Modèle de planificateur d’événement
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Quand utiliser ce modèle : utilisez ce modèle de planificateur d'événements pour tracer l'ensemble de votre stratégie d'événements du début à la fin. Il est idéal lorsque vous avez besoin d'un endroit centralisé pour coordonner le budget, les fournisseurs, les délais et les rôles d'équipe.
Caractéristiques notables : Ce modèle comprend des sections structurées pour un aperçu de l'événement, un calendrier de planification, un résumé du budget, des détails sur le fournisseur et des contacts clés. Remplissez-le et donnez-le aux intervenants pour que tout le monde reste aligné.
Pour encore plus de fonctionnalités – comme la possibilité de joindre des documents clés et des garanties au plan et d’assigner et d’automatiser des tâches – essayez ce modèle de planification d’événements dans Smartsheet.
Modèle de planning d’événement
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Quand utiliser ce modèle : ce modèle de calendrier d'événements aide les utilisateurs à établir un résumé clair heure par heure des activités, des conférenciers ou des sessions. Il fonctionne mieux pour les événements qui nécessitent un timing précis et une coordination étroite du personnel.
Caractéristiques notables : Ce modèle comprend des colonnes pour le temps, l'activité, l'emplacement, le lead assigné et des notes supplémentaires. Il permet aux planificateurs de gérer des horaires détaillés tout en s'assurant que chacun connaît ses rôles.
Utilisez ce modèle de calendrier pour planifier des activités à plusieurs endroits, ajouter des contacts et des notes et afficher les événements dans un format de calendrier.
Modèle de budget pour des événements
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Quand utiliser ce modèle : Estimez et suivez chaque dépense avec ce modèle de budget événementiel. Il est particulièrement utile pour les planificateurs qui gèrent des budgets limités ou qui ont besoin de rapports financiers après l’événement.
Caractéristiques notables du modèle : Ce modèle comprend des colonnes pour la catégorie, le coût estimé, le coût réel, la variance et les notes, ainsi que des calculs automatiques pour le budget de votre événement. Il offre également une vue comparative côte à côte qui met en évidence les dépassements et les économies.
Modèle de liste de contrôle des événements
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Quand utiliser ce modèle : Ce modèle est parfait pour garder un œil sur chaque tâche de planification, de la sensibilisation initiale à la ventilation des événements. Il est particulièrement utile lors des visites finales et de la journée de coordination.
Caractéristiques notables du modèle : Ce modèle comprend deux colonnes : une pour les éléments à examiner ou à confirmer, et une autre pour les commentaires. La mise en page simple encourage les mises à jour en temps réel et la responsabilisation.
Modèle d’échéancier de l’événement
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Quand utiliser ce modèle : Utilisez ce modèle de calendrier d’événements pour cartographier les jalons et les échéances critiques à travers les phases de planification. Il est idéal pour la planification à long terme et pour s’assurer que les livrables restent sur la bonne voie.
Caractéristiques notables du modèle: Ce modèle comprend des lignes chronologiques avec des champs pour les dates, les tâches ou les jalons, les propriétaires et les statuts. Le format organisé permet de suivre facilement les dépendances et les progrès.
Regardez ces modèles de calendrier d'événements pour trouver plus de ressources pour la planification et la planification d'événements.
Modèle d’itinéraire d’événement
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Quand utiliser ce modèle : Utilisez ce modèle d’itinéraire d’événement pour guider les participants, le personnel ou les conférenciers tout au long de l’horaire du jour. C’est une excellente ressource pour les événements avec des segments serrés ou plusieurs sites.
Caractéristiques notables du modèle: Ce modèle comprend des champs pour le temps, l'activité, l'emplacement, le conférencier ou le responsable, et des notes. Il garantit que tout le monde sait où être et quand, et il comprend une place pour des instructions spéciales.
Modèle de suivi des inscriptions aux événements
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Quand utiliser ce modèle : Ce modèle de suivi des inscriptions est idéal lorsque vous devez enregistrer les participants, les types de billets et les paiements au même endroit. Il est particulièrement utile pour gérer les listes d'invités et les enregistrements.
Caractéristiques notables: Ce modèle comprend des colonnes pour l'ID d'inscription, le nom du participant, l'email, le téléphone, le type de billet, le montant payé et les demandes spéciales. Il facilite le tri, le filtrage et le suivi des inscrits.
Modèle de gestion des fournisseurs
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Quand utiliser ce modèle : Conçu pour les événements avec plusieurs fournisseurs, contrats ou jour de logistique, ce modèle aide les utilisateurs à coordonner les détails sur chaque fournisseur fournissant des services pour un événement.
Caractéristiques notables: Ce modèle comprend des sections pour les coordonnées du fournisseur, la catégorie de service, les conditions de contrat et de paiement, les détails de l'assurance et les notes de rendement. Remplissez chaque section au fur et à mesure, et vous n'aurez plus jamais à vous démener pour trouver les détails du fournisseur.
Explorez ces ressources gratuites de gestion d'événements pour trouver des outils supplémentaires pour soutenir la budgétisation, la planification, l'inscription et la coordination des fournisseurs.
Modèle de plan de dotation en personnel
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Quand utiliser ce modèle : choisissez ce modèle lorsque vous attribuez et suivez des rôles de personnel ou de bénévole dans votre horaire d’événements. Il est idéal pour les événements avec des équipes décalées, plusieurs zones ou une couverture tournante.
Caractéristiques notables du modèle : Ce modèle comprend des champs pour le rôle du membre du personnel, le nom, le département, la date du quart, les heures de début et de fin, le superviseur et les notes. Il donne aux planificateurs une vue complète de qui est où – et quand.
Pour obtenir des conseils étape par étape et d'autres modèles de feuilles intelligentes, explorez ces conseils d'experts sur la gestion de projet événementiel.
Modèle de gestion des risques
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Quand utiliser ce modèle : Ce modèle de gestion des risques vous aide à identifier et à planifier les problèmes potentiels qui pourraient avoir une incidence sur votre événement. C’est idéal pour les événements à fort enjeu – comme les grandes conférences – ou les lieux avec des exigences particulières, comme les sites historiques ou les campus à salles multiples.
Caractéristiques notables du modèle : Ce modèle comprend des champs pour l'identification du risque, la catégorie, la probabilité, l'impact, la stratégie d'atténuation et le propriétaire. Le format permet de signaler et de suivre facilement les risques avant qu'ils ne deviennent de véritables problèmes.
Modèle de plan de communication DMAIC
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Quand utiliser ce modèle : Utilisez ce modèle pour indiquer qui a besoin de quelle information, quand il en a besoin et comment il doit être fourni. Il est parfait pour coordonner les mises à jour entre les équipes, les fournisseurs et les participants.
Caractéristiques notables : Ce modèle comprend des champs pour le public ou l'intervenant, l'objet du message, le mode de livraison, la personne responsable, la date d'envoi et l'état. Il aide à prévenir les mises à jour manquées ou les erreurs de communication lors d'événements rapides.
Modèle d’évaluation des événements
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Quand utiliser ce modèle : Utilisez ce modèle après votre événement pour recueillir des commentaires, évaluer les résultats et identifier les points à améliorer. Il est utile pour les comptes rendus internes ou les rapports clients.
Caractéristiques notables : Ce modèle comprend des sections pour les critères d'évaluation, les cotes sur une échelle de un à cinq, les commentaires, les commentaires des équipes et les prochaines étapes. Il vous donne une façon claire et structurée de réfléchir et d'affiner pour votre prochain événement.
Modèle de budget de mariage
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Quand utiliser ce modèle: Conçu pour l'organisation de mariage, ce modèle suit tous les coûts, des robes à la décoration. Il est idéal pour les couples, les urbanistes ou les familles qui veulent une visibilité financière complète.
Caractéristiques notables : Ce modèle comprend des sections classées — telles que Vêtements, Salles, Restauration, Cadeaux et Photographie — avec des champs pour le coût estimatif, le coût réel et les notes. Il fournit également un suivi total du budget et de l'espace pour les postes personnalisés.
Modèle de liste de contrôle des fournisseurs de restauration
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Quand utiliser ce modèle: Utilisez ce modèle pour vérifier, coordonner et confirmer tous les détails avec votre fournisseur de restauration. Il est particulièrement utile pour les événements avec un service de repas sur place ou des besoins alimentaires complexes.
Caractéristiques notables du modèle: Ce modèle comprend des champs pour les informations sur le traiteur, les détails de l'événement, le nombre d'invités, les besoins alimentaires, les conditions de dépôt et d'annulation, le calendrier de service et le jour de contact. Il garantit que toute la logistique de restauration est clairement documentée et facile à coordonner.
Modèle de liste de contrôle des lieux d'événement
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Quand utiliser ce modèle : Utilisez cette liste de contrôle pour évaluer les sites potentiels ou confirmer les détails clés avec un emplacement réservé. Il est essentiel pour les planificateurs qui gèrent la logistique comme l’accès, l’aménagement, le stationnement et la conformité.
Caractéristiques notables : Ce modèle comprend une liste de contrôle détaillée avec des éléments à examiner ou à confirmer, ainsi qu'une colonne de commentaires pour les notes ou les mises à jour. Il couvre tout, de la capacité et du stationnement à la signalisation, en passant par l'accessibilité et les plans d'urgence.
Quels sont les éléments d’un plan stratégique ?
Un plan d’événement stratégique devrait inclure le but de l’événement, le public cible, la valeur unique, le budget, la stratégie marketing et les indicateurs de succès. Définissez ce que vous espérez réaliser et à qui s'adresse l'événement. Adaptez votre programmation à ce public, soulignez ce qui fait la valeur de l’événement et expliquez comment vous allez le promouvoir.
Le processus de planification peut commencer par une séance de remue-méninges pendant que vous examinez le but de votre événement, ce que vous espérez accomplir et les ressources disponibles. Retrouvez quelques conseils pour animer cette session dans cet aperçu des techniques de brainstorming.
Voici quelques détails à inclure dans votre plan:
- Objectif de l’événement : En plus des principaux détails de l’événement tels que les dates, les heures, le lieu et la logistique, il est essentiel de définir le but de votre événement. Avez-vous pour objectif de collecter des fonds, d'éduquer les participants, de lancer un produit, de renforcer la notoriété de votre marque ou de stimuler vos ventes? Clarifier vos objectifs dès le départ aide à façonner une stratégie claire et garantit que votre planification correspond à des résultats mesurables.
- Public cible : Connaître votre public cible et comprendre ses besoins éclairera vos efforts de planification et de promotion. Réfléchissez à la façon dont votre événement peut résoudre leurs problèmes ou offrir une expérience exceptionnelle par rapport aux concurrents.
- Avantages et valeur de l’événement : Une fois que vous avez identifié votre auditoire, adaptez la programmation – conférenciers, activités, divertissements et messages – en fonction de ses intérêts. Mettez en valeur la proposition de valeur unique de votre événement pour vous assurer que les participants potentiels comprennent pourquoi cela vaut leur temps et leur argent.
- Marketing événementiel et indicateurs : établissez votre stratégie marketing en identifiant les canaux – tels que les médias sociaux, les courriels, les partenariats ou les publicités payantes – et en alignant chacun sur une chronologie. Définissez des indicateurs clés de performance clairs pour évaluer le succès de vos campagnes et suivre la performance globale des événements.
- Budget : Créer un budget événementiel complet qui équilibre les dépenses prévues et les recettes prévues. Assurez-vous d'inclure les postes des coûts fixes et variables, ainsi que les fonds de prévoyance.
Une fois qu'un événement se termine, un objectif clé de la gestion des événements est de recueillir et d'analyser des données de performance. Le suivi de mesures telles que la vente de billets, la fréquentation, les commentaires des participants et l’exécution globale vous aide à évaluer ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Ces informations sont essentielles pour améliorer les événements futurs et prendre des décisions de planification fondées sur les données.
Augmentez le succès des événements avec la planification en temps réel dans Smartsheet
Donnez à vos employés les moyens de se dépasser grâce à une plateforme flexible conçue pour répondre aux besoins de votre équipe, et capable de s'adapter quand ces besoins changent. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.