5 exigences technologiques à remplir pour booster l’innovation des employés

La pandémie a radicalement changé le monde de l’entreprise et la façon dont les employés travaillent. Selon une enquête réalisée par Harvard Business Review Analytic Services, 93 % des chefs d’entreprise reconnaissent l’importance pour leurs collaborateurs de disposer de logiciels et d’outils dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches efficacement.

La plupart des technologies que les employés utilisaient avant la pandémie ne sont pas adaptées aux nouvelles méthodes de travail. Les équipes disséminées géographiquement ont besoin de plateformes de collaboration sans difficultés, et pour innover, les employés ont besoin d’outils qui favorisent la créativité, l’agilité et l’autonomie.

L’étude de HBR a révélé que seulement la moitié des chefs d’entreprise estiment que leur écosystème de technologies répond parfaitement aux besoins actuels des employés. Pour fournir aux équipes les outils dont elles ont besoin pour innover et s’acquitter de leurs tâches, les entreprises doivent adopter une technologie qui répond à cinq conditions essentielles.

1. Une sécurité éprouvée

La dissémination des équipes sur différentes sites constitue un défi pour les services informatiques des entreprises, le télétravail les exposant davantage au risque de cyberattaque. Une étude récente de Tessian a révélé que 43 % des personnes interrogées admettaient avoir commis une erreur au travail qui a eu des répercussions sur la sécurité, et 47 % déclaraient avoir cliqué pour ouvrir un e-mail d’hameçonnage (« phishing ») au travail. 

Il n’est donc pas surprenant qu’une étude réalisée par 451 Research ait montré que 35 % des directeurs informatiques s’inquiètent de l’aggravation du risque de cybermenaces pour la sécurité. Bien que cette métrique soit en baisse par rapport aux 48 % enregistrés en mai 2020, le nombre d’entreprises préoccupées par la sécurité de leur technologie n’en demeure pas moins important.

Les plateformes technologiques doivent se conformer à des protocoles de sécurité stricts afin que les équipes puissent travailler de manière créative en toute confiance. La technologie devrait également permettre aux services informatiques de surveiller sans effort la conformité, la gouvernance et la sécurité, sans entraver le travail des employés.  Smartsheet garantit par exemple une sécurité à plusieurs niveaux, avec une surveillance 24 heures sur 24, une sécurité physique, un chiffrement des données et l’authentification des utilisateurs.

2. Création de solutions sans code

Les entreprises doivent également offrir aux employés des expériences de travail transparentes qui éliminent les difficultés quotidiennes, susceptibles de provoquer des frustrations et de les démotiver. Des outils sans code, avec des composants de type glisser-déposer faciles à comprendre, peuvent aider les employés à innover.

Les plates-formes intuitives mettent l’innovation à la portée de tous. Au lieu de s’en remettre aux équipes informatiques, les employés peuvent rapidement mettre au point les solutions dont ils ont besoin, sans avoir besoin de compétences techniques. Smartsheet propose par exemple des fonctionnalités prédéfinies qui automatisent le flux de travail et permettent aux employés de mettre à profit leur créativité pour résoudre les problèmes.

« Nous pouvons lancer des projets en quelques clics », grâce à Control Center de Smartsheet, déclare Andrew Bourne, directeur principal de l’excellence opérationnelle pour le distributeur de composants électroniques Digi-Key Electronics. « Il suffit de remplir un formulaire de prise en charge, de choisir ensuite le cheminement du projet pour démarrer en seulement quelques minutes. »

3. Évolutivité

La technologie doit également s’adapter à l’évolution constante des conditions et aux besoins d’un projet ou d’une initiative spécifique. Le fait de disposer de vues en temps réel sur les données simplifie la prise de décision. Il est plus facile d’innover lorsque l’on dispose des informations dont on a besoin, quand on en a besoin.

Par exemple, l’intégrateur de sécurité Convergint utilise Smartsheet comme système d’enregistrement unique pour les informations client. Avant d’adopter la plateforme, l’entreprise avait recours à des processus manuels, tels que des feuilles de calcul, et ne disposait pas d’une source unique d’activité concernant les clients. La plateforme centralisée et les modèles simples à utiliser de Smartsheet permettent aux équipes de Convergint de charger et de partager des informations client, permettant aux équipes de répondre aux priorités des clients en toute confiance.

« Mes objectifs sont la rapidité, la précision et la simplification », déclare Luke Rowan, responsable de programmes mondial chez Convergint. « En combien de temps puis-je accomplir cela maintenant en utilisant Smartsheet ? Dans quelle mesure puis-je être plus précis, maintenant que je n’ai plus besoin d’avoir de nombreux points d’entrée des données ? Jusqu’à quel point puis-je simplifier la tâche de mes collègues et de mes clients au quotidien ? Car en leur facilitant la tâche, je leur permets d’être plus rapides et plus précis. C’est un cercle vertueux. »

4. Collaboration

L’innovation découle souvent de la collaboration. La technologie doit permettre aux équipes internes et externes de collaborer, où qu’elles se trouvent. Au lieu d’avoir des formulaires de communication cloisonnés et un accès limité aux informations et aux idées, les outils qui réunissent les équipes sur une seule plateforme permettent de libérer tout le potentiel des collaborateurs de tous les services. 

Le partage des données à l’échelle de l’entreprise ouvre l’accès à des informations qui peuvent mener à l’innovation. Par exemple, Convergint s’appuie sur Smartsheet pour la collaboration. Scott Gandolfe, directeur de la gestion des programmes, affirme que son équipe et lui bénéficient d’une meilleure communication avec les autres équipes et à l’échelle mondiale. En cernant mieux les besoins et le statut des clients, l’entreprise est en mesure de traiter les demandes plus rapidement, avec un plus grand professionnalisme.

«Smartsheet est vraiment l’outil qui nous sert à donner vie à nos projets et à les gérer de bout en bout pour innover », déclare Pete Danos, responsable principal du programme d’innovation de Digi-Key. « Nous l’utilisons pour gérer les tâches quotidiennes, la planification, les mises à jour, ainsi que pour relier tous les projets au tableau de bord de notre service, ce qui renforce l’importance de notre service dans l’entreprise. »

5. Évolutivité

La technologie doit également évoluer au rythme de l’innovation. En plus d’être adaptable, la technologie doit être suffisamment robuste pour répondre aux exigences d’une croissance dynamique, notamment lorsque des projets gérés par de petites équipes prennent une autre dimension au point de concerner l’ensemble de l’entreprise.

Digi-Key utilise Smartsheet pour mettre au point de meilleurs processus et automatiser les flux de travail, réinventant ainsi la façon dont l’entreprise travaille. Elle est passée de Microsoft Excel et des blocs-notes au Control Center de Smartsheet, qui permet aux entreprises de mettre leurs efforts de gestion de projets et de portefeuilles à l’échelle. 

Danos a expliqué comment son service a tiré parti de Smartsheet avec le service informatique de Digi-Key. « Il y a sept mois, ils rencontraient des difficultés avec de nombreux chefs de projets qui faisaient un excellent travail. » « Chaque personne gérait le projet un peu différemment d’une autre, et ce ne fut pas une mince affaire de relier toutes ces informations. »

« Nous leur avons expliqué que s’ils effectuaient un peu de travail de préparation, s’ils définissaient des modèles et adoptaient la façon dont vous souhaitez que les projets soient gérés, ils pourraient tous être sur la même longueur d’onde. »

Stimuler l’innovation

Dans le rapport 2021 State of the CIO d’IDG, les responsables informatiques déclarent que deux de leurs principales priorités sont la gestion de la sécurité et la stimulation de l’innovation de l’entreprise. Pour trouver un équilibre, il faut choisir des outils qui sont suffisamment agiles pour soutenir les deux objectifs. Découvrez comment Smartsheet peut fournir à vos équipes la technologie dont elles ont besoin pour atteindre vos objectifs et développer votre entreprise.