Elle définit la norme en matière d’efficacité dans l’industrie de l’habillement.

PVH Corp, l’une des plus grandes entreprises mondiales du secteur de la mode, poursuit ses objectifs élevés en matière de bonnes pratiques, d’optimisation des processus, de durabilité et d’innovation continue. Eurelle Hao, cheffe de projet senior et chef du bureau de gestion de projet pour PVH Supply, joue un rôle clé dans la réalisation des projets qui permettent au numéro un du secteur de l’habillement d’atteindre ses objectifs.

Eurelle Hao est responsable de la gestion de projets pour deux filiales de l’entreprise : Calvin Klein Apparel North America et The Underwear Group, qui comprend les marques de sous-vêtements et de lingerie CALVIN KLEIN UNDERWEAR, TOMMY HILFIGER, Olga, Warner’s et True&Co. Lorsqu’elle a rejoint PVH, l’une de ses principales missions était de rationaliser les processus de gestion de projets.

Elle a donc mené des recherches en vue d’améliorer et d’accélérer l’adoption de la plateforme Smartsheet pour aider à regrouper les projets, et utilisé des modèles pour concevoir et exécuter des projets visant à améliorer les communications directes entre les continents et indépendamment des fuseaux horaires.

« Une source de référence unique »

« Avant d’utiliser Smartsheet, nous n’avions pas d’outil commun de gestion du travail collaboratif pour la gestion de projets », explique Eurelle Hao. « Tout était fait manuellement, avec un grand nombre d’outils différents, ce qui impliquait un grand nombre de points de contact différents. Il fallait se rendre à trois ou quatre endroits différents pour obtenir des informations, sans toutefois être sûr qu’elles sont exactes ou à jour. »

« Si vous travaillez au sein d’une grosse équipe interfonctionnelle, vous aimeriez ne jamais avoir à chercher. Vous devriez connaître l’emplacement de chaque élément et savoir que vous pouvez tous travailler dessus en même temps. Smartsheet nous permet de disposer d’une source de référence unique. »

Aujourd’hui, plusieurs équipes de PVH Supply gèrent leurs projets avec Smartsheet pour assurer le suivi, la méthodologie, la communication entre les équipes et l’exécution des projets. De la présentation d’une idée aux rapports finaux de la direction, tout passe par les modèles et formulaires Smartsheet que l’équipe du PMO a établis. Pour ces entreprises, Smartsheet constitue une plateforme permettant d’effectuer de nombreuses tâches essentielles regroupant leurs projets et initiatives d’approvisionnement :

• Calendriers de développement de la production et rapports : l’aventure de PVH a commencé avec des calendriers. Lorsque The Underwear Group a eu besoin d’un nouvel outil de calendrier pour ses produits, on lui a proposé de faire un essai avec Smartsheet. La réussite de sa mise en œuvre a suscité une adoption et un déploiement plus larges au sein de The Underwear Group, puis de Calvin Klein Apparel North America.

• Infrastructure et gouvernance du bureau de gestion de projets (Project Management Office – PMO) : le centre de formation du PMO comprend un flux de travail pour l’exécution des projets, des modèles de projets personnalisables, des formulaires en ligne pour proposer de nouveaux projets, un processus automatisé d’examen et d’approbation, ainsi que l’archivage et l’évaluation des projets terminés.

• Formation et intégration des membres de l’équipe : Smartsheet permet aux équipes de PVH Supply de disposer d’un espace central où trouver les bonnes pratiques, des données historiques, des informations et des conseils sur les processus, ce qui permet aux nouveaux talents de se familiariser rapidement avec l’entreprise.

• Création de rapports à l’intention de la direction, par le biais de tableaux de bord : les tableaux de bord interactifs offrent de la transparence aux dirigeants, depuis la vue d’ensemble jusqu’aux moindres détails. Si les dirigeants examinent l’exécution des stratégies fonctionnelles ou l’état d’avancement des nouveaux modèles de prestataires, ils peuvent consulter les tableaux de bord et obtenir directement les informations dont ils ont besoin pour être informés ou prendre des décisions clés, sans avoir à organiser de nombreuses réunions et à passer du temps à chercher des réponses.

« Le principal problème auquel sont confrontés de nombreux projets est le manque de visibilité des dirigeants », explique Eurelle Hao. « Smartsheet permet aux équipes de gestion de projets de participer à la visibilité de nos dirigeants, afin que ces derniers disposent des bonnes informations et puissent prendre les décisions clés nécessaires. »

Collaboration à l’échelle mondiale

Smartsheet permet également de communiquer plus facilement, non seulement pour les dirigeants de The Underwear Group et Calvin Klein Apparel North America, mais aussi pour les équipes internes et les partenaires stratégiques partout dans le monde. Les équipes de PVH Supply sont réparties sur plusieurs continents et fuseaux horaires. Cela peut engendrer des retards et de la confusion si les lignes de communication ne sont pas bien définies et directes. Smartsheet facilite le partage des informations et des données directement dans les feuilles de projet.

« Smartsheet nous aide à mieux communiquer et à collaborer de manière nouvelle, et ce, pas uniquement au sein de l’équipe du PMO, mais aussi avec d’autres services comme l’approvisionnement, les ventes, les opérations, les produits dérivés et le design », poursuit Eurelle Hao. « La plateforme permet une collaboration totale, transparente et à grande échelle. Nous avons des bureaux situés à Hong Kong, en Afrique, au Sri Lanka, en Inde. Ils sont tous connectés et reliés à Smartsheet. »

Avec des lignes de communication bien définies et une source centrale d’informations actualisées, Smartsheet permet aux équipes d’approvisionnement de travailler de manière plus agile. Elles utilisent même Smartsheet pour piloter les réunions par le biais d’ordres du jour et de rapports, en travaillant en direct grâce à une présentation claire de l’état actuel du projet, des problèmes et des prochaines étapes.

Eurelle Hao ajoute : « Avant, certaines équipes organisaient des réunions d’une heure à une heure et demie, une à deux fois par semaine, pour seulement un ou deux projets. Grâce à Smartsheet, nous sommes capables de faire bien plus, car tout se fait de la même manière. C’est un outil qui s’adapte aux besoins du projet. Vous ne perdrez plus de temps à faire des tâches à la main. C’est bien plus efficace. »

Délais d’exécution réduits, pour mieux servir les clients

En améliorant leur gestion de projets et leur communication, les équipes de The Underwear Group et Calvin Klein North America Apparel Supply ont pu réaliser plus de projets. Le fait de réaliser davantage d’initiatives centrées sur le client augmente les bénéfices, tout en permettant aux talents d’assumer de nouvelles responsabilités qui les aideront à développer leurs compétences actuelles ou à en acquérir de nouvelles. Grâce à un flux intuitif de modèles et de processus, Smartsheet permet aux équipes interfonctionnelles de concevoir et de concrétiser des idées innovantes.

Au bout du compte, la valeur ajoutée que Smartsheet apporte à The Underwear Group et à Calvin Klein Apparel North America de PVH se mesure au niveau de l’expérience client. Qu’il s’agisse d’améliorer la conception d’un nouveau processus ou la durabilité des tissus pour une ligne de sous-vêtements, ou de réduire le délai de livraison des produits aux détaillants, Smartsheet est une plateforme qui permet d’optimiser continuellement les pratiques et d’élever les normes de performance.

« Tout ce que nous faisons consiste à garantir des produits haut de gamme pour le consommateur, et tout projet que nous menons doit toujours s’aligner sur nos objectifs organisationnels », souligne Eurelle Hao.

« Grâce à Smartsheet, nous exécutons ces tâches plus rapidement et de manière plus efficace. Dans une certaine mesure, il s’agit d’un travail en coulisses. Mais pas uniquement, car cela nous a permis d’atteindre plus facilement certains objectifs. Et cela profite aussi bien au client final qu’à nos équipes internes. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.