Homecare Homebase améliore la visibilité de ses campagnes et l’efficacité de ses actions de marketing grâce à la plateforme Smartsheet

Depuis 1999, Homecare Homebase répond aux besoins technologiques de l’industrie des soins à domicile et des soins palliatifs en pleine croissance. Grâce à une plateforme complète et à une gamme de services, l’entreprise n’a plus à se soucier des charges administratives et opérationnelles. Elle offre la visibilité qui se doit sur les indicateurs clés et donne aux prestataires de soins à domicile plus de temps pour s’occuper de leurs patients. 

Accès facile et en temps réel à toutes les ressources créatives et les directives 

L’équipe de marketing de Homebase communique avec sa clientèle à travers une gamme variée d’événements et de campagnes présentant ce que l’entreprise a à offrir, et la façon dont ses services peuvent aider à améliorer la situation des patients. L’équipe a cherché une solution capable de fournir un meilleur accès aux informations et une gestion facilitée des tâches.

S’appuyant sur un vaste contenu créatif et éducatif, le personnel de Homecare Homebase avait besoin d’un moyen facile et fiable de trouver ce dont il avait besoin. L’équipe de marketing a donc déplacé et classé toutes ses ressources et directives dans Brandfolder. « Désormais, nous disposons d’un brandbook en ligne avec une URL en direct dans Brandfolder », explique Sara Cook, directrice des opérations de marque et de marketing chez Homecare Homebase. Un portail interne à la marque est accessible à ses employés. En outre, une version externe contenant les collections publiques permet à toute personne extérieure à l’entreprise de les consulter. Tous deux contiennent les dernières ressources et informations disponibles.

« Brandfolder est devenu notre source unique de vérité. Nous pouvons rechercher nos ressources par mots-clés, ce qui rend l’outil très convivial. Nous envoyons également des mises à jour automatiques par e-mail aux propriétaires pour nous assurer que tout est à jour », explique Mme Cook.

Ensuite, chaque fois qu’une nouvelle version d’un logo ou d’une ressource est lancée, l’équipe de marketing peut simplement la remplacer. Toute personne qui clique alors sur le lien en direct verra immédiatement les nouvelles informations. « Auparavant, de nombreux employés téléchargeaient un PDF contenant nos normes de marque, le conservaient sur leur ordinateur et ne revenaient jamais voir si une nouvelle version avait été publiée. Maintenant, il leur suffit de se rendre sur Brandguide en ligne et d’y télécharger la dernière version », explique Mme Cook. En stockant ses dernières ressources et directives de marque dans Brandfolder, Homecare Homebase s’est assuré qu’aucune mise à jour de la marque ne se perde dans la masse. 

Flux de travail simplifié et visibilité pour les demandeurs 

Lorsque les employés ne trouvent pas ce dont ils ont besoin dans Brandfolder et qu’ils nécessitent une nouvelle création, ils peuvent utiliser un formulaire de prise en charge des demandes que l’équipe de marketing a mis en place. « Je ne voulais pas alourdir la tâche des employés en leur demandant de répondre à un nombre incalculable de questions pour remplir leur demande. Nous utilisons donc la logique conditionnelle dans notre feuille de prise en charge de marketing pour déclencher des questions de suivi en fonction des réponses données », explique Mme Cook. « Par exemple, le formulaire n’aura pas les mêmes questions si les employés demandent une production d’étude de cas ou s’ils se rendent à un salon professionnel. » 

Un portail a également été mis en place pour présenter une Dynamic View des demandes de marketing afin que les demandeurs puissent voir l’état d’avancement de leurs demandes. Dynamic View offre différentes vues aux administrateurs et aux utilisateurs, de sorte que les demandeurs obtiennent un tableau de bord plus concis de l’ensemble de leurs demandes. Les demandeurs verront uniquement les colonnes qui les concernent, par exemple, leur nom, l’intitulé du projet, la personne à qui il est attribué ou la date d’échéance estimée. En outre, ils peuvent rapidement répondre à une question sur un projet donné.

Avec de nombreux événements sur le calendrier de marketing, ainsi que différentes feuilles et divers rapports concernant les projets de marketing, l’équipe souhaitait donner un aperçu à tous ses membres de ce qu’elle faisait. Pour cela, Mme Cook a créé deux WorkApps : une dédiée aux opérations de marketing, et une autre consacrée au budget.

« Désormais, tout le monde peut facilement et clairement trouver les informations pertinentes, le tout en un rien de temps. Les WorkApps sont facilement accessibles sur les appareils mobiles, ce qui permet à l’équipe de se tenir au courant depuis n’importe où », explique-t-elle. 

Des processus rationalisés pour générer de la valeur plus rapidement 

À l’instar de la plupart des équipes de marketing, celle de Homecare Homebase doit jongler avec de nombreux projets et demandes différents à tout moment, ce qui était difficile à suivre. « Auparavant, le personnel devait prendre le temps de s’assoir à son bureau ou d’envoyer un e-mail ou un message privé avec sa demande. Nous avions grandement besoin d’un meilleur processus afin de nous assurer que rien ne passait à travers les mailles du filet, d’attribuer les projets de manière appropriée et de les suivre jusqu’à leur achèvement », se souvient Mme Cook. « Je souhaitais pouvoir compter sur Smartsheet pour organiser chaque événement, tâche, demande et ressource. » 

Avec les WorkApps, l’équipe peut regrouper les pages, les feuilles et les tableaux de bord par sujet. « Cela a complètement changé la donne pour nous », explique-t-elle. Une fois qu’une demande a été attribuée et que l’équipe souhaite passer à l’action, elle peut tout suivre sur les feuilles de projet dans Smartsheet. 

Pour Mme Cook, l’un des points essentiels des WorkApps est qu’elles permettent de tout conserver dans une seule fenêtre qui peut être directement modifiée. « Auparavant, je ne pouvais pas voir tous les projets en un seul et même endroit. Je devais me rendre sur les feuilles sources pour les modifier, ce qui ajoutait de nombreuses étapes avant de pouvoir mettre à jour le statut d’un projet. Mais avec les WorkApps, notre série de pages est simplement disponible sur la gauche. Je peux cliquer dessus pour en ouvrir une dans la même fenêtre, où je peux modifier et afficher l’intégralité de la feuille en un seul endroit. Tout est beaucoup plus rapide. »

Grâce à son processus rationalisé de prise en charge et de demande de marketing, l’équipe de marketing est également devenue plus efficace dans le traitement des demandes. Les demandes sont automatiquement attribuées à la personne appropriée en fonction du type de résultat recherché, et les informations remplies dans le formulaire sont directement transmises à la feuille de marketing pour que l’équipe puisse y répondre. « Ces automatisations nous ont simplifié la vie », explique Mme Cook.

Enfin, une fois qu’un projet est terminé, la ressource finale est directement chargée depuis Smartsheet dans Brandfolder. « Dans la pièce jointe de Smartsheet, il suffit de sélectionner une option dans cette pièce jointe qui indique "charger dans Brandfolder", et de choisir la collection dans laquelle la mettre ainsi que les balises qu’elle doit contenir. Ensuite, elle passe immédiatement dans Brandfolder », explique Mme Cook. « L’intégration est donc grandement simplifiée. »

Grâce à de nouveaux flux de travail, tableaux de bord et affichages automatisés, Homecare Homebase a apporté plus de transparence, de responsabilisation et de productivité à son équipe.

« Smartsheet aide vraiment notre équipe de marketing à s’assurer qu’aucune demande ne passe à travers les mailles du filet et à fournir de la valeur aux autres services plus rapidement et plus méticuleusement, ce qui profite en fin de compte aux soignants et à leurs patients », conclut Mme Cook.