Pourquoi Digi-Key mise gros sur l’innovation et l’automatisation

L’innovation se produit parfois là où l’on s’y attend le moins. Le siège de Digi-Key Electronics, l’un des plus grands distributeurs de composants électroniques au monde, est situé à Thief River Falls, une petite bourgade enclavée dans le nord-ouest du Minnesota. Avec environ 4 200 employés, un chiffre d’affaires annuel de 3,2 milliards de dollars et 880 fournisseurs qui assurent la distribution de six millions de pièces, l’entreprise sert des centaines de milliers de clients chaque année.

Chez Digi-Key, Andrew Bourne, directeur de l’excellence opérationnelle, et Pete Danos, responsable du programme d’innovation, ont pour mission de tirer profit des dernières innovations technologiques tout en améliorant l’efficacité organisationnelle. Son équipe est chargée de mettre en place de nouvelles technologies, afin de maintenir la compétitivité de Digi-Key et d’imaginer de nouvelles méthodes de travail. Il peut s’agir de l’acquisition d’une machine d’emballage automatisée ou de l’élaboration de meilleurs processus grâce à l’automatisation du flux de travail.

« Les innovations qui nous fascinent le plus sont celles liées à des bouleversements qui surviennent dans des domaines où l’on s’y attend le moins », explique Andrew Bourne. « Il y a des choses que vous n’auriez jamais pensé pouvoir changer et qui, contre toute attente, ont changé et permis d’améliorer la vie des gens. »

Possibilité d’amélioration des processus

« Quand j’ai créé ce service, j’étais tout seul. », poursuit Andrew Bourne. « Je pilotais cinq à six projets en cours, dont les étapes étaient parmi les plus éprouvantes. Je sautais d’une étude de marché à l’autre, d’un cahier des charges à l’autre, d’un devis à l’autre et j’effectuais des visites sur place. J’avais besoin de travailler de façon plus organisée. »

Pour garder le fil des projets, Andrew Bourne utilisait Microsoft Excel, un carnet de notes et sa mémoire. « Cela retardait considérablement des projets censés apporter une réelle valeur ajoutée à l’entreprise. »

Avec son ancienne méthode, il était souvent obligé d’attendre les fournisseurs et les intervenants internes, et les informations n’étaient pas disponibles immédiatement. Au fur et à mesure que ses projets avançaient et que l’enthousiasme grandissait, ses collègues lui demandaient des nouvelles au détour de conversations. Malheureusement, il ne pouvait pas leur donner des réponses spontanées, à cause de sa lourde charge de travail.

Andrew Bourne a fait appel à Pete Danos pour l’aider à diriger le service de l’innovation. Sa première tâche fut de choisir la bonne plateforme d’exécution des tâches, afin de jeter les bases de la gestion des fournisseurs, des programmes et des projets, tout en veillant à ce que la solution permette de partager des informations en temps réel et d’améliorer la visibilité jusqu’au niveau de la direction. Pete Danos s’est renseigné sur Smartsheet et a estimé que cette solution correspondait parfaitement à leurs besoins.

« Un guichet unique pour assurer la gestion de l’ensemble du programme »

« Il s’agit là d’un service plus récent, et nous voulons nous assurer que les fondations sont bien établies », explique-t-il. Andrew Bourne et Pete Danos ont travaillé avec les services de solutions Smartsheet pour élaborer une solution personnalisée leur permettant de créer les bons plans d’action pour leurs flux de travail à l’aide de Smartsheet Control Center.

« En ce qui concerne nos innovations, Smartsheet est le point d’ancrage de tous nos projets », déclare Pete Danos. « Nous l’utilisons quotidiennement pour la gestion des tâches, la programmation, les mises à jour et le rattachement de tous les projets à notre tableau de bord de service. Cela permet de valoriser notre service dans l’ensemble de l’entreprise. »

« Côté fonctionnalités, j’utilise Smartsheet comme un guichet unique pour gérer l’ensemble du programme », poursuit Pete Danos. « Il est essentiel que la plateforme s’intègre à Microsoft Outlook. Je peux enregistrer des documents, des e-mails, des images et des communications spécifiques directement sur la ligne de produits. C’est formidable de pouvoir accéder à un service et de savoir que tout y est. »

Andrew Bourne ajoute : « En ce qui concerne la planification, nous pouvons lancer des projets en quelques clics », grâce à Control Center. « Il suffit de remplir un formulaire de prise en charge, puis de choisir la vocation du projet. Le fait de pouvoir commencer en quelques minutes est un réel avantage. »

L’équipe a également fait part des avantages de Control Center au service informatique de Digi-Key. « Si on remonte sept mois en arrière, le service informatique était en difficulté, alors que chaque chef de projet faisait un excellent travail individuel », commente Pete Danos. « Chaque personne gérait ses projets de manière un peu différente. Il était difficile de relier toutes ces informations entre elles. »

« Nous leur avons montré que, en procédant à un petit travail préalable et en déterminant les modèles et la manière dont ils veulent que les gens gèrent les projets, ils seront tous sur la même longueur d’onde. À chaque fois que quelque chose est dans les tuyaux et que nous lançons des projets à partir de Control Center, cinq minutes nous suffisent pour connaître tous les artefacts dont nous avons besoin. »

Andrew Bourne explique que, au fur et à mesure qu’ils présentaient les nouvelles fonctionnalités de Smartsheet aux parties prenantes, « les équipes ont commencé à l’utiliser et, aujourd’hui, d’autres programmes ont adopté la plateforme comme outil fondamental pour la réussite de leurs services. » En effet, c’est Smartsheet qui assure la gestion du projet de leur installation de plus de 200 000 mètres carrés, actuellement en construction.

« Smartsheet est mon filet de sécurité »

Grâce à Smartsheet, l’équipe a dynamisé les tâches, les projets et l’attribution des responsabilités en améliorant la transparence du statut des programmes par le biais de tableaux de bord, de l’application mobile et des intégrations d’applications. « Smartsheet nous permet d’être honnêtes, que ce soit au sein de notre service ou dans tous les autres », déclare Andrew Bourne.

« En travaillant sur plusieurs projets à grande échelle, tout en ayant un œil sur la vision stratégique générale, les petites choses peuvent facilement nous échapper. Smartsheet est mon filet de sécurité. Aucune chance que des risques soient négligés ou que des tâches passent inaperçues, car nos tableaux de bord les mettent en évidence chaque jour. Un tel niveau de confort et de confiance était auparavant impossible à fournir en permanence à nos clients internes. »

Par ailleurs, l’équipe utilise régulièrement l’application mobile Smartsheet pour travailler, dès qu’elle en a besoin. « L’expérience mobile a changé la donne pour moi. », souligne Pete Danos. « J’apprécie particulièrement la facilité d’utilisation lorsque je suis en déplacement, que ce soit sur mon téléphone ou sur mon iPad. Lorsque vous jonglez entre sept projets, il est important de pouvoir consulter votre plateforme, travailler rapidement où que vous soyez et réagir spontanément. »

« Je rends visite à plusieurs dirigeants d’entreprises par semaine, et toujours avec mon iPad. », ajoute Andrew Bourne. « Je lance le tableau de bord de notre programme pour leur montrer l’avancement de leurs projets et les informations les plus importantes pour eux. Je suis sûr que les données du tableau de bord sont en temps réel, actualisées et intuitives. »

Désormais, lorsque les parties prenantes interpellent Pete Danos et Andrew Bourne pour leur demander des informations sur la situation générale du programme, ce dernier déclare : « Non seulement j’ai la réponse, mais j’ai la certitude que l’information est exacte. Cela s’explique par le fait que Smartsheet compte d’excellents consultants dans ses rangs, et que ses développeurs ont incontestablement fait un travail remarquable pour créer cette solution. »

Pete Danos acquiesce : « Smartsheet est une entreprise à l’écoute de ses utilisateurs, qui se préoccupe réellement des besoins des clients au lieu de formuler des hypothèses dépassées sur ce qu’elle pense être nécessaire. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.