Qu’est-ce que la planification de projet informatique ?
La planification de projets de technologie de l’information, ou planification de projets informatiques, est l’effort qu’une équipe fait au début d’un projet pour s’assurer que le travail se déroule bien. Ces étapes permettent également de s’assurer que le projet respecte ses échéances et ses objectifs généraux.
La planification est la deuxième phase d’un projet informatique, après le lancement du projet et avant l’exécution du projet. En savoir plus sur les phases d’initiation et d’exécution et sur la gestion de projets informatiques. Pour en savoir plus sur la hiérarchisation de ces projets, consultez notre guide complet de hiérarchisation des projets informatiques.
Comment planifier un projet informatique
Pour planifier un projet informatique, il faut prendre les premières mesures clés. Il s’agit notamment d’aider les membres de l’équipe et les parties prenantes à comprendre l’objectif global du projet. De plus, clarifiez la façon dont l’équipe définira et surveillera le travail.
Étapes de planification de projets informatiques
Les experts recommandent un certain nombre d’étapes pour planifier efficacement un projet informatique. Commencez par organiser une réunion de lancement des membres de l’équipe de projet et des parties prenantes afin de discuter des grandes lignes et des objectifs du projet.
Voici 13 étapes importantes dans la planification d’un projet informatique :
Étape 1 : Organisez une réunion de lancement
Une réunion de lancement est essentielle. C’est l’occasion de réunir les membres de l’équipe, les clients et les autres parties prenantes importantes pour discuter des objectifs du projet et définir les attentes. Les participants à la réunion peuvent également discuter des risques possibles.
« Ce que nous avons tendance à faire au cours de cette réunion, c’est de demander à toutes les parties prenantes d’être présentes », explique Shai Shandil, fondateur de softsolutions consulting, qui fournit des services de conseil et de formation pour aider les entreprises dans leurs projets technologiques.
Shandil dit qu'auparavant, il recommandait aux gens de venir à la réunion même s’ils devaient prendre l’avion pour y arriver. De nos jours, cette exigence est probablement assouplie. En revanche, tout le monde doit y assister en personne ou par vidéo, car la réunion est essentielle pour amener chacun à une compréhension commune du projet et de ses objectifs. « Nous essayons d’aboutir à une compréhension standard de ce qui est livrable », explique Shandil.
Pour en savoir plus sur la planification d’une réunion de lancement, lisez notre guide complet sur les lancements de projets et téléchargez les modèles gratuits de lancement de projet.
Étape 2 : Assurez-vous que vous bénéficiez de l’adhésion et de l’engagement de la direction
La direction de l’entreprise doit montrer qu’elle est investie dans le projet et qu’elle considère le travail comme important. Les responsables doivent également être impliqués dans le projet. Ils doivent assister aux séances de mises à jour et fournir leurs commentaires.
L’adhésion de la direction « est la mini-étape », dit Shandil. « Je parle d’un engagement profond des responsables, et qui doit être comparable au budget prêt à être consacré. S’ils mettent cinq dollars, alors bien sûr, si je fais une erreur ici, ça va. En revanche, s’ils mettent des millions et que c’est 80 % du budget total, alors vous commencez à voius dire : « Je ne peux pas vous faire venir une fois par trimestre ou une fois par mois, et vous demander de regarder quelques rapports. Ce n’est pas suffisant. J’ai besoin que vous soyez là avec nous pour donner des conseils parce que vous apportez la vision. »
Shandil dit que cela ne signifie pas que le leadership est dans chaque réunion Scrum ou autre réunion de projet. « Mais ce que nous voulons, c’est qu’ils fassent une apparition toutes les deux semaines et qu’ils regardent les choses que nous mettons en avant », dit-il. « Quelle que soit la cadence, si c’est deux semaines, quatre semaines ou trois semaines, l’idée est : ‘Venez comprendre la base avec nous et regardez le produit.’ En fait, ils le regardent - pas un produit proxy, pas une présentation PowerPoint, mais le produit réel. Nous avons besoin que vous puissiez ensuite vous adresser au conseil d’administration, au client ou au marché et dire: « Hé, c’est ce que nous faisons.’ »
Étape 3 : Créez une charte de projet qui inclut les objectifs
Il est essentiel de créer une charte de projet avant de commencer à travailler sur un projet. La charte détaille la portée, les ressources et les échéances. Peut-être le plus important, elle définit les objectifs principaux du projet. Assurez-vous que vous et votre équipe êtes certains que ces objectifs supposés sont les bons.
« L’un des aspects les plus critiques de la planification d’un projet informatique est de comprendre clairement les objectifs du projet », explique Alan Zucker, directeur fondateur de Project Management Essentials, qui possède plus de deux décennies d’expérience dans la gestion de projets dans des entreprises fortune 100. « Les objectifs sont les réponses à 'qu’est-ce que nous voulons' et 'pourquoi le voulons-nous.’ La portée est la ‘façon dont nous allons le livrer.’ » Comprendre les objectifs est important car il peut y avoir plusieurs solutions pour résoudre le problème et nous voulons comprendre le problème avant de décider comment le résoudre.
Commencez par le pourquoi. Commencez par l’objectif. Posez des questions. Qu’est-ce que l’atteinte de cet objectif nous permettra de faire ? Qu’espérons-nous accomplir ?”
Étape 4 : Établissez une preuve de principe
Une partie importante de la compréhension et de la définition des objectifs est de bien comprendre le produit que votre projet informatique est sur le point de développer. Vous devez être certain que le produit est techniquement possible et qu’il en vaut la peine.
« Assurez-vous que ce vous voulez livrer est clair », explique Zucker. « Une preuve de principe, ça va être inestimable. »
« Validez le principe [du produit] », explique Patrick Sim, co-fondateur de RobustTechHouse, qui développe des projets informatiques pour les clients, et FacilityBot, qui utilise la technologie pour aider à gérer les installations et les usines de fabrication. « Et faites-le en premier. Si vous n’y parvenez pas, alors oubliez-le. »
Si vous ne pouvez techniquement pas créer le produit, ou si vous aurez du mal à le vendre au prix dont vous avez besoin pour couvrir les coûts, alors vous devez le savoir au début, explique Sim. Et vous devrez peut-être clore le projet. « Passez à autre chose », dit-il.
Étape 5 : Établissez un budget (mais comprenez qu’il peut être nécessaire de changer)
Vous voudrez établir un budget global pour le projet. Cependant, créez une structure et des processus qui permettent de modifier le budget lorsque cela est nécessaire. C’est particulièrement important pour les projets informatiques, car les produits évoluent souvent au fur et à mesure qu’ils se développent.
Les experts soulignent également que l’une des caractéristiques clés des projets informatiques (et des produits) est l’augmentation du budget au fur et à mesure que le projet réussit.
« L’un des problèmes clés est que les projets informatiques réussis sont bien utilisés et nécessitent souvent de nouvelles fonctionnalités et améliorations continues », ajoute Sim. « Des coûts supplémentaires continueront d’être engagés, en particulier pour les projets informatiques réussis. Chaque produit réussi que vous voyez là-bas ... ils ajoutent toujours des fonctionnalités, non ? Par conséquent, le budget doit augmenter. Cela fait partie de l’adhésion que la direction doit comprendre. »
Étape 6 : Établissez la portée du projet
Une fois que vous avez défini votre objectif et le budget provisoire, il est temps d’établir la portée exacte du projet. Vous définirez les paramètres de ce que le projet produira ou réalisera et ce qu’il ne fera pas.
« Une fois que nous avons compris ce que l’on veut et pourquoi, nous pouvons commencer à poser des questions sur la portée », partage Zucker. « Nous pouvons commencer à examiner la portée d’un projet de haut niveau. Quelle est la portée ? Et, souvent aussi important, qu’est-ce qui est hors de portée ? »
Vous pouvez télécharger un modèle pour vous aider à détailler la portée d’un projet informatique.
Étape 7 : Créez un plan de gestion de projet
Une fois que vous avez déterminé les objectifs, le budget et la portée, vous pouvez terminer un plan de gestion de projet. Ce plan fournit une structure globale sur la façon d’accomplir le travail.
« Le plan de gestion de projet doit être personnalisé ou adapté au projet spécifique », explique M. Zucker. « Il s'agit du guide du chef de projet pour l’exécution du projet. »
Consultez et téléchargez des modèles gratuits de gestion de projet pour vous aider à créer un plan de gestion de projet.
Étape 8 : Articulez les responsabilités des membres de l’équipe dès le début
Le plan de gestion de projet comprend des informations de base sur les responsables des tâches et des échéances. Il est essentiel que chaque membre de l’équipe comprenne, dès le début, les tâches dont il est responsable.
Étape 9 : Décidez de la meilleure méthodologie pour votre projet
Au début du processus de planification, vous voudrez décider de la méthodologie de gestion de projet à utiliser. Il s’agira probablement d’Agile ou d’une version modifiée de celui-ci. Certains projets informatiques utilisent encore des méthodes plus traditionnelles.
Zucker conseille de demander « quel type de projet exécute-t-on et quel type de méthodologie va bien s’adapter à ce projet. » Pour de nombreux projets informatiques, cela signifie Agile ou une version de celui-ci, qui autorise les changements et adaptations continus qui font partie d’un font partie d’un projet informatique.
Zucker ajoute que « la décision de savoir si ce projet sera Agile ou traditionnel peut être prise pour vous » car de nombreuses organisations ont une préférence pour la méthodologie qu’elles utilisent pour gérer des projets.
Pour une petite minorité de projets informatiques, la gestion de projet traditionnelle, y compris la méthodologie en cascade, pourrait être la meilleure, partage Shandil. « Ce sont généralement les secteurs verticaux qui connaissent moins de changement et qui sont très réglementés », explique-t-il. « Les services bancaires en sont un exemple. J’ai travaillé avec une entreprise qui vendait essentiellement des sociétés en ligne. Avec la réglementation boursière... toutes ces choses ne changent presque jamais. Pour eux, ils étaient dans une niche et se portaient incroyablement bien. Et nous avons dit : ‘Vous les gars devriez juste continuer à faire du cascade ; ça marche vraiment bien.’ »
Étape 10 : Prévoyez de tenir des réunions stratégiques régulières
Vous devez organiser régulièrement des réunions d’enregistrement avec tous les participants au projet, y compris les clients et les parties prenantes. Les experts recommandent de tenir ces réunions au moins une fois par trimestre, ou plutôt mensuellement pour les équipes plus petites.
Étape 11 : Définissez les spécifications du produit
Tout d’abord, définissez vos objectifs et assurez-vous que le produit sur lequel porte votre projet est viable. Ensuite, détaillez les spécifications de votre produit.
« Ce qui compte le plus, ce sont les spécifications », explique Sim, de RobustTechHouse. « Quel est le projet ? Qu’est-ce qui va être produit ? Vous serez surpris que de nombreux clients , je dirais 60 à 70 pour cent , n’ont pas vraiment cela. »
Les clients qui sont moins calés en technologie ou qui manquent d’expérience dans le domaine établissent souvent des spécifications à un niveau extrêmement élevé et général. Ils doivent être plus précis sur ce que le produit fera, comment il le fera, et les mesures sur la façon dont il le fera, indique Sim. « Sans document détaillé sur les exigences, il devient très difficile de budgétiser, tant le temps que le coût, » ajoute-t-il.
Parallèlement, les grandes organisations ont d'autres problèmes : beaucoup de personnes qui ont des opinions différentes sur le produit et sur ce qu’il devrait faire. « Parfois, les grandes organisations ont toute cette bureaucratie, où beaucoup de gens ont des opinions différentes sur ce qu’il faut faire », ajoute Sim. « Ils ne peuvent pas parvenir à un consensus où tout le monde dirait 'OK, c’est le produit que nous voulons construire.’ Donc (c’est important) d’arriver au stade des bonnes spécifications. »
Étape 12 : Comprenez et traitez les risques techniques et autres
L’équipe du projet doit comprendre rapidement les risques les plus élevés pour la réussite du projet (ou du produit). Il peut s’agir de risques techniques ou autres. L’équipe voudra les comprendre et les aborder pour éviter les échecs.
Les risques techniques — la technologie ne fonctionnera pas correctement en raison de limitations techniques ou de problèmes — sont particulièrement importants dans les projets informatiques. Les experts proposent aux équipes d’identifier et de travailler rapidement sur ces risques afin d’éviter de gaspiller de l’argent sur un projet qui est destiné à avoir des problèmes.
« Repérez rapidement les risques techniques et testez si (le produit) peut être atteint », suggère Sim. « Il est possible d’ajouter du personnel supplémentaire en cours de route. Il est plus important d’identifier les risques techniques clés, tout domaine particulier dans lequel l’équipe technologique n’a pas beaucoup d’expérience, et de créer ce composant en premier. »
Shandil est d'accord. « Vous prenez le plus grand risque pour le client et vous en occupez d’abord », explique-t-il. « Disons que nous construisons un système de comptabilité. Une partie du risque est de détenir les données sensibles d’un client. Ensuite, nous construisons d’abord cette partie du système de comptabilité, la lançons et nous nous assurons que cela fonctionne. Vous avez géré le risque en l’évoquant souvent et tôt, et en vous assurant que toutes les hypothèses que vous avez formulées à propos des lois sur la protection de la vie privée, etc., dans l’ensemble de l’organisation ou du pays, sont traitées tôt. Vous n’arrivez pas à la fin d’un projet et vous avez des problèmes inconnus et non tangibles. »
Étape 13 : Obtenez les commentaires des utilisateurs tôt et souvent
Lorsque votre équipe construit un nouveau produit informatique, il est essentiel de vérifier son fonctionnement (ou non) le plus tôt possible. Cela signifie recevoir des commentaires des utilisateurs au fur et à mesure que vous créez le produit.
Les experts recommandent de créer le produit minimum viable. Cela signifie que le nouveau produit est mis dans les mains des utilisateurs le plus rapidement possible, même lorsque seules une ou deux fonctionnalités de base fonctionnent. Grâce à leurs commentaires sur cette première version, les utilisateurs vous aideront ensuite à développer le produit.
« Lancez-vous sur le marché tôt pour recevoir de vrais commentaires d’utilisateurs », ajoute Sim. « Trop de projets sont bloqués dans l’enfer budgétaire et la sur-ingénierie des fonctionnalités, et ne commencent jamais. »
Shandil ajoute que de nombreuses entreprises sont prêtes à rémunérer des utilisateurs potentiels pour essayer le nouveau produit afin de connaître leurs réactions. Avec un nouveau système de comptabilité, par exemple, « votre stratégie pourrait être de parler aux comptables et de dire : ‘Regardez, nous lançons ce produit. Pourriez-vous venir et faire un tour d’essai, en payant 20 $ de l’heure ou autre, juste pour vous amuser et me donner vos idées précises sur la façon dont cela fonctionnerait dans un environnement cloud ? » Nous appelons cela des entretiens d’utilisateurs. Fondamentalement, c’est une boucle de commentaires qui vous permet d’atténuer les risques rapidement, à moindre coût et facilement. »
Des éléments de gestion de projet traditionnels qui sont différents sous Agile pour les projets informatiques
La planification d’une gestion de projet plus traditionnelle, telle que l’utilisation de la méthodologie en cascade, comprend un certain nombre d’étapes et de documents. Ces efforts sont moins courants ou appliqués différemment lorsque les projets informatiques utilisent la méthodologie Agile.
Par exemple, les équipes utilisent souvent une structure de répartition du travail (WBS) dans la gestion de projet traditionnelle. Le diagramme détaillé montre toutes les tâches qu’une équipe doit vérifier pour mener à bien un projet. Apprenez-en plus sur l’utilisation d’une structure de répartition du travail.
Les projets Agile n’utilisent pas de structures de répartition du travail. Mais une réserve de produits Agile ou une feuille de route de produit ont souvent des objectifs similaires.
La gestion de projet traditionnelle peut également inclure des étapes et des documents pour:
- Adopter la planification de la gestion des risques
- Gérer la planification des communications pour les membres de l’équipe, les clients et les parties prenantes
- Mettre en œuvre la planification de la gestion du changement
- Planifier le budget
- Planifier les ressources nécessaires et la dotation en personnel
- Planifier toutes les activités du projet
Lorsque les équipes utilisent Agile pour planifier et exécuter leurs projets informatiques, elles suivent plusieurs des étapes ci-dessus, bien que différemment et moins formellement. Au lieu de cela, ces étapes font parfois partie des sprints et des itérations.
Voici plus de détails sur la compréhension du fonctionnement d’Agile - pour comprendre si votre équipe utilise correctement Agile ou prétend le faire.
Exemple de plan de projet informatique
Téléchargez l’exemple de plan de projet Agile pour l’informatique — Microsoft Excel
Cet exemple de modèle de plan de projet Agile est déjà terminé pour vous aider à comprendre comment planifier votre projet informatique. L’exemple de modèle comprend des entrées pour des sprints Agile spécifiques, ainsi que des fonctionnalités au sein de ces sprints. Vous trouverez également des sections pour les membres de l’équipe qui sont responsables de chaque élément, des dates de début et de fin prévues, et du statut actuel.
Modèle de plan de projet Agile
Téléchargez le modèle de plan de projet Agile — Microsoft Excel
Vous pouvez personnaliser ce modèle de plan de projet Agile pour planifier et surveiller votre projet informatique Agile à vos propres fins. Le modèle comprend des sections où vous pouvez ajouter des tâches, des responsabilités pour les tâches, des dates de début et de fin et un statut. La durée de chaque tâche sera automatiquement calculée. Ce modèle comprend aussi un diagramme de Gantt, (c’est-à-dire une représentation visuelle de l’échéancier de votre projet) qui s’ajustera automatiquement en fonction des données que vous saisissez dans le tableau.
En quoi la planification est différente entre les projets informatiques et les projets non informatiques
Les projets informatiques se distinguent par la quantité d’ajustements et de changements qui se produisent du début du projet à la fin. Beaucoup de projets non informatiques ont beaucoup moins de changements. Ainsi, la planification de nombreux projets informatiques exige des approches différentes.
Voici deux différences principales :
- Les projets informatiques sont beaucoup moins susceptibles d’utiliser des méthodes traditionnelles de gestion de projets : Les méthodes de projet traditionnelles telles que la méthodologie en cascade sont des options solides pour certains projets de construction. Les changements importants dans les plans sont moins probables dans de tels projets. Mais le développement de logiciels et d’autres projets de technologie de l’information sont confrontés à des changements importants tout au long, ce qui les rend plus susceptibles d’utiliser des méthodologies Agile ou Agile modifiées.
- Les budgets sont plus susceptibles de changer : Les budgets des projets informatiques peuvent changer lorsque des obstacles ou des problèmes imprévus nécessitent des ajustements. Les budgets peuvent toutefois aussi changer lorsque le projet réussit. Cela peut arriver lorsqu’un nouveau produit informatique (développé au cours d’un projet) est réussi et apprécié des clients.
« Une différence entre le domaine informatique et les autres, c’est que lorsque vous terminez un projet informatique, c’est en fait le début de quelque chose », explique Shandil. « Quand vous terminez un autre type de projet, c’est la fin de quelque chose. »
Lorsque les équipes de construction terminent un bâtiment, le budget de construction est également terminé. Mais lorsque les développeurs de logiciels finissent un logiciel et que les clients l’aiment, ces clients proposent continuellement des améliorations. Cela signifie que le budget des logiciels et des services informatiques réussis augmente en cas de succès.
“Si vous avez dépensé 2 millions de dollars dans un logiciel, vous en dépenserez 8 millions avant de le retirer ou qu’il ne disparaisse », explique Shandil.
Astuces pour la planification de projet informatique
Les experts recommandent de former et de maintenir des équipes de projet. Vous devez également déterminer les documents de planification qui sont nécessaires et ceux qui ne le sont pas, ainsi que la façon de montrer le travail et l’avancement.
Voici quelques astuces d’experts pour la planification de projets informatiques:
- Maintenez des équipes de projet continues : Certaines organisations peuvent créer une équipe personnalisée pour chaque projet spécifique. Selon Zucker, il y a des avantages à maintenir des équipes continues composées pour la plupart des mêmes membres, appelés équipes persistantes, qui travaillent projet après projet. Les membres de l’équipe connaissent les uns les autres et ce que chacun fait de mieux, ce qui rend le travail de projet plus efficace.
« Les équipes persistantes peuvent être utilisées dans l’un ou l’autre environnement : Agile ou traditionnel », explique Zucker. - Assurez-vous que votre objectif est le bon : Trop souvent, les chefs d’entreprise ou de projet annoncent un objectif pour un projet et commencent immédiatement à planifier pour y parvenir. Mais ils n’analysent pas toujours si cet objectif est le bon objectif ou si le réaliser permettra d'atteindre ce qu’ils veulent pour l’organisation.
« J’ai déjà vu cela de nombreuses fois », partage Zucker. « Ils passent 15 secondes sur ce que je veux accomplir, puis se penchent immédiatement sur la façon de mettre en œuvre la chose. Assurons-nous que c’est ce que nous voulons faire. » - Assurez-vous de définir le succès final de la bonne manière : Le succès dans les projets informatiques ne se mesure pas par le nombre de fonctionnalités que vous avez ajoutées à un logiciel ou à un système numérique, conseille Shandil. Il se mesure par la satisfaction des clients.
« Le meilleur résultat, c’est lorsque les clients sont heureux. Alors nous raisonnons souvent ainsi : Combien de fonctionnalités avez-vous sorties ce mois-ci ? Au lieu de cela, nous devrions nous demander : Combien de clients satisfaits ? Est-ce que nous les avons satisfaits avec ces fonctionnalités que nous avons sorties ce mois-ci ? » suggère-t-il de se demander. - Ne vous concentrez pas trop sur des documents écrits détaillés : La méthodologie Agile est moins axée sur la nécessité de documents écrits formels que les méthodologies plus traditionnelles. Cependant, même dans Agile, une documentation sur le plan et la portée de base de la gestion de projet est importante. Ce que vous ne voulez pas, cependant, c’est perdre du temps à rédiger une documentation qui devient immédiatement obsolète et empêche l’avancement du projet.
« Le compromis est que cela vous rend moins agile, car il faut du temps pour écrire ces choses. Souvent, vous vous projetez dans le futur. Vous ne savez peut-être même pas exactement ce qu’est votre produit. Décidez de la documentation vraiment nécessaire, puis modifiez-la. C’est aussi une compétence ; décider de ce qui est absolument nécessaire et de ce qui ne l’est pas », conseille Sims. - Ne vous concentrez pas trop sur la planification initiale : Cette astuce est liée à une documentation limitée. Ne passez pas trop de temps à faire une planification détaillée avant le début de votre travail. Vous voudrez bien sûr définir des objectifs et une structure de base. Ensuite, mettez-vous au travail.
« Planifiez maintenant pour planifier plus tard », ajoute Shandil. « Et en attendant, apprenez un peu plus. »
Cela signifie que votre équipe peut travailler sur le produit ou le projet pendant une durée limitée, par exemple lors d’un sprint d’une semaine dans Agile. « Les membres de l’équipe en apprendront plus au cours de cette semaine de travail, puis ils pourront faire des plans rapides pour la semaine de travail suivante. Et vous n’avez qu’à itérer à partir de là », dit Shandil. « La principale différence pour nous, c’est que vous devez livrer quelque chose, parce que sinon vous n’apprenez rien. » - Comprenez et utilisez le concept de produit minimal viable : Un produit minimal viable est un concept qui encourage les développeurs à mettre une version de base d’un nouveau produit entre les mains des utilisateurs le plus rapidement possible. Ce produit n’est pas fini, mais il fonctionne à un niveau de base et peut donner à un utilisateur une idée du concept. Les premiers commentaires des utilisateurs peuvent alors vous aider à ajouter d’autres fonctionnalités et à développer le produit.
« Les meilleurs commentaires proviennent d’utilisateurs réels », déclare Sim. - Établissez un accord de travail sur la culture professionnelle : Au début d’un projet, Shandil encourage les clients à s’entendre sur un accord de travail, qui énonce des règles et des principes de base sur la façon dont les gens collaboreront.
« C’est vraiment amener les gens à agir plus comme une équipe et moins comme un groupe de contributeurs individuels », dit-il. « Nous avons donc mis au point un règlement pour l’équipe. »
Les règles peuvent stipuler, par exemple, que le silence vaut accord. « De cette façon, les gens comprennent qu’ils doivent contribuer aux discussions, et que s’ils ne le font pas, ils ne pourront pas dire plus tard qu’ils n’étaient pas d'accord », explique Shandil.
- Assurez-vous que tout le monde peut facilement voir, surveiller et suivre l’avancement d’un projet : Chaque membre de l’équipe, client ou partie prenante doit être en mesure de suivre facilement le statut et l’avancement d’un projet. Les membres de l’équipe savent ainsi le travail qui reste à faire et les personnes extérieures au projet comprennent comment le travail est fait. Cela peut aider à bénéficier d’un soutien politique, financier et autre pour ce projet, et les futurs.
Shandil se souvient d’un cas dans une organisation de soins de santé australienne qui avait été achetée. La PDG de la société d’achat visitait les bureaux quand elle a vu un grand tableau blanc couverts de projets, dans le service informatique.
« Elle a alors regardé le conseil d’administration et dit : 'Waouh, vous travaillez vraiment beaucoup. Je ne pense pas que mes gars de Sydney en font autant.’ Nous savions que ce n’était pas vrai. C’est juste qu’ils ne le mettaient pas en évidence. Cette idée est vraiment essentielle pour nous, car elle pourrait dépasser les travailleurs du savoir et qu’un tas de choses se passe dans nos têtes. Elle n’en a aucune idée, n’est-ce pas ? Mettre cela sur la table et obtenir des gens qui n’ont pas nécessairement une formation technique qu’ils adhèrent à ce processus, c’est énorme. » - Réfléchissez à la façon dont vous aborderez la cybersécurité : La cybersécurité est importante pour tous les projets informatiques. Pour certains projets informatiques, c’est peut-être la composante la plus importante à prendre en compte au début du processus.
Cela signifie que la cybersécurité doit faire partie des premiers risques qu’une équipe évalue et planifie. Sim raconte qu’il a vu des projets où les chefs d’équipe ont évalué ce qu’il faudrait pour garantir la cybersécurité nécessaire pour le produit. Et que ce budget de cybersécurité finissait par être cinq fois supérieur à celui prévu pour l’ensemble du projet.
« Tu sais, ce (projet) n’a plus de sens, n’est-ce pas ? », dit-il. « Il est préférable de le découvrir très tôt au cours du processus, plutôt que plus tard. »
Le taux d’échec des projets informatiques
Le taux d’échec des projets informatiques est assez élevé. Depuis 1994, le groupe Standish publie ses rapports CHAOS sur la réussite des projets informatiques. Dans son rapport de 2015, il a constaté que 36 % des projets informatiques ont été achevés avec succès en 2015. Quarante-six pour cent d’entre eux ont été « remis en question », c’est-à-dire qu’ils ont été terminés et opérationnels, mais qu’ils ont dépassé le budget, l'échéance ou qu'ils offraient moins de fonctionnalités que prévu. Dix-neuf pour cent des projets ont complètement échoué et ont été annulés.
Le rapport 2021 de l’Institut de gestion de projets intitulé « Pulse of the Profession » a constaté une amélioration de la réussite des projets informatiques par rapport aux années précédentes. Pourtant, les chiffres ont montré une grande place à l’amélioration. Le rapport indique que 64 % des projets informatiques ont été achevés dans les limites du budget et 59 % ont été achevés dans les temps. Le rapport constate également que 33 % des projets informatiques ont échoué et ont perdu leur budget.
Pourquoi les projets informatiques échouent
Selon les experts, les projets informatiques échouent pour de nombreuses raisons. Ces raisons peuvent être le manque de clarté des objectifs, une mauvaise communication entre les chefs d’équipe et les parties prenantes du projet ou encore un retour insuffisant des utilisateurs au début du processus.
Voici des détails sur des problèmes spécifiques :
- Les chefs de projet et les membres de l’équipe sont en décalage les uns avec les autres et avec les parties prenantes : Dans les projets qui échouent, les chefs de projet et les membres de l’équipe ne communiquent pas assez souvent avec les clients et les parties prenantes. Lorsqu’ils communiquent, ils le font mal, et chaque partie a une idée différente des buts et objectifs du projet.
- Responsabilités confuses : Les chefs d’équipe et les membres de l’équipe peuvent également être confus quant à savoir qui est responsable des tâches et des rôles généraux dans le projet.
- Manque de clarté des exigences : Un facteur majeur d'échec des projets informatiques est le manque de clarté quant aux exigences du produit au centre du projet lorsque vous commencez.
- Trop de segments de travail et de mauvaises attributions : Les bonnes équipes de projet comprennent des membres de divers services de l’entreprise qui peuvent travailler ensemble et s’assurer qu’eux et leurs équipes principales ne travaillent pas en silos. Ces silos peuvent causer de gros problèmes liés aux tâches lors du transfert d’un projet d’un service à l’autre.
« L’ancienne façon de le faire est presque comme la boîte aux lettres morte de la guerre froide », ajoute Shandil. « Quelqu’un va s'assoir sur un banc dans un parc, y glisse quelque chose en dessous, puis s’en va. Ensuite, quelqu’un d'autre vient chercher l’objet. On sait que ça ne marche pas. »
Les membres d’équipe des différents services doivent travailler ensemble au sein d’équipes pluridisciplinaires, conseille Shandil. « Cette idée d’avoir une équipe multifonctionnelle dédiée signifie une absence de passation.” - Prendre trop de temps pour effectuer une planification préliminaire et travailler sur le produit : Les entreprises passent souvent trop de temps à planifier et effectuer des travaux préliminaires sur le produit lui-même. Ils doivent en effet effectuer une planification et un travail préliminaires, mais ils doivent aussi obtenir une version du produit entre les mains des utilisateurs dès que possible.
Une planification et un développement longs présentent un autre danger : le marché aura dépassé le produit dont la construction était prévue. « Si vous prenez un an pour lancer quoi que ce soit, c’est en soi trop long » selon Sim. « Et la technologie pourrait surpasser tout ce que vous essayez de faire. »
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