Tech Systems gère avec fluidité l’ensemble du cycle de vie de ses projets grâce à Smartsheet

Basée à Buford dans l’État américain de Géorgie, Tech Systems Inc. (TSi) s’est imposée en tant que premier intégrateur de systèmes de sécurité depuis sa création en 1987. Spécialisée dans la fusion de sous-systèmes, l’entreprise excelle dans la planification, la conception, l’implémentation et la maintenance de solutions de sécurité complètes. Déterminée à rehausser les normes de performance et de fiabilité du secteur, l’entreprise offre ses services à une clientèle nationale et internationale hétérogène. 

En raison de la complexité de ses processus d’intégration de sécurité, TSi avait besoin de flux de travail de la meilleure qualité possible pour la gestion de projets.

« Notre défi reposait sur le fait que tout le monde était habitué à travailler sur des tableurs et que nous avions cinq ou six versions différentes du même document », se souvient Joseph Goetschel, responsable des applications informatiques chez TSi. « Il nous fallait une meilleure solution : Smartsheet. »

Trouver la solution idéale

Joseph Goetschel a d’abord commencé à se familiariser avec les capacités de Smartsheet. Par le biais de la Smartsheet University, il a pu accéder à des parcours pédagogiques uniques et a eu un accès illimité à une formation en présentiel ou virtuelle dirigée par un formateur. « On peut apprendre tellement de choses par la formation. J’ai donc également intégré la communauté Smartsheet, explique-t-il. Je voulais entrer en contact avec des personnes partageant les mêmes idées et confrontées à des problèmes concrets. »

Après avoir acquis une bonne maîtrise de l’environnement de Smartsheet, Joseph Goetschel a commencé à mettre en place divers processus pour rationaliser la gestion de projets. « J’ai commencé petit. J’ai d’abord créé une solution pour la demande et l’approbation des congés payés », explique-t-il. Pour offrir la meilleure expérience possible à son équipe, il a exploité toutes les capacités de Smartsheet, des WorkApps aux Dynamic Views en passant par les tableaux de bord, fournissant ainsi aux membres du personnel la visibilité indispensable sur le statut de leurs demandes et la possibilité d’apporter facilement des modifications. « Tous nos employés et responsables avaient besoin de ça, ils y ont donc facilement adhéré », explique Joseph Goetschel.

Passer au niveau supérieur avec des outils plus avancés

Une fois que l’équipe a pu tester et apprécier ce que Smartsheet pouvait offrir, Joseph Goetschel a intégré le Smartsheet Control Center, un outil permettant de gérer l’ensemble du cycle de vie de chaque projet et processus. « Nous avons conscience que chaque projet a besoin d’un plan », explique-t-il.

« Le Control Center donne à la direction et aux responsables la visibilité nécessaire pour s’assurer que les choses sont faites correctement et efficacement. Désormais, nous créons divers rapports dynamiques grâce au Control Center, ce qui nous a vraiment aidés à mieux nous organiser. »

L’entreprise s’appuie également sur Smartsheet pour mettre en place différents contrôles et contrepoids, ce qui permet d’éliminer les erreurs tout au long de chaque projet. « Par exemple, nous avons une intégration NetSuite qui nécessite une estimation précise des dates d’achèvement et de l’avancement des étapes du projet pour nos rapports sur les commandes en cours. Si les utilisateurs tentent de modifier la date dans NetSuite, le système la rétablit en fonction de ce qui se trouve dans Smartsheet. » Cela permet de s’assurer que le plan pilote le projet tout en maintenant tout le monde sur la même longueur d’onde.

Rassembler les ressources de formation

Aujourd’hui, l’ensemble du personnel de TSi s’appuie sur Smartsheet. Pour Joseph Goetschel, la clé de cette adoption réussie a été son programme d’ambassadeurs Smartsheet, qui visait à fournir une assistance aux employés et à communiquer les principaux avantages de la solution. « Nous avions besoin d’un endroit centralisé qui permettrait à tout le monde d’accéder aux ressources expliquant comment tirer parti de Smartsheet, se souvient-il. Et nous voulions que chaque employé dispose de l’assistance et des conseils nécessaires. Nous avons donc développé un portail de ressources dans Smartsheet. » 

Grâce à un tableau de bord simple, TSi fournit un accès facile à des formations sur mesure, incluant des cas d’utilisation spécifiques et pertinents pour ses équipes. Les ressources disponibles, comme les applications de bureau et mobiles, sont affichées sur une plateforme dédiée. « Nos employés, qui travaillent pour la plupart à distance, peuvent facilement accéder au portail sur leurs téléphones, poser rapidement des questions et demander les conseils dont ils ont besoin sur la façon d’accomplir des tâches ou de développer des solutions, ajoute Joseph Goetchel. Les gens résistent naturellement au changement. Mais une fois qu’ils ont pris conscience des raccourcis ou des fonctionnalités qu’ils ne connaissaient pas, ils commencent à en voir la valeur. »

Un diagramme vaut mille e-mails

L’étape suivante consistait à intégrer les directeurs exécutifs. « Pour ce faire, un simple diagramme nous a suffi. J’ai élaboré un diagramme à couloirs et à code couleur illustrant nos tâches actuelles et identifiant les processus manuels et la façon dont les différents processus étaient reliés entre eux, explique Joseph Goetchel. Il s’agissait essentiellement d’une carte des processus qui démontrait également à quel point l’automatisation nous rendrait plus efficaces. Cette représentation visuelle nous a permis d’obtenir l’adhésion de nos dirigeants en un clin d’œil. »

En repensant à cette expérience, Joseph Goetchel donne un dernier conseil à ceux qui commencent tout juste leur parcours avec Smartsheet.

« Travaillez en étroite collaboration avec la direction pour ajuster vos processus de manière à ce qu’il n’y ait pas d’autre alternative à l’utilisation du système. “Vous voulez prendre des congés ?” Alors vous devez utiliser Smartsheet. “Vous voulez des rapports précis sur les commandes en cours ?” Dans ce cas, vous avez besoin de plans de projet clairs. Voici ce que je recommande pour encourager l’adoption. »

Ce témoignage s’inspire de la session ENGAGE 2023 de Joseph Goetschel. Cliquez pour regarder l’intégralité de la session.