Qu’est-ce qu’un plan de gestion des risques liés à un projet ?
Un plan de gestion des risques liés à un projet est un document élaboré par les équipes de projet qui permet d’identifier et d’évaluer les risques d’un projet. Le plan décrit de quelle façon votre équipe analysera et atténuera les risques afin d’assurer la réussite du projet.
Le plan de gestion des risques liés à un projet compte parmi les documents de gestion des risques les plus importants. Consultez nos guides complets pour en savoir plus sur les risques liés aux projets en général ainsi que les types spécifiques de risques liés aux projets.
Que couvre un plan de gestion des risques ?
Un plan de gestion des risques doit couvrir divers domaines en détaillant les risques du projet et sa gestion par votre équipe. Il comprend une description du projet ainsi que de la façon dont votre équipe compte identifier et évaluer les risques.
Votre plan de gestion des risques liés à un projet doit au moins inclure les informations suivantes :
- Description du projet, y compris sa raison d’être
- Plan d’identification, de consignation et d’évaluation des risques par l’équipe
- Méthode d’identification des principales catégories de risques par l’équipe
- Méthode d’évaluation de la gravité de chaque risque par l’équipe
- Méthode de surveillance des risques par l’équipe tout au long du projet
- Responsabilité de chaque membre de l’équipe quant aux divers risques
- Tolérance de votre organisation à l’égard de certains risques, ainsi que les critères indiquant qu’un risque est trop important pour être acceptable
« Un plan de gestion des risques définit de quelle façon les risques liés à un projet seront gérés afin de garantir que ce dernier peut s’achever dans les délais », explique Veniamin Simonov, directeur de la gestion des produits chez NAKIVO, un fournisseur de logiciels de sauvegarde et de récupération en cas d’attaques par des rançongiciels. « Le plan doit couvrir la méthodologie, la catégorisation et la hiérarchisation des risques, un plan de réponse, les rôles du personnel, ainsi que les domaines de responsabilité et les budgets. »
« Le plan de gestion des risques doit répondre aux questions suivantes : "Qu’allons-nous faire ? Comment allons-nous le faire ? Quels processus allons-nous appliquer ?" », développe Alan Zucker, fondateur de Project Management Essentials. « Il peut inclure des éléments tels que les principales catégories utilisées pour définir vos risques, ainsi que des directives d’évaluation des risques. »
Composantes d’un plan de gestion des risques de projet
Un plan de gestion des risques de projet comprend diverses composantes et décrit de quelle façon votre équipe de projet compte utiliser certains outils pour comprendre et gérer les risques. Ces composantes comprennent un registre des risques, une structure de répartition des risques et un plan de réponse aux risques.
Voici les éléments ou les outils qu’un plan de gestion des risques liés à un projet comprend ou décrit souvent :
- Registre des risques : un registre des risques est un document utilisé par votre équipe de projet pour identifier, consigner et surveiller les risques liés à un projet.
- Structure de répartition des risques : une structure de répartition des risques est un diagramme qui permet à votre équipe d’identifier les grandes catégories de risques et les risques spécifiques qui rentrent dans chaque catégorie. Votre équipe peut décider des principales catégories en fonction de votre projet.
- Matrice d’évaluation des risques : une matrice d’évaluation des risques est un diagramme qui permet aux équipes d’évaluer la gravité des risques en fonction de la probabilité qu’ils se produisent et de leur impact sur le projet, le cas échéant.
- Plan de réponse aux risques : un plan de réponse aux risques est un document qui détaille de quelle façon votre équipe prévoit de gérer chaque risque pour l’empêcher de se produire ou en atténuer l’impact, le cas échéant. Découvrez-en davantage sur l’atténuation des risques liés à un projet.
- Rôles et responsabilités : le plan de gestion des risques peut fournir des détails sur l’équipe de gestion des risques liés à un projet, y compris le membre responsable de cette gestion. Il peut également détailler les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe dans le cadre de la gestion des risques.
- Formats de rapport sur les risques : le plan de gestion des risques décrit de quelle façon l’équipe du projet compte documenter et rendre compte de son travail en matière de surveillance et de gestion des risques. Il décrit également le format de registre des risques utilisé par l’équipe. Il peut également décrire de quelle façon les risques seront ajoutés ou supprimés du registre et comment l’équipe de projet compte fournir aux principaux chefs de projets et d’organisation des rapports récapitulatifs périodiques sur les risques.
- Financement et calendrier du projet : le plan peut comprendre une section décrivant le financement global et le calendrier du projet. Cette section détaille également sans doute le financement du travail de gestion des risques liés à un projet.
Pour déterminer ce que vous devez inclure dans votre plan de gestion des risques, reportez-vous aux exigences suivantes répertoriées par taille de projet :
| Projet de petite taille (courte durée ; équipe de projet de 2 à 4 membres) | Projet de taille moyenne (durée de plusieurs semaines à plusieurs mois ; équipe de projet de taille moyenne) | Projet de grande taille/complexe (durée d’un an ou plus ; grande équipe de projet) | |
| Plan de gestion des risques | X | X | |
| Registre des risques de base, qui comprend des colonnes permettant de déterminer chaque risque, son impact potentiel et sa priorité, ainsi que la personne chargée de le surveiller | X | ||
| Registre des risques détaillé qui inclut les risques de base, ainsi que des informations sur les déclencheurs de risque et le contexte probable des risques, des détails sur les mesures d’atténuation des risques et le statut de la réponse d’atténuation | X | X | |
| Structure de répartition des risques | X | ||
| Matrice d’évaluation des risques | X | X | X |
| Plan de réponse aux risques pour les risques prioritaires | X | X | |
| Rapports périodiques sur la gestion des risques destinés aux dirigeants de l’organisation | X |
Il arrive souvent que le plan de gestion des risques d’une organisation ne change pas d’un projet à l’autre
De nombreux experts en gestion des risques soulignent les similitudes des plans de gestion des risques d’un projet à l’autre pour une même organisation, du fait qu’ils contiennent des mesures qui seront appliquées pour tous les projets.
« N’oubliez pas qu’il s’agit simplement d’un document d’approche qui développe le comment », déclare Kris Reynolds, fondateur et CEO de Arrowhead Consulting à Tulsa, dans l’Oklahoma. « L’entreprise ou le service dans son ensemble doit élaborer un plan de gestion des risques unique au fur et à mesure que vous développez votre méthodologie de gestion de projet. Il fait office de Bible et de guide. »
« La structure de ce plan ne changera pas d’un projet à l’autre », poursuit Kris Reynolds. « Ce qui change en revanche, ce sont ses éléments, y compris le registre des risques. Votre approche en matière de gestion, d’analyse ou de planification des risques se trouve dans le document de plan de gestion des risques liés à votre projet. En tant qu’entreprise ou organisation, vous créez ce document qui restera tel quel pendant un ou deux ans. »
Comment créer un plan de gestion des risques liés à un projet
Pour créer un plan de gestion des risques liés à un projet, votre équipe doit rassembler les documents importants et décider d’une approche pour évaluer les risques et y répondre. Il s’agit de collecter des documents justificatifs, de répertorier les outils potentiels de gestion des risques, et bien plus encore.
Tenez compte de certaines de ces étapes et facteurs de base lorsque vous commencez à créer votre plan de gestion des risques liés à un projet :
- Rassembler les documents justificatifs : collectez et lisez les documents justificatifs liés au projet global, y compris le plan de projet et le plan de gestion de projet. Votre équipe en charge de la gestion des risques liés au projet doit impérativement avoir une vue d’ensemble des buts et objectifs de ce dernier.
- Cadrer le contexte : assurez-vous que votre équipe comprend à la fois la valeur commerciale du projet et l’impact sur l’organisation en cas d’échec.
- Définir des critères d’évaluation des risques : déterminez de quelle façon votre équipe identifiera et évaluera les risques importants. À cette fin, votre équipe doit comprendre les types de risques que votre organisation peut tolérer et les risques susceptibles d’entraver le projet.
- Inventaire des outils possibles de gestion des risques : dressez la liste des outils et documents de gestion des risques utilisables par votre équipe pour identifier et gérer les risques liés au projet.
- Catégoriser les risques : identifiez les catégories de risques pertinentes dans le cadre de votre projet, telles que les risques internes et externes. Cette démarche peut nécessiter de réfléchir à d’autres façons de catégoriser les risques.
D’une façon plus large, votre équipe doit également catégoriser les risques connus, inconnus et imprévisibles :- Risques connus : au début d’un projet, les membres de l’équipe identifieront un certain nombre de risques connus, tels que les problèmes budgétaires, les pénuries de matériaux et les contraintes en termes de ressources humaines et autres. Ces risques sont mesurables et basés sur des événements spécifiques.
- Risques inconnus : au début d’un projet, les membres de l’équipe ne pourront pas identifier divers risques inconnus susceptibles d’affecter sa réalisation. Ces risques ne sont pas aussi facilement ou objectivement mesurables que les risques connus et peuvent survenir à tout moment au cours d’un projet. L’un des principaux objectifs de la gestion des risques liés à un projet consiste à aider votre équipe à découvrir et faire face aux risques inconnus avant qu’ils ne se produisent.
- Risques imprévisibles : votre équipe ne pourra pas anticiper les risques imprévisibles susceptibles d’affecter le projet, tels que des catastrophes météorologiques, des accidents et des défaillances majeures du système.
- Comprendre les biais humains : des études ont montré que les individus surestiment leur capacité à prédire et influencer l’avenir. Nous pensons souvent avoir davantage de contrôle que nous n’en avons réellement. Ces biais peuvent affecter la façon dont nous évaluons et gérons les risques liés à un projet. Nous avons tendance à accorder trop d’importance aux résultats antérieurs, à nous mettre d’accord avec d’autres membres de notre groupe et à être plus optimistes que nous ne devrions l’être quant à la durée d’un projet ou à son coût.
Il convient de tenir compte de l’ensemble de ces biais lorsque votre équipe identifie et évalue les risques liés à un projet.
Étapes de l’élaboration d’un plan de gestion des risques liés à un projet
Une fois que votre équipe de projet a rassemblé les documents et effectué les autres travaux de préparation, vous devez effectuer neuf étapes essentielles à la création d’un plan de gestion des risques liés à un projet, à commencer par l’identification et l’évaluation de ces risques.
Voici une description des neuf étapes de la gestion des risques liés à un projet à garder à l’esprit lors de l’élaboration de votre plan de gestion des risques :
- Identifier les risques : votre équipe doit recueillir des informations et communiquer avec les membres de l’équipe et de l’organisation afin de déterminer les risques susceptibles d’affecter le projet. Certains risques spécifiques peuvent mettre en péril de nombreux projets. D’autres risques peuvent varier en fonction du type de projet et du secteur.
« Dans le cadre d’un projet de logiciel, les risques peuvent être liés à la technologie, aux ressources et aux interdépendances avec d’autres systèmes », précise Alan Zucker. « Si vous collaborez avec des fournisseurs, cette collaboration peut comporter des risques. Il peut y avoir des risques spécifiques à un logiciel ou du matériel. Si vous travaillez sur un projet de construction, ces risques seraient bien entendu très différents. »
Découvrez-en davantage sur l’analyse des risques liés à un projet et la façon d’identifier les risques d’un projet. - Évaluer l’impact potentiel de chaque risque : une fois que votre équipe a identifié les risques, elle peut évaluer la probabilité qu’ils se produisent, ainsi que leur possible impact. Votre équipe peut utiliser une matrice des risques pour identifier à la fois la probabilité et l’impact de chaque risque. Découvrez-en davantage sur la création d’une matrice des risques et l’évaluation des risques.
- Déterminer le seuil de risque et la tolérance de votre organisation : votre équipe doit comprendre le seuil de risque ou la tolérance au risque de votre organisation. La direction de l’organisation peut décider que certains risques doivent être évités à tout prix, tandis que d’autres sont acceptables. Prenez le temps de comprendre ces points de vue lorsque vous hiérarchisez les risques d’un projet.
- Hiérarchiser les risques en fonction de l’impact et de la tolérance au risque : une fois que votre équipe a évalué l’impact potentiel d’un risque et la tolérance de votre organisation à l’égard des risques, elle doit hiérarchiser ces risques en conséquence. « Hiérarchisez les risques en fonction de leur potentiel de perturbation des activités d’une organisation », conseille Veniamin Simonov.
- Élaborer un plan de réponse aux risques : votre équipe doit ensuite élaborer un plan de réponse pour chaque risque qu’elle considère comme prioritaire. Ce plan de réponse doit comprendre des mesures capables d’empêcher le risque de se produire ou d’atténuer son impact s’il se produit.
- Sélectionner des outils de gestion des risques : votre équipe doit identifier les meilleurs outils de gestion des risques à utiliser dans le cadre de votre projet. Généralement, cela comprend un registre des risques et une matrice d’évaluation des risques. D’autres outils peuvent également intervenir, tels que les simulations de Monte-Carlo. Découvrez-en davantage sur les divers outils et documents à utiliser dans le cadre de la gestion des risques.
- Attribuer chaque risque à une personne : chaque risque identifié doit être attribué à une personne responsable. Si la responsabilité d’un risque peut parfois incomber à un service, l’équipe préfèrera généralement désigner des personnes chargées de surveiller chaque risque. Dans certains cas, la personne responsable devra gérer le risque s’il se produit. Les équipes peuvent répertorier les personnes responsables de chaque risque dans leur registre des risques liés au projet.
- Déterminer les déclencheurs possibles pour chaque risque : au fur et à mesure que votre équipe effectue une évaluation plus approfondie de l’ensemble des risques, elle doit identifier les déclencheurs de ces risques dans la mesure du possible. Les déclencheurs sont des événements qui peuvent générer un risque. Cependant, votre équipe ne pourra pas identifier de déclencheurs pour tous les risques. Par exemple, si vous avez une usine sans alimentation de secours suffisante, l’alerte d’une violente tempête susceptible de provoquer une panne de courant pourrait figurer parmi les déclencheurs identifiés.
- Déterminer de quelle façon votre équipe surveillera les risques : votre plan doit inclure des informations concrètes sur la façon dont votre équipe surveillera les risques en continu tout au long du cycle de vie d’un projet.
Exemples, modèles et composantes d’un plan de gestion des risques
Des exemples de plans de gestion des risques liés à un projet peuvent aider votre équipe à identifier les informations à inclure dans leur plan. Le plan de gestion des risques peut également préciser divers éléments qui feront partie de la gestion des risques de votre équipe.
Modèle de plan de gestion des risques liés à un projet
Téléchargez ce plan de gestion des risques liés à un projet avec exemple de texte, qui comprend les principales composantes à décrire dans un plan de gestion des risques, telles que des informations sur l’identification, l’atténuation, le suivi et le compte-rendu des risques.
Télécharger le plan vierge de gestion des risques liés à un projet pour Microsoft Word
Utilisez ce modèle vierge pour créer votre propre plan de gestion des risques liés à un projet. Le modèle comprend des sections garantissant que votre équipe couvre tous les domaines de la gestion des risques, tels que l’identification, l’évaluation et l’atténuation des risques. Vous pouvez adapter le modèle à vos besoins.
Modèle de registre des risques liés à un projet
Télécharger le registre des risques liés à un projet avec exemple de texte pour Excel
Cet exemple de registre des risques liés à un projet renseigne votre équipe sur les informations que doit inclure un registre des risques pour l’aider à les comprendre et les gérer. Cet exemple comprend les risques qu’un chef de projet pourrait surveiller dans le cadre d’un projet de construction.
Télécharger le modèle vierge de registre des risques liés à un projet pour Excel
Utilisez ce modèle de registre des risques liés à un projet pour aider votre équipe à identifier, suivre et planifier les risques. Le modèle comprend des colonnes permettant de catégoriser les risques, d’en fournir une description, de définir leur score de gravité, etc.
Modèle de registre quantitatif des risques
Cet exemple de modèle de matrice de l’impact quantitatif des risques liés à un projet peut aider votre équipe à évaluer un risque en fonction de mesures quantitatives, telles que l’impact monétaire potentiel sur le projet. Le modèle comprend des colonnes permettant à votre équipe d’évaluer et de suivre la probabilité et le coût potentiel de chaque risque lié au projet. Il calcule également l’impact total du risque monétaire d’après vos estimations en termes de probabilité et de coût.
Modèle de structure de répartition des risques
Télécharger le modèle de structure de répartition des risques pour Excel
Votre équipe peut utiliser ce modèle pour créer un diagramme de structure de répartition des risques qui montre différents types de risques susceptibles d’affecter un projet. Le modèle aide votre équipe à organiser les risques en catégories plus vastes.
Guide étape par étape de la création d’un plan de gestion des risques liés à un projet
Vous trouverez ci-dessous des instructions étape par étape expliquant comment remplir un modèle de plan de gestion des risques liés à un projet. Suivez ces étapes pour vous aider, votre équipe et vous, à comprendre les informations nécessaires à l’élaboration d’un plan de gestion des risques efficace.
Ce modèle est basé sur un modèle de plan de gestion des risques liés à un projet créé par Arrowhead Consulting, entreprise située à Tulsa, dans l’Oklahoma, et a été partagé avec nous par Kris Reynolds.
- Section de garde : fournissez les informations destinées à la section de garde, également appelée section récapitulative. Ces informations comprennent le nom du projet, une vue d’ensemble de ce projet, ses objectifs, sa durée de réalisation prévue et le chef de projet.
- Approche en matière de gestion des risques : rédigez un récapitulatif de l’approche globale de votre organisation en matière de gestion des risques liés aux projets ; celle-ci doit s’appliquer à tous les projets, et non uniquement au projet concerné. Le récapitulatif peut décrire les objectifs généraux, ainsi que la vision de votre organisation concernant les avantages d’une gestion efficace des risques liés à un projet.
- Raison d’être du plan : rédigez un court récapitulatif expliquant comment le plan aidera votre équipe à gérer correctement les risques liés au projet.
- Identification des risques : fournissez des informations détaillées sur la façon dont votre équipe compte identifier et définir les risques liés au projet, notamment les personnes auxquelles des responsabilités spécifiques ont été attribuées en matière d’identification et de suivi des risques, ainsi que les informations et catégories à inclure dans le registre des risques liés au projet de votre équipe.
- Évaluation des risques : fournissez des informations détaillées sur la façon dont votre équipe évaluera la probabilité et l’impact potentiel de chaque risque identifié. Votre équipe doit également inclure des détails sur les matrices de risque qu’elle compte utiliser et sur la façon dont elle hiérarchisera les risques en fonction de ces matrices.
- Réponse aux risques : fournissez des informations détaillées sur la façon dont votre équipe peut choisir de répondre à divers risques. Cela comprend des plans de prévention ou d’atténuation des risques à priorité élevée. Dans le cas de risques à faible priorité ou dont l’atténuation peut s’avérer coûteuse, votre équipe peut choisir d’accepter le risque et d’appliquer des mesures d’atténuation limitées.
- Atténuation des risques : fournissez des informations plus détaillées sur la façon dont votre équipe prévoit de réduire la probabilité ou l’impact de chaque risque. Votre équipe doit également préciser de quelle façon elle compte surveiller l’efficacité des stratégies de prévention et d’atténuation, et les modifier si nécessaire.
- Suivi et rapports sur les risques : fournissez des informations détaillées sur la façon dont votre équipe compte suivre et rendre compte des risques et sur les activités visant à les atténuer : registre des risques liés au projet que votre équipe compte utiliser, méthode de signalement régulier des risques et des réponses aux risques à la direction, etc.
Les projets complexes nécessitent-ils des plans de gestion des risques plus complexes ?
D’après les experts, les projets complexes ne nécessitent pas pour autant des plans de gestion des risques plus complexes. Si un projet peut s’accompagner d’outils plus complexes, tels qu’un registre des risques plus détaillé, le plan de gestion des risques doit présenter les mêmes bases d’un projet à l’autre.
« Le problème, c’est que la plupart des individus ne savent pas comment considérer un plan de gestion. Ils font parfois l’erreur d’intégrer divers éléments [tels que les registres des risques] qui peuvent s’avérer plus complexes et détaillés au plan de gestion des risques lui-même », raconte Kris Reynolds. « Le plan de gestion doit être facile à comprendre et suivre. »
« Je ne pense pas que la complexité d’un projet change le plan de gestion des risques », poursuit Kris Reynolds. « Peut-être devrez-vous le communiquer à davantage de personnes. Peut-être devrez-vous organiser des réunions plus fréquentes. Peut-être devrez-vous utiliser une analyse quantitative des risques. Tout cela sera certes plus complexe face à des projets plus complexes. Le plan de gestion en lui-même restera cependant le même. »
Gérez efficacement les risques liés aux projets grâce à la gestion du travail en temps réel dans Smartsheet
De la simple gestion de tâches et de projets à la gestion complexe de ressources et de portefeuilles, Smartsheet vous aide à améliorer la collaboration et à accélérer le travail. Vous avez ainsi les moyens d'accomplir plus de travail. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports de synthèse sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.