Modèles types de politiques et de procédures
Les associations professionnelles et les services administratifs publient fréquemment des politiques et des procédures ainsi que des modèles types (par exemple, consultez ces conseils pour les organisations à but non lucratif et les petites entreprises). Recherchez en ligne des exemples susceptibles d’être pertinents pour votre secteur d’activité.
Vous pouvez également utiliser un modèle pour gagner du temps et vous éviter des efforts. Pour commencer, vous trouverez ci-dessous neuf modèles gratuits, téléchargeables et spécifiques à des cas d’utilisation.
Modèle de politique et de procédure informatiques
Des politiques et des procédures informatiques clairement définies peuvent empêcher les atteintes à la vie privée et aux données. Après un événement de sécurité informatique, les politiques peuvent contribuer à la reprise après sinistre. Selon la taille de votre organisation, vous pouvez disposer d’un ou plusieurs documents. Envisagez d’ajouter des conseils et des étapes à ce modèle Word pour les achats de logiciels et de matériel, ainsi que pour les modèles et versions approuvés. Ajoutez votre propre appareil, votre politique de visiteur, votre politique de mot de passe, vos événements de sécurité et toute considération pertinente pour votre entreprise ou votre organisation.
Modèle de politique et de procédure pour l'administration dans l’éducation
Les politiques et procédures dans l'enseignement supérieur peuvent s’appliquer à différents groupes, comme le personnel, les étudiants et les visiteurs. Les politiques peuvent définir des attentes pour les aspects du travail (comme le comportement et la qualité des cours), ou pour des éléments tangibles (quel équipement peut être acheté, auprès de quels fournisseurs, et selon quel processus). Votre institution peut publier ses propres modèles et guide de style sur son site Web. Utilisez ce modèle dans Word pour déterminer vos besoins.
Modèle basique de politique et de procédure
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Il s’agit d’un modèle basique de politique et de procédure que vous pouvez personnaliser pour inclure les parties et le contenu les mieux adaptés à votre organisation. La section Table des matières se met à jour lorsque vous ajoutez du contenu dans le reste du document, il suffit de cliquer sur Mettre à jour le tableau dans le groupe Table des matières de l’onglet Références.
Modèle de politique de gestion des changements
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La gestion du changement peut être critique pour l’efficacité et le succès de votre entreprise. Grâce à ce modèle de politique de gestion des changements dans Word, vous pouvez décrire le changement, son envergure et les postes impliqués dans ce changement. Décrivez en détails les risques, les politiques et les procédures liés à la gestion du changement.
Modèle de politique de gouvernance des données
Téléchargez le modèle de politique de gouvernance des données - Word
Ce modèle de politique de gouvernance des données peut être un élément essentiel de l’élaboration de politiques pour votre organisation. La gouvernance des données vous aide à déterminer qui a accès à vos données, les détails d’utilisation de vos données, la manière dont les données sont intégrées et dont les données sont protégées.
Modèle d’éléments clés des politiques d’accès à distance
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De plus en plus, les employés et autres contributeurs souhaitent travailler à distance ou en dehors du site. Bien que cette pratique puisse améliorer la productivité des employés, elle nécessite des précautions supplémentaires pour la sécurité des réseaux et des données. Utilisez cette liste de contrôle dans Word pour rédiger une politique d’accès à distance. Les éléments à prendre en compte comprennent les appareils utilisés à distance, les lieux d’utilisation, comme la maison ou les espaces publics, les espaces de travail sécurisés, etc.
Modèle de processus d’intégration
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L’intégration, le processus d’accueil d’un nouvel employé au sein d’une organisation, peut commencer par le processus de recrutement et se poursuivre bien au-delà de l’embauche initiale, par exemple pour inclure les informations sur les exigences d’accès et l’explication de la culture de l’entreprise. Ce modèle de processus d’intégration décrit ce qu’il faut prendre en compte avant l'arrivée d’un employé, ce à quoi il faut penser pour son premier jour, sa première semaine, son premier mois et lors de l'évaluation des trois mois.
Modèle de politique et de procédure pour les petites entreprises
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Même si vous n’avez que peu d'employés, vous êtes toujours responsable de leur sécurité et de leur bien-être, ainsi que de la sécurité et de l’entretien des biens matériels. Personnalisez dans Word ce modèle de politique et de procédure pour les petites entreprises en fonction de votre entreprise. Pensez à prendre en compte les politiques et les procédures qui couvrent des éléments tels que le harcèlement, la non-discrimination, la sécurité au travail, le tabagisme et l’alcool ou la consommation de drogues, ainsi que les meilleures pratiques et la sécurité informatiques.
Modèle de politique et de procédure pour le bâtiment
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L’un des objectifs clés des politiques et procédures du bâtiment est d’assurer la sécurité des chantiers. La documentation sur la construction contient des éléments tels que la formation sur la sécurité des employés, les inspections des risques et la gestion des urgences. Remplissez ce modèle et formez tous les employés pour qu'ils soient préparés avant qu’un incident ne se produise.
Qu’est-ce qu’une politique ?
Une politique fournit des directives et une orientation générale à une organisation. Les politiques offrent une structure de cohérence, tout en garantissant la conformité aux valeurs et objectifs de l’organisation, ainsi qu’aux règlements et aux normes. Les politiques sont généralement définies par la haute direction. Un document de politique doit décrire ce que la politique fait et pourquoi elle est nécessaire. Il doit également expliquer quels personnes, postes ou services sont responsables de la rédaction, de l’examen, de la mise en œuvre et de la gestion de la politique.
Qu’est-ce qu’une procédure ?
Une procédure décrit la manière dont les politiques doivent être mises en œuvre. Les procédures sont généralement effectuées par les employés et décrivent les personnes qui doivent effectuer des activités spécifiques et la façon d’accomplir une tâche.
Qu’est-ce qu’un processus ?
Une politique définit le ton général de votre entreprise, et une procédure décrit les mesures que les employés doivent prendre pour mettre en œuvre une politique spécifique. En revanche, un processus décrit comment les procédures de l’ensemble de l’entreprise s’alignent les unes avec les autres afin de réaliser un produit ou un service. Les processus doivent également indiquer qui est responsable, et assurer que les tâches nécessaires sont terminées correctement et dans les temps.
Qu’est-ce qui sépare les politiques et les procédures ?
Il est important de rendre les politiques et les procédures distinctes les unes des autres, mais il peut être souhaitable de combiner une politique avec une procédure connexe dans le même document pour faciliter la référence. Les politiques fournissent une structure qui peut définir la culture de votre organisation, et des politiques bien définies peuvent offrir un moyen d’atteindre des objectifs à long terme et même de poursuivre l’amélioration continue. Les politiques peuvent également aider votre organisation à réduire ou à éviter les risques. De plus, les politiques peuvent orienter la mise en conformité réglementaire. Les procédures indiquent les étapes que les employés doivent suivre pour mettre en œuvre ces politiques. Elles peuvent donner des indications claires sur ce qu’il faut faire dans des situations particulières afin d’éviter d’improviser des solutions.
Comment rédiger des politiques et des procédures efficaces
Cela peut prendre beaucoup de temps d'élaborer et de perfectionner des politiques et des procédures, mais vous pouvez accélérer l’expérience en suivant des étapes de développement et de structure. Les modèles de politiques et de procédures peuvent vous aider. Il est possible que votre domaine ou votre secteur d'activité publie des modèles, et des modèles spécialement conçus dans des manuels sont vendus en ligne, parfois pour plus de 550 $, selon la complexité du modèle. Les packs logiciels de modèles peuvent coûter dans les 3000 $.
Voici les principales étapes pour rédiger des politiques et des procédures efficaces :
- Préparation à la rédaction : Vous pouvez rendre votre processus de rédaction de politiques et de procédures plus efficace en traitant l’activité comme un projet et en vous assurant d’avoir le soutien de la direction. Ainsi, le temps et les ressources nécessaires seront à votre disposition. Étant donné que les politiques et les procédures impliquent souvent des conséquences juridiques et réglementaires, envisagez de faire examiner les documents par un conseiller juridique.
Il est également essentiel de bien comprendre pourquoi une politique est nécessaire afin que le projet reste pertinent. Choisir un modèle approprié pour votre domaine ou votre secteur d'activité vous aidera à mieux comprendre le contenu que vous devez ajouter, et peut également vous soulager de la nécessité de concevoir un modèle. De plus, si votre organisation en a les moyens, un système de gestion et de suivi des documents peut vous aider à suivre les révisions et à publier le document dans un emplacement accessible à ceux qui en ont besoin.
- Rédaction de vos documents : Pour rédiger vos documents, commencez par lire les politiques et procédures en cours, le cas échéant. Passez également en revue les directives en matière de conformité ou de réglementation qui s’appliquent. En particulier lors de la création de procédures, il est essentiel de consulter les personnes qui utiliseront les procédures et effectueront le travail, pour qu’elles puissent comprendre les étapes du flux de travail. Consulter les employés sur la création de documentation est l’une des meilleures méthodes pour s’assurer de leur intérêt et de leur utilisation des procédures.
Une fois que vous avez rédigé le document, vérifiez son exactitude en passant en revue chaque étape. Demandez aux personnes concernées d’évaluer le document. Enfin, obtenez l’approbation et la signature du document par le plus haut niveau de direction possible, comme le directeur technique ou le directeur général.
- Mise en œuvre des politiques et des procédures : Pour favoriser la réussite d’un document, planifiez sa mise en œuvre. Publiez le document à un emplacement centralisé, par exemple sur le site Web de l'entreprise. Les employés doivent signer le document lorsqu'ils l'ont lu. Créez un plan de formation pour appuyer les nouvelles politiques et procédures. Ensuite, établissez un cycle de révision afin que les nouvelles réglementations et pratiques puissent être intégrées à vos documents, qui resteront donc pertinents.
Langue et ton
Utilisez un langage et un ton appropriés à votre public. Si votre organisation dispose d'un guide de style et d'un glossaire interne, utilisez-le. Tenez compte de ces conseils :
- Utilisez les termes et les définitions de manière cohérente.
- Expliquez les acronymes.
- Utilisez un langage simple plutôt que le jargon. Si vous devez utiliser le jargon, expliquez-le.
- Utilisez un langage inclusif et mixte.
- Donnez des informations générales lorsque c'est possible. Par exemple, donnez le numéro de téléphone général du service, plutôt que le numéro de téléphone mobile ou le numéro de bureau d’une personne qui peut changer de poste.
- Indiquez clairement les actions obligatoires par rapport aux actions facultatives en choisissant un vocabulaire adapté. Les verbes « devoir » et « falloir » indiquent des actions obligatoires. Le verbe « pouvoir » suggère une action facultative.
- Écrivez des phrases courtes avec des mots clairs.
- Écrivez à la voix active plutôt qu’à la voix passive lorsque c'est possible.
Conseils pour des modèles de politiques et de procédures lisibles
Si vos documents sont faciles à trouver et à lire, les utilisateurs seront plus enclins à les lire et à les consulter. Suivez les conseils structurels suivants pour vos politiques et procédures :
- Liens : Les liens hypertextes vers des documents de référence externes et des sections internes facilitent la recherche de documents pour les utilisateurs.
- Dénomination des documents : Utilisez des noms clairs et cohérents pour les documents.
- En-têtes, nombres et listes à puces : En particulier pour les documents longs, pensez à utiliser des sous-titres clairs et courts pour décrire le sujet, en numérotant les chapitres et les paragraphes, et en utilisant des listes à puces. En général, limitez les subdivisions à trois niveaux.
Ressources pour vous aider à créer des politiques et des procédures
Votre entreprise a peut-être publié des modèles de politiques et de procédures sur le site Web de l’entreprise, ce qui peut réduire la nécessité de concevoir et mettre en forme vous-même les documents, et donner des indices sur le contenu à inclure. Certaines normes, certains domaines d'activité, publient également des modèles en ligne. Selon votre expérience de la plateforme de gestion de documents de votre organisation, vous devrez peut-être composer le document dans un programme de traitement de texte, puis l’envoyer pour le mettre en ligne. Votre organisation peut également indiquer des références pour que le ton et la langue soient accessibles, inclusifs, clairs, précis et concis. Si vous avez des préoccupations d'ordre juridique par rapport au contenu de votre document, demandez à parler au conseiller juridique de votre entreprise. Pour toute question juridique, vous pouvez inclure une adresse e-mail à contacter dans les modèles de politique et de procédure que vous publiez en ligne.
Types de contenu dans les modèles de politiques et de procédures
Selon votre secteur d’activité, certains contenus peuvent être obligatoires dans les politiques et les procédures. Toutefois, en général, le document doit servir votre organisation, et non l’inverse. Personnalisez votre contenu pour soutenir votre situation. Il se peut que vous disposiez de documents de stratégie et de procédure distincts, ou un seul document volumineux. Voici quelques-uns des sujets de politique possibles :
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Parties essentielles
- En-tête du document : Les informations d’en-tête, également appelées métadonnées, comprennent le titre de la politique, le numéro de politique, les dates de révision, les dates de publication, la signature de l’approbateur et le service.
- Objectif : Cette partie explique ce qu’est la politique et la raison pour laquelle elle a été mise en œuvre, par exemple comment elle favorise la conformité aux normes ou aux règlements.
- Énoncé de la politique : Décrit le cadre général de la politique et son intention.
- Définitions : Définissent les termes employés dans votre politique, en particulier pour les mots et expressions ayant plusieurs significations. Les définitions rendent les politiques plus claires et peuvent être importantes si l’organisation fait face à des litiges.
- Table des matières : Que votre document soit publié en ligne, au format PDF ou imprimé, une table des matières aide les utilisateurs à trouver rapidement des informations. Les tableaux de contenu contenant des liens hypertextes sont une fonctionnalité utile des documents électroniques.
- Politique et procédures : Les informations sur la politique et les procédures peuvent être incluses dans un même document.
- Champ d’application : Cette partie décrit les personnes, les services ou les groupes auxquels la politique s’applique. Pour plus de clarté, décrivez tous les employés ou autres personnes auxquels elle ne s’applique pas.
- Responsabilités : Pour garantir la conformité, indiquez quels postes sont responsables de la création de documents et de l’examen de la documentation et des activités.
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Parties supplémentaires
- Organigramme : Un organigramme peut montrer les liens entre les services et les individus.
- Code vestimentaire : Explique ce qui constitue une tenue appropriée pour votre organisation.
- Reporting : Une politique de reporting décrit la manière dont vous conservez les documents requis par les politiques et les procédures.
- Descriptions de postes : Elles définissent les responsabilités de chaque poste.
- Politique anti-tabac, drogue, alcool et armes : Les organisations peuvent indiquer que la consommation de tabac et d’alcool est interdite dans leurs locaux. Elles peuvent également interdire la consommation de drogues hors des locaux par le biais de tests de dépistage de drogues. En outre, elles peuvent interdire les armes dans les biens de l’organisation.
- Téléphone portable : Les politiques relatives aux téléphones portables limitent l’utilisation des téléphones personnels des employés pour les activités liées à l’entreprise.
- Informatique et Internet : Les politiques d’utilisation de l’informatique et d’Internet décrivent les activités autorisées sur les biens appartenant à l’organisation.
- Réseaux sociaux : La politique de réseaux sociaux d’une organisation indique si les employés, hors de certains services, ont le droit de mentionner l’organisation dans le cadre de leurs activités sur les réseaux sociaux.
- Assiduité : Cette partie décrit les attentes quant à la présence des employés, aux heures de travail, aux absences inattendues ou aux retards.
- Lutte contre le harcèlement : Les politiques de lutte contre le harcèlement permettent à une organisation de communiquer ce qu’elle considère comme un comportement inacceptable. Ces politiques décrivent également les conséquences des comportements inacceptables avérés. Une procédure de plainte prédéfinie est une partie importante de la politique de lutte contre le harcèlement.
- Sécurité : Les politiques et procédures de sécurité encouragent les comportements qui empêchent ou diminuent les risques d’accidents et de blessures.
- Évaluation des employés : Il est essentiel de définir le processus d’évaluation des employés et les procédures disciplinaires avant que de telles actions ne soient nécessaires.
- Diagrammes et dessins : Les procédures peuvent être mieux expliquées à l’aide de ces outils.
- Gestion des dossiers : Décrivez comment et où vous stockerez les registres liés à la maintenance de la politique.
- Déclaration publique de non-discrimination : Une politique de non-discrimination déclare qu’une organisation ne tolérera pas les traitements discriminatoires en raison de la race, de la couleur, du sexe, de l’identité de genre, de la religion, de l’origine nationale ou de l’orientation sexuelle.
- Politiques et procédures de gouvernance : Elles sont créées par le conseil d’administration d’un organisme comme un cadre pour aider la direction à prendre des décisions.
- Finances : Les politiques financières décrivent la manière dont vous achetez des éléments ainsi que le chemin d’approbation pour la sécurisation des éléments.
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