NHS Property Services gagne en visibilité, économise du temps et assure la sécurité incendie grâce à Smartsheet

Le National Health Service (NHS) du Royaume-Uni est l’un des plus grands systèmes de santé publics au monde, offrant des soins médicaux gratuits à des millions de personnes dans tout le pays. Mais la prestation de ces soins ne dépend pas uniquement des médecins et du personnel infirmier : elle nécessite des milliers d’installations sûres, conformes et adaptées à l’activité clinique.

C’est là que le NHS Property Services (NHSPS) entre en scène. Cet organisme public s’occupe de plus de 3 000 sites NHS à travers le Royaume-Uni, s’assurant que chaque bâtiment est adapté à ses besoins et répond aux priorités nationales en matière de santé.

L’une de ses initiatives les plus importantes est le programme de compartimentage incendie, qui gère la sécurité incendie dans 1 400 bâtiments. « Nous veillons à ce qu’un incendie qui se déclare dans une pièce reste dans celle-ci et ne se propage pas à d’autres », explique Sanjeve Gordhan, gestionnaire principal PMO chez NHSPS. « Dans un hôpital, ce type de contrôle peut sauver des vies. »

Jongler avec des centaines de projets à la fois

Avec 1 400 bâtiments à gérer, chacun est traité comme un projet à part entière. « À l’heure actuelle, notre équipe de 40 personnes gère simultanément environ 550 projets en cours », explique Sanjeve Gordhan. 

Tous les mois, plusieurs dizaines de nouveaux projets sont lancés, chacun nécessitant des inspections, des mises à niveau de la sécurité incendie comme de nouvelles portes ou des grilles de ventilation étanches, et des vérifications finales pour confirmer que tout est conforme aux normes. Chaque nouveau site a également besoin de l’approbation d’un responsable du bâtiment, ce qui entraîne des allers-retours pouvant durer plusieurs jours, voire des semaines.

Dès le début, l’équipe a utilisé l’outil Smartsheet pour gérer le programme, mais de manière très basique, en l’utilisant davantage comme un tableur que comme un véritable outil de gestion de projet. Chaque feuille rassemblait des données sur des centaines de bâtiments d’une même région, sans que la structure, les jalons ou la responsabilité des tâches ne soient clairement définis. Il n’y avait aucune solution simple pour suivre les retards ou générer des rapports. 

« Nous passions trois à quatre heures par semaine à appeler les sous-traitants et à passer en revue chaque bâtiment ligne par ligne », explique Sanjeve Gordhan. « Il nous fallait plus de visibilité, plus de structure et un meilleur moyen de tout coordonner. Et, d’après mon expérience avec Smartsheet, je savais que nous pouvions l’utiliser de façon plus efficace. »

Une solution sur mesure

Avec le soutien du partenaire Platinum Invoka Consulting, l’équipe a créé une boîte à outils sur mesure à l’aide de Smartsheet Control Center, offrant à chaque bâtiment son propre espace de travail dédié. Maintenant, lorsqu’un nouveau bâtiment doit être mis en service, un employé NHSPS remplit un formulaire de prise en charge, qui en informe automatiquement le gestionnaire du bâtiment pour approbation. Cela permet au personnel d’accéder directement à la boîte à outils, une feuille de tâches détaillant précisément ce qu’il faut faire pour chaque projet. 

« Une fois qu’une tâche est marquée comme terminée, la suivante est déclenchée automatiquement et attribuée à la bonne personne », explique Sanjeve Gordhan.

NHSPS a également donné à chaque membre de l’équipe un tableau de bord personnalisé indiquant ses propres tâches, échéances et travaux à venir, ainsi que des indicateurs à code couleur signalant ce qui est en bonne voie, ce qui est à risque et ce qui nécessite une attention immédiate. Dans le même temps, les tableaux de bord de portefeuille et régionaux offrent à la direction une vue d’ensemble claire de l’avancement du programme.

NHSPS a mis l’accent sur la simplicité d’utilisation du système dès le début pour en garantir une adoption fluide. « Il fallait s’assurer que le système s’intègre bien dans le flux de travail quotidien de nos collègues et ne leur prenne pas de temps supplémentaire. » NHSPS a recueilli les avis et les difficultés de ses parties prenantes, et s’est appuyé sur Invoka pour offrir des séances de formation et un accompagnement.  « Désormais, nos chefs de projet utilisent au quotidien la solution en toute confiance  », ajoute Sanjeve Gordhan.

Clarté opérationnelle

Smartsheet offre à NHSPS une vue complète et en temps réel des tâches quotidiennes et des grandes tendances du programme. « Je peux voir en un coup d’œil ce qu’il se passe, ce qui a été lancé, inspecté, corrigé et clôturé », explique Sanjeve Gordhan. « Nous n’avons plus besoin de vérifier chaque projet ligne par ligne. Nous pouvons repérer les retards instantanément. Cela a permis de mieux cibler l’ensemble du processus et de l’optimiser. »

L’équipe NHSPS peut également extraire les informations dont elle a besoin lors des vérifications de direction et des audits. « Auparavant, il arrivait souvent que la direction demande pourquoi quelque chose prenait du retard. Aujourd’hui, grâce à Smartsheet, nous pouvons expliquer précisément pourquoi », ajoute Sanjeve Gordhan. « Étant donné que chaque décision est traçable, nous pouvons facilement prouver lors des audits que chaque site a suivi les étapes requises et que toute la documentation est disponible. »

Gagner du temps, augmenter l’impact

Pour Sanjeve, la plus grande victoire, c’est l’augmentation significative de la productivité de l’équipe. « Les notifications automatiques tiennent tout le monde informé et réduisent le temps passé à rechercher des mises à jour », explique-t-il. « Nos réunions hebdomadaires prennent désormais deux fois moins de temps, ce qui fait gagner à chaque personne entre 80 et 100 heures par an.. » Et l’approbation de nouveaux bâtiments, qui prenait auparavant jusqu’à deux semaines, ne prend désormais plus que quelques jours.

Les améliorations dépassent largement le simple gain de temps. La boîte à outils a également apporté de la cohérence à tous les niveaux, avec une attribution standardisée des tâches, des interdépendances intégrées et des alertes opportunes. 

« Il ne s’agit pas seulement de gagner en efficacité, mais aussi d’obtenir de meilleurs résultats plus rapidement et de contribuer à la sécurité des bâtiments NHS pour les personnes qui en dépendent », conclut Sanjeve Gordhan.

Pour en savoir plus sur la façon dont le NHS utilise Smartsheet, lisez leur témoignage client.