Wizards of the Coast achève sa quête d’une formation solide et engagée des employés

« Dans toutes nos activités, notre mission est d’inspirer un amour des jeux, pour la vie », peut-on lire sur le site Web de Wizards of the Coast, un éditeur de jeux américain primé. Au milieu des années 1990, l’entreprise a créé et popularisé les jeux de cartes à collectionner avec Magic: The Gathering. Aujourd’hui, elle est également connue pour Donjons et dragons, un jeu de rôle qui a rassemblé des communautés du monde entier. Avec chaque nouveau jeu, Wizards of the Coast vise à stimuler la créativité et l’imagination, susciter la passion et faire naître des amitiés.

Investir dans l’amélioration des compétences

Tout comme les sorciers, les chefs de projet de Wizards of the Coast sont passés maîtres dans l’art de mettre de l’ordre dans le chaos, et l’entreprise s’appuie sur Smartsheet pour cela depuis quatre ans. 11 équipes différentes utilisent Smartsheet Control Center pour gérer leurs projets, notamment en coordonnant plusieurs calendriers de production. « Chaque projet peut prendre plusieurs années, et nous avons besoin d’une source unique de vérité pour notre calendrier en constante évolution », explique Chizu Hieida, productrice technique chez Wizards of the Coast. L’entreprise s’appuie également sur Smartsheet pour gérer les ressources, attribuer et suivre les tâches, et automatiser des processus tels que le blocage des jours de congé dans leurs agendas.

Mais lorsque les collaborateurs rencontrent des problèmes, ils se tournent souvent vers Chizu Hieida, la gestionnaire de Smartsheet au sein de l’entreprise. « Nous comptons plus de 200 utilisateurs sous licence, et je n’ai pas le temps de les assister individuellement ni de les aider à trouver des solutions basées sur Smartsheet », explique Chizu Hieida.

Cependant, elle connaît une autre solution pour les aider. 

« Smartsheet est livré avec une excellente ressource : Smartsheet University. Cet outil d’apprentissage est formidable, et j’ai hâte que tout le monde en profite pour débloquer leurs pouvoirs extraordinaires. »

Chizu Hieida a décidé d’encourager l’apprentissage. 

« C’était ma vision : si nos employés maîtrisent mieux Smartsheet, ils peuvent créer leurs propres solutions, ce qui non seulement me libère du temps en tant que coordinatrice, mais améliore considérablement notre productivité globale », ajoute-t-elle.

Créer une expérience enrichissante

C’est là qu’est né le programme de récompense Smartsheet. S’appuyant sur les ressources de Smartsheet University, le programme a aidé les employés à acquérir des points d’expérience pour Smartsheet. Les utilisateurs commencent par les fonctionnalités de base de Smartsheet, puis passent à des formules pour renforcer leurs connaissances. « Ils avaient ainsi une voie claire à suivre, ce qui leur permettait de comprendre pleinement le fonctionnement de Smartsheet », révèle Chizu Hieida. Pour chaque étape, les participants ont été récompensés par des produits promotionnels Smartsheet.

Voyant que ces produits promotionnels n’étaient pas assez incitatifs, Chizu Hieida a étoffé l’offre de récompenses. « Notre équipe produit a contribué avec notre propre cadeau Wizards of the Coast qui allait de pair avec les éléments Smartsheet. J’ai également remarqué que certaines personnes sont plus motivées par l’obtention de badges LinkedIn, nous avons donc également mis en évidence cet avantage », explique Chizu Hieida.

Mais tout ne s’est pas déroulé sans accroc. Elle s’est heurtée à la réticence à l’égard du programme de récompenses, mais a rapidement su trouver un terrain d’entente. « J’ai proposé d’aligner le programme sur l’un des objectifs de notre entreprise, qui est le développement personnel. Cela a suscité une adhésion immédiate », explique-t-elle.

Mettre les connaissances en pratique

Maintenant que les employés étaient impatients d’apprendre, Chizu Hieida voulait s’assurer que les réalisations déverrouillées seraient appliquées à leur travail quotidien. « J’ai commencé à attribuer des tâches post-session », poursuit Chizu Hieida. « Personne ne semblait apprécier le terme "devoirs", alors j’ai commencé à les appeler tâches "Partage et échanges". En retour, ils ont reçu un cadeau supplémentaire. » Cela a non seulement encouragé la croissance individuelle, mais a également favorisé un sentiment de communauté au sein de l’entreprise, car les utilisateurs apprennent les uns des autres.

Pour créer des sources d’inspiration, les réalisations ont été partagées sur les réseaux sociaux et les plateformes de communication. « Lorsque l’un de nos utilisateurs terminait l’application de base, nous célébrions sa réussite sur MS Teams et invitions tout le monde à se joindre aux félicitations », déclare Chizu Hieida. « J’ai encouragé l’utilisateur à partager une photo amusante, peut-être habillé avec un déguisement, car nous aimons les déguisements chez Wizards of the Coast. Les membres de la communauté pouvaient ensuite participer à la publication en ajoutant des likes, des cœurs et des félicitations. »

Épanouissement personnel des apprenants impliqués

Aujourd’hui, les employés de Wizards of the Coast sont prêts à résoudre les problèmes de manière autonome et sont incités à le faire. « Cela a ouvert les yeux à l’équipe. Ils disposent des outils nécessaires pour construire ce qu’ils veulent, et ils peuvent s’approprier leurs propres solutions », note Chizu Hieida. 

« Smartsheet a fait gagner d’innombrables heures à notre équipe. Comme nous disposons d’une source unique de vérité, nous faisons moins d’erreurs, ce qui contribue à améliorer notre productivité. J’ai pu ainsi automatiser de nombreuses tâches, consulter ma progression en un coup d’œil et rester organisée. »

Sans surprise, Chizu Hieida est désormais une Smartsheet Mobilizer, bénéficiant de ressources et d’un soutien exclusifs pour l’aider à défendre Smartsheet au sein de son entreprise. « Personnellement, j’ai trouvé que rejoindre le programme Mobilizer était incroyablement bénéfique », conclut-elle. « Cela m’a permis d’engager des conversations constructives, d’échanger des idées et d’accéder à tous les modèles nécessaires. J’aurais aimé rejoindre l’équipe plus tôt ; cela a tout changé. »

Ce récit a été adapté de la session ENGAGE 2023 de Hieida : « Driving change: Real world success stories from Smartsheet Mobilizers » (Moteur du changement : récits de réussite réels de Smartsheet Mobilizers). Regardez toute la session ici.