Qu’est-ce qu’une évaluation de performance ?
Quelle que soit la taille des organisations, les responsables procèdent à des évaluations de performance avec les employés au profit de l’entreprise, du superviseur et des membres individuels de l’équipe.
David M. Pollack, titulaire d’un doctorat, vice-président, conseiller pour APTMetrics, explique : « Une revue de performances est un processus dans lequel les performances professionnelles d’un employé sont documentées, vérifiées et évaluées. Dans la plupart des cas, l’employé(e) reçoit des commentaires sur le niveau de ses performances. Les organisations utilisent souvent les résultats de la revue pour prendre des décisions en matière d’emploi, qu’il s’agisse de promotions, d’ajustements de rémunération, d’accès à des possibilités de développement, etc. »
La fréquence de ces évaluations peut varier d’une entreprise à l’autre. « Bien que les gestionnaires les plus efficaces examinent la performance de leurs employés et fournissent des commentaires de façon continue, l’utilisation d’évaluations de performance permet de s’assurer que l’évaluation et les commentaires auront lieu au moins une ou deux fois par an de façon formelle et seront effectués de façon cohérente entre les responsables », ajoute M. Pollack.
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But et avantages des évaluations de performance
Même si les responsables et les employés peuvent envisager les évaluations de performance avec appréhension, l’exercice est utile pour tous les membres de l’équipe. Ces évaluations peuvent motiver les employés à améliorer leur productivité grâce à une communication et des conseils prudents. Les informations recueillies à partir des autoévaluations des employés, des commentaires des pairs et du suivi continu des réalisations et des défis peuvent aider les gestionnaires à voir où des améliorations doivent être apportées et les mesures potentielles à prendre pour concrétiser ces changements. Les renseignements cumulatifs de plusieurs membres de l’équipe peuvent fournir des données complètes qui peuvent avoir un impact positif sur la gestion des performances et la conception opérationnelle. Les évaluations de performance peuvent également être un moyen de comparer les employés de façon standard, pour les décisions liées au salaire ou à la promotion.
Gina Abudi, présidente d’Abudi Consulting Group, déclare : « Les revues de performance sont nécessaires pour aider les employés à comprendre les domaines où ils sont performants et ceux où ils doivent développer davantage leurs compétences pour réussir dans l’organisation, tout en remplissant leur fonction ».
« Les revues de performance peuvent être un excellent moyen de s’assurer que les responsables, les employés et les autres parties prenantes sont tous sur la même longueur d’onde à propos des performances », déclare Mary Fox, PDG de Marlow, une société qui propose un coaching de carrière aux cadres par discussion instantanée (chat). « De nombreuses entreprises utilisent cette approche comme un moyen de rendre le processus de promotion plus équitable pour toutes les parties concernées. Quoi qu’il en soit, le résultat des revues de performance ne doit jamais être une surprise pour la personne évaluée ».
Points d’évaluation de performance : Évitez le stress
Une préparation précise peut réduire le stress lié à la rédaction ou à la réception d’évaluations de performance, tout comme la participation à une formation approfondie des responsables.
David M. Kopp, titulaire d’un doctorat, est éducateur, consultant en gestion et auteur de Human Resource Development: Performance Through Learning (Développement des RH : la performance par l’apprentissage) (BridgePoint Education), et de Famous and Infamous Workplace Training: A Social History of Training and Development (Formation sur les lieux de travail célèbres et tristement connus : une histoire sociale de la formation et du développement), qui donne un aperçu du sujet.
« L’évaluation des performances ne doit pas se faire de façon désinvolte. Il est impératif que l’évaluateur soit formé sur la façon d’évaluer correctement afin d’éviter d’éventuelles erreurs. Les erreurs fréquentes comprennent, par exemple, l’effet de halo, ou la tendance à faire des généralisations inappropriées à partir d’un aspect de la performance d’une personne au travail. D’autres sont la clémence, la tendance à évaluer toutes les personnes comme étant exceptionnelles et à donner des notations gonflées plutôt que des évaluations précises de la performance, et la tendance centrale, qui évalue chaque personne comme moyenne, indépendamment des différences de performance, entre autres erreurs d’évaluation.
« On suppose que l’employé est évalué sur les tâches pour lesquelles il a été engagé selon la description de son poste. Pourtant, ce n’est pas toujours le cas. La plupart des tâches sont réparties entre : doit faire/savoir, a besoin de faire/savoir et serait bien de faire/savoir. Parfois, les évaluateurs se concentrent trop sur les compétences de l’employé dans le serait bien de faire/savoir et négligent que l’employé peut être peu compétent dans le doit ou a besoin de faire/savoir », explique Kopp.
Il continue de souligner l’importance d’avoir une formation adéquate avant d’effectuer des évaluations de performance. « Lorsqu’elle est effectuée correctement, l’évaluation des performances a besoin de temps et d’expérience pour être efficace ; en fait, contourner cela peut se faire au détriment de l’organisation. Une caractéristique importante d’un système d’évaluation du rendement est qu’il peut aider à éviter le phénomène du principe de Peter ; c’est-à-dire avoir des employés qui sont élevés à leur niveau d’incompétence. Des systèmes efficaces d’évaluation de la performance garantissent que les employés développent leurs compétences », ajoute M. Kopp.
Points d’évaluation de performance à prendre en compte
Il y a de nombreux aspects à garder à l’esprit dans les évaluations de performance. Voici quelques remarques de nos experts :
- Soyez prêt : Tous nos experts ont noté que la préparation est l’aspect le plus crucial des évaluations de performance. La formation et le perfectionnement professionnel conçus pour aider les responsables à tirer le meilleur parti des évaluations de performance rendront le processus plus fluide. Une formation vous permettra de connaître les phrases à éviter lors d’une évaluation de performance des employés et à prévenir les problèmes juridiques potentiels. Prenez régulièrement des notes dans les journaux de performance pour rendre les commentaires des employés moins longs, notez les problèmes et les succès et prenez le temps d’enregistrer les traits intangibles (voir les comportements notés ci-dessous).
Smartsheet propose de nombreux modèles gratuits pour vous aider dans tous les types de tâches liées aux ressources humaines, y compris les évaluations des performances. Des outils comme les objectifs des employés et le modèle d’évaluation des performances suivants sont à télécharger dans cet article :
Objectifs des employés et évaluation de performance
Ce modèle entièrement personnalisable est une solution tout-en-un qui permet de préparer et de soutenir la collaboration. Enregistrez les objectifs, comparez la performance avec les objectifs, faites des commentaires et partagez avec les parties prenantes en temps réel. Le modèle propose également des lignes directrices sur les meilleures pratiques, des instructions pour chaque élément de traitement, des exemples d’informations, etc.
Téléchargez le modèle des objectifs des employés et évaluation de performance
- Soyez positif : Une approche négative crée de la résistance. Dans la mesure du possible, transformez le négatif en positif. Si des corrections sont nécessaires, alternez les commentaires positifs et négatifs. Dans le cadre d’évaluations écrites et en personne, consolidez les normes de performance de l’entreprise, mettez l’accent sur le potentiel et développez un plan d’amélioration individuel.
- Mettez l’accent sur le comportement lié aux compétences essentielles : Selon le niveau de responsabilité d’un employé, la maîtrise des compétences essentielles variera naturellement. Utilisez ces comportements pour évaluer et appliquer des indicateurs/notations à l’évaluation de la performance d’un employé :
- Communication : planifie et communique clairement, à l’écrit ou à l’oral, et sait quand et comment transmettre l’information aux personnes ou équipes appropriées.
- Réflexion : connaît la source des informations, applique la pensée analytique, et pense conceptuellement et stratégiquement.
- Relations interpersonnelles : fait preuve de sensibilisation interpersonnelle, de travail d’équipe et de coopération.
- Service client : démontre une capacité à satisfaire les clients internes et externes.
- Adaptabilité : recueille des informations pertinentes et fait preuve d’esprit critique pour répondre à de multiples exigences et priorités concurrentes dans un environnement évolutif et modifie son planning au besoin.
- Responsabilité : accepte la responsabilité de ses propres actions et décisions et accomplit le travail de manière efficace, rentable et éthique.
- Connaissances professionnelles : possède la compétence requise dans son domaine et son poste. Engagement à l’amélioration continue, y compris l’apprentissage de technologies appropriées.
- Soyez coach et mentor :
Le docteur Orin Davis est chercheur principal au Laboratoire sur la qualité de vie et conseiller en démarrage d’entreprises et en entreprises en phase précoce. Le docteur Davis est également conseiller scientifique pour Happify et Happy Brain Science. De plus, il est professeur auxiliaire en commerce, psychologie, entrepreneuriat et créativité.
Vous et votre organisation devez avoir pour objectif d’aider les employés à atteindre leur niveau de performance maximal. Selon Davis, « Chez les RH 'CYA' (Cover your ass, autrement dit ‘protégez-vous’) et les lieux obsédés par la responsabilisation (ou l’illusion de celle-ci), ils sont le moyen le plus facile de justifier des décisions comme des augmentations, des promotions et des licenciements. Idéalement, les évaluations des performances permettent de confirmer que les gens font à la fois ce qu’ils veulent accomplir et ce qu’ils sont payés pour accomplir. En outre, ils offrent aux individus l’opportunité d’approfondir leur compréhension de leur travail ainsi que les méthodes pour mieux le faire et apporter des contributions plus significatives (et ainsi s’améliorer et s’épanouir à la fois personnellement et professionnellement). » - Travaillez en dehors du cadre habituel des ressources humaines : Si vous êtes responsable dans une grande entreprise et que vous souhaitez aller au-delà des évaluations annuelles de performance, la gestion agile des performances (APM) peut être une solution pour communiquer des commentaires et un développement continus aux membres de l’équipe, et particulièrement pour les travailleurs du savoir. L’APM utilise les principes du développement de logiciels Agile pour stimuler la performance, l’engagement et la valeur commerciale des employés. Agile est une méthode réactive qui comprend des cycles courts, une réflexion régulière et la correction des cours en fonction des données recueillies.
- Mettez à profit la technologie : L’APM exige l’utilisation de la technologie pour partager les informations et l’examen des progrès, mais c’est seulement l’un des moyens d’utiliser les technologies pour les responsables des ressources humaines. Ils peuvent également utiliser des outils comme les réseaux sociaux pour les évaluations et la communication par les pairs, les applications mobiles natives pour suivre l’avancement et solliciter des commentaires et des logiciels pour vérifier les indicateurs de performance par rapport aux normes. L’utilisation de formulaires en ligne peut aider à soutenir votre processus d’évaluation de performance et offrir aux membres de l’équipe un moyen facile d’écrire leurs auto-évaluations et de fournir des commentaires de haut niveau des employés à la direction. Pour plus d’idées, lisez « Maîtrise du lundi : 4 astuces pour améliorer vos commentaires sur les performances. »
Modèles et cadres des évaluations de performance
Il n’existe pas de cadre unique pour les évaluations des performances. En fait, tous les experts que nous avons consultés pour cet article ont exprimé l’importance de faire ce qui fonctionne le mieux pour la culture et les objectifs commerciaux de votre entreprise. Par exemple, une petite start-up de la Silicon Valley avec 20 employés, une architecture ouverte et une structure organisationnelle horizontale peut se satisfaire de mises au point continues et de discussions entre pairs, tandis qu’un cabinet comptable au classement Fortune 500 comptant 50 000 employés peut avoir besoin d’une structure plus formelle.
Trouvez d’autres modèles pour organiser les données des employés dans « Modèles gratuits d’évaluations de performance des employés. »
Voici quelques cadres à prendre en compte :
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Alignement entre la performance et les objectifs organisationnels : « Aquinis, Joo et Gottfredson (2011) fournissent un cadre complet pour des évaluations de performance efficaces », explique Pollack. « Dans les systèmes de gestion de performance les plus efficaces, les objectifs des employés sont alignés sur ceux de l’organisation, les employés sont évalués sur leurs responsabilités les plus critiques au travail, et les responsables et les employés sont formés sur la façon de communiquer et recevoir les commentaires. »
Modèle d’évaluation des employés
Conçu pour un examen annuel, ce formulaire peut être personnalisé pour différentes cadences. Le modèle comprend des sections pour les objectifs pondérés, mesurables et les évaluations avec des notes pour les tâches de suivi. D’autres domaines comprennent l’auto-évaluation des employés, l’évaluation des compétences des employés et l’évaluation du responsable par l’employé. À la fin du modèle, il y a un espace dédié aux suggestions de développement professionnel.
Téléchargez le modèle d'évaluation des employés
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Reconnaissance et soutien des réalisations : « Les organisations qui se concentrent sur les résultats obtenus (c.-à-d. les buts) et comment ces résultats ont été obtenus (c.-à-d. les compétences nécessaires à l’exécution du travail) ont tendance à avoir les processus les plus efficaces qui, en fin de compte, mènent à une meilleure performance du travail », explique Pollack.
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Révisions en cours : « Lorsque les responsables organisent régulièrement des réunions individuelles (généralement deux fois par semaine), le processus d’évaluation de performance est assez indolore », explique Fox. « Dans ces cas, cela devient plus une cible. Par exemple, un membre de l’équipe saura qu’il dispose de quelques mois pour acquérir les compétences attendues pour une promotion. Lorsque les entretiens individuels se déroulent régulièrement avec les responsables (et sont gérés efficacement), il y a très peu de surprises dans le processus d’évaluation de performance. »
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Commentaires et communication constructifs : Dans sa pratique, Abudi met l’accent sur les évaluations par les pairs et les autoévaluations comme pierres angulaires de l’efficacité de l’évaluation de performance. Vous trouverez ci-dessous plusieurs modèles que vous pouvez utiliser pour fournir aux employés des commentaires sur leurs performances.
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Commentaires des employés à 360° : « J’utilise des évaluations à 360 degrés (rassemblant les commentaires des superviseurs, les personnes auxquelles il rend des comptes directs et des collègues) pour un certain nombre de mes clients à diverses fins. Ces outils remplacent la composante d’autoévaluation d’une évaluation de performance (puisque l’individu effectue une évaluation sur lui-même et fait l’objet d’une évaluation par son responsable, ses chefs directs et ses pairs.). La méthode à 360° est un excellent outil si l’organisation sait l’utiliser. »
Modèle d’évaluation à 360 degrés/par les pairs
Si vous utilisez la méthode des commentaires à 360 degrés pour les évaluations, ce modèle personnalisable d’évaluation par les pairs permet aux membres de l’équipe de facilement noter les forces et les domaines d'amélioration de leurs pairs. Les compétences sont évaluées à l’aide d’un système de notation pour fournir un aperçu simple et quantitatif de la performance. Vous pouvez modifier le modèle pour y inclure les compétences pertinentes pour votre organisation et adaptées aux commentaires des collègues.
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Téléchargez le modèle d’évaluation par les pairs - WORD
Formulaire d’évaluation de groupe
Si vous devez évaluer une équipe, un service ou un autre groupe organisationnel, ce modèle prend en charge plusieurs notations de compétences, puis calcule automatiquement les scores totaux. En un coup d’œil, vous pouvez identifier les forces et faiblesses d’une équipe. Les notations attribuées aux individus peuvent être extraites des autres formulaires d’évaluation de performance ou d’auto-évaluation.
Téléchargez le modèle d’évaluation de groupe
- Autoévaluation : “Soyez honnête ! Cela n’est possible que lorsqu’il y a une relation de confiance entre l’employé et le responsable qui examinera l’auto-évaluation », explique Abudi. « L’employé doit utiliser l’auto-évaluation pour refléter honnêtement ses points forts et les points où il a besoin de soutien (formation, coaching) de la part de son responsable pour améliorer ses compétences. Cette auto-évaluation est aussi un excellent outil pour mettre en valeur le travail ou les contributions faites par l’employé au-delà des tâches quotidiennes régulières. »
Les auto-évaluations sont plus qu’une formalité, ce sont des outils importants. Elles peuvent être difficiles, mais les auto-évaluations donnent aux membres de l’équipe l’occasion d’évaluer leur propre performance professionnelle et de vérifier si leur superviseur a la même opinion. C’est l’occasion pour les employés d'assumer leurs réalisations, d’explorer de nouvelles opportunités dans leur poste actuel et d’accélérer leur plan de carrière. Ce formulaire d’autoévaluation personnalisable fournit un aperçu ouvert des responsabilités, du rendement et du ciblage des objectifs de performance.
Téléchargez le modèle d'auto-évaluation des employés
Pour en savoir plus sur l’auto-évaluation, consultez la partie « Comment écrire et survivre à votre auto-évaluation et à votre évaluation de performance. »
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Système de notation : Selon la Society for Human Resource Management, « les systèmes de notation sont couramment utilisés car ils fournissent des évaluations quantitatives du niveau de réussite ou de performance d’un membre de l’équipe, aident à différencier les employés et sont relativement faciles à appliquer. Il n’y a pas de consensus sur le système de notation qui fonctionne le mieux, mais la plupart partage des éléments communs. Les systèmes de notation peuvent être numériques (par exemple., 3, 4, 5) ou alphabétiques (par exemple., a, b, c), avec des nombres ou des lettres correspondant à un adjectif, comme 5 = excellent ou c = satisfaisant. Les systèmes de notation peuvent aussi être narratifs. Par exemple, un élément de notation pourrait être performance inacceptable, décrit comme ne parvient pas à répondre aux exigences et objectifs élémentaires. Les systèmes à message positif sont devenus plus populaires. Par exemple, un système peut inclure des notations telles que fondamentales, efficaces et très efficaces.”
Modèle d’évaluation de performance de période d’essai avec notations
Ce modèle d’évaluation de performance est conçu pour être utilisé après la période d’essai habituelle de 90 jours et propose un système de notation pour les nouveaux employés ainsi qu’un espace pour les objectifs, les commentaires et les exigences en matière de formation. La réalisation d’une évaluation peu après l’embauche garantit que l’employé est adapté à son poste et qu’un soutien adéquat et un plan d’action clair sont en place au fur et à mesure que la personne évolue dans son rôle.
Téléchargez le modèle d’évaluation de performance de période d’essai - WORD
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L’évaluation en tant qu’opportunité de formation : « J’ai une vision assez différente des évaluations de performance dans la mesure où je recommande de se concentrer sur les comportements positifs et de promouvoir des résultats positifs. Les critiques de toutes sortes peuvent être encadrées sous la forme de ce qui devrait être fait et de la façon dont les choses pourraient bien se passer », dit Davis. « Dire aux gens ce qu’ils ne doivent pas faire et/ou leur rabâcher ce qu’ils font mal est essentiellement une perte de temps car cela ne fournit aucun moyen de corriger les comportements (en effet, dire Ne faites pas X ne vous dit pas ce que vous devriez faire à la place). Une autre partie essentielle de la critique est la différenciation entre le résultat obtenu et le résultat souhaité. Demandez aux employés comment ils pensent qu’ils peuvent atteindre le résultat souhaité et offrez des ressources et des conseils lorsqu’on vous le demande, ce qui favorise l’autonomie de l’employé et respecte ses connaissances et ses talents. Par exemple, « vos ventes pour le 1er trimestre étaient de 403 917 $ et nous espérons vraiment que chaque membre de l’équipe des ventes atteigne 500 000 $ chaque trimestre. Vous avez des idées sur la façon d’atteindre cet objectif ? » est évidemment plus efficace que de dire : « Vos ventes pour le 1er trimestre étaient insuffisantes. Vous devez y arriver ou vous serez viré ! »
Modèle de plan de perfectionnement professionnel
En tant que responsable, votre coaching et votre soutien peuvent stimuler la satisfaction et la rétention des employés et clarifier leur parcours professionnel. Un plan de perfectionnement professionnel permet aux employés d’être inspirés et vous aide également à atteindre les objectifs futurs de l’entreprise. Dans ce modèle, les objectifs sont séparés en délais précis, ainsi que leur but, et les étapes d’action requises. L’utilisation de cet outil personnalisable dans l’évaluation de performance vous permet, à vous et aux membres de votre équipe, d’être sur la bonne voie, ou de vous donner l’occasion d’apporter des ajustements.
Téléchargez le modèle de plan de développement professionnel - WORD
Phrases utiles/astuces de communication pour les évaluations des performances
Quelle que soit la façon dont vous abordez structurellement l’évaluation de performance, l’objectif est d’utiliser les bons mots pour communiquer avec un minimum de friction et un maximum d’effet. Voici quelques ressources pour connaître les mots et les phrases qui vous aideront, à l’oral et à l'écrit, lors des évaluations :
- Référence du choix des mots pour décrire les performances
- Des mots positifs pour évaluer les employés
- Verbes d’action en matière d’évaluation de performance
- Plus de 240 expressions pour l'évaluation de performance
- Fiche d’évaluation et de phrases pour la performance pour les nuls
Vous avez besoin de plus de conseils en matière de communication ? Lisez Comment rédiger une évaluation efficace de performance le plus rapidement possible : Astuces? phrases et commentaires d’évaluation de performance.
Pièges courants liés à l’évaluation de performance
En plus de la préparation, une attitude positive peut faire la différence entre une évaluations de performance perçue comme dynamique et une qui sera un échec. Ce qu'il faut éviter selon nos experts :
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Évitez les rappels à l’ordre : « Certains pièges courants comprennent le fait de se concentrer uniquement sur des performances inefficaces sans reconnaître ce que l’employé a fait de bien », explique Pollack. « Un autre est de fonder l’évaluation sur ce qui s’est passé le plus récemment. Vous devez également tenir compte de ce qui s’est passé plus tôt au cours de l’année, des facteurs qui ne sont pas sous le contrôle de l’employé ou liés à ses responsabilités, ou utiliser l’évaluation comme une occasion de rappeler un employé à l'ordre plutôt que de faire des commentaires et d’améliorer ses performances à l'avenir. »
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Faites votre travail et prenez le temps : Il est essentiel de préparer et de programmer assez de temps pour que le responsable et l’employé puissent participer à un dialogue honnête. Les employés doivent disposer d’un temps suffisant pour une autoévaluation et le responsable doit recueillir des données sur les performances des employés entre deux évaluations ainsi que les commentaires de leurs collègues. Réservez un temps suffisant afin que les deux parties profitent au mieux de l’évaluation de performance avant et pendant les entretiens, même si les mises au point régulières doivent être de mise. « Le résultat d’une évaluation de performance ne devrait jamais être une surprise pour la personne qui est examinée », explique Fox. « Lorsque les responsables organisent régulièrement des entretiens individuels (généralement toutes les deux semaines), le processus d’évaluation de performance est assez indolore ».
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Critiquez le comportement, et non l’individu : Si une correction est nécessaire, il est essentiel de se concentrer sur le comportement et non sur la personne, dit Davis. « Les commentaires sur la nature de la personne ou sur ses intentions sont des faux pas majeurs. [Il est] mieux de dire quelque chose comme : « Vous êtes arrivé après 9 h assez souvent et il est important d’être ici à 9 h précises parce que nos clients commencent à appeler immédiatement et qu’ils ont besoin de notre aide. » Cette dernière correction se concentre sur le comportement (arrivée tardive) et ne juge pas la personne (par exemple. paresseux, négligent, etc.). Souvent, explorer les raisons de la mauvaise performance peut conduire à des améliorations dans la gestion, à des changements dans les attentes (qui sous-tendent souvent les problèmes), et à des arrangements alternatifs qui améliorent la performance. »
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