Le groupe Foxtel rassemble ses marques au sein d’une seule et même structure, améliorant ainsi sa visibilité et sa prise de décision

Le groupe Foxtel cherche à répondre aux attentes des Australiens qui souhaitent se détendre en regardant un bon film ou un événement d’actualité. Des chaînes en direct aux bibliothèques à la demande, de l’actualité aux sports sur Foxtel et les marques de streaming comme Kayo, Binge et Flash. Avec 4,5 millions d’abonnés, il s’agit de l’une des plus grandes sociétés de médias en Australie.

Des entreprises hétérogènes, des cultures différentes

Mais le groupe Foxtel n’a pas toujours fonctionné comme une entité unique et unifiée. Il y a plusieurs années de cela, le groupe exerçait via plusieurs entreprises distinctes : Foxtel, Streamotion (produits de streaming, tels que Kayo, Binge et Flash) et Foxtel Media. Lorsque la société a décidé de rassembler ces marques au sein d’un seul groupe, elle a dû relever des défis pour unifier ses activités entre ses marques. « Alors que certaines entreprises avaient une culture bien établie, d’autres fonctionnaient dans un environnement de production plus créatif et dynamique », explique Mike Nicholls, directeur de la gestion des portefeuilles du groupe Foxtel. « Ces différentes entités avaient des méthodes de travail distinctes, de sorte que la fusion de leurs activités a été très difficile et a exigé beaucoup de changements. » Les entreprises avaient également des structures de gouvernance hétérogènes : certaines disposaient d’un financement propre à chaque projet, tandis que d’autres se basaient sur des feuilles de route de produit récurrentes. Cela donnait lieu à des types de rapports distincts.

Ces entreprises utilisaient également différents logiciels de gestion de projets. « À un moment donné, 30 ou 40 outils différents étaient utilisés dans l’organisation pour la gestion de portefeuille de projets. Il était donc difficile de recueillir des informations, de suivre les progrès et de produire des rapports de manière efficace, ce qui entraînait de nombreux doublons et modifications », ajoute-t-il.

Les complexités de la production média

Enfin, en raison de la grande complexité de ses projets, le groupe Foxtel a dû simplifier ses processus autant que possible. « L’industrie de la télédiffusion et de la production est fortement axée sur la technologie et la logistique », explique M. Nicholls. 

« Imaginez que vous ayez à suivre 45 événements sportifs par week-end, avec des équipes qui se déplacent à plusieurs endroits. Cela nécessite beaucoup de logistique, de connectivité et de mise en réseau. » 

Au sein de chaque entreprise, le groupe Foxtel comptait également différents services et parties prenantes externes qui devaient travailler plus étroitement ensemble. M. Nicholls ajoute : « Nous avons des équipes dédiées au marketing, aux produits, à la facturation, à l’assistance client, à la gestion de notre infrastructure, etc. Nous devons également jongler avec de nombreux partenaires, fournisseurs et sites, ce qui crée beaucoup de dépendances pour les équipes internes et externes. »

Le groupe Foxtel a donc dû avancer avec précaution dans le choix de la bonne solution pour unifier ses activités et ses équipes. « Nous avions besoin d’une gestion de portefeuille complète, et Smartsheet nous a fourni une solution automatisée et modélisée qui a simplifié notre façon d’attribuer les tâches, d’approuver les financements et de suivre la réalisation des projets », se souvient Mike Nicholls. Le groupe Foxtel pouvait également suivre correctement toutes les approbations, tous les audits et toutes les modifications grâce à Smartsheet. Une autre exigence clé était une communication transparente, ainsi que des capacités de production de rapports et d’engagement des parties prenantes. « L’un des plus grands avantages de Smartsheet réside dans sa capacité à créer des tableaux de bord hautement utilisables par les parties prenantes et les différentes équipes de mise en œuvre des projets. Les cadres, les chefs de projet et les experts en technologie peuvent ainsi suivre facilement les différents éléments du travail en temps réel », explique M. Nicholls.

Un partenaire conciliant et accommodant

Après avoir choisi Smartsheet comme solution d’unification de ses processus et portefeuilles, le groupe Foxtel a commencé à planifier sa mise en œuvre. Il a contacté l’équipe de Smartsheet pour obtenir son aide. « Nous voulions que la solution soit prête en seulement huit semaines, et nous avons mis l’équipe de Smartsheet au défi de respecter ce délai. Ils ont pris une profonde inspiration et ont accepté, et ils y sont parvenus, ce qui est tout à leur honneur », a déclaré Mike Nicholls. Dans une série de sprints itératifs, le groupe Foxtel a développé les feuilles et structures de base. 

« Il était important de tout mettre en place correctement dès le départ, et grâce au soutien et à la collaboration de l’équipe de Smartsheet, ce fut un énorme succès. Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de Smartsheet pour co-créer la solution vous aidera à définir la meilleure approche pour votre entreprise. »

Peu de temps après, le groupe Foxtel a commencé à utiliser Smartsheet dans le cadre de la gestion de portefeuille de projets. Chaque entité opérationnelle ou portefeuille dispose de son espace dédié, permettant à chaque groupe de gérer efficacement son programme. À titre d’exemple, l’équipe marketing peut collaborer sur un seul projet, tandis que la branche de streaming peut disposer de plusieurs programmes pour chaque service de streaming. « Chaque portefeuille dispose de son propre tableau de bord. Il nous suffit de cliquer pour nous plonger dans chaque projet. Il intègre également des aspects de gouvernance, tels que la gestion des ressources, les accords financiers et le suivi des investissements, le tout au sein d’un seul et même portefeuille, » souligne Mike Nicholls. Les équipes technologiques gèrent toujours les projets dans le logiciel de gestion de projets Jira, mais chaque tâche est reflétée dans Smartsheet. La branche d’activité peut ainsi disposer à la fois d’une vision de haut niveau et des détails de bout en bout.

Recours à des super-utilisateurs

Pour encourager l’adoption à tous les niveaux, le groupe Foxtel a lancé une initiative de gestion du changement et a défini une façon unifiée de travailler à l’échelle de l’organisation. La société a également formé des utilisateurs clés dans chaque entité opérationnelle en tant que « super-utilisateurs » qui connaissaient les tenants et aboutissants de Smartsheet et qui ont aidé diverses équipes à adopter Smartsheet. « Nous avons donné à nos super-utilisateurs le pouvoir de décider de la façon dont ils souhaitaient utiliser la plateforme tout en adhérant à notre méthodologie de base, comme les revues trimestrielles de l’activité et le suivi basé sur la valeur », ajoute M. Nicholls. La société a également dispensé une vaste formation à ses employés afin de les outiller pour utiliser efficacement la solution.

Toute l’équipe du groupe Foxtel a facilement adopté le nouvel outil. « Tous nos employés ont trouvé que Smartsheet était une excellente solution. Ils ont rapidement commencé à créer leurs propres vues ou à personnaliser leurs configurations. Dans l’ensemble, Smartsheet est beaucoup plus facile à utiliser que nos systèmes précédents », fait remarquer Mike Nicholls.

Une plateforme flexible et engageante

Pour Mike Nicholls, l’un des plus grands avantages de Smartsheet réside dans sa flexibilité. Les vues et les tableaux de bord de Smartsheet peuvent facilement être partagés avec les bonnes équipes ou même avec des utilisateurs externes. Ils peuvent également être adaptés à diverses utilisations comme les réunions d’équipe, les revues trimestrielles de portefeuilles ou les comités de pilotage. « De plus, les configurations de Smartsheet peuvent être facilement modelées. Si, par exemple, nous décidons de scinder nos équipes de diffusion ou de créer une nouvelle division, nous pouvons facilement ajuster la structure du portefeuille dans Smartsheet », explique M. Nicholls.

Selon lui, Smartsheet fournit également des informations de manière plus convaincante. « En fait, nous avons accru l’engagement de notre équipe grâce à la façon dont nous communiquons nos données », explique-t-il. 

« Au lieu de rapports ennuyeux, nous disposons de feuilles de route de produit en temps réel. Tout est connecté, mis à jour en temps réel et entièrement partageable. Nous n’avons plus besoin de reconditionner l’information pour un public spécifique. Nous présentons toujours tout de manière attrayante. Cela a eu un impact considérable sur l’alignement dans tous les domaines et a changé notre façon de travailler. »

Plus de clarté dans la prise de décision

Grâce à une information bien structurée, accessible et centralisée, l’ensemble de l’organisation a acquis une vue d’ensemble de ses portefeuilles. « Nos progrès sont pleinement visibles par nos dirigeants », souligne Mike Nicholls. « Tout le monde dans l’entreprise reconnaît les avantages de disposer de tout au même endroit. Par exemple, l’équipe financière peut voir plus clairement comment tous les fonds sont dépensés. » Cette visibilité a également permis à différentes équipes de démontrer leur valeur.

Une plus grande transparence permet également au groupe Foxtel de prendre des décisions fondées sur des données. « Smartsheet facilite vraiment la prise de décision », explique M. Nicholls. Au lieu de faire circuler les documents dans l’entreprise, tout le monde se prépare à recevoir toute l’information nécessaire lors des réunions trimestrielles. « Cela rend la hiérarchisation et la planification des ressources beaucoup plus efficaces, soit des tâches essentielles que nous voulons effectuer à l’avenir », ajoute M. Nicholls.

Une équipe unie et déterminée

Le groupe Foxtel a atteint son but ultime : rassembler ses équipes. 

« Grâce à Smartsheet, nous constatons une plus grande implication de diverses équipes, notamment de celles dédiées au marketing, aux projets et aux produits », ajoute-t-il. « Cela facilite davantage la prise de décision, et il a été incroyablement gratifiant de voir les équipes s’unir. »

À l’avenir, le groupe Foxtel prévoit de continuer à se concentrer sur l’automatisation pour trouver d’autres domaines à améliorer. « Nous n’avons débuté qu’il y a un an, et il reste encore beaucoup à faire, mais tout fonctionne parfaitement », conclut Mike Nicholls. « Smartsheet a eu un impact vraiment significatif, et nous sommes impatients à l’idée de continuer à évoluer et à nous adapter. »