Modèles de gestion immobilière
Feuille de calcul de gestion immobilière - Excel
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Gérez les finances pour plusieurs propriétés immobilières à l’aide de ce modèle sous Excel. La feuille de calcul répertorie les revenus et dépenses de location, afin que vous puissiez rapidement identifier les propriétés les plus rentables. Bien que cette feuille de calcul soit conçue pour le suivi des données financières, vous pouvez facilement la modifier pour inclure des renseignements sur les locataires et d’autres informations de gestion immobilière.
Modèle de convention de gestion immobilière
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Un formulaire de convention de gestion immobilière fournit un contrat juridiquement contraignant entre un(e) propriétaire et un(e) gestionnaire immobilier/ière afin de protéger les deux parties et de définir des attentes claires. Ce modèle fournit des grandes lignes que vous pouvez modifier en fonction de vos besoins spécifiques. En général, une telle convention décrit les responsabilités des gestionnaires immobiliers, les modalités de paiement, les dates du mandat et d’autres conditions.
Modèle de liste de contrôle pour la gestion immobilière
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Disposer d’une liste de contrôle organisée des tâches à effectuer peut rendre le processus de gestion moins insurmontable, limiter les risques d’oublier des missions importantes, en particulier celles qui ont une influence sur la conformité légale, et contribuer au bon fonctionnement de votre entreprise. Tout ce qui favorise les bonnes pratiques commerciales peut renforcer votre réputation positive auprès des locataires. Utilisez ce modèle tel quel ou ajustez-le pour créer votre propre liste de contrôle complète.
Liste de contrôle de gestion immobilière pour les locations de vacances
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Ce modèle de liste de contrôle est spécifiquement destiné aux propriétés de vacances, ce qui vous permet de créer une liste détaillée de tâches, allant de la commercialisation à la location, en passant par le ménage et l’entretien extérieur. Vous avez la possibilité de créer des listes de contrôle distinctes pour les responsabilités saisonnières ou de séparer les tâches administratives de l'entretien. Quelle que soit l’utilisation que vous faites du modèle, une liste de contrôle simple peut vous aider à maîtriser la gestion des locations de vacances.
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Modèles de maintenance et d’inspection
Modèle d'ordre de travail de maintenance - Excel
Télécharger le modèle d'ordre de travail
Utilisez ce modèle d’ordre de travail de maintenance pour les réparations ou les projets de maintenance courante. Le modèle comprend des informations importantes, telles que les conditions de service, la description du travail, les coûts détaillés de la main-d’œuvre et des matériaux, ainsi qu'une signature d’approbation. Conservez des copies de vos ordres de travail afin de disposer d’archives détaillées concernant les problèmes de maintenance et les coûts associés.
Modèle de journal de maintenance
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Enregistrez les données de maintenance dans un journal permanent, afin de suivre les dégâts, les réparations et la maintenance préventive. Les problèmes peuvent inclure la modernisation des appareils électroménagers, la commande de réparations ou la préparation d’un appartement pour de nouveaux locataires. Ce modèle de journal simple peut vous aider à approuver et traiter rapidement les demandes de maintenance.
Liste de contrôle pour les inspections de gestion immobilière
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Utilisez cette liste de contrôle d’inspection comme formulaire d'emménagement ou de déménagement. Modifiez la liste de contrôle de façon à ce que les éléments correspondent à votre bien immobilier et incluez toutes les tâches nécessaires en cas de déménagement, comme la remise de clés ou la restitution d’un dépôt de garantie. Une liste de contrôle d’inspection peut vous éviter d'oublier des tâches et fournir une comparaison entre l’état du bien lors de l’emménagement et lors du déménagement.
Liste de contrôle d’inspection pour les propriétés commerciales
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Conçue spécifiquement pour les propriétés commerciales, cette liste de contrôle d’inspection comprend les espaces extérieurs et intérieurs, comme les parties communes et les ascenseurs. Selon la taille et le type de bâtiment, vous devrez peut-être ajouter ou supprimer des informations dans la liste de contrôle. Pour répondre aux normes de sécurité des bâtiments commerciaux, incluez des points tels que les équipements d’urgence, les systèmes de chauffage et de climatisation, ainsi que les exigences en matière d’accessibilité.
Modèles de location
Modèle de demande de location
Télécharger le modèle de demande de location
Une demande de location vous aide à recueillir et à vérifier les informations des locataires, dont les références et l’historique de location. Vous pouvez personnaliser le modèle de manière à inclure toutes les instructions ou informations dont vous avez besoin. Vous pouvez transmettre cette demande sous à des locataires potentiels via un site Web, par e-mail ou en version papier.
Modèle de vérification des références des locataires
Télécharger le modèle de vérification des références des locataires
Ce modèle simple peut vous aider à organiser votre processus de vérification des références, pour vous assurer d'avoir contacté toutes les personnes et vérifié les questions importantes. Ce formulaire permet également de comparer facilement les candidats si vous devez choisir entre plusieurs locataires.
Modèle de quittance de loyer
Télécharger le modèle de quittance de loyer
Le fait de remettre des quittances de loyer et de conserver des copies permet de générer une documentation importante pour les locataires comme pour les gestionnaires immobiliers. Ce modèle sous Excel comporte des rubriques permettant de répertorier les informations sur les propriétaires et les biens, les dates et modalités de paiement, la période de location, etc. Les locataires apprécieront de recevoir une quittance de loyer pour leurs dossiers fiscaux ou à d’autres fins.
Reçu de dépôt de garantie
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Ce modèle de reçu comprend les coordonnées des propriétaires et locataires, ainsi que des informations sur les modalités de restitution du dépôt de garantie. Si vous souhaitez inclure des clauses du bail, il vous suffit de copier-coller ce texte dans ce modèle sous Word. Généralement, l'on rembourse un dépôt de garantie aux locataires lors de leur déménagement, à condition que ces derniers n'aient pas endommagé le bien d'une manière excédant l’usure normale.
Bail au mois
Télécharger le bail au mois
Un bail au mois peut offrir de la flexibilité aux locataires comme aux propriétaires. Utilisez ce modèle de contrat pour décrire les modalités d’une location au mois, dont le montant du loyer et la date de versement, le nombre autorisé d’occupants et d’autres accords. Le/la propriétaire et le/la locataire signent le modèle pour créer un accord juridiquement contraignant.
Modèle d'avenant au bail
Télécharger le modèle d'avenant au bail
Si vous devez apporter des modifications à un bail, un avenant décrit les mises à jour et permet aux locataires d’accepter ces modifications. Comme pour tout modèle de contrat, vérifiez les lois de votre État ou consultez un avocat pour vous assurer de suivre les directives appropriées lors de la création ou de la modification d’un bail.
Modèle de prolongation de bail
Télécharger le modèle de prolongation de bail
Si un(e) locataire et un(e) gestionnaire immobilier/ière décident de renouveler un bail qui arrive à son terme, un accord de prolongation peut décrire brièvement les modalités de poursuite du bail. Il est important de documenter ces changements afin que les locataires fassent l'objet d'une communication claire et que tous les accords soient rédigés par écrit. Ce modèle fournit des grandes lignes simples que vous pouvez modifier selon vos besoins spécifiques.
Modèles de résiliation de bail et de départ des locataires
Formulaire d'avis de départ des locataires
Télécharger le formulaire d'avis de départ des locataires
Les locataires peuvent utiliser ce formulaire pour informer les propriétaires ou les gestionnaires immobiliers de leur intention de déménager. L’envoi d’un avis écrit permet de conserver une trace de la date de l’alerte et fournit aux propriétaires les coordonnées et l’adresse de réexpédition des locataires.
Mise en demeure de paiement de loyer
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Une mise en demeure de paiement de loyer informe les locataires qu'ils sont en retard pour le paiement du loyer et les avertit que le non-respect de la mise en demeure entraînera une action en justice. La mise en demeure fournit des instructions pour le paiement de la somme due (y compris d'éventuelles pénalités de retard) ou la libération des lieux par le/la locataire à une date donnée.
Modèle d’avis d’expulsion
Télécharger le modèle d’avis d’expulsion
Un avis d’expulsion fournit aux locataires un délai spécifique, par exemple 60 jours, pour quitter un bien locatif. Les règles liées aux expulsions et le délai dont disposent les locataires pour libérer les lieux peuvent varier d’une région à une autre. La conservation d'archives concernant les expulsions de locataires peut vous fournir la documentation requise si le processus d’expulsion conduit à des poursuites judiciaires.
En quoi consiste la gestion immobilière ?
Dans le sens le plus large du terme, la gestion immobilière englobe toutes les tâches et responsabilités liées à l’administration et à la supervision d'un bien immobilier. Ce terme est généralement employé dans le contexte de la gestion des biens locatifs. Les propriétaires peuvent assumer ces tâches de façon indépendante, ou engager une société de gestion immobilière pour gérer les propriétés et les locataires. Dans certaines zones géographiques, l'administration municipale peut exiger que les propriétaires aient recours à des sociétés de gestion immobilière s'ils habitent loin de l’appartement ou de la maison qu’ils louent. Les règles applicables aux sociétés de gestion immobilière varient selon les régions, mais de nombreux États exigent que les gestionnaires disposent d’une licence immobilière afin de fournir de tels services. Les divers aspects de la gestion immobilière comprennent l’entretien des bâtiments, la gestion financière, le travail avec les compagnies d’assurance et la consultation d’avocats pour résoudre les problèmes juridiques.
Concernant les responsabilités liées à la location de biens, il existe un cycle de vie des locataires : d'abord attirer les locataires, puis les sélectionner et les conserver, et en fin remettre en état les appartements après le départ des locataires. Pour obtenir un bref aperçu de certaines tâches courantes liées à ce cycle de vie, voici une liste non exhaustive des responsabilités en matière de gestion immobilière :
- Nouveaux locataires : attirer de nouveaux locataires comprend la fixation de loyers appropriés, la commercialisation des biens avec des photos de grande qualité, la diffusion de publicités en ligne concernant les appartements (y compris sur votre propre site Web si possible) et l’organisation de visites libres. Une fois que vous aurez trouvé des locataires potentiels, vous devrez démarrer le processus de sélection, qui peut inclure un entretien, le dépôt d'une candidature, une vérification des antécédents et l'obtention de références. Vous devrez fournir aux nouveaux locataires un bail et d'éventuels autres accords et, une fois que vous aurez perçu le dépôt de garantie et le loyer, vous pourrez remettre les clés aux locataires. Vous devez faire des copies et conserver tous les documents signés et effectuer toutes les tâches administratives requises afin d’actualiser les informations des locataires et de vérifier les paiements.
- Locataires actuels : lorsque de nouveaux locataires suivent le processus d’orientation et signent des contrats, assurez-vous de préciser clairement vos attentes pour éviter des problèmes par la suite. Le fait d'entretenir des relations positives avec les locataires vous aide à conserver les locataires, ce qui permet de gagner du temps et de l’argent. Vous devez documenter, à des fins de référence, toute communication ou tout problème survenant avec des locataires. Les autres tâches régulières comprennent la maintenance courante des biens, la gestion des réparations, la perception des loyers et le fait de prévenir les locataires lorsqu'il est nécessaire renouveler le bail.
- Départs des locataires : idéalement, les locataires arriveront à payer leur loyer et fourniront un préavis adéquat lorsqu’ils décideront de déménager. Dans le cas contraire, vous devrez envoyer des avertissements aux locataires, ce qui peut conduire à terme à une procédure d’expulsion. Lorsque des locataires déménagent, vous devez effectuer une inspection afin de déterminer s’ils sont responsables des éventuelles réparations nécessaires. Leur part de responsabilité an la matière détermine le montant du dépôt de garantie qui leur sera restitué. Lorsque vous préparez l'appartement pour les prochains locataires, vos tâches se concentrent à nouveau sur le fait d'attirer de nouveaux locataires, redémarrant ainsi le cycle de vie des locataires.
Les sociétés de gestion rédigent et suivent généralement un manuel de politiques et de procédures de gestion immobilière, afin d'assurer de la cohérence dans les pratiques commerciales et d’établir des lignes directrices claires pour gérer toutes les tâches énumérées ci-dessus, et bien plus encore.
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