Créez une expérience exceptionnelle grâce à des modèles gratuits d’organisation d’événements

By Joe Weller | 4 October 2017 (mis à jour 9 septembre 2024)

Dans cet article, nous avons trié tous les modèles et listes de contrôle de planification d’événements afin de vous fournir la liste la plus complète qui vous permettra de planifier efficacement le lancement d’un produit, une conférence, un mariage ou un autre événement important. 

Sur cette page, vous trouverez un modèle d’organisation d'événement, un modèle de budget d’événement, un modèle de liste de vérifications pour le lieu d’un évènement et bien davantage.

Modèles d’organisation d’événement

Modèle d’organisation d’événement

Modèles de planification d'événements Modèle de planificateur d'événements

Téléchargez le modèle d’organisation d'événement

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Ce modèle de planification d’événement comprend des zones où vous pouvez répertorier des éléments stratégiques tels que les objectifs, le public cible et la messagerie, ainsi que des détails logistiques tels que la restauration, la programmation et les besoins en audiovisuel. Pour chaque tâche, identifiez le responsable, les actions requises et les échéances. Ce modèle détaillé peut guider votre processus de planification et récapituler les tâches à accomplir lors d’un événement.

 

Modèle de planning d’événement

Modèles de planification d'événements Modèle de calendrier d'événements

Téléchargez le modèle de planning d'événement

Excel

Créez un itinéraire d’événement qui comprend les dates, les lieux, les heures de début et de fin de la programmation et les pauses programmées. Cette feuille de calcul simple est un outil utile pour créer un planning d’événements organisé que vous partagerez avec le personnel et les participants. Vous pouvez également utiliser ce modèle pour un événement d’une journée ou plusieurs jours, ou pour une conférence impliquant plusieurs conférenciers qui interviennent dans différentes salles. 

 

Modèle de calendrier de marketing d’événements - Excel

 Modèles de planification d'événements Modèle de calendrier de marketing d'événements

Téléchargez le modèle de calendrier de marketing d’événements

Excel

Les efforts de marketing pour des événements plus importants peuvent inclure la publicité nationale, le contenu en ligne, les relations publiques et les études de marché. Ce modèle prévoit de la place pour les campagnes de marketing individuelles ainsi qu’un calendrier pour la planification hebdomadaire. En créant un calendrier pour chaque tâche au sein d’une campagne, vous pouvez évaluer le chevauchement des actions, planifier les dates importantes et afficher une représentation visuelle du temps requis pour chaque élément.

 

Modèle de liste des tâches à faire pour un événement

 Modèle de liste d'événements à faire

Téléchargez le modèle de liste des tâches à faire pour un événement

Excel

Utilisez ce modèle de liste de tâches pour planifier, hiérarchiser et effectuer toutes les tâches nécessaires à votre événement. Vous pouvez suivre l’avancement de chaque élément jusqu’à son achèvement en choisissant une date d’échéance prédéterminée. Le modèle comprend de la place pour des notes ou des commentaires supplémentaires, ce qui est particulièrement utile lorsque vous partagez une liste de tâches.

 

Modèle de proposition d’événement - Word

Modèle de proposition d'événement

Téléchargez le modèle de proposition d’événement - Word

Si vous êtes organisateur d’événement, avoir une proposition de premier ordre à offrir aux clients potentiels pourrait vous donner un avantage par rapport à la concurrence. Ce modèle est une ébauche sur laquelle travailler lorsque vous créez une proposition personnalisée de gestion d’événements. Vous trouverez des sections pour répertorier les besoins des clients et les dépenses, détailler les services que vous proposez et bien plus encore. 

 

Modèle de contrat d’organisation d’événement

Modèles de planification d'événements Modèle de contrat de planificateur d'événements

Téléchargez le modèle de contrat d’organisation d'événement

Word

Un contrat d’organisation d’événement doit clairement indiquer les attentes du client, les responsabilités de l’organisateur de l’événement, les modalités du contrat et les détails pertinents du projet. Vous pouvez également inclure un contrat avec votre proposition d’événement. Dans ce cas, utilisez ce modèle comme modèle pour créer votre propre contrat d’organisateur d’événements dans lequel vous pourrez mentionner les services, les conditions et les autres détails importants de l’entreprise. En fonction de l’ampleur de l’événement et des services de gestion que vous fournissez, le contenu du contrat peut être court ou plus détaillé.

 

Modèle de liste de vérifications pour les mariages - Excel

 Modèle de liste de contrôle de mariage

Téléchargez le modèle de liste de vérifications pour les mariages

Excel

Les organisateurs de mariage professionnels et les futurs mariés peuvent bénéficier d’un modèle de liste de vérifications des événements. L’organisation de mariage comprend de nombreux éléments, de la décoration au repas et à la photographie, de sorte qu’une simple liste de vérifications peut la faciliter, en identifiant les dépenses et en s’assurant que rien d’important n’est oublié. Pour plus de conseils sur l’organisation de mariages de la part des professionnels et découvrir d’autres modèles utiles, lisez Conseils d’experts sur la création d’un calendrier pour un mariage.

 

Formulaire d’évaluation des événements

 Modèle de formulaire d'évaluation d'événement

Téléchargez le formulaire d’évaluation des événements

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Une évaluation post-conférence peut fournir des données essentielles sur les éléments réussis de votre événement et les points à améliorer. Vous pouvez utiliser cette évaluation d’événement pour n’importe quel type d’événement, et la personnaliser pour les membres internes de l’équipe ou les participants à l’événement. Une fois que vous avez déterminé les informations que vous souhaitez recueillir, y compris les aspects de l’événement ou du processus d’organisation que vous souhaitez étudier, personnalisez simplement le formulaire pour qu’il réponde à vos besoins.

 

Modèle de calendrier des événements

 Modèle de calendrier mensuel des événements 2022

Téléchargez le modèle de calendrier des événements 2022

Excel

Ce modèle fournit un format de calendrier doté d’une colonne adjacente pour répertorier les événements. Ce calendrier affiche les 12 mois de l’année sur une seule feuille Excel, ce qui permet de parcourir facilement les mois, de planifier et d’afficher rapidement les événements répertoriés dans la colonne correspondante. Chaque mois est également codé avec des teintes alternées pour une visualisation facile.

Modèles de budget d’événement

Modèle de budget de conférence - Excel

 Modèle de budget de conférence

Téléchargez le modèle de budget de conférence

Excel

Un budget est un outil de gestion de conférence important que les organisateurs utilisent pour identifier les dépenses et les besoins en ressources, informer sur les décisions liées aux événements et soutenir un plan global. Utilisez ce modèle pour estimer les coûts prévus et suivre les dépenses réelles. La comparaison entre vos projections et les coûts réels peut vous aider à créer des estimations plus précises pour vos futures conférences.

 

Modèle de budget d'événement - Excel

Modèle de budget d'événement

Téléchargez le modèle de budget d’événement

Excel

Ce modèle de budget d’événement affiche les dépenses dans un format tableur et représente également les données sous forme de diagrammes visuels. Vous pouvez utiliser ce format pour identifier rapidement les coûts qui forment la plus grande partie du budget. Par exemple, vous découvrirez peut-être que certains coûts, comme la programmation de l’événement, la restauration, la publicité et la location des lieux, représentent les dépenses les plus importantes. Le modèle comprend une section pour les commentaires où vous pouvez partager des notes de brainstorming ou partager des messages avec votre équipe d’événements. 

 

Modèle de budget pour réception - Excel

Modèle de budget de fête

Téléchargez le modèle de budget pour réception - Excel

Organisez vos réceptions et suivez votre budget à l’aide de ce modèle. Il comprend un résumé des dépenses et des coûts totaux, ainsi qu’un diagramme à secteurs qui divise les coûts en catégories et fournit une répartition détaillée des dépenses pour chacun d’entre eux. Les cellules sont pré-remplies avec des coûts courants, comme la location de l’équipement ou les services de sécurité et de nettoyage; Toutefois, vous pouvez facilement modifier les champs en fonction de vos besoins.

 

Modèle de budget pour mariage - Excel

 Modèle de budget de mariage

Téléchargez le modèle de budget pour mariage - Excel

Cet organisateur de budget divise les coûts du mariage en catégories, dont les tenues, la décoration, la réception et la photographie. Sur ce modèle, les catégories sont divisées en listes de dépenses plus détaillées, ce qui vous permet de prendre en compte les éléments importants et ceux qui le sont moins, de déterminer quelles catégories sont les plus coûteuses et de vous assurer que le budget du mariage reste maîtrisé. 

Modèles de lieu et de prestataire d'événement

Modèle d’application pour les restaurateurs

Modèle de demande de fournisseur de nourriture

Téléchargez le modèle d’application pour les restaurateurs

Excel

Si vous planifiez une conférence ou un événement avec des restaurateurs, ce modèle peut être utile pour rationaliser le processus de demande. Recueillez des informations auprès de chaque fournisseur, y compris ses coordonnées, les produits ou services proposés et les autorisations. Vous pouvez également ajouter des règles et des règlements que chaque fournisseur doit accepter pour participer à l’événement.

 

Liste de vérifications du lieu de l’événement

Modèle de liste de vérification de lieu d'événement

Téléchargez la liste de vérifications du lieu de l’événement

Excel 

Utilisez ce modèle de liste de vérifications pour inspecter les lieux et déterminer s’ils répondent aux exigences de votre événement. Les éléments à vérifier comprennent les frais, la capacité du lieu, le parking, les options audiovisuelles, etc. Suivre une liste de vérifications peut vous aider à identifier les problèmes potentiels et à comparer rapidement les options des différents lieux.

 

Liste de vérifications des traiteurs

Modèle de liste de contrôle des fournisseurs de restauration

Téléchargez la liste de vérifications des traiteurs

Excel

Ce modèle de liste de vérifications des traiteurs offre un moyen facile d’interroger les restaurateurs. Les frais de restauration peuvent rapidement grimper, il est donc important de demander des estimations détaillées pour un budget précis. Bien que certains lieux puissent inclure la restauration dans leurs services, vous devrez quand même fournir au fournisseur les détails de l’événement et vous assurer que vous comprenez leurs politiques.

 

Liste de vérifications pour les intervenants de l’événement

 Modèle de liste de contrôle d'événement-conférencier

Téléchargez la liste de vérifications pour les intervenants de l'événement

Excel

Organisez tous les détails concernant les conférenciers ou les animateurs, y compris leurs exigences en matière d’équipement audiovisuel et autres pour les présentations ou les performances. La sélection des intervenants fait partie intégrante de la gestion des événements, vous devez donc vous assurer que chaque présentation est réussie. L’organisation anticipée peut inclure l’organisation du transport, la préparation de la biographie des intervenants et la localisation et la sécurisation de l’équipement nécessaire.

 

Modèle de liste pour les prestataires de mariage

Modèle de liste de fournisseurs de mariage

Téléchargez le modèle de liste pour les prestataires de mariage

Excel | Word

Les organisateurs de mariage peuvent utiliser ce modèle pour suivre tous les fournisseurs avec qui ils prévoient travailler ou qui leur font des propositions. Des sections sont prévues pour indiquer leurs coordonnées, le statut du contrat, les coûts et les services fournis. Vous pouvez également inclure une note en fonction de votre expérience de travail avec un fournisseur, des avis professionnels ou de comparaison avec ses concurrents.

Modèles d’inscription et de présence

Modèle de fiche d'inscription aux événements

 Modèle de feuille d'inscription à l'événement

Téléchargez le modèle de fiche d'inscription aux événements

Word

Si vous recrutez des volontaires pour un événement, vous pouvez trouver un intérêt à une feuille d’inscription imprimable, comme celle-ci, qui permet de recueillir des informations. Il vous suffit de publier ce modèle lors de l’événement pour recueillir rapidement des noms, des coordonnées et tout autre détail dont vous pourriez avoir besoin (comme l’affiliation à l’événement), ou ajouter un espace où les volontaires pourront s’inscrire à des tâches spécifiques. Il suffit d’ajuster les étiquettes des colonnes pour inclure les informations que vous recherchez.

 

Modèle de fiche d'inscription aux conférences

Modèle de feuille de connexion à la conférence

Téléchargez le modèle de fiche d'inscription aux conférences

Excel

Pour vérifier que tous les participants sont présents à une conférence ou à un événement de formation, demandez-leur de signer cette feuille d’inscription. En haut du modèle, il y a de la place pour les détails de la conférence afin que la feuille puisse être suivie et archivée facilement. Vous pouvez modifier ce formulaire de base et l’utiliser pour recueillir les détails de la participation à n’importe quel type d’événement.

 

Modèle de fiche d'inscription aux réceptions

Modèle de feuille d'inscription à une fête

Téléchargez le modèle de fiche d'inscription aux réceptions

Excel

Que vous planifiiez une fête d’entreprise ou une sortie de cohésion des équipes, une feuille d’inscription peut vous donner une idée du nombre de personnes qui y assisteront. Ce modèle comprend des colonnes pour la configuration et le nettoyage afin que les volontaires puissent planifier à l’avance ces tâches.

Ce qu’il faut inclure dans un plan d’événement stratégique

Le processus d’organisation peut commencer par une séance de brainstorming lorsque vous tenez compte du but de votre événement, de ce que vous espérez accomplir et des ressources disponibles. Gardez à l’esprit que, bien qu’il soit important de couvrir toutes vos bases et de ne pas négliger les détails importants, il convient de rester simple. La concision - voire la limitation du de votre événement à une page - peut favoriser la clarté et vous rendre plus susceptible de suivre le plan. Il peut être particulièrement utile de garder un plan court si vous créez un modèle d’événement que d’autres membres de votre organisation utiliseront pour organiser de futurs événements. Le fait d’avoir un protocole clair facilite le respect des normes et des exigences, car les membres de l’équipe et les détails des événements fluctuent.

Lorsque vous réfléchissez à la façon de créer un événement qui répondra à vos objectifs, voici quelques éléments à garder à l’esprit et à inclure dans votre plan :

  • But de l’événement : En plus des détails sur les événements essentiels comme les dates, les horaires, l’emplacement et d’autres éléments logistiques, il est important de savoir ce que vous espérez accomplir. Voulez-vous atteindre un objectif précis dans la collecte de fonds ou l’éducation ? Vous souhaitez peut-être que votre événement atteigne plusieurs objectifs, comme lancer un produit, accroître la notoriété de la marque ou stimuler les ventes. Garder l’objectif de l’événement à l’esprit peut vous aider à développer une stratégie efficace pour atteindre ces objectifs.
  • Public cible : L’identification de votre public cible et de ses besoins peut guider vos efforts de marketing ainsi que l’organisation de vos événements. Comment allez-vous répondre à leurs besoins ? Comment votre événement se distinguera-t-il de la concurrence ?  
  • Avantages et valeur de l’événement : Une fois que vous avez déterminé ce dont votre public a besoin, vous pouvez identifier les conférenciers, les intervenants du spectacle, les activités et les messages qui seront les plus efficaces. Votre événement offre-t-il une proposition de valeur unique que les participants potentiels ne voudront pas manquer ?
  • Marketing d’événements et indicateurs : Définissez tous les canaux de marketing que vous utiliserez pour promouvoir votre événement et créez un calendrier pour chaque phase de marketing. En plus des indicateurs permettant de suivre l’efficacité de vos campagnes, identifiez tous les autres indicateurs clés que vous utiliserez pour évaluer l’ensemble de l’événement.
  • Budget : Tenez compte des coûts et des recettes lorsque vous organisez votre événement. 

À la fin de l’événement, la gestion des événements a pour but de recueillir et d’évaluer les indicateurs clés. Que vous mesuriez la vente de billets et la participation, que vous sollicitiez les commentaires des participants ou que vous effectuiez une évaluation de performance de l’ensemble du processus de planification et d’événement, une évaluation peut vous aider à comprendre les points forts et les points faibles. Ces informations sont des données critiques que vous pouvez utiliser pour éclairer les décisions concernant les événements futurs.

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