À quoi peut vous servir une analyse des écarts ?
Une analyse des écarts mesure les résultats réels par rapport aux résultats attendus afin d’identifier les stratégies, processus, technologies ou compétences sous-optimaux ou manquants. Utilisez les résultats d’une analyse des écarts pour recommander les mesures que votre entreprise doit prendre en vue d’atteindre ses objectifs.
En comparant l’état actuel avec l’état visé, les entreprises, les unités opérationnelles ou les équipes peuvent déterminer les points sur lesquels elles doivent travailler pour améliorer leurs performances ou leurs résultats et suivre le bon chemin plus rapidement. Les entreprises peuvent également utiliser le processus d’analyse des écarts pour améliorer les performances des individus ou de l’équipe, et examiner des attributs tels que les compétences propres à la tâche, le niveau de performance et la productivité. D’autres noms sont donnés à ce processus, notamment l’analyse des besoins.
Contrairement à une évaluation des risques, qui a tendance à être tournée vers l’avenir, une analyse des écarts examine l’état actuel. Les normes ANSI (American National Standards Institute), ASIS (American Society for Industrial Security) et RIMS (Risk and Insurance Management Society) indiquent que l’évaluation des risques comprend l’identification, l’analyse et l’évaluation des incertitudes par rapport aux objectifs et aux résultats d’une organisation.
Une analyse des écarts peut également vous servir à comparer les performances par rapport au potentiel. En d’autres termes, à quel point une personne, un groupe ou un produit s’éloigne-t-il de sa capacité ? Les ressources n’ont-elles pas été en deçà des besoins ?
Lorsqu’il est appliqué à d’autres processus opérationnels, l’analyse des écarts devient un processus de reporting utilisé pour l’amélioration. Lorsqu’elle est appliquée au domaine de la fabrication ou de la production, une analyse des écarts peut aider à équilibrer l’allocation et l’intégration des ressources, depuis leur niveau d’allocation actuel vers un niveau optimal. Ces ressources peuvent être du temps, de l’argent, des ressources matérielles ou humaines.
Concrète ou conceptuelle
Vous pouvez effectuer une analyse concrète des écarts qui examine le monde réel, ou une analyse conceptuelle qui examine des scénarios hypothétiques. Bien que vous puissiez utiliser le même modèle dans les deux exercices, lorsque vous effectuez une analyse des écarts conceptuelle, vous devrez faire des hypothèses quant aux paramètres à utiliser. À l’inverse, utilisez des faits et des données réels pour une analyse concrète.
Stratégique ou opérationnelle
Une analyse des écarts peut être stratégique et se concentrer sur l’ensemble de l’organisation, sa planification et son exécution, ou elle peut être opérationnelle et se concentrer sur le travail quotidien d’une équipe ou d’un service. Étant donné que les deux méthodes sont basées sur des situations réelles, il n’est pas nécessaire de faire des hypothèses.
Découvrez comment Smartsheet peut vous aider à être plus efficace
Regardez la démonstration pour comprendre comment vous pouvez gérer plus efficacement votre équipe, vos projets et vos méthodes, grâce à la gestion du travail en temps réel dans Smartsheet.
Exemples d’analyse des écarts
De nombreux services de l’entreprise utilisent le processus d’analyse des écarts, y compris la comptabilité, le service commercial, le service à la clientèle et les ressources humaines. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples précis de scénarios dans lesquels une entreprise peut utiliser une analyse des écarts :
-
Lancement d’un nouveau produit : une fois qu’une entreprise a lancé un nouveau produit, elle peut faire une analyse des écarts pour déterminer pourquoi les ventes n’ont pas satisfait aux prévisions.
-
Productivité : lorsque la productivité d’une usine ne répond pas aux attentes, aux besoins ciblés des clients ou à l’ensemble des exigences opérationnelles qui ont été définies, une analyse des écarts peut aider à déterminer le processus à corriger.
-
Gestion de l’offre : si un hôpital se retrouve à manquer de matériels régulièrement, il peut effectuer une analyse des écarts pour identifier la raison.
-
Performance des ventes : un fabricant peut examiner les performances de vente de son catalogue de produits pour s’assurer qu’il crée la bonne combinaison, et qu’il utilise les résultats pour maximiser sa courbe des possibilités de production.
-
Évaluation individuelle : un chef d’équipe d’un cabinet comptable peut demander à chaque membre d’effectuer une analyse des écarts sur lui-même. Les résultats peuvent servir non seulement à trouver des objectifs afin que chacun améliore ses performances individuelles, mais aussi à définir les meilleures pratiques à adopter.
-
Évaluation des produits : une entreprise de logiciels peut effectuer une analyse des écarts de son produit pour s’assurer que toutes les fonctionnalités et fonctions décrites dans les exigences de l’entreprise sont présentes et fonctionnent comme prévu.
Pourquoi les entreprises effectuent-elles une analyse des écarts ?
Les entreprises effectuent des analyses des écarts pour identifier la différence entre le point où elles en sont et leurs objectifs. Vous pouvez utiliser une analyse des écarts pour évaluer ces différences, identifier les causes et déterminer les étapes nécessaires pour combler l’écart.
En gestion de projet, la différence entre la façon dont une entreprise effectue une tâche ou une activité et la façon idéale de l’effectuer est appelée CΔV (prononcé « C delta V ») ou la vision actuelle des écarts. La différence entre l’objectif d’un indicateur et sa performance réelle est appelée AΔT (prononcé « A delta T »), ou la cible réelle des écarts.
Voici quelques raisons pour lesquelles une entreprise peut effectuer une analyse des écarts :
-
Analyse comparative : comparez les résultats par rapport à des critères externes. Une entreprise informatique peut vouloir connaître sa position par rapport aux critères de performance du marché. Une entreprise de bonbons peut vouloir comparer sa réputation à celle de ses concurrents.
-
Analyse du portefeuille : en examinant son portefeuille de produits pour trouver de nouvelles opportunités de vente, une entreprise peut utiliser une analyse des écarts pour identifier les nouveaux produits à vendre. Dans le sens inverse, elle peut également chercher des produits existants qui se vendent mal, utiliser l’analyse des écarts pour connaître la raison, puis les promouvoir (par exemple, les mettre plus en avant dans leur communication marketing ou les mettre en vente), les modifier pour mieux répondre aux besoins des clients, ou les retirer du portefeuille.
-
Bénéfices : si un pourcentage du bénéfice prévu n’est pas atteint, une entreprise peut utiliser l’analyse des écarts pour déterminer ce qui n’a pas fonctionné, que ce soit en cours de planification ou d’exécution. L’organisation a-t-elle payé des dépenses plus élevées que prévu pour les matériaux, ou a-t-elle dû baisser les prix en raison d’une concurrence inattendue ?
-
Processus : une analyse des écarts peut aider à révéler les lacunes des processus afin que les résultats réels correspondent aux résultats attendus. Une entreprise de livraison pourrait examiner son processus de point d’accès pour voir pourquoi tant de ses fournisseurs ne sont pas payés dans les temps. Ou encore, examiner leurs processus de facturation pour voir pourquoi beaucoup de leurs fournisseurs ne reçoivent leurs factures qu’après la date d’échéance.
-
Indicateurs de performance : une analyse des écarts peut également être appliquée à des indicateurs clés de performance, comme l’acquisition de nouveaux clients, le montant moyen des commandes ou le retour sur investissement (RSI). Par exemple, un opérateur mobile pourrait chercher les raisons qui l’ont amené à manquer son objectif d’acquisition de clients, ou une entreprise de fruits de mer pourrait chercher les raisons pour lesquelles elle ne prépare pas autant de saumon que prévu.
-
Écarts d’utilisation : l’écart d’utilisation est la différence entre la taille actuelle du marché d’un produit ou d’un service et la taille potentielle du marché. L’analyse des écarts dans ce domaine peut aider une organisation à voir pourquoi elle n’atteint pas son plein potentiel. La réputation d’une entreprise fait-elle baisser les ventes ? Ou la direction a-t-elle mal interprété la demande pour un produit ?
Qu’est-ce qu’une analyse des écarts de marché ?
Une analyse des écarts de marché est une méthode de recherche des opportunités de vente où la demande l’emporte sur l’offre. Une organisation peut utiliser ces analyses, qui peuvent être effectuées en interne ou en externe, pour prendre des décisions en fonction de la situation réelle du marché, plutôt que de l’opinion.
Une analyse des écarts de marché diffère de l’étude de marché, car elle est proactive plutôt que réactive. Souvent, les entreprises B2C tirent avantage de ce processus. Le marché qu’elles pourraient explorer peut être géographique (il n’y a personne qui vend quelque chose semblable à leur produit sur la côte ouest), basé sur des produits (à un moment, personne ne vendait des étuis de téléphone portable qui se dédoublaient comme des portefeuilles) ou basé sur les services (il peut y avoir beaucoup de chiens dans une ville, mais pas beaucoup de promeneurs de chiens ou d’autres entreprises de soins aux animaux de compagnie). Elles peuvent également chercher un moyen de mieux utiliser les ressources existantes (pensez à Uber qui lance Uber Eats).
Qu’est-ce qu’une analyse des écarts stratégique ?
Une analyse des écarts stratégique compare la stratégie d’une entreprise à celle de ses concurrents. Une entreprise peut alors adopter les éléments qui fonctionnent le mieux d’une approche d’un concurrent et les intégrer dans les parties les plus réussies de sa propre stratégie.
Quand effectuer une analyse des écarts ?
Une entreprise peut effectuer une analyse des écarts à tout moment, mais réfléchissez à un calendrier afin d’optimiser son efficacité. Effectuez régulièrement des analyses des écarts, avant une période de planification stratégique, ou chaque fois qu’un service ou une entreprise est sous-performant.
Une analyse des écarts est souvent un élément clé de la planification stratégique, un processus qui aide une organisation à définir une stratégie pour atteindre ses objectifs. En cherchant les problèmes via une analyse des écarts, l’entreprise peut ajuster sa stratégie pour mieux s’adapter à la situation, ou mettre à jour les processus de l’entreprise pour s’aligner sur la stratégie.
Lorsqu’une organisation est à la recherche de problèmes de performance, une analyse des écarts peut être un outil clé pour identifier les problèmes. Par exemple, si une entreprise souhaite lancer une campagne de marketing pour améliorer sa réputation ou demander un prêt, elle peut effectuer une analyse des écarts de marché pour déterminer son impact sur l’économie locale et utiliser ces données dans le cadre de sa campagne ou de sa demande de prêt. De même, lorsqu’une entreprise se prépare à un audit ou à d’autres activités de contrôle, une analyse des écarts est un moyen proactif d’indiquer aux auditeurs les réglementations auxquelles l’entreprise se conforme, et qu’elle a un plan pour se conformer au reste.
Avantages et défis de l’analyse des écarts
Les analyses des écarts profitent aux organisations de nombreuses manières, notamment pour identifier les opportunités de croissance et hiérarchiser les ressources. Elles peuvent également être difficiles et chronophages, et nécessitent une connaissance approfondie du service qu’elles ciblent. Nous avons décrit les principaux avantages et défis ci-dessous :
-
Elles donnent un aperçu des domaines qui doivent être améliorés, comme l’efficacité, les produits, la rentabilité, les processus, la satisfaction des clients, les performances, la participation et l’avantage concurrentiel.
-
Elles permettent de s’assurer que les exigences du projet ont été respectées.
-
Elles permettent de trouver des points faibles et des lacunes à traiter.
-
Elles aident à révéler les différences de perception par rapport à la réalité.
-
Elles fournissent des informations pour guider les décideurs, ce qui peut conduire à de meilleures décisions.
-
Elles permettent de trouver les meilleurs domaines où allouer des ressources et concentrer l’énergie.
-
Elles permettent la hiérarchisation des besoins.
-
Si elles sont bien réalisées, les résultats d’une analyse des écarts sont clairs et faciles à comprendre.
Bien que précieuses, les analyses des écarts ne sont pas parfaites. Voici quelques défis liés au processus d’analyse des écarts :
-
La réussite dépend des connaissances et de la persévérance des personnes impliquées dans le processus.
-
Bien que le processus puisse exposer certaines causes, s’il ne va pas assez loin, les résolutions proposées ne s’attaqueront pas à la cause profonde et réelle, ou pourront passer à côté des complexités sous-jacentes. Par exemple, lors de l’évaluation des performances des ventes, une analyse peut conclure que les commerciaux n’offrent pas le nouveau produit en quantité suffisante, mais sans identifier la raison. Ne connaissent-ils pas assez le produit ? Les clients ne veulent-ils pas changer de produit ? Ou le nouveau produit ne fonctionne-t-il pas comme annoncé ?
-
L’analyse peut être inexacte, car le terrain change constamment (en particulier dans les grandes organisations ou dans des secteurs en évolution rapide).
Comment réaliser une analyse des écarts ?
Il est simple d’effectuer une analyse des écarts. Tout d’abord, identifiez le domaine à évaluer et indiquez ses résultats idéaux. Ensuite, analysez son état actuel. Comparez cela avec les résultats idéaux, et quantifiez la différence. Enfin, faites un plan pour combler l’écart.
Dans les grandes organisations, le processus d’analyse des écarts incombe généralement les analystes d’affaires, les chefs de projet, les équipes chargées de l’amélioration des processus ou la direction. Mais avec quelques connaissances et un modèle d’analyse des écarts bien conçu, n’importe qui peut se charger du processus.
Certaines organisations ont peut-être déjà un processus décrit que vous pouvez suivre. Toutefois, les étapes de base pour effectuer une analyse des écarts sont expliquées ci-dessous.
-
Identifiez le domaine à analyser et les objectifs à atteindre.
Par exemple, vous voudrez peut-être comprendre pourquoi votre usine n’atteint pas son objectif de production. L’objectif sera de découvrir les causes qui vous ont empêché d’atteindre les objectifs et de trouver des mesures pour les éliminer. -
Établissez l’état futur idéal. Si tout fonctionnait comme prévu, où vous situeriez-vous ?
-
Analysez l’état actuel. Quelles sont les causes qui vous ont fait manquer vos objectifs ? Par exemple, les travailleurs n’étaient-ils pas assez bien formés ? Le plancher de production a-t-il manqué de personnel ? Les matériaux requis étaient-ils toujours disponibles ? L’agencement du plancher de production a-t-il ralenti les choses ?
-
Comparez l’état actuel avec l’état idéal. À quel point la production actuelle est-elle éloignée de son objectif ? Par exemple, espériez-vous produire 1 000 unités par heure, mais n’avez réussi à produire que 800 unités par heure ?
-
Décrivez l’écart et quantifiez la différence. Dans l’exemple de production unitaire (décrit à l’étape 4), il y aurait un déficit de 20 %. Après avoir étudié les causes potentielles, décrivez la contribution de chacune à l’écart. Dans cet exemple, nous pouvons constater que le manque de formation représente 5 % de l’écart, les problèmes d’effectifs reviennent à 7 %, les pénuries de matériaux représentent 2 % et l’aménagement inefficace du sol de l’usine 14 %. Les entreprises peuvent utiliser d’autres systèmes d’évaluation pour quantifier la différence. Ils peuvent être basiques et employer des termes simples, comme bon, juste et mauvais, ou être plus détaillés, par exemple une échelle de 1 à 50.
-
Résumez les recommandations et créez un plan pour combler les lacunes. Décidez de ce qui doit être modifié et déterminez les étapes à prendre pour corriger les choses. Dans cet exemple, si l’équipe qui effectue l’analyse décide que l’agencement est le problème le plus facile à résoudre et celui qui aura le plus grand impact, elle peut recommander des moyens de le résoudre. Elle pourra travailler avec la chaîne logistique et les équipes de dotation du personnel pour émettre également des recommandations à ces problèmes. Enfin, elle résume ses idées et les présente à la direction pour commencer à planifier les améliorations.
Meilleures pratiques en matière d’analyse des écarts
Lorsque vous effectuez une analyse des écarts, réfléchissez aux domaines, éléments et processus à analyser, et aux recommandations à adopter. Comprenez que les modifications que vous apportez peuvent affecter d’autres domaines. Assurez-vous que vos objectifs sont spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps (SMART).
Appuyez vos recommandations à l’aide de données de votre analyse afin d’augmenter la probabilité que votre entreprise les adopte. Utilisez des diagrammes pour illustrer vos données et les rendre plus faciles à comprendre. Il est également impératif de prendre en compte les coûts, les ressources et les conséquences lorsque vous recommandez des problèmes à résoudre et des solutions. N’oubliez pas que si une solution est hors de portée, il est peu probable que l’entreprise l’adopte.
Attribuez un responsable à chaque partie du processus pour vous assurer d’accomplir chaque étape. En approfondissant la solution proposée, vous constaterez qu’elle ne sera peut-être pas facile à atteindre. Cherchez au-delà des évidences pour voir s’il existe d’autres solutions possibles.
Découvrez comment la création d’objectifs SMART peut garantir l’efficacité de votre analyse des écarts.
Modèles d’analyse des écarts
Vous pouvez utiliser un cadre pour votre analyse des écarts, comme le modèle Nadler-Tushman et l’analyse PESTEL, afin de simplifier le processus. Utilisez chaque cadre répertorié ci-dessous comme principe directeur pour les causes que vous découvrez et les solutions proposées.
Le modèle des 7S de McKinsey
La méthode de McKinsey comprend sept catégories : la stratégie, la structure, les systèmes, les valeurs partagées (shared values), les compétences (skills), le style et le personnel (staff). Les trois premiers sont dits « hard » et les autres « soft ».
Un exemple d’incohérence peut être une chaîne de production qui nécessite 20 personnes pour fonctionner à pleine capacité, mais qui possède une équipe de nuit de 15 personnes seulement. Dans ce cas, il y a un décalage entre les systèmes et le personnel.
Le modèle de congruence Nadler-Tushma
Ce modèle divise la performance d’une entreprise en quatre domaines : le travail, les personnes, la structure et la culture. Notez les forces et faiblesses de chaque domaine, puis comparez-les. L’objectif est de savoir si le travail effectué dans chaque domaine soutient les autres. Par exemple, un groupe de conformité, qui effectue ses tâches à un niveau élevé de l’entreprise, trouve des domaines dans lesquels elle ne suit pas certaines lois et réglementations. Cependant, l’organisation de l’entreprise n’a aucun moyen de mettre en œuvre ces changements. Les personnes et la structure ne sont donc pas congruentes.
L’analyse SWOT
Le terme SWOT est un acronyme qui signifie strengths, weaknesses, opportunities et threats (forces, faiblesses, opportunités et menaces, en français). Bien que certains experts voient l’analyse des écarts et l’analyse SWOT comme des outils distincts, le SWOT est un outil utile pour organiser à la fois les causes et les recommandations. Toutefois, la partie menace entre dans l’évaluation des risques, et comme mentionné précédemment, une analyse des écarts n’est pas une évaluation des risques.
Téléchargez gratuitement un modèle d’analyse SWOT pour commencer à l’utiliser.
L’analyse PESTEL
PESTEL est un autre acronyme qui signifie politique, économique, sociologique, technologique, environnemental et légal. Bien qu’il puisse s’agir d’une analyse indépendante, une entreprise peut également l’utiliser comme cadre d’analyse des écarts.
Le diagramme d’Ishikawa
Le diagramme d’Ishikawa, ou diagramme en arête de poisson, est un outil créé par Kaoru Ishikawa, un expert japonais en contrôle de la qualité. La méthode est conçue pour identifier les causes des problèmes et les diviser en catégories, comme les autres cadres ci-dessus.
Bien que l’image ci-dessus illustre six catégories utilisées dans la fabrication, il existe d’autres ensembles de catégories que d’autres secteurs d’activité utilisent. Quelques-unes d’entre elles sont décrites ci-dessous.
Les 8 P du marketing mix
-
Product (produit)
-
Price (prix)
-
Promotion (communication)
-
Place (distribution)
-
Process (processus)
-
People (personnel)
-
Physical evidence (preuves tangibles)
-
Performance
Les 4 S dans le secteur des services
-
Surroundings (environnement)
-
Suppliers (fournisseurs)
-
Systems (systèmes)
-
Skills (compétences)
À quoi sert l’analyse des écarts pour une banque ?
Dans le secteur bancaire, une analyse des écarts évalue le risque en examinant le solde des actifs et des passifs. L’analyse détermine s’il existe un écart négatif (lorsque le passif dépasse l’actif) ou un écart positif (lorsque l’actif dépasse le passif).
L’analyse des écarts bancaires ne prend pas en compte les variations potentielles des taux d’intérêt, et se concentre généralement sur les périodes à court terme (un mois, trois mois), ce qui en fait un outil limité.
Qu’est-ce qu’une analyse des écarts dans l’industrie pharmaceutique ?
Une analyse des écarts dans l’industrie pharmaceutique examine la différence entre les exigences réglementaires affectant une entreprise, et les pratiques et processus qu’une entreprise utilise actuellement.
Transformez une analyse des écarts en processus exploitables grâce à la gestion du travail en temps réel dans Smartsheet
Donnez à vos employés les moyens de se dépasser grâce à une plateforme flexible conçue pour répondre aux besoins de votre équipe, et capable de s'adapter quand ces besoins changent. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.