherche et le développement.
- Investissement initial : cet investissement fait référence aux dépenses nécessaires pour acquérir l’équipement et les autres actifs dont vous avez besoin pour mener à bien un projet.
- Flux de trésorerie pertinents : ce sont les recettes et les coûts qui surviennent en raison d’un projet. Citons notamment :
- Flux de trésorerie différentiels : il s’agit de toutes les entrées et sorties de trésorerie qui résultent d’un projet, y compris les paiements aux prestataires et les locations d’équipement.
- Flux de trésorerie terminaux : ce terme fait référence aux recettes générées par l’équipement que vous achetez et utilisez spécifiquement pour un projet.
- Coûts d’opportunité : il s’agit de la somme que perd votre entreprise en se lançant dans un projet. Par exemple, la participation à un projet d’une durée d’un an peut nécessiter un investissement de 50 000 $ en nouveaux équipements. Si investir cet argent différemment vous rapportait 10 000 $, vos coûts d’opportunité comprennent ces 10 000 $.
Avantages de l’analyse des flux de trésorerie liés à un projet et entreprises concernées
Une analyse des flux de trésorerie liés à un projet peut aider une entreprise à comprendre les problèmes potentiels de flux de trésorerie associés à la réalisation d’un projet. L’analyse peut notamment vous alerter si vous risquez de dépasser vos possibilités financières (c.-à-d. d’engager trop de dépenses avant que les recettes d’un projet ne soient encaissées).
Les principaux avantages d’une analyse des flux de trésorerie liés à un projet sont les suivants :
- Elle aide votre entreprise à ne pas dépasser ses possibilités financières, en particulier lorsqu’elle entreprend de grands projets (projets de construction, par exemple) pour lesquels il existe un délai important entre les dépenses de trésorerie et les revenus attendus.
« Si vous devez faire une offre pour un projet d’un million de dollars, et qu’il faudra dépenser entre 400 000 et un demi-million de dollars en matériaux, demandez-vous : “Ai-je assez de fonds pour financer ces matériaux ?, explique T.J. Liles-Tims, associé et co-fondateur de BVFF Partners, une société d’évaluation des entreprises et de criminalistique financière basée à Oklahoma City, Oklahoma, États-Unis. Ou dois-je obtenir une ligne de crédit auprès de ma banque pour réaliser ces achats ?” »
Tracey Bissett, présidente de la société Bissett Financial Fitness établie à Toronto, Canada, travaille avec les entrepreneurs pour les aider à comprendre et à utiliser divers états financiers. Selon elle, reconnaître ces problèmes de flux de trésorerie est particulièrement important pour les jeunes entreprises.
« Les flux de trésorerie nécessitent un examen attentif, surtout au lancement d’une entreprise, explique-t-elle. Un projet soulevant de nombreux problèmes de flux de trésorerie peut causer la faillite d’une société. »- Une analyse vous évite de mobiliser d’autres recettes de l’entreprise pour payer les dépenses d’un projet.
« Les gens vont prendre des risques et fixer des prix trop bas. Ensuite, ils utiliseront l’argent obtenu auprès d’un nouveau client pour payer les dépenses d’un autre projet », explique Courtney Barbee, directrice des opérations et propriétaire de la société The Bookkeeper, un cabinet de comptabilité et de conseil basé en Caroline du Nord, États-Unis. Elle poursuit : « Cela peut créer d’importants problèmes, non seulement de flux de trésorerie mais aussi juridiques. »- Une analyse des flux de trésorerie liés à un projet peut également vous aider dans le cas de contrats impliquant des paiements initiaux importants. « Ces situations [avec un engagement initial important] sont fréquentes pour les grands contrats de commercialisation, dans lesquels l’entreprise doit réaliser des achats publicitaires pour son client ou externaliser une partie du travail à un sous-traitant », explique Courtney Barbee.
- Une analyse peut également être utile pour les projets qui paient peu fréquemment. « C’est [un problème] courant pour les appels d’offres publics. Une entreprise fait une offre basse pour obtenir le contrat. Problème, le gouvernement met au moins 45 jours à payer une facture après sa réception. Cela représente des efforts de trésorerie importants pour une entreprise », continue Courtney Barbee.
- Une analyse peut accroître la confiance et réduire le stress. Pour Tracey Bissett, une simple analyse à l’aide d’un crayon et d’un papier peut vous rassurer : « La prévision de flux de trésorerie liés à un projet n’a pas pour objectif de remplacer la comptabilité. Nous ne créons pas de dossiers financiers très précis. Nous essayons d’envisager l’avenir. C’est l’hypothèse la plus crédible, celle qui permet de gagner en sérénité.
Le client sait qu’il peut quantifier tout problème potentiel et prendre des mesures préventives, ce qui réduit donc son niveau de stress. Et cela, ça n’a pas de prix. »
Tracey Bissett ajoute que lorsque les clients commencent à comprendre les avantages d’une analyse des flux de trésorerie et d’une analyse rapide des flux de trésorerie liés à un projet, « leur vision de l’entreprise change. Leur objectif devient complètement différent. »
Quels problèmes une analyse des flux de trésorerie liés à un projet peut-elle souligner ?
Une analyse des flux de trésorerie liés à un projet met en évidence les problèmes potentiels et vous laisse du temps pour les résoudre.Parmi ces problèmes, citons par exemple le fait d’avoir trop de factures dues simultanément ou de devoir faire payer les clients de manière anticipée.
Voici comment une analyse des flux de trésorerie liés à un projet peut vous aider à vous adapter :
- En modifiant votre calendrier d’achat des stocks : l’analyse peut vous aider à répartir vos achats de stocks sur une longue période, pour ne pas avoir à payer des montants importants en une fois.
- En échelonnant les autres achats ou le règlement des factures : une analyse des flux de trésorerie vous permet d’échelonner d’autres factures afin qu’elles soient réparties sur plusieurs mois.
- En échelonnant d’autres paiements importants : elle vous permet également d’étaler d’autres paiements importants qui sont dus (p. ex., impôts trimestriels ou assurance annuelle).
- En démontrant quand il est judicieux d’exiger un versement initial du client : une analyse des flux de trésorerie indique quand votre projet a besoin d’un acompte important d’un client. Sur la base de l’analyse, vous estimerez peut-être aussi devoir avancer la date de versement des paiements suivants. Selon Courtney Barbee, exiger le paiement d’un acompte ou d’autres types d’engagements financiers initiaux est « un bon moyen de définir vos attentes vis-à-vis d’un client ». La façon dont le client répond à ces exigences peut également révéler s’il est sérieux et investi. « S’il refuse de s’engager, c’est peut-être un signal d’alarme », continue-t-elle.
- En modifiant vos conditions d’achat : vous déciderez peut-être de modifier les conditions d’achat de certains matériaux afin d’étaler les paiements.
- En vous alertant sur la nécessité d’un prêt : l’analyse vous indique un manque de liquidités à venir et vous donne le temps d’obtenir un prêt à des conditions favorables.
Conseils et bonnes pratiques pour l’analyse des flux de trésorerie liés aux projets
Les spécialistes recommandent un certain nombre de bonnes pratiques pour effectuer des analyses efficaces des flux de trésorerie liés à un projet, notamment en vous assurant d’identifier les dépenses et les recettes spécifiques au projet.
Voici quelques bonnes pratiques pour réaliser une analyse des flux de trésorerie liés à un projet :
- Identifiez et séparez les dépenses variables liées à un projet : de nombreuses organisations ne distinguent pas suffisamment les dépenses associées à un projet spécifique. « Les organisations ont bien souvent tendance à associer le coût des marchandises aux frais généraux », explique Barbee. Lorsque vous mélangez les deux, vous « ne pouvez pas faire la distinction entre les coûts variables et les coûts fixes. Il faut d’abord distinguer ces deux catégories. »
- Assurez-vous de comprendre les cinq étapes des coûts d’un projet : dans le cadre d’une analyse des flux de trésorerie liés à un projet, un coût ne devient réel que lorsque vous l’avez payé. Il existe quatre premières étapes pour ce type de dépense : vous avez budgétisé la dépense ; vous vous êtes engagé à faire l’achat ; vous avez réalisé l’achat et fait livrer du matériel ; vous avez été facturé pour l’achat.
- Optez pour une facturation progressive ou partielle : dans les faits, vous facturez aux clients une partie du travail réalisé lorsque vous atteignez différentes étapes du projet. Ce faisant, vous recevez des petits paiements fréquents tout au long du projet, ce qui augmente vos flux de trésorerie.
Pratiquer ce type de facturation signifie également identifier et suivre les heures que votre personnel consacre à un projet. Même si votre entreprise ne fait pas appel à un prestataire externe, il vous est nécessaire de savoir combien de temps vos collaborateurs consacrent au projet. D’après Courtney Barbee, vous devriez surveiller ces heures « même si vous ne facturez qu’un tarif fixe pour un projet. Vous pouvez ainsi obtenir des statistiques. » - Affectez des prêts et des subventions à un projet : vous pouvez obtenir des prêts ou des subventions gouvernementales pour travailler sur un projet. Assurez-vous d’affecter ces sommes, ainsi que tout intérêt sur les prêts, aux recettes et aux coûts de ce projet particulier.
- Estimez précisément le temps de travail de vos collaborateurs : Bissett explique que les propriétaires d’entreprise ou les gestionnaires de projet qui ont une expertise approfondie du secteur peuvent souvent accomplir certaines tâches beaucoup plus rapidement que les autres collaborateurs de l’entreprise. Par conséquent, ils peuvent sous-estimer le temps qu’il faudra au personnel pour accomplir de telles tâches pour un client.
« Si les propriétaires sont très compétents et qu’il leur faut une heure pour réaliser une certaine tâche, ils partent du principe qu’une heure suffira à leur équipe, explique Bissett. Mais généralement, l’équipe n’est pas aussi performante, de sorte que les responsables sous-estiment le temps de travail. »
L’analyse des flux de trésorerie d’un projet dans la gestion de projets
L’analyse des flux de trésorerie liés aux projets est un élément essentiel de la gestion de projet. Le processus vous permet de comprendre (et, dans une certaine mesure, d’organiser) quand vous disposerez de l’argent dont vous avez besoin pour terminer les différentes phases d’un projet.
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