Modèles gratuits de budget d'événement

Nous avons rassemblé les modèles de budget d'événement les plus utiles aux formats Excel, Microsoft Word, Adobe PDF et Google Sheets.

Cet article vous présentera les thèmes suivants :

Modèle de budget pour des événements

Modèle de budget d'événement échantillon 8783

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Quand utiliser ce modèle ? Utilisez ce modèle de budget d'événement pour vous aider à gérer les dépenses et les recettes de tout événement. Il peut vous aider à suivre les coûts prévus par rapport aux coûts réels, à surveiller les marges bénéficiaires et à présenter des résumés financiers clairs aux équipes internes ou aux partenaires externes.

Caractéristiques notables du modèle : Ce modèle comprend plusieurs catégories de dépenses et de recettes - telles que la location de salles, les frais de déplacement, les dépenses de relations publiques, les frais de programmation d'événements et les ventes de billets et de produits - qui peuvent toutes être personnalisées en fonction de vos besoins spécifiques. Il comprend également des tableaux qui vous aideront à vérifier l'exactitude de votre budget prévisionnel en comparant les bénéfices et les pertes prévus et réels.

Utilisez le budget événementiel de Smartsheet pour bénéficier de fonctionnalités supplémentaires qui facilitent la coordination avec les fournisseurs et les membres de l'équipe événementielle, notamment l'attribution des tâches, les alertes automatiques et le partage collaboratif.

Modèle de planificateur de budget pour un événement

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Quand utiliser ce modèle ? Utilisez ce modèle de planificateur de budget pour organiser les dépenses prévues pour chaque détail de votre événement, de la logistique et du marketing aux services aux invités et à la nourriture. Obtenez une vue d'ensemble des coûts potentiels au cours de la phase de planification initiale ou lors de la préparation d'une proposition de budget pour approbation.

Caractéristiques notables du modèle : Ce modèle comprend des sections pour de multiples catégories d'événements, telles que le lieu, la programmation, les communications et les sponsors, avec des lignes détaillées pour chacune d'entre elles. Le format simple permet de ne négliger aucun coût et offre la possibilité de personnaliser les lignes en fonction de l'ampleur ou du style de votre événement. En haut, le modèle met en évidence le coût total prévu.

Modèle de budget de conférence et de suivi des coûts

Modèle de suivi des coûts et du budget de conférence 8783

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Quand utiliser ce modèle ? Utilisez ce modèle de budget de conférence et de suivi des coûts pour planifier et gérer les dépenses de chaque fonction d'un événement à multiples facettes, comme les conférences qui impliquent plusieurs départements, vendeurs ou pistes de programmation.

Caractéristiques notables du modèle : Ce modèle couvre toutes les principales catégories de dépenses, telles que le lieu, la nourriture, la décoration et la programmation. Ceux-ci sont décomposés en entrées détaillées avec des champs pour les coûts prévisionnels, les montants réels et le suivi des écarts, afin que vous puissiez voir où l'événement est en deçà ou au-delà du budget. Le modèle calcule automatiquement les sous-totaux, avec un résumé du budget total en haut pour une référence rapide. La présentation structurée permet d'organiser des conférences de tailles et d'envergures diverses. Il permet également une communication claire avec les parties prenantes, les fournisseurs ou les équipes financières.

Accédez aux fonctions de planification d'événements et de budget avec le modèle de budget de gestion d'événements de Smartsheet. Conçu pour les conférences et autres événements, ce modèle vous permet de hiérarchiser et de suivre les tâches et les postes budgétaires à l'aide d'une feuille de calcul collaborative et d'un calendrier visuel.

Modèle de budget pour un événement de collecte de fonds

Modèle de budget pour les activités de financement 8783

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Quand utiliser ce modèle ? Utilisez ce modèle de budget pour planifier le budget de votre événement de collecte de fonds, comparer les revenus et les dépenses estimés et réels, et obtenir une vision claire de la performance et de la rentabilité de la collecte de fonds.

Caractéristiques notables du modèle : Contrairement aux budgets généraux des événements, ce modèle met l'accent sur le suivi des revenus. Il comprend une ventilation détaillée des tables, des billets individuels, des niveaux de parrainage, des dons et des ventes aux enchères ou de marchandises. Le modèle fournit également un résumé des bénéfices avec des comparaisons visuelles pour analyser les résultats en un coup d'œil et vous aider à planifier les campagnes futures.

Modèle de budget pour un événement hybride

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Quand utiliser ce modèle ? Utilisez ce modèle de budget pour les événements qui combinent des éléments virtuels et en personne. Avec plusieurs sources de revenus et des catégories de dépenses détaillées, ce modèle est adaptable à toute une série d'événements.

Caractéristiques notables du modèle : Le double accent mis par ce modèle sur la logistique numérique et physique le rend particulièrement utile pour les équipes qui doivent concilier des formats d'événements complexes et des rapports à l'intention des parties prenantes. Le modèle comprend des colonnes pour les catégories budgétaires, les coûts prévus, les coûts réels, les écarts et les notes afin de faciliter le suivi des changements et l'analyse des résultats budgétaires. Les sections sont adaptées aux événements hybrides et comprennent des éléments tels que les frais de plate-forme virtuelle, les bons de repas, la restauration sur place et le personnel technique. La section des recettes permet de suivre les niveaux de billets, les niveaux de parrainage et les revenus des vendeurs.

Modèle de budget pour une fête

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Quand utiliser ce modèle ? Utilisez ce modèle de budget de fête pour planifier des réunions sociales personnelles ou professionnelles dans un cadre personnel ou professionnel, tout en suivant les dépenses et en respectant le budget.

Caractéristiques notables du modèle : Ce modèle permet de classer les dépenses par catégories et de les décomposer en postes, en enregistrant les montants et en laissant de la place pour les commentaires. Il comprend également un tableau récapitulatif qui calcule automatiquement les pourcentages par catégorie, le budget total, les dépenses totales et la différence restante. Un diagramme circulaire illustre visuellement la répartition des fonds entre des catégories telles que le lieu, le décor, la nourriture et les divertissements.

Modèle de proposition de budget pour un événement

Quand utiliser ce modèle ? Utilisez ce modèle de proposition de budget d'événement pour présenter un plan financier clair et stratégique aux parties prenantes ou aux sponsors de l'événement. Ce modèle est idéal pour les conférences, les sommets ou les événements à fort investissement qui nécessitent une approbation préalable et une justification approfondie du budget.

Caractéristiques notables du modèle : Ce modèle combine des détails narratifs et numériques, avec des sections pour les objectifs de l'événement, la justification et les domaines d'investissement clés, ainsi que des projections de revenus et des ventilations de coûts détaillées. Des tableaux préformatés donnent un aperçu des dépenses d'investissement et de la planification des imprévus. Le modèle comprend également un résumé visuel des coûts pour une vue complète de la portée financière et de la valeur stratégique de l'événement.

Dépenses à prendre en compte lors de l'établissement du budget d'un événement

Que vous organisiez une collecte de fonds, une conférence ou une réunion sociale, une ventilation détaillée des dépenses vous aide à gérer les coûts, à éviter les surprises et à rester dans les limites de vos objectifs financiers. Il est important de prévoir un large éventail de dépenses liées à la logistique et à l'expérience des participants.

Catégories de dépenses essentielles pour l'organisation d'événements

Chaque événement a des exigences budgétaires qui lui sont propres, en fonction de son type, de sa taille et de son emplacement. Voici un aperçu des principales dépenses à garder à l'esprit lorsque vous planifiez le budget de votre événement :

Location d' un espace : le coût de la location d'un espace varie en fonction de l'emplacement, de la taille et de l'heure de la journée. Veillez à confirmer ce qui est inclus, comme les tables et les chaises ou le support audiovisuel de base.
Nourriture et boissons : Cela comprend les services de restauration, les boissons, les snacks et parfois les pourboires du personnel. Des facteurs tels que le nombre d'invités, les besoins alimentaires et le format des repas peuvent tous avoir un impact sur les coûts des aliments et des boissons.
Audiovisuel et assistance technique : Votre événement peut nécessiter des microphones, des projecteurs, des écrans, des services de diffusion en direct et du personnel technique. Pour les événements hybrides ou virtuels, cela peut également inclure les licences de plate-forme et les mises à niveau Internet.
Décoration et signalisation : Il s'agit des fleurs, de l'éclairage, de la scénographie, des enseignes de marque et des touches esthétiques qui rehaussent l'atmosphère. Ces éléments doivent correspondre à votre thème et à votre marque.
Divertissements et conférenciers : Les honoraires des conférenciers, des panélistes, des musiciens, des DJ ou d'autres artistes entrent dans cette catégorie. Des frais de déplacement, d'hébergement et de transport peuvent s'appliquer.
Marketing et promotion : Les dépenses peuvent inclure des publicités numériques, des campagnes de courrier électronique, des dépliants, la production de vidéos, la conception graphique et d'autres éléments de marketing.

Consultez notre collection de modèles de budget marketing pour obtenir de l'aide dans la création d'une ventilation détaillée des dépenses marketing, ainsi que des conseils sur la planification d'un budget marketing.
Le personnel : Déterminez si vous aurez besoin de personnel temporaire, de sécurité, de personnel d'enregistrement ou de bénévoles. Certains lieux facturent également des frais de personnel supplémentaires pour les équipes techniques ou de nettoyage.
Gestion des inscriptions et des invités : Cela comprend le logiciel d'inscription, les badges d'identification, le matériel d'enregistrement et l'assistance sur place. Une gestion fluide des invités améliore l'expérience des participants.
Assurance et permis : La souscription d'une assurance pour l'événement et l'obtention d'un permis vous protègent de toute responsabilité et peuvent être exigés par le lieu de l'événement. Il peut s'agir d'une assurance générale pour les événements, de licences d'alcool ou de permis municipaux.
Transport et stationnement : Les sites hors site ou les événements de grande envergure peuvent nécessiter des services de navette, de voiturier, de transport de conférenciers ou de places de parking réservées.
Fonds de prévoyance : Réservez une partie de votre budget total - généralement de 5 à 10 % - pour les dépenses imprévues. Cela permet de se prémunir contre les changements de dernière minute ou les dépassements.

Pour obtenir d'autres outils qui vous aideront à planifier vos finances et à suivre les dépenses et les recettes pour différents types de projets et d'entreprises, consultez notre sélection de modèles de budget de projet et de modèles de budget d'exploitation.

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