Precision BioSciences utilise Smartsheet pour optimiser les ressources de ses projets et faire progresser l’édition du génome

Fondée en 2006, Precision BioSciences est une entreprise d’édition du génome au stade clinique qui utilise sa plateforme exclusive ARCUS pour développer des thérapies d’édition du génome in vivo destinées à traiter des maladies à fort besoin médical non satisfait. 

Même avec une équipe réduite de moins de 100 employés, Precision BioSciences gère des programmes complexes couvrant les phases cliniques et précliniques précoces. À mesure que le pipeline de programmes de l’entreprise gagnait en maturité et progressait dans les soumissions réglementaires, le suivi des calendriers au moyen de grilles Smartsheet distinctes pour chaque groupe est devenu plus complexe.  Les lacunes de communication entre les services obligeaient les responsables de programme à recouper différentes grilles individuelles et à maintenir l’ensemble des calendriers. « Si une étude préclinique devait être planifiée, toutes nos équipes non cliniques, réglementaires et de fabrication devaient être informées et alignées », explique Pete Broglie, directeur adjoint de la gestion des processus et des programmes chez Precision BioSciences. « Mon rôle en tant que responsable de programme est de veiller à ce que toutes les équipes communiquent entre elles et que nous ayons des attentes réalistes en matière de calendrier. »

Rationaliser la gestion des programmes et des ressources avec Smartsheet 

Smartsheet, la plateforme de gestion intelligente du travail, était déjà utilisée lorsque Pete Broglie a rejoint Precision BioSciences, et il en a rapidement perçu le potentiel. « J’ai immédiatement profité de toutes les formations Smartsheet, largement disponibles et d’une valeur inestimable », explique-t-il. « Je me suis immédiatement plongé dans Smartsheet University, j’ai utilisé la chaîne YouTube et j’ai assimilé autant d’informations que possible. Et j’ai eu l’impression que mes capacités en tant que chef de programme avaient augmenté de façon exponentielle. » 

Smartsheet est rapidement devenue le pilier de la gestion des programmes de l’entreprise. L’entreprise s’appuie sur Smartsheet pour suivre les informations liées aux différents aspects de tous ses programmes (recherche, réglementaire et clinique), notamment le personnel et les installations. La flexibilité de la plateforme a permis aux responsables de programme de Precision BioSciences de créer des calendriers interconnectés pour différentes fonctions et programmes, de relier les interdépendances et d’automatiser les mises à jour grâce à des flux de travail automatisés dans Smartsheet. Smartsheet facilite également le suivi des matériaux, notamment pour les programmes impliquant des fournisseurs externes. La solution permet de suivre précisément les fournitures, les dates d’expiration et les certificats d’analyse, avec des alertes automatisées et des mises en forme conditionnelles, afin d’éviter tout retard potentiel dans la livraison des données. 

Les tableaux de bord et les rapports Smartsheet constituent le pilier de la communication au sein de l’entreprise. Les données de projet mises à jour sont accessibles à tous les membres de l’équipe, leur offrant une visibilité complète sur les jalons et l’avancement de chaque projet. 

Pour gérer les projets plus efficacement, Precision BioSciences utilise Smartsheet Resource Management, qui permet d’équilibrer les charges de travail et d’optimiser l’allocation des ressources. Les fonctionnalités avancées de création de rapports de la solution relient les données des ressources à l’application principale, générant des tableaux de bord et des grilles à partir des heures saisies par les membres de l’équipe.

Gérer et prévoir avec précision les ressources du projet 

Smartsheet Resource Management a permis à Precision BioSciences d’allouer les ressources de façon intelligente. Cela offre à l’entreprise une meilleure visibilité sur les disponibilités et les tâches des employés à tout moment, ce qui contribue à équilibrer les charges de travail, à améliorer la productivité et à renforcer la transparence et la confiance. 

« Grâce à Resource Management, si une personne dépasse les 100 % d’utilisation, je reçois une alerte sur le tableau de bord, ce qui me permet de la contacter pour m’assurer qu’elle ne s’épuise pas ou ne manque pas d’aide ou, si besoin, pour mobiliser des ressources d’une autre partie de l’organisation », explique Pete Broglie. « À l’inverse, si quelqu’un déclare moins de 40 heures de travail, cela déclenche une conversation, et nous pouvons éventuellement utiliser ces 4 à 6 heures pour affecter cette personne à un autre projet ou la mobiliser comme ressource pour aider une autre équipe. »

Precision BioSciences s’efforce d’utiliser Resource Management pour anticiper les charges de travail et les besoins en personnel, tout en comblant d’éventuelles lacunes en compétences. Pete Broglie explique : « Nous travaillons à l’élaboration de modèles de prévision, donc si notre équipe de direction identifie une opportunité de lancer un projet d’édition du génome et a besoin d’un nombre précis d’ETP pour la recherche et d’un autre pour la production, nous pouvons nous assurer de planifier en conséquence. Nous pouvons également veiller à ne pas épuiser notre équipe en la faisant passer de 100 % à 160 % d’utilisation. De plus, si nous constatons qu’un renfort sera nécessaire, nous pouvons nous concentrer sur le recrutement des personnes adéquates possédant les compétences appropriées. Ou, si nous avons une échéance importante à venir, nous pouvons anticiper l’affectation de nos ressources pour ne pas être obligés de chercher du personnel à la dernière minute. »

Accélérer les opérations de laboratoire 

Les flux de travail automatisés de Smartsheet aident Precision BioSciences à diminuer les tâches manuelles. « Dans mon ancienne entreprise, il me fallait environ six mois pour créer un tableau de bord. Avec Smartsheet, cela ne m’a pris qu’environ une semaine et demie », explique Pete Broglie. L’entreprise profite également d’alertes automatisées sur la péremption des matériaux, afin de garantir la continuité des activités de laboratoire. « Grâce à l’automatisation de Smartsheet, nous suivons toutes nos dates de péremption et évitons tout retard dans nos données lié à l’expiration des réactifs », explique Peter Broglie.

Smartsheet a également simplifié le processus de suivi des échantillons de l’entreprise en automatisant et en intégrant plusieurs flux de travail correspondant à différentes procédures d’investigation. 

« Dès qu’un échantillon arrive dans Smartsheet, il suit un flux de travail, puis passe automatiquement au groupe de flux de travail suivant une fois que le processus est terminé et que le membre de l’équipe a finalisé son analyse », explique Pete Broglie. « C’est un processus très transparent. »

Améliorer la visibilité des programmes 

Les tableaux de bord Smartsheet offrent à Precision BioSciences une visibilité instantanée sur le statut des programmes, permettant ainsi de prendre des décisions en temps réel. Par exemple, lors du dépôt d’une demande de nouveau médicament de recherche (IND) pour un programme contre l’hépatite B (PBGENE-HBV), l’entreprise a utilisé Smartsheet pour suivre la revue et l’achèvement des différents modules, signaler les retards et faciliter la coordination entre les équipes. « Cela a offert à notre haute direction un aperçu instantané de l’avancement des différents modules. Cela nous a permis de dire plus facilement : « nous avons accompli 30 ou 40 % du travail .» 

Pete Broglie ajoute : « Les tableaux de bord Smartsheet nous permettent de visualiser non seulement les projets à venir cette semaine, mais aussi ceux de la semaine prochaine et de la semaine suivante. Grâce à ces informations, je peux accéder à Resource Management et décider où affecter les collaborateurs en fonction de leur disponibilité. Cela nous permet d’utiliser plus facilement les ressources pour atteindre l’objectif global .»

Dans un avenir proche, Precision BioSciences prévoit d’approfondir l’utilisation de Smartsheet, notamment pour la prévision des ressources et l’automatisation. L’entreprise s’attache également à élaborer des modèles de prévisions plus sophistiqués pour soutenir de nouveaux projets d’édition du génome, en veillant à ce que l’allocation des ressources reste équilibrée et durable pour suivre le rythme de la croissance.

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.