Qu’est-ce qu’un tableau de bord de gestion de projet ?
Un tableau de bord est une visualisation d’ensemble du travail effectué. Vous pouvez créer un tableau de bord pour examiner les statistiques clés, créer des rapports interservices ou suivre le statut global au fil du temps.
Les tableaux de bord offrent un moyen simple de traiter des valeurs et des métriques importantes et de comparer des statistiques. Ils sont également un acteur clé de la gestion de projet Agile car ils permettent aux équipes de voir clairement les progrès et de réagir en conséquence. Les tableaux de bord peuvent aider les équipes à anticiper les obstacles et à s’adapter rapidement et efficacement pour atteindre leurs objectifs.
Les tableaux de bord de gestion de projet sont utiles pour gérer des projets comportant plusieurs parties. De plus, les tableaux de bord de gestion de projet conservent les éléments de base d’un tableau de bord typique - un aperçu global visuel - mais sont idéaux pour suivre plusieurs équipes, les échéances en mouvement, les défis et les tâches à venir, ainsi que la trajectoire et l’avancement de l’ensemble du projet. Lors de la création d’un tableau de bord de gestion de projet, vous extrairez probablement des données de plusieurs feuilles de calcul, calendriers et ressources pour créer un centre d’informations complet. En fin de compte, l’agrégation de tous ces points de données clés dans un seul tableau de bord permet aux chefs de projet de gérer le travail et d’en présenter le statut aux parties prenantes internes et externes.
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Pourquoi créer un tableau de bord de gestion de projet ?
Les tableaux de bord de gestion de projet découlent d’un besoin commun de fournir des informations vitales sur le projet dans une vue instantanée. Les tableaux de bord les plus primitifs mettent en évidence quelques métriques clés, mais il existe maintenant de nombreux moyens simples d’intégrer des données plus complexes - même des informations et des images écrites.
Bien que vous puissiez certainement concevoir un tableau de bord de gestion de projet à partir de zéro, il existe de nombreux outils en ligne qui vous feront gagner du temps de configuration afin que vous puissiez vous concentrer sur la direction du projet. Par exemple, l’utilisation d’un modèle gratuit de tableau de bord Excel vous aidera à démarrer rapidement. Dans cette liste, vous trouverez des modèles pour un tableau de bord de gestion de projet simple, un tableau de bord de métriques, un portefeuille de projets, etc. Chacun de ces modèles est facile à utiliser et peut s’appliquer à une multitude de types de projets différents, d’un lancement de produit à un projet de construction.
Assurez-vous de choisir le modèle qui convient le mieux et qui améliore votre style de gestion de projet. S’il est utilisé correctement, un tableau de bord peut être un élément clé de la planification de votre projet Agile - il devrait aider votre équipe à gagner du temps, à identifier les incidents suffisamment tôt et à suivre les performances. Quel que soit le modèle que vous choisissez, un tableau de bord de gestion de projet devrait augmenter l’efficacité en fournissant des rapports d’ensemble faciles à comprendre.
Découvrez la puissance d’un tableau de bord de gestion de projet dans Smartsheet
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Les tableaux de bord configurables et pilotés par widget dans Smartsheet permettent aux utilisateurs professionnels de mettre en évidence les informations les plus pertinentes pour leur entreprise, sans avoir besoin d’assistance technique. Vérifiez le statut de vos projets en un coup d’œil, obtenez des informations et accélérez l’innovation de votre équipe sur une seule plate-forme.
Voyons comment vous pouvez commencer à créer un tableau de bord de gestion de projet avec des tableaux de bord Smartsheet.
Comment configurer un tableau de bord dans Smartsheet
Étape 1 : Compilez vos données dans des feuilles ou des rapports
Pour créer un tableau de bord dans Smartsheet, vous devez remplir d’autres espaces de travail Smartsheet avec des données afin de pouvoir les importer dans votre tableau de bord. Vous devrez également vous assurer que vos feuilles ou rapports sont correctement configurés. Ils doivent déjà afficher les résultats ou les totaux que vous souhaitez afficher dans votre tableau de bord. Les métriques clés doivent être calculées directement dans la feuille ou le rapport source, car le tableau de bord rassemblera simplement ces points de données.
Dans cet exemple, nous allons créer un tableau de bord pour surveiller le statut et les tâches d’un projet d’ouverture de magasin. Ce tableau de bord de gestion de projet nous donnera un moyen facile à lire et très visuel de visualiser les points de données importants et les mises à jour de l’avancement de notre projet en cours.
Étape 2 : Créez votre tableau de bord
- Pour commencer à utiliser les tableaux de bord Smartsheet, accédez à l’icône + dans Smartsheet et cliquez sur Créer.
- Sélectionnez Tableau de bord dans la liste.
3. Nommez votre tableau de bord. Nous appellerons le nôtre Tableau de bord d’ouverture de magasin. Cliquez sur OK.
Lorsque vous ouvrez votre tableau de bord pour la première fois, il s’agit d’une toile vierge. Smartsheet vous offre une flexibilité totale pour créer le tableau de bord qui affiche le mieux les informations que vous souhaitez, vous devrez donc créer votre tableau de bord à partir de zéro.
Étape 3 : Construisez votre tableau de bord avec des widgets
- Vous allez construire votre tableau de bord en ajoutant des widgets ou fenêtres d’informations interactives conçues pour afficher des résultats clés, des métriques ou d’autres points de données. Une fois créés, les widgets ressembleront à des vignettes sur votre tableau de bord.
- Cliquez sur + Ajouter un widget dans votre tableau de bord.
- Vous avez le choix entre sept types de widgets différents.
- Les métriques et données de feuille sont utilisées pour faire apparaître des points de données spécifiques d’une feuille dans votre tableau de bord.
- Les widgets Raccourci et Liste de raccourcis vous permettent d’insérer une URL dans votre tableau de bord ou de créer un lien vers d’autres espaces de travail Smartsheet (feuilles, rapports, etc.).
- Utilisez le widget Texte enrichi pour créer des zones de texte. Ceci est utile pour ajouter des titres, des instructions ou importer certains objectifs atteints.
- Le widget Rapport vous permet d’afficher un rapport entier dans votre tableau de bord. Un rapport agit comme un filtre d’ensemble et est un excellent moyen d’afficher des informations récapitulatives sur plusieurs feuilles.
- Enfin, le widget Image vous permet d’insérer une image directement dans votre tableau de bord.
4. Ajoutez des widgets
A. Ajouter un widget Texte enrichi
1. Sélectionnez le widget Texte enrichi et ajoutez du texte au champ. Vous pouvez ajuster la taille et la police de votre texte, et jouer avec les couleurs et l’alignement directement dans le widget - similaire à la fonctionnalité de mise en forme que vous auriez dans d’autres programmes d’édition de texte.
2. Cliquez sur Enregistrer.
3. Le widget de texte nouvellement créé atterrira sur votre toile de tableau de bord . Vous pouvez déplacer le widget par glisser-déposer, ou cliquer et faire glisser le coin du widget pour modifier la taille. Cependant, la meilleure pratique consiste à attendre d’avoir créé tous les widgets pour ajuster la taille et la disposition.
B. Ajouter un widget Métrique
1. Cliquez à nouveau sur + Ajouter un widget, puis sélectionnez le widget Métrique pour afficher les valeurs clés ou les métriques de la feuille sous-jacente.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter des données dans le coin supérieur gauche.
3. Recherchez la feuille souhaitée ou faites défiler toutes les feuilles et tous les rapports disponibles et sélectionnez celle à partir de laquelle extraire les données.
4. Sélectionnez la ou les valeurs de cellule que vous souhaitez afficher dans votre tableau de bord, puis cliquez sur OK
*Votre widget va maintenant afficher ces cellules. Il créera une étiquette par défaut basée sur le nom de la colonne d’origine, mais vous pouvez réétiqueter les cellules en cliquant sur le champ d’étiquette. Vous pouvez également créer un titre pour le widget en cochant la case Afficher l’intitulé et en renommant le titre par défaut. Vous avez toujours la gamme complète d’options personnalisables, vous pouvez donc modifier la couleur, la taille du texte, l’alignement, etc.
5. Cliquez sur Options avancées dans le coin supérieur droit pour créer une action cliquable pour le widget.
6. Sélectionnez l’interaction correcte dans les options de la liste déroulante :
- Ne rien faire
- Ouvrir la feuille source - cela sera lié à la feuille à partir de laquelle les données métriques sont extraites
- Accéder à une URL... - lien vers n’importe quelle URL
- Ouvrir un élément Smartsheet - liens vers un autre espace de travail Smartsheet
7. Cliquez sur OK.
8. Cliquez sur Terminé lorsque vous avez terminé de modifier votre widget et vous le verrez affiché sur votre tableau de bord.
D. Ajouter des widgets Raccourci
1 Les widgets Raccourci vous permettront de créer des liens cliquables dans votre tableau de bord.
2. Cliquez sur Ajouter un raccourci... dans le coin supérieur gauche.
*Vous avez maintenant la possibilité de lier une URL, de joindre un lien direct à un fichier ou de vous connecter à un autre espace de travail Smartsheet.
3. Dans cet exemple, nous allons créer un lien vers deux espaces de travail Smartsheet : un tableau de bord Performance de l’entrepreneur ainsi qu’un tableau de bord Performances financières . Faites défiler les Éléments Smartsheet disponibles ou recherchez le ou les éléments souhaités. Cliquez sur OK
4. Le widget importera ces liens dans votre widget dans un format de liste avec une icône. Remplacez les étiquettes par défaut, la taille du texte et la police, etc. selon vos préférences visuelles.
5. Cliquez sur Terminé.
E. Créer un widget Rapport
1. Cliquez sur + Ajouter un widget et sélectionnez Rapport, qui affichera un rapport Smartsheet entier - un filtre d’ensemble qui vous permet d’afficher des informations clés sur la progression, les données ou tout autre travail effectué dans Smartsheet.
2. Cliquez sur Sélectionnez un Rapport dans le coin supérieur gauche.
3. Faites défiler les éléments Smartsheet disponibles et sélectionnez le rapport à partir duquel vous souhaitez extraire. Dans cet exemple, nous allons sélectionner le rapport de phase de rénovation. Cliquez sur OK
4. Une fois que vous avez créé le widget, vous pouvez choisir de conserver ou de supprimer la mise en forme d’origine du rapport, ou d’ajouter un titre. Tout comme le widget Métrique , vous pouvez cliquer sur Modifier l’interaction pour attribuer au widget une propriété cliquable.
5. Cliquez sur Terminé pour déposer votre widget Rapport directement dans votre tableau de bord, puis utilisez le glisser-déposer pour ajuster la taille et l’emplacement de vos widgets.
F. Ajouter un widget Image
- Sélectionnez le widget Image dans les options de widget.
- Sélectionnez Insérer une image dans le coin supérieur gauche. Vous pouvez désormais joindre une image à partir de votre ordinateur ou de l’un des nombreux services cloud.
G. Ajoutez d’autres widgets
- Si vous souhaitez ajouter un widget similaire à celui que vous avez déjà créé, cliquez sur l’icône Plus . Il s’agit du bouton Cloner le widget qui créera une copie du widget existant. Maintenant, vous pouvez simplement échanger le point de données spécifique contre un autre que vous souhaitez faire apparaître sur votre tableau de bord.
- Répétez ces étapes pour inclure autant de widgets que vous souhaitez afficher dans votre tableau de bord.
Ce tableau de bord de gestion de projet terminé donne au chef de projet et aux autres parties prenantes importantes un aperçu clair et visuel du projet d’ouverture du magasin. Le tableau de bord agit comme un agrégat de toutes les tâches connexes, des métriques de projet et des rapports de statut, afin que les membres de l’équipe puissent obtenir des informations précieuses sur l’avancement du projet en un coup d’œil.
En outre, les données affichées dans le tableau de bord sont en ligne, ce qui signifie qu’il sera automatiquement mis à jour lorsque les données des feuilles sous-jacentes changent. Cela garantit que toutes les informations sont à jour afin que le tableau de bord puisse fournir une mise à jour précise du statut de toutes les données importantes.
Étape 4 : Partagez votre tableau de bord
1. Sélectionnez le bouton Partage en bas de la page pour partager votre tableau de bord avec d’autres membres de l’équipe.
2. Ajoutez les noms des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre tableau de bord et ajustez leur niveau d’autorisation. Les autorisations administrateur permettent aux collaborateurs de modifier le tableau de bord, tandis que les autorisations observateur permettent uniquement aux utilisateurs de lire les informations d’un tableau de bord.
3. Ajoutez un message personnel facultatif, puis cliquez sur Partager le tableau de bord.
Suivez les étapes ci-dessus pour créer un centre d’informations visuelles afin de vous mieux gérer votre projet et suivre la progression en un coup d’œil. Un tableau de bord de gestion de projet peut être extrêmement utile pour les chefs de projet de tout style ou taille de projet. N’oubliez pas que le tableau de bord vous donne la flexibilité de gérer et de mettre en évidence les types de données spécifiques que vous souhaitez afficher, afin que vous puissiez gérer votre travail à votre façon.
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