Qu’est-ce que la gestion de projets ?
Telle que définie dans le Corpus des connaissances en gestion de projets (PMBOK), la gestion de projets s’entend de « l’application de connaissances, de compétences, d’outils et de techniques aux activités de projet afin de répondre aux exigences du projet ». Selon cette définition, la gestion de projet comprend cinq phases : la conception et le lancement, la planification, l’exécution, les performances/le suivi et la clôture du projet. Ces activités sont appliquées à un projet, qui correspond à une entreprise temporaire avec une date de début et une date de fin spécifiques.
Qu’est-ce qu’un chef de projet ?
Même si ses tâches peuvent varier en fonction de l’organisation et du projet, le chef de projet est généralement chargé de l’exécution des cinq phases du cycle de vie de la gestion de projets (définies ci-dessus).
Pour assurer la réalisation des buts de chaque phase, les chefs de projet fixent des objectifs au début d’un projet et mettent en place une équipe pour définir les livrables et répartir les tâches. Ils gèrent l’équipe tout au long du projet pour s’assurer que les objectifs sont atteints et que les membres de l’équipe et les parties prenantes sont tenus informés et demeurent satisfaits. Les chefs de projet doivent être en mesure de s’adapter à l’évolution de la situation, de prévoir et d’atténuer les obstacles à la réussite et de conclure le projet pour faire en sorte que, si nécessaire, le prochain responsable puisse prendre le relais et poursuivre l’effort.
Les chefs de projet ont recours à différentes méthodes pour élargir leurs compétences, y compris la qualification de professionnel de la gestion de projet (PMP) délivrée par le Project Management Institute (PMI) et les formations, blogs et livres.
Cependant, dans leurs efforts quotidiens, les chefs de projet d’aujourd’hui comptent sur une chose : les logiciels. Une bonne plateforme de gestion de projet peut renforcer la transparence, permettre aux équipes en télétravail de collaborer, et générer facilement des diagrammes pour l’analyse et la création de rapports.
Qu’est-ce que la gestion de projet Agile ?
Dans le cadre du développement de logiciels en particulier, la gestion de projets traditionnelle fait appel à de nouvelles méthodologies comme Agile, qui se concentre sur la livraison continue de produits fonctionnels aux clients. Agile trouve son origine dans les méthodologies Lean développées au Japon dans les années 1940 pour réduire les déchets, mais a été proposée pour la première fois comme méthode de développement de logiciels en 2001 avec le Manifeste Agile. Aujourd’hui, la gestion Agile est un terme générique, qui a donné lieu à plusieurs méthodologies dérivées. Les deux sous-méthodologies les plus notables sont Scrum, qui met l’accent sur le travail planifié dans le cadre de sprints courts, et Kanban, qui met en avant un flux limité d’éléments de travail qui aboutissent à des publications continues de livrables.
Les publications continues (rendues possibles par des sprints de travail itératifs) permettent les livraisons fréquentes de produits fonctionnels au client. Ces déploiements fréquents de produits et les commentaires clients qui les accompagnent permettent à leur tour aux équipes de signaler les écarts par rapport aux exigences et autres problèmes plus tôt dans le processus de développement, ce qui évite les dépassements de coûts ou de ressources.
Pourquoi choisir Agile ?
Les méthodes de développement Agile présentent plusieurs avantages, notamment :
- Les méthodes de développement Agile permettent de limiter les coûts car les problèmes sont détectés et corrigés au fur et à mesure que le produit est développé.
- Les clients participent au développement du début à la fin, ce qui garantit la conformité aux spécifications et augmente la satisfaction vis-à-vis du résultat final.
- Des packages de développement plus petits permettent des évaluations plus faciles, des changements plus rapides et une livraison accélérée de produits viables.
- La méthode favorise la transparence grâce à des réunions d’équipe quotidiennes et hebdomadaires et l’accent est mis sur la communication en face à face et l’utilisation d’outils de communication en temps réel, tels que des tableaux de bord.
Qu’est-ce que la méthodologie Scrum ?
Scrum est un cadre de gestion de la méthodologie Agile. Scrum préconise le développement progressif de produits dans le cadre d’itérations dénommées « sprints » (périodes de travail qui durent d’une à deux semaines et jamais plus de 30 jours). Dans Scrum, le travail commence souvent par des récits d’utilisateurs, qui expriment un cas d’utilisation simple dans le format prescrit : en tant qu’[utilisateur], je souhaite [objectif] afin d’[obtenir un avantage]. Les récits d’utilisateurs sont recueillis dans des backlogs, puis hiérarchisés sous forme de sprints. Avant la création d’un sprint, les équipes Scrum (composées d’environ sept personnes occupant des fonctions transversales) estiment le temps nécessaire pour terminer les différents éléments. Pendant le sprint, les réunions générales quotidiennes favorisent les communications au sein de l’équipe.
Les périodes de travail courtes permettent aux équipes de recevoir des commentaires fréquents (ce qui favorise la création d’un produit plus facile à utiliser), et les réunions rétrospectives post-sprint sont l’occasion de présenter des suggestions d’amélioration.
Les cadres Scrum et Kanban d’Agile proposent également deux variantes supplémentaires (également dénommées « méthodologies mixtes ») : la planification de type Kanplan, c’est-à-dire Kanban pour les équipes ayant un flux de travail continu (comme les organisations de services qui souhaitent utiliser la planification du backlog) ; et Scrumban, qui propose des sprints fixes axés sur le travail en cours (TEC).
Jira par Atlassian pour la gestion de projet
Jira est un programme de gestion de projet prisé développé par Atlassian. Eileen O’Loughlin, chercheuse en technologies de gestion de projets chez Software Advice, a déclaré : « Jira est un excellent exemple d’outil apparu au bon endroit au bon moment. Il y a quinze ans, la gamme d’outils disponible sur le marché pour les équipes Agile n’était pas très large. Par conséquent, cette solution est devenue un produit de référence pour les équipes qui appliquent des flux de travail non traditionnels et suivent d’autres modèles que le travail en cascade ».
Ces derniers temps, Jira séduit un public qui dépasse la communauté du développement. « Jessica Alba en est le meilleur exemple : actrice et fondatrice d’Honest Company, elle a déclaré qu’elle ne savait pas coder, mais qu’elle savait comment ouvrir un ticket dans Jira », ajoute Mme O’Loughlin.
Les sections ci-après explorent les avantages, les cas d’utilisation et les fonctionnalités de Jira, et vous montrent comment configurer un projet.
Avantages de Jira
Jira offre des avantages aux équipes co-localisées et en télétravail. L’espace de travail efficace et la visibilité accrue de l’état d’avancement des projets vous permettent d’anticiper facilement les problèmes d’échéance. Toutes les informations dont l’équipe a besoin, y compris les jalons, les mises à jour et les rappels, sont disponibles au même endroit.
Jira tire une grande partie de sa puissance de ses flux de travail configurables, qui vous offrent des transitions, des validations et des notifications personnalisables pour affiner vos processus de développement.
Cet environnement de travail efficace exploite les API REST et Java, et plus de 1 300 plug-ins fournissent des fonctionnalités améliorées. Vous pouvez activer le suivi des problèmes de Jira pour créer et tester des environnements BitBucket et GitHub et effectuer des recherches puissantes d’utilisateurs et de caractéristiques de problèmes à l’aide de Jira Query Language (JQL). Jira conserve toutes les données au même endroit, ce qui fournit des preuves pour les audits de conformité et permet de réaliser des analyses statistiques à l’aide de diagrammes et de rapports personnalisables et prédéfinis.
Le fait que Jira ait été développé en gardant les principes Agile à l’esprit est une marque importante de la viabilité de Jira dans le domaine de la gestion de projets :
- les individus et les interactions d’abord, les processus et les outils ensuite
- l’utilisation de logiciels de travail au lieu d’une documentation complète
- la collaboration avec le client plutôt que la négociation du contrat
- l’apport de réponse au changement au lieu du suivi d’un plan
Jira est efficace pour les projets de développement Agile pour de nombreuses raisons, notamment la possibilité de créer des tableaux Kanban et Scrum avec des capacités de planification des sprints et d’estimation des délais de résolution des problèmes. Les utilisateurs recommandent fréquemment les diagrammes de burn-down et les diagrammes de flux cumulatifs facilement générés par le système. Vous pouvez utiliser des flux de travail prêts à l’emploi ou personnaliser vos propres tableaux Jira. En outre, vous pouvez personnaliser les champs et vues utilisés pour la capture et le suivi des problèmes.
Dans Agile, le backlog est la liste des tâches nécessaires pour terminer un projet et remplace les documents plus longs d’exigences formelles. Les éléments du backlog sont brefs et peuvent être rédigés d’un point de vue technique ou d’un point de vue utilisateur (sous forme de récits d’utilisateurs). La gestion d’un backlog est dénommée backlog grooming. La fonction glisser-déposer de Jira simplifie l’organisation de votre backlog et vous permet d’appliquer des filtres pour mettre en évidence les problèmes et attributs clés.
Les tableaux de bord Jira permettent aux membres de l’équipe et aux parties prenantes de visualiser l’état d’avancement d’un projet à la minute près. Les paramètres de sécurité configurés au niveau du champ vous permettent de partager des tableaux de bord tout en contrôlant qui voit quoi. Utilisez l’application mobile Jira pour Android et iOS pour suivre et mettre à jour les éléments de travail où que vous soyez, et collaborez à l’aide de HipChat d’Atlassian. Jira propose également des vues d’ensemble au niveau de l’entreprise grâce à son module complémentaire de gestion de portefeuille, qui vous permet de consulter l’ensemble des tâches et ressources des projets.
Eugene Brodsky, responsable du développement chez SaferVPN, l’affirme : « Ce qui est pratique avec Jira pour la gestion de projets, c’est que cet outil s’intègre facilement à plusieurs plateformes d’entreprise. En outre, Jira prend la place de quatre ou cinq autres produits autonomes, ce qui le rend très adapté aux grandes organisations qui doivent composer avec de nombreuses couches et des pièces mobiles interconnectées.
Sarah Meerschaert, chef de projet certifiée PMP, jouit d’une expérience à la fois dans le développement de matériel et de logiciels et dans le domaine des équipes Agile. Elle est également une utilisatrice de Jira. « C’est un excellent outil pour gérer plusieurs équipes qui travaillent sur plusieurs projets », explique-t-elle. « En outre, l’outil a une formidable capacité à créer de la transparence : chaque heure de temps peut être soigneusement suivie et représentée dans des diagrammes visuels faciles à comprendre. Son inconvénient est son coût ».
Combien coûte Jira ?
Atlassian propose un essai gratuit de 7 jours de la version basée sur le cloud. Si vous décidez de vous abonner, un tarif dégressif vous est proposé en fonction de la taille de votre équipe :
Qui devrait utiliser Jira ?
Puissant et flexible, Jira constitue une excellente option pour les équipes de développement de logiciels, mais aussi pour différentes missions au sein des sociétés technologiques et d’autres sociétés, par exemple les sociétés financières, et même les petites entreprises. Par exemple, la capacité de suivi des problèmes de Jira permet aux équipes éditoriales d’attribuer des tâches à des rédacteurs et des graphistes travaillant sur le même projet tout en offrant aux responsables et aux dirigeants une visibilité sur l’avancement des travaux.
Plug-ins Jira pour la gestion de projets et cas d’utilisation
Vous pouvez élargir les capacités de Jira en utilisant des plug-ins. Les plug-ins offrent une gamme de fonctionnalités, notamment des feuilles de temps, la possibilité de voir qui travaille sur le même problème que vous et la possibilité de dresser une liste d’éléments de travail dans un éditeur externe et de demander à Jira de créer un problème pour chacun. Certains plug-ins sont gratuits, et beaucoup sont disponibles sur l’Atlassian Marketplace.
Même si Jira était initialement destiné au suivi des bugs et des problèmes, vous pouvez utiliser des plug-ins pour élargir ses fonctionnalités à divers autres rôles professionnels :
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Marketing : La fonctionnalité d’approvisionnement à guichet unique signifie que plusieurs instructions peuvent être envoyées à différents membres de l’équipe à partir d’un seul projet.
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Conformité : Les flux de travail et l’archivage des données constituent une piste d’audit pour les organisations réglementées.
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Télétravail : Les échéances, notes, flux de travail et autres fonctionnalités sont disponibles sur un seul hub central basé sur le cloud.
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Développement mobile : Utilisez un seul projet avec des composantes distinctes pour chaque variante.
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Gestion de produit : Jira augmente la satisfaction des clients en ouvrant un dialogue entre les équipes de développement et les utilisateurs, par exemple en permettant aux utilisateurs de consigner les bugs et les suggestions.
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DevOP s: Les vues, diagrammes et rapports personnalisables de Jira, ainsi que les tableaux de bord, offrent une vue d’ensemble, à la minute près, de l’état d’avancement des travaux.
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Assistance : Jira peut faire office de portail d’assistance, où les utilisateurs peuvent envoyer des tickets et recevoir des mises à jour concernant la résolution des problèmes.
Même si les plug-ins accroissent la polyvalence de Jira, Mme O’Loughlin fait remarquer qu’il n’est pas toujours facile d’adapter Jira aux besoins de l’organisation. « Jira reste un outil spécialisé de suivi des tâches, des problèmes et des projets, ce qui est à la fois un avantage et un inconvénient. Si vous souhaitez bénéficier de fonctionnalités supplémentaires, vous devez télécharger des modules complémentaires sur la boutique Atlassian ou acheter un outil supplémentaire », explique-t-elle. « Sinon, vous passerez beaucoup de temps à configurer la solution pour faire en sorte qu’elle réponde à vos besoins. Par exemple, si vous souhaitez utiliser le logiciel Jira comme une plateforme ALM , vous devrez télécharger Confluence, HipChat et un add-on de gestion de portefeuille pour compléter Jira ».
Bonnes pratiques de gestion de projet Jira
En tant que plateforme en cours de maturation, Jira a accumulé un ensemble de bonnes pratiques. En voici quelques-unes, regroupées par catégories :
Configuration d’un projet :
- Lorsque vous démarrez un projet, choisissez le modèle classique de Jira pour éliminer les schémas prêts à l’emploi qui peuvent limiter les fonctionnalités ultérieurement. Jira Classic repose sur des schémas Jira par défaut, que vous pouvez personnaliser pour répondre au mieux à vos besoins.
- Hiérarchisez tous les éléments de travail de manière à indiquer à l’équipe quels éléments nécessitent une attention immédiate, et ajoutez des échéances aux problèmes pour permettre aux responsables de hiérarchiser leurs tâches.
- N’oubliez pas que vous pouvez gagner en puissance organisationnelle en reliant n’importe quelle paire de problèmes entre eux. Cela vous aidera à surmonter le problème de la gestion des sous-tâches qui nécessitent plusieurs sprints.
Rôles
- Il est utile d’attribuer des fonctions d’administrateur Jira ainsi que d’administrateur Agile et Confluence à plusieurs membres de l’équipe. Cela garantit l’accès à toutes les fonctionnalités, même en cas d’absence d’un membre de l’équipe.
- Dans vos projets, incluez toujours le groupe Administrateurs Jira dans le rôle d’administrateur. L’administrateur peut ainsi résoudre des problèmes imprévus, réaliser des changements ou activer des fonctionnalités.
- Assurez-vous que tous les utilisateurs Jira ayant accès à votre projet comprennent les capacités liées à leur rôle et comment optimiser votre configuration.
Communication
- Encouragez votre équipe à ajouter des photos de profil dans Jira. Les photos sont particulièrement utiles pour les équipes en télétravail.
- Chaque projet Jira comprend un espace Confluence. Utilisez-le pour discuter des éléments généraux concernant votre équipe et votre projet, puis pour créer un lien vers d’autres contenus pour les discussions approfondies.
- Pour la création de rapports, envisagez les tableaux Kanban et Scrum dans Jira en plus des tableaux de bord Jira personnalisés, des rapports programmés envoyés par e-mail et des scripts pour les sites Confluence.
- En tapant « @[user] » dans le champ Description ou Commentaires d’un problème, vous pouvez informer les utilisateurs Jira des problèmes à résoudre et des discussions à mener en dehors des communications régulières de votre équipe.
- Pour inviter les utilisateurs à effectuer une activité, comme l’ajout de commentaires ou la journalisation des temps de travail, configurez les écrans Transition dans votre flux de travail.
- Marquez les éléments terminés comme « terminés » afin que le récit puisse être transmis aux sprints futurs.
- Supprimez régulièrement les utilisateurs qui n’ont plus besoin d’accéder à Jira et réaffectez les problèmes. Les administrateurs Jira peuvent leur retirer toutes les autorisations, supprimer leur nom d’utilisateur des groupes et les désactiver.
Flux de travail
Les flux de travail assurent la transition des éléments de travail à travers le système Jira. Les flux de travail Jira vous offrent puissance et flexibilité grâce à la personnalisation des schémas et conditions de flux de travail, aux validateurs, aux fonctions de publication et aux autres propriétés de flux de travail. Vous pouvez tirer le meilleur parti des flux de travail en vous assurant qu’ils sont rationalisés et répondent aux besoins de votre projet, et que le diagramme de flux de travail final proposé aux utilisateurs est net et efficace. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter « Comment créer un flux de travail Jira qui fonctionne pour vous ? »
En outre, Eugene Brodsky, un utilisateur intensif de Jira puisqu’il est responsable du développement chez SaferVPN, vous recommande d’utiliser les outils d’analyse fréquemment et précocement. Les outils d’analyse peuvent aider les développeurs à communiquer et vous permettre de suivre les employés, même entre plusieurs projets.
Sarah Meerschaert, PMP, propose le conseil ci-après : « Gardez toujours vos backlogs à jour et bien présentés. Réfléchissez attentivement aux métriques que vous et les parties prenantes du projet trouvez les plus précieuses, puis structurez votre projet de manière à recueillir ces données.
Comment utiliser Jira pour la gestion de projet ?
Dans ce tutoriel de gestion de projet Jira, nous allons créer un projet et le configurer afin de suivre l’avancement du développement de notre application. Pour les besoins de ce tutoriel, nous utiliserons Jira Cloud avec un tableau Scrum.
Créer un projet Jira
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Dans Jira, sous Projets, cliquez sur Créer un projet.
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Sélectionnez le type de projet souhaité. Pour notre tutoriel, cliquez sur Développement de logiciels Scrum. Cliquez sur Suivant.
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Jira affiche le flux de travail par défaut et les problèmes disponibles pour la sélection. Cliquez sur Suivant.
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Saisissez un nom pour le projet.
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La clé est une abréviation utilisée comme préfixe des problèmes au fur et à mesure qu’ils sont créés et numérotés. Jira peut suggérer une clé en fonction du nom que vous avez saisi. Vous pouvez également le modifier. Cliquez sur Envoyer. Le projet est créé.
Configurez un projet Jira
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Cliquez sur Paramètres du projet.
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Cliquez sur Résumé. Tous les éléments configurables pour les éléments de travail d’un projet s’affichent.
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Types de problèmes : vous pouvez ajouter des flux de travail distincts à des types de problèmes spécifiques. Pour notre tutoriel, nous utiliserons le schéma de flux de travail par défaut.
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Versions : L’ajout de versions vous aide à créer des jalons et à organiser les éléments. Cliquez sur Ajouter une version.
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Composants : Utilisez le paramètre Composants pour étiqueter les problèmes en fonction des pièces de produit qu’ils concernent. Dans notre exemple, nous allons ajouter des composants pour l’interface utilisateur, le contenu et le code. Cliquez sur Ajouter un composant.
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Flux de travail : Vous pouvez ajouter un flux de travail personnalisé. Pour les besoins de ce tutoriel, nous conserverons le flux de travail par défaut.
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Rôles : Vous pouvez attribuer aux membres de l’équipe certains rôles au sein du projet Jira. Les rôles par défaut comprennent les développeurs et les administrateurs.
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Écrans : Vous pouvez modifier les écrans de problèmes. Aux fins de notre tutoriel, nous allons conserver les écrans par défaut.
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Autorisations : Les autorisations vous permettent de contrôler de près ce que les utilisateurs peuvent voir et faire dans un projet Jira. Les types de paramètres suivants sont disponibles : projet, problème, électeurs et observateurs, commentaires, pièces jointes et suivi du temps.
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Champs : Jira répertorie les éléments de l’écran et la manière dont ils sont présentés pour chaque écran. Vous pouvez modifier les champs, notamment les masquer ou les rendre obligatoires.
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Notifications, paramètres et outils de développement : Modifiez l’adresse e-mail par défaut du projet qui sera utilisée pour envoyer un e-mail. Configurez les liens entre le projet et d’autres projets ou programmes, et configurez les connexions aux outils de développement, tels que BitBucket.
Ressources concernant la gestion de projet au-delà de Jira
Quel que soit le logiciel ou la méthodologie de gestion que vous utilisez, vous aurez besoin de tenir vos compétences de chef de projet à jour. Voici quelques ressources qui peuvent vous y aider :
- Les 10 ouvrages sur la gestion de projets | Smartsheet
- Learning Agile: Understanding Scrum, XP, Lean, and Kanban
Suggéré par Eileen O’Loughlin de Software Advice :
Suggéré par Sarah Meerschaert, PMP :
- The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization de Peter Senge
- The Goal: A Process of Ongoing Improvement d’Eliyahu M. Goldratt
- The Phoenix Project: A Novel about IT, DevOps, and Helping Your Business Win de Gene Kim, Kevin Behr, George Spafford
Un moyen plus transparent de gérer les projets avec Jira et Smartsheet
Utilisé régulièrement, Jira est un excellent outil pour gérer le développement Agile de logiciels et les projets informatiques. Cependant, la visibilité du travail effectué dans Jira peut poser problème étant donné que le programme a été conçu pour les équipes techniques, lorsque les projets transversaux nécessitaient une collaboration entre les parties prenantes techniques et non techniques.
C’est dans ces situations que le connecteur Smartsheet for Jira peut vous aider. Smartsheet est une plateforme de gestion du travail d’entreprise qui change fondamentalement la façon dont les entreprises et les équipes travaillent. L’interface Smartsheet est conviviale et conçue pour correspondre à la façon dont les personnes travaillent réellement. L’adoption est donc rapide et généralisée au sein de votre organisation. Reliez facilement les données Jira à des feuilles nouvelles ou existantes dans Smartsheet et donnez aux utilisateurs professionnels une visibilité instantanée sur les tâches de projet suivies dans Jira.
Les utilisateurs peuvent consulter, partager et modifier un ensemble de problèmes liés à Jira et Smartsheet, et toutes les données sont mises à jour en temps réel, dans les deux systèmes. Contactez-nous ci-dessous pour en savoir plus sur la gestion de projets à l’aide du connecteur Smartsheet for Jira.
Améliorer la gestion de projets Agile grâce à Smartsheet
De la simple gestion de tâches et de projets à la gestion complexe de ressources et de portefeuilles, Smartsheet vous aide à améliorer la collaboration et à accélérer le travail. Vous avez ainsi les moyens d'accomplir plus de travail. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports de synthèse sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.