Clear Digital utilise Smartsheet pour renforcer la confiance des clients grâce au suivi fluide des projets numériques et de sites Web

Clear Digital est une agence créative numérique à service complet qui fournit des services marketing et publicitaires, mais également des expériences de marque, aux entreprises B2B ainsi qu’à d’autres clients. Spécialisée dans le design Web, le développement Web personnalisé, la conception UX/UI, l’intégration technologique, la stratégie de marque, la messagerie de marque ainsi que les services d’identité visuelle, et garantissant un taux de fidélisation client de 90 %, Clear Digital offre des expériences de marque percutantes et significatives grâce à une méthodologie pensée pour garantir des résultats.

La société Clear Digital a été lancée il y a 26 ans, et elle s’appuie sur Smartsheet pour suivre les projets depuis près de 10 ans. 

« En 26 ans, nous avons beaucoup évolué, et cette croissance nous a appris qu’il faut s’appuyer sur les bons outils pour atteindre nos objectifs », explique Annie Raygoza, directrice des services clientèle chez Clear Digital. « Smartsheet renforce notre efficacité et permet de montrer à nos clients que leurs projets avancent comme prévu. »

« Clear Digital faisait auparavant face à des défis liés à une approche fragmentée de la gestion de projet, s’appuyant sur un mélange d’e-mails et de feuilles de calcul pour suivre l’avancement des différents projets. Chaque équipe avait son propre système, ce qui entraînait des incohérences et une gestion inefficace », explique M. Raygoza. « Des processus incohérents donnent lieu à une expérience client inégale. Nous devons offrir à nos clients une expérience harmonieuse, et cela passe en partie par le fait de garantir la cohérence des outils et des processus utilisés. »

Automatiser et centraliser la gestion de projet grâce à Smartsheet 

Après avoir choisi d’utiliser Smartsheet, Clear Digital s’en est servi pour gérer aussi bien de grands projets de développement Web personnalisés que des petits projets vidéo. L’agence utilise les modèles Smartsheet Control Center pour créer de nouveaux projets et les gérer de bout en bout. Clear Digital utilise également Smartsheet pour gérer le budget et le marketing de conférences et autres événements, ainsi que des réunions et événements organisés en interne.

Les équipes créatives de Clear Digital utilisent Smartsheet pour suivre les jalons et échéances clés des projets. « Smartsheet nous aide à comprendre ce dont nous sommes responsables, ainsi nos équipes créatives savent qu’elles ne peuvent commencer une tâche tant que le jalon précédent n’a pas été franchi », explique Annie Raygoza. De plus, les flux de travail automatisés de Smartsheet informent les responsables créatifs et les chefs de projet des dates et des prochaines étapes. « Le pire serait pour nous qu’un client se demande pourquoi un projet est en retard », explique Annie Raygoza. « Nous devons respecter les échéances, et les flux de travail automatisés nous y aident. »

Annie Raygoza et d’autres employés de l’équipe des services clientèle utilisent également des tableaux de bord Smartsheet pour obtenir des aperçus instantanés des projets en cours, ce qui permet de déterminer rapidement si les échéances clés risquent d’être manquées et si des mesures correctives doivent être prises. « Les tableaux de bord nous donnent un moyen rapide de voir où en est chaque projet lors de nos réunions hebdomadaires, et si nous devons traiter des signaux d’alerte », explique Annie Raygoza.

Maintenir plus de 20 projets sur la bonne voie chaque jour

Smartsheet aide Clear Digital à rationaliser la gestion de plus de 20 projets à la fois en fournissant un outil consolidé pour les équipes de services clientèle, de marketing, de développement et de création. « Les projets comportent de nombreuses composantes, notamment des tâches de conception, de développement, d’exploration, de rédaction, de vidéo et de stratégie », précise Annie Raygoza. « Il est essentiel que toutes les équipes soient alignées et informées des échéances, car les tâches sont interdépendantes. Smartsheet rassemble tout au même endroit, ce qui nous donne une visibilité en temps réel de l’avancement du projet et nous assure que rien ne passe entre les mailles du filet. Cette transparence permet non seulement à notre équipe de rester sur la bonne voie, mais elle renforce aussi la confiance de nos clients, qui peuvent voir exactement où en est leur projet et se sentir rassurés par sa progression fluide. »

En obtenant une vue en temps réel de chaque projet, Clear Digital peut être plus proactive. 

« Une gestion de projet efficace consiste à prévenir les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent. Smartsheet nous permet de détecter rapidement les risques potentiels, qu’il s’agisse d’un retard de réponse ou d’une tâche incomplète », explique Annie Raygoza. « Cet outil nous permet de communiquer de manière proactive avec nos clients et de définir un plan d’action clair dans le cas où un élément venait à passer sous les radars. »

Garantir une fidélisation de la clientèle  

Grâce à Smartsheet, Clear Digital dispose d’une visibilité totale sur les jalons du projet, les ressources et les contacts clés. « Smartsheet nous permet d’avoir une visibilité de bout en bout sur chaque projet », explique Annie Raygoza. « Cela permet d’établir la cohérence nécessaire entre outils et processus pour rester transparents et responsables vis-à-vis de nos clients. » Par exemple, lors des réunions hebdomadaires avec les clients, les chefs de projet de Clear Digital peuvent partager les échéances et les mises à jour dans Smartsheet afin de montrer le dernier statut ou tout obstacle ou problème qui pourrait empêcher un projet d’être terminé à temps. En outre, les clients peuvent interagir avec Smartsheet pour consulter des mises à jour de statut ou des tableaux de bord. « Avec Smartsheet, nous savons à tout moment où en sont les choses, et nos clients aussi », précise Annie Raygoza. « Il ne devrait y avoir aucune surprise lors des mises à jour de projet, et Smartsheet permet justement de les éviter grâce à des informations en temps réel. »

De plus, l’entreprise dispose de données de projet plus précises et mises à jour, ce qui renforce la confiance des clients. « Des données plus précises signifient plus de confiance de la part de nos clients, et c’est très important pour la rétention client », explique Annie Raygoza. « Nous devons veiller à ce que nos clients nous restent fidèles. Notre taux de fidélisation atteint 90 %, et sans l’outil Smartsheet, il serait certainement beaucoup plus bas. Dans ce secteur, il peut être difficile de satisfaire les clients. Smartsheet résout ce problème. »

Il est également essentiel de rationaliser les processus de gestion de projet et de communication avec les clients, car tous les projets Clear Digital ont des heures facturables et dépendent fortement des jalons. « Gagner du temps et respecter les échéances sont des éléments essentiels d’une approche facturable, car nous ne voulons pas dépasser le budget de nos clients et risquer de ternir les solides relations que nous entretenons avec eux », explique Annie Raygoza.

Aider les chefs de projet à gagner jusqu’à 50 % en efficacité 

Grâce à une meilleure visibilité et à un outil consolidé pour gérer les projets, Clear Digital passe moins de temps à saisir manuellement les données et plus de temps à travailler directement avec les clients. 

« Nous sommes au moins 40 à 50 % plus efficaces avec Smartsheet, car cela nous aide à automatiser une grande partie du travail manuel de planification et de suivi de l’avancement quotidien de nos projets », explique Annie Raygoza. « Cela nous permet alors d’être plus stratégiques avec nos comptes et d’accorder plus d’attention à nos clients au lieu de trop nous focaliser sur les détails des projets. »

En disposant de plus de temps, les chefs de projet Clear Digital peuvent prendre en charge plus de projets et travailler sur le développement de nouveaux comptes. « Smartsheet a évolué avec nous au fil des années, et nous permet désormais de gérer des projets plus importants et complexes avec des budgets plus importants », souligne Annie Raygoza. 

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.