Les 6 éléments essentiels pour une gestion de portefeuille et de projet réussie
Quels sont les facteurs de réussite de la gestion de portefeuille et de projet (PPM) ? Tout commence par la structure et la transparence. Dans ce guide, vous apprendrez à faire le point sur le travail déjà en cours et à établir des processus clairs pour gérer vos ressources et les demandes entrantes.
Ensuite, nous verrons comment hiérarchiser les demandes adressées à vos équipes afin de vous assurer que vous vous concentrez toujours sur les bons objectifs. Nous verrons également comment une exécution rationalisée du projet, ainsi qu’une création de rapports et un suivi efficaces, permettent de maintenir vos priorités sur la bonne voie, même lorsqu’elles changent en cours de projet.
Une PPM réussie est plus importante que jamais : tout va vite, mais en mettant en place les bonnes pratiques, vous pouvez créer des processus qui non seulement fournissent les résultats recherchés, mais donnent aussi à votre organisation (et aux membres de votre équipe) les moyens de prospérer.
inventaire du travail existant
Gagner en clarté et en contrôle
Dans une récente enquête menée par Smartsheet auprès de professionnels de la PPM, la majorité des professionnels interrogés déclare ne pas avoir de visibilité sur les bonnes informations nécessaires pour anticiper les perturbations et s’adapter rapidement. Il est essentiel de faire un inventaire de votre travail existant pour obtenir une vue d’ensemble de vos obligations actuelles, des livrables à venir, du statut du travail et des besoins en ressources.
Voici quelques conseils simples pour commencer :
Créez un portail pour suivre tous les projets. Choisissez un emplacement centralisé auquel tous les membres ont accès, afin d’informer votre équipe et les parties prenantes en temps réel.
Déterminez des critères pour suivre les détails du projet. Rencontrez les parties prenantes pour déterminer les exigences de haut niveau qui comptent le plus pour eux. Cela peut inclure les jalons clés, les analyses RACI, les budgets, les approbations, etc.
Apprenez quels indicateurs déterminent le succès. Pour chaque projet, comprenez les objectifs et métriques uniques importants pour la réussite et identifiez où ils sont suivis.
Consolidez vos processus de gestion de projet. La création de processus cohérents de gestion des projets dans votre portefeuille permet d’avoir plus facilement un aperçu du statut de tous les projets.
Gestion et prise en charge des demandes
L’automatisation, clé de la réussite
Les processus manuels de gestion et de prise en charge des demandes empêchent les professionnels de la PPM de s’adapter aux perturbations. Votre processus de prise en charge et de hiérarchisation des projets est en première ligne pour permettre à votre équipe de rester concentrée sur les priorités les plus importantes tout en évitant la surcharge de travail et l’épuisement professionnel.
Voici quelques conseils simples pour commencer :
Créez un processus pour soumettre des demandes de projet. Configurez un formulaire de prise en charge simple, qui contient toutes les informations dont vous avez besoin pour examiner et hiérarchiser les nouvelles demandes, auquel les équipes ont facilement accès et qu’elles peuvent envoyer de n’importe où.
Configurez les notifications pour vous alerter automatiquement. Cela vous permet de suivre les demandes et de les transmettre pour vérification dans les meilleurs délais.
Utilisez l’automatisation à votre avantage. Au fur et à mesure que les demandes avancent dans votre processus, tenez les dirigeants informés grâce à des alertes automatisées afin de communiquer efficacement leur statut.
Évaluation et hiérarchisation
Une approche stratégique pour sélectionner les projets
Disposer d’un processus cohérent et reproductible pour évaluer les risques, les facteurs de réussite et l’alignement global de chaque projet potentiel avec les objectifs de l’organisation permet de déterminer quels projets doivent être lancés, interrompus ou poursuivis. Cependant, les études montrent que près d’un quart des organisations n’ont pas de processus standardisé pour répondre au changement.
Voici quelques conseils simples pour commencer :
Apprenez à anticiper et à atténuer les risques. Calculez et prenez des mesures pour réduire ou éviter les effets négatifs sur les tâches actuelles et futures du projet.
Créez des plannings de projet détaillés. Configurez un calendrier de projet solide avec des tâches et des interdépendances réparties par phase de projet.
Prévoyez et gérez efficacement les ressources. Identifiez et allouez le budget, les talents et les besoins techniques appropriés pour chaque projet.
Déterminez les facteurs de réussite du projet. Définissez comment vous mesurerez la réussite d’un projet en fonction des résultats attendus.
Gestion des ressources
Aligner les compétences, les charges de travail et les outils
En vous assurant que les bonnes personnes travaillent sur les bonnes tâches, vous réduisez le risque d’épuisement professionnel et augmentez l’engagement et la rétention des employés.
Voici quelques conseils simples pour commencer :
Enregistrez les compétences et les préférences de votre équipe. Alignez les compétences, la disponibilité et les intérêts de vos collaborateurs sur les besoins de votre projet afin de vous assurer que vous disposez de la meilleure équipe pour le travail à accomplir.
Visualisez et équilibrez les charges de travail et la disponibilité. Suivez la disponibilité et la charge de travail des membres de l’équipe afin de pouvoir apporter les ajustements nécessaires aux plans de projet.
Intégrez des outils de gestion et de planification. Essayer de maintenir à jour plusieurs outils peut avoir un impact sur la réussite s’il manque des informations dans l’un ou l’autre. Cherchez des outils qui s’intègrent les uns aux autres en temps réel.
Exécution des projets
Livrer des projets avec précision
Maintenant que votre processus de prise en charge et de hiérarchisation est bien en place, et que vous disposez des bonnes personnes pour mener le travail à bien, il est temps de vous concentrer sur la livraison des projets en respectant les délais et le budget.
Voici quelques conseils simples pour commencer :
Trouvez un outil de gestion de projet flexible. Bien que les projets au sein d’une organisation comportent souvent des phases similaires, il est essentiel que vous trouviez un outil qui vous permette de l’adapter aux besoins spécifiques de votre projet.
Créez des modèles pour vos flux de travail courants. Créez et regroupez des modèles de projet qui intègrent les bonnes pratiques afin que vos équipes puissent partir du bon pied à chaque fois.
Donnez accès au travail aux parties prenantes. Assurez-vous de partager les plans de projet et les tableaux de bord avec toutes les parties prenantes concernées, afin de réduire le temps nécessaire pour les mises à jour du statut et le partage des détails.
Création de rapports et suivi
Rester informé, rester flexible
Lorsque vous gérez plusieurs projets en cours à différentes étapes, vous avez besoin d’un moyen pour surveiller l’avancement et les performances du travail, ainsi que pour en rendre compte, sans passer des heures sur des rapports de statut répétitifs et manuels et des réunions.
Voici quelques conseils simples pour commencer :
Mettez les métriques clés au premier plan. Configurez des rapports automatisés dès le début afin que votre équipe passe moins de temps à répondre aux demandes de statut et d’actualisation et davantage à faire avancer les projets.
Fournissez les informations les plus nécessaires. Créez un tableau de bord de portefeuille complet et partagez-le avec les parties prenantes, pour qu’elles puissent rapidement obtenir l’état de santé de votre portefeuille de projets, tout en leur permettant d’approfondir les détails si nécessaire.
Connectez vos outils de création de rapports et de PPM. Prendre des décisions commerciales éclairées exige des informations en temps réel. Connectez la création de rapports aux plans de projet afin que le statut et les performances soient automatiquement compilés au fur et à mesure que le travail avance.
Conclusion
Transformer la stratégie en action
Souvenez-vous, les facteurs clés pour une PPM réussie sont les suivants :
- Inventaire du travail
- Gestion de la demande et de la prise en charge
- Hiérarchisation efficace
- Optimisation des ressources
- Exécution des projets
- Suivi et rapports de statut
En comprenant ces facteurs clés, vous établissez une base solide pour des opérations rationalisées et des résultats percutants.
Une PPM réussie ne se résume pas à des rapports et des processus. Il s’agit aussi de créer de la clarté à tous les niveaux, d’aligner les efforts sur les objectifs et de donner à vos collaborateurs les moyens de se concentrer sur les éléments les plus importants. Les étapes décrites ici ne sont qu’un début, et au fur et à mesure que vous affinez votre approche, vous découvrirez comment même de petites améliorations peuvent apporter une grande valeur.
Envie de passer aux étapes suivantes ? Découvrez comment Smartsheet peut vous aider à planifier, aligner, créer et faire évoluer votre travail plus rapidement et plus efficacement que jamais.