AVI Systems sert ses clients de façon cohérente, efficace et transparente

AVI Systems est le premier intégrateur de systèmes à l’échelle de la planète, fournissant des solutions audiovisuelles et de communications unifiées aux organisations du monde entier. La société est également le principal actionnaire de GPA, un fournisseur mondial qui a participé à des projets dans 50 pays en 2022. AVI Systems aide les organisations de toutes tailles et de tous secteurs à améliorer la communication et la collaboration grâce à des solutions unifiées innovantes. Avec près de 900 employés répartis sur 28 sites aux États-Unis, AVI Systems conçoit, installe et soutient des initiatives dans le domaine de l’audiovisuel, des communications unifiées et des médias numériques aux États-Unis depuis 1974. 

« Notre objectif envers chaque client est de l’aider à s’engager et à avoir un impact concret. Nous mettons en place des solutions audiovisuelles dans tous les environnements, des salles de conférence classiques aux stades en passant par les cafés, les musées et les centres d’expérimentation », explique Zach Valigura, directeur de l’exécution et du bureau de gestion de projet (PMO) chez AVI Systems. « Nous aidons nos clients à investir à l’échelle mondiale et à normaliser leurs installations audiovisuelles de manière cohérente, quel que soit le fuseau horaire. »

Assurer la cohésion de projets complexes

Pendant la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises ont dû équiper leurs salles de conférence de solutions vidéo pour que leurs employés puissent échanger, qu’ils soient en télétravail ou présents au bureau. Cette situation a entraîné un énorme afflux de travail pour AVI Systems qui s’est avéré difficile à gérer pour les chefs de projet et les responsables de programmes. « Déployer l’ensemble des équipements dans les délais impartis a représenté un défi logistique de taille », explique Zach Valigura. « Nous avons dû coordonner nos activités avec celles des équipes internes du client, en particulier celles chargées de l’informatique, des installations, de la gestion de projet et de l’approvisionnement afin de nous assurer que toutes les interdépendances étaient en place avant de commencer l’installation. Une fois les informations transmises au client, la partie n’était qu’à moitié gagnée, car nous devions les recueillir. Dans le même temps, nos responsables de programmes devaient veiller à la mise en œuvre cohérente des projets à travers le monde. »

En l’absence d’une solution de gestion de projet centralisée ou de données collectées, AVI Systems rencontrait de nombreuses difficultés de coordination et de normalisation des projets complexes.

« Lorsque j’ai pris mon poste dans l’entreprise en novembre 2021, j’ai réalisé que toutes les informations dont nous avions besoin étaient enfouies dans des e-mails et des feuilles de calcul », se souvient Zach Valigura. « Nous avions désespérément besoin d’une simple feuille de suivi pour tout organiser. »

Comme il avait déjà travaillé avec Smartsheet auparavant, Zach Valigura a décidé d’utiliser cet outil pour suivre les projets. « À l’époque, seuls trois membres de notre entreprise avaient une licence », se souvient-il. « Alors que je ne connaissais pas encore cette solution, un informaticien m’a dit : « Smartsheet est un outil fabuleux ! Nous l’utilisons pour suivre nos projets informatiques et nous sommes conquis ! » Bien qu’ils aient essayé plusieurs autres logiciels au fil des ans, ils ne les ont jamais adoptés. Smartsheet offrait néanmoins la sensation d’une feuille de calcul familière permettant une utilisation plus poussée en gestion de projet. »

Des collaborateurs valorisés

AVI Systems a rapidement proposé une solution PMO plus élaborée après avoir travaillé en étroite collaboration avec l’équipe Smartsheet et veillé à ce que les exigences en matière de conformité et de gouvernance soient respectées. La nouvelle solution s’est imposée auprès des chefs de projet et des responsables de programmes d’AVI Systems comme la seule source fiable leur permettant de suivre les projets, de recueillir, de visualiser et de partager des informations avec leurs équipes et leurs clients. « Nous utilisons tous les outils, des tableaux de bord complets aux centres de contrôle en passant par les vues dynamiques, les pivots et les calendriers nous permettant de savoir clairement comment se déroulent nos projets », explique Zach Valigura. « Nous avons même tenté dans un premier temps de reproduire l’expérience d’une feuille de calcul ordinaire pour éviter de déstabiliser nos employés, à l’aide de la navette de données pour charger les informations vers Smartsheet. Nous avons également eu recours à la fonction de maillage des données pour affecter des colonnes à différentes zones de la solution et créer de nouvelles feuilles. » 

Grâce à la nouvelle solution PMO, les employés d’AVI Systems sont désormais mieux équipés pour gérer des projets complexes. « Nous comptons sur nos chefs de projet et nos responsables de programmes pour guider nos clients tout au long de leur expérience, ce qui est rendu possible grâce à Smartsheet », ajoute Zach Valigura.

« Le principal impact est la possibilité d’organiser d’énormes quantités de données. En effet, nous pouvons créer autant de feuilles que nous le souhaitons et les relier grâce aux tableaux de bord. Nous sommes tous parfaitement informés de ce qu’il se passe dans l’entreprise, comme dans un livre ouvert. Et Smartsheet m’aide à éviter une crise presque tous les jours. »

Des clients satisfaits et bien informés

AVI Systems compte plus de 520 projets ouverts pour ses programmes d’entreprise à travers le monde. C’est grâce à des projets plus transparents et mieux gérés qu’AVI Systems a gagné la confiance de ses clients. « Nous avons constaté au fil des ans que lorsque les clients ne sont pas tenus informés, ils imaginent généralement le pire », explique Zach Valigura. « Smartsheet nous permet de les tenir au courant en temps réel. Il leur suffit de consulter des tableaux de bord en direct et de bénéficier de la transparence en temps réel dans un format personnalisé par le biais de termes qui leur parlent. »     

Les représentants des entreprises peuvent ensuite facilement partager les rapports récapitulatifs avec leurs parties prenantes internes et leurs dirigeants. Les équipes d’AVI Systems gagnent quant à elles près de 4 000 heures par an lors de l’établissement de rapports et ses clients réduisent d’environ 20 % le temps consacré à la collecte d’informations. « Nos clients nous disent souvent que leur communication interne s’est améliorée et qu’ils ne reçoivent plus d’appels de la part de personnes souhaitant être tenues au courant », ajoute Zach Valigura.

Grâce à Smartsheet, nous avons rencontré un succès retentissant pour guider nos clients lors de leurs déploiements mondiaux, ce que je n’aurais jamais cru possible. Et nous proposons une expérience tellement fabuleuse et cohérente qu’ils ne veulent rien changer. En raison de notre statut de partenaire de confiance, les clients souhaitent continuer à travailler avec nous : ce sont eux qui viennent à nous et pas l’inverse, ce qui se traduit par une augmentation des revenus récurrents. »    

Partager les victoires

Outre la gestion de projet, Smartsheet s’est aussi avérée utile dans des domaines tels que la gestion financière, des opérations et informatique. Cette solution a même permis à l’équipe de vente de remporter des projets. « Lorsque je présente nos pratiques en matière de gestion de programme à des clients potentiels, j’ouvre Smartsheet, je partage un tableau de bord en direct avec leur logo et des données anonymes pour leur présenter nos produits », explique Zach Valigura. « En fait, les clients sont tellement impressionnés qu’ils demandent à leur équipe informatique de regarder notre démonstration. C’est une grande source d’inspiration pour découvrir de nouvelles méthodes de travail. »

À l’avenir, AVI Systems continuera d’affiner ses pratiques et ses solutions de gestion de projet et les partagera avec les responsables de GPA dans 26 unités commerciales régionales réparties dans le monde entier. « Notre principal objectif est de faire en sorte que notre approche soit utile aux chefs de projet à travers le monde, de les aider à rester organisés et d’assurer la transparence de nos processus », conclut Zach Valigura.