Orbis Education s’appuie sur Smartsheet pour automatiser les enquêtes, rationaliser les renouvellements de contrats, gérer facilement les emplois du temps des cours en ligne, ainsi que pour rationaliser de nombreux autres processus opérationnels critiques au quotidien

La société Orbis Education a été fondée en 2003. Elle met au point, commercialise et gère des solutions de formation en soins de santé comprenant des programmes d’enseignement supérieur, qui contribuent à résoudre le problème de pénurie de main-d’œuvre dans les hôpitaux et dans le système de santé en général. Orbis s’associe à des universités et à des organismes de santé pour fournir des programmes de formation en soins infirmiers, ergothérapie, sciences de laboratoire médical et dans d’autres domaines de la santé, qui permettent de former des milliers de professionnels prêts à entrer sur le marché du travail. 

Diverses équipes d’Orbis s’appuient sur Smartsheet pour gérer un large éventail d’activités : recrutement, intégration, configuration des comptes, processus de paie, suivi des tâches, gestion de projet, calendriers de livrables, élaboration de programmes éducatifs, développement de produits, tableaux de bord permettant à la direction de disposer d’une source d’information unique et d’accéder à des rapports, suivi des OKR et des ICP, portails d’équipe agissant comme un intranet localisé, maintenance préventive, assurance qualité, collecte de formulaires et de données, déclencheurs de flux de travail, ainsi que pour communiquer avec les fournisseurs et les partenaires en externe. Par exemple, les cadres d’Orbis utilisent Smartsheet pour rationaliser les informations et organiser des réunions opérationnelles ; le service des soins infirmiers d’Orbis s’appuie sur Smartsheet pour gérer tous les projets quotidiens et suivre les livrables destinés aux partenaires ; l’équipe d’apprentissage en ligne d’Orbis profite de Smartsheet pour s’assurer que tous les cours sont organisés dans les temps ; et l’équipe des processus opérationnels d’Orbis utilise Smartsheet pour suivre l’intégration des nouvelles recrues et envoyer automatiquement des enquêtes à des destinataires spécifiques à un poste grâce à un suivi et à des déclencheurs de flux de travail centralisés.

« Smartsheet répond aux besoins uniques de tous nos services chez Orbis », explique Mark Gbur, vice-président des produits et de l’apprentissage en ligne chez Orbis Education.

Avant d’adopter Smartsheet, Orbis utilisait des logiciels de gestion de projet basiques et des tableurs hors ligne pour gérer le renouvellement des fournisseurs, les emplois du temps des cours en ligne et d’autres processus opérationnels clés. « Nous perdions beaucoup de temps à modifier des documents en double et des fichiers hors ligne, que nous utilisions par e-mail pour communiquer avec les étudiants, les professeurs, les partenaires et les fournisseurs », explique M. Gbur. « Nos processus manuels entraînaient des erreurs. Nos informations critiques devenaient obsolètes presque immédiatement après leur publication, et nous avions l’impression que notre méthode de travail était archaïque et inefficace. » 

Les équipes ont su mettre au point et faire évoluer des solutions qui étaient chronophages, sujettes aux erreurs et qui auraient autrement été dépendantes de chaque utilisateur. À l’origine, l’équipe des processus opérationnels d’Orbis s’appuyait sur plusieurs solutions logicielles pour envoyer, chaque semestre, plus de 20 enquêtes de satisfaction aux professeurs, aux coachs universitaires et aux fournisseurs de formations en ligne. Face à l’augmentation du volume des enquêtes, il est devenu difficile de répondre à la demande et la réalisation d’un petit projet prenait soudain un temps considérable pour un membre de l’équipe, rien qu’en amont. « Avant Smartsheet, chaque lundi, je passais mon temps à copier-coller des données. La solution d’acquisition de données reliant plusieurs sources n’était pas fiable, et 60 % des données manquaient aux différentes équipes pour la réalisation des enquêtes », affirme Gina Smith, directrice des processus opérationnels chez Orbis Education.

« Le nombre d’enquêtes envoyées était rapidement passé de 20 à plus de 150, ce qui comprenait la plupart de nos partenaires et davantage d’équipes internes. Nous savions que nous devions automatiser le processus de collecte de données et éliminer les étapes manuelles pour rendre l’ensemble plus précis et plus efficace. »  

Utiliser Smartsheet pour gérer les processus opérationnels essentiels

Orbis a commencé à utiliser Smartsheet en 2010 pour suivre et gérer des projets liés aux cours en ligne. « Nous avons évalué d’autres produits, mais c’est Smartsheet qui offrait le plus de fonctionnalités et qui répondait le mieux aux besoins de l’entreprise », explique M. Gbur.

« J’ai d’abord créé un système simple d’envoi de requêtes dans Smartsheet, qui est devenu notre source unique de vérité pour notre base de connaissances. Finalement, chaque fois que des besoins en matière de collecte de données, de gestion de données, de gestion de processus ou de projet se présentaient, Smartsheet apparaissait comme la solution évidente. Par ailleurs, celle-ci a été adoptée de plus en plus dans l’ensemble de l’organisation, et elle est maintenant omniprésente dans notre culture. »

Plus récemment, Orbis a commencé à utiliser Smartsheet Control Center pour automatiser le processus de gestion des enquêtes. G. Smith et son équipe élaborent des plans d’action dans le Control Center pour s’assurer que les tâches sont alignées entre les différents services et que ces mêmes données sont utilisées pour l’établissement des rapports de projet.  Orbis s’est rendu compte qu’il fallait simplifier le processus de répartition des données entre les différentes parties prenantes, de manière autonome et évolutive.

Orbis utilise également l’outil de création de documents Smartsheet pour automatiser les publipostages de feuilles vers des PDF afin de générer des signatures et des renouvellements de contrats. « Face à l’augmentation des demandes en personnel et des recrutements, nous devions trouver comment gérer facilement les contrats et les processus de paie », explique G. Smith. À l’aide de l’outil de création de documents Smartsheet, Orbis a créé un PDF simple pour automatiser la signature de nouveaux contrats pour chaque semestre. Étant donné que Smartsheet s’intègre à DocuSign, un logiciel de signature électronique, les données sont automatiquement renvoyées dans Smartsheet lorsqu’un contrat de travail est signé. « Désormais, en un coup d’œil sur Smartsheet, nous pouvons voir le statut de chaque contrat, car la dernière version y est disponible », explique G. Smith. Orbis utilise même ce processus pour gérer automatiquement les évaluations des compétences cliniques des étudiants.

Outre ces cas d’utilisation, Orbis utilise Smartsheet Dynamic View pour partager les informations de traitement de la paie avec les responsables à des fins de modification. « Dynamic View nous aide à contrôler ce que les autres voient ou ne voient pas », explique G. Smith. « Nous n’avons plus besoin de gérer les autorisations au niveau de l’espace de travail ou des ressources. »

L’organisation utilise également Smartsheet WorkApps pour créer des applications simples permettant de gérer les nouvelles affectations, les projets d’inscription et les niveaux de dotation en personnel. « Nous utilisons Dynamic View pour rationaliser la gestion des salaires de nos directeurs des services de soins infirmiers », explique G. Smith. « De plus, grâce à WorkApps, les responsables peuvent consulter toutes les cotisations salariales qui ont été modifiées. Toutes ces données mises à jour sont ensuite intégrées dans des rapports Smartsheet que nous envoyons à notre société mère à des fins d’établissement de rapport. »

Enquêtes automatisées et renouvellement rationalisé des contrats des fournisseurs 

En automatisant les enquêtes de satisfaction dans Smartsheet Control Center, Orbis a considérablement augmenté le nombre d’enquêtes qu’elle envoie chaque semestre. « Chaque semestre, au lieu d’en envoyer uniquement 20, nous envoyons désormais plus de 150 enquêtes de satisfaction auprès du personnel en raison de l’automatisation du Smartsheet Control Center », explique G. Smith. « Cela nous aide à contacter davantage d’intervenants afin que nous puissions plus facilement prendre en compte les commentaires lors de la conception de nos programmes. »

Orbis a également gagné un temps considérable en utilisant l’outil de création de documents Smartsheet afin de générer automatiquement des contrats de recrutement, de suivre les statuts et de rationaliser l’ensemble du processus. Auparavant, un employé du service financier d’Orbis utilisait les e-mails pour gérer les contrats, un processus manuel qui était très chronophage.

« Autrefois, la mise à jour ou le renouvellement d’un contrat prenait 5 à 10 minutes, mais maintenant nous pouvons agir sur plus de 50 contrats en moins de 5 minutes grâce à Smartsheet », explique G. Smith. « Smartsheet a changé la donne pour notre service financier. »

Grâce aux automatisations de Smartsheet, Orbis a pu faire face à l’augmentation du volume et assurer l’envoi et le suivi des renouvellements de contrats sans avoir à recruter du personnel supplémentaire.  

« Grâce à Smartsheet, l’ensemble du processus de gestion opérationnelle est plus efficace, plus optimisé, plus connecté et plus fiable. Désormais, nous pouvons nous concentrer sur nos tâches au lieu de gérer des processus isolés et fastidieux », indique G. Smith.

Des données plus précises et une communication simplifiée 

Grâce à Smartsheet, Orbis dispose d’une meilleure visibilité sur les données des projets, y compris les données historiques qui permettent aux utilisateurs de visualiser facilement les tendances en matière d’inscriptions. « Auparavant, nous utilisions une seule Smartsheet pour répondre à nos besoins basiques en matière de données relatives aux inscriptions, mais nous devions écraser les données de la semaine précédente par celles de la nouvelle », explique G. Smith. « En utilisant WorkApps, nous pouvons revenir en arrière et examiner toutes les données historiques pour voir les tendances sur certaines périodes. Nous pouvons, par exemple, générer des rapports afin de vérifier l’exactitude de nos prévisions d’inscriptions. »

Orbis a également simplifié la communication, à la fois en interne et avec les partenaires. « La solution Smartsheet est incontestablement plus efficace que les e-mails pour la plupart de nos communications », explique M. Gbur. « Nous avons mis en place des mises à jour automatisées des demandes, ce qui me permet de recevoir des notifications en cas de changements. De plus, je n’ai plus besoin de relancer les gens par téléphone ou par e-mail pour obtenir des mises à jour sur l’état d’avancement des formations ou des sessions d’intégration pour les professeurs ou le personnel. »

Orbis prévoit d’étendre son utilisation d’outils Smartsheet tels que Dynamic View et WorkApps au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise. « Qu’il s’agisse de tableaux de bord, de feuilles ou de rapports, l’ensemble de nos fonctionnalités quotidiennes sont gérées par Smartsheet », déclare M. Gbur.

« Nous trouvons sans cesse de nouvelles solutions Smartsheet à nos problèmes », affirme M. Gbur.