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Comment ce chef de projet informatique résout les problèmes liés aux domaines de travail du PMO informatique
by Guest Author
Note du rédacteur : chez Smartsheet, nous tirons notre inspiration au quotidien de notre clientèle. Cet article nous est proposé par Juan Vargas, chef de projet informatique au sein de Sabra et détenteur de la certification produit Smartsheet.
Mon parcours dans le domaine des technologies de l’information a été riche en expériences. J’ai commencé chez Sabra Dipping Company, grand fournisseur de produits alimentaires préparés, en tant que conseiller en assistance technique. Ce poste m’a permis de mieux comprendre la nature et les subtilités des problèmes rencontrés par notre clientèle.
J’ai passé mes trois premières années chez Sabra à soutenir les activités internationales de l’entreprise à tous les niveaux. J’ai également contribué à résoudre divers problèmes rencontrés par nos équipes à distance et dans les usines de production, ainsi que par les membres de l’équipe commerciale (notamment pendant la négociation de contrats) et de direction, ces problèmes pouvant aller de la mémorisation des mots de passe jusqu’à l’accès aux e-mails.
Lorsque la nécessité de mettre en place un système de gestion de projet s’est fait sentir au sein de Sabra, notamment au niveau de la fonction informatique, nous avons adopté Smartsheet. J’ai utilisé la plateforme dans le cadre de mes fonctions de coordinateur de projet informatique (et désormais de chef de projet informatique) pour résoudre les problèmes quotidiens liés aux projets. Et lorsque notre équipe technique a exprimé le besoin de faciliter l’accès aux informations et d’utiliser une plateforme pour centraliser nos opérations, Smartsheet s’est tout naturellement imposée.
Voici quelques-unes des façons dont notre service informatique interfonctionnel chez Sabra facilite la collaboration à travers plusieurs sites grâce à Smartsheet.
Gestion des projets informatiques avec Smartsheet
En tant que membre du bureau de gestion des projets (PMO) informatiques, je suis chargé de gérer l’ensemble des communications informatiques au sein de l’organisation, notamment les pannes et les campagnes de communication liées aux projets qui mettent en place de nouveaux outils et fonctionnalités au sein de l’entreprise. En d’autres termes, j’effectue un travail de coordination. Si vos outils logiciels ne centralisent pas les flux de travail et les informations tout en offrant un accès simplifié au contrôle de version intégré, il peut être très difficile (et frustrant) de fédérer vos partenaires.
Notre service informatique compte plus de 20 professionnels chevronnés répartis dans diverses équipes pour soutenir les opérations de Sabra à l’échelle internationale. L’équipe dédiée aux solutions techniques, dont je fais partie, assure le fonctionnement de l’arrière-boutique, à travers le réseau, l’infrastructure, le centre de données, la reprise d’activité après un sinistre, le service d’assistance informatique et la prestation de services… Tout ce qui concerne les services techniques, en somme.
Gestion des ordinateurs de l’entreprise
Le premier projet que j’ai géré avec Smartsheet consistait à mettre en œuvre notre solution de gestion informatique JAMS. Ce projet était essentiel, car nous manquions cruellement de contrôle administratif sur les ordinateurs de l’entreprise. À l’époque, chaque membre de l’équipe dédiée aux solutions techniques avait besoin d’une journée de travail complète pour configurer un seul ordinateur.
Comme vous pouvez l’imaginer, ce système était totalement inefficace et devait être amélioré. Après avoir synchronisé le plan de projet avec Smartsheet, nous avons pu réduire le temps consacré à cette tâche à une heure, dont 5 à 10 minutes d’activité.
Plus de sécurité grâce à l’authentification unique
En outre, le fait que Smartsheet soit dotée d’un système d’authentification unique (SSO) représente un réel avantage, en particulier pour favoriser une adoption rapide au sein de notre organisation. Du point de vue de la sécurité, si un utilisateur doit suivre une procédure trop fastidieuse pour faire quoi que ce soit, il est susceptible de chercher des solutions de contournement. Toutes ces étapes deviennent superflues, d’autant plus dans la mesure où les services informatiques doivent composer avec un vaste portefeuille d’applications et de services d’entreprise. Pas question que vos utilisateurs notent leurs mots de passe sur des post-its.
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5 façons pratiques de travailler plus efficacement
Mon service apprécie particulièrement l’intégration de Smartsheet avec Microsoft Azure Active Directory, car elle nous permet de rediriger le personnel de Sabra vers un emplacement unique d’où il peut accéder en un clic à l’ensemble des applications et services qui lui sont utiles. Plus il est facile pour un utilisateur d’accéder à un outil, plus il est susceptible de l’utiliser. La simplicité d’utilisation de Smartsheet a également facilité l’organisation des projets plus importants et évolutifs.
Réduction du temps de gestion des mises à niveau du réseau
Nous avions besoin d’un moyen de mieux gérer les mises à niveau du réseau, qui représentent autant de mini-projets continus basés sur des solutions et qui s’accumulent au fil du temps. Lorsque nous sommes passés à Cisco Meraki afin de contrôler la transmission, la sécurité et le Wi-Fi via le cloud, nous nous sommes rapidement rendu compte que la plateforme comporte de nombreux éléments dynamiques que nous devions configurer en parallèle par rapport au réseau d’entreprise existant afin d’éviter toute interruption de service.
La gestion de ce projet évolutif nécessitait auparavant une équipe complète, comprenant un prestataire de services et au moins trois personnes de notre service informatique consacrés à la résolution des problèmes liés au réseau.
Grâce à Smartsheet, une seule personne de l’équipe informatique suffit pour gérer le projet, et une personne supplémentaire pour remplacer la première, le cas échéant. Cette personne gère le réseau sans fil à l’échelle mondiale ainsi que toutes ses subtilités, subdivisions, interfaces VLAN et transmissions afin de garantir que les appareils sont connectés au bon SSID menant au bon nœud. L’exécution de ce processus dans Smartsheet nous a permis de transformer notre réseau et de nous assurer que nous pouvions répartir les responsabilités de manière plus transparente. C’était une grande victoire pour nous.
Processus de gestion des changements plus fluide
Les flux de travail de gestion des changements informatiques sont souvent compliqués, à moins d’investir dans un système qui s’en charge de A à Z, mais cela peut vous coûter cher. Quoi qu’il en soit, il n’existe pas vraiment de moyen constructif et rapide de mettre en œuvre la gestion des changements. Nous nous sommes heurtés à un problème qui s’est transformé en opportunité d’utiliser Smartsheet : des changements étaient apportés par les uns et les autres sans même passer par un processus.
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8 étapes pour assurer une gestion efficace des changements
La gestion des changements est essentielle pour les organisations informatiques, car elle nous permet de surveiller l’impact d’un changement tout au long de son cycle de vie. Dès que vous envisagez d’apporter un changement, il est important que son impact soit communiqué, surtout au sein du service informatique. De plus, l’externalisation du processus de gestion des changements peut coûter au moins 20 000 $. Ainsi, lorsque la gestion des changements est tombée entre mes mains, il m’est apparu très clairement que nous devions faire preuve d’inventivité.
À l’aide de Smartsheet, j’ai créé un système de gestion des changements reposant sur une structure formelle, qui permet aux demandeurs internes et externes de placer les changements dans une file d’attente tandis que nous les examinons systématiquement. Ce fonctionnement est essentiel pour les partenaires externes, car ils n’ont pas accès à notre système interne de gestion des tickets informatiques. J’ai créé un formulaire Smartsheet afin que les fournisseurs puissent communiquer les informations essentielles au changement visé, qui sont ensuite transmises au bureau de contrôle. Ce processus est entièrement fonctionnel et adaptable à l’environnement de l’entreprise.
Un nouveau mode de collaboration avec la clientèle informatique
L’un des plus grands défis du PMO informatique était d’amener nos partenaires externes à comprendre et à accéder aux informations que nous utilisons pour prendre des décisions au quotidien. Grâce à Smartsheet, j’ai créé un rapport sur le roulement des gardes que nous fournissons aux fournisseurs partenaires. Il leur permet de savoir qui est le contact de garde pour une semaine donnée au cours d’un mois donné.
Tous les lundis à minuit, nous envoyons un e-mail automatisé contenant le rapport, qui indique les personnes de garde, leur numéro de téléphone, leurs jours de garde et la meilleure façon de les joindre. Je suis extrêmement fier de ce système, car personne ne me demande plus le planning de garde actuel. Au lieu de cela, je suggère aux équipes de consulter leur messagerie ou de jeter un coup d’œil à notre tableau de bord de garde, que nous avons développé dans Smartsheet.
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Transformez vos tableaux de bord et portails à l’aide de contenu Web interactif
Le niveau de visibilité que nous offrent les tableaux de bord ne permet pas uniquement de tenir informés les partenaires et fournisseurs externes. Pour nos partenaires internes, nous organisons un forum de discussion concernant les projets. Ce forum rassemble les chefs de projets informatiques pour discuter de l’avancement de leurs projets, puis la haute direction prend des décisions ou des mesures, le cas échéant.
Cette réunion est très rapide, puisque les statuts des projets, les éléments à risque et d’autres informations clés sont accessibles à l’avance via les tableaux de bord. Cette visibilité accrue rapproche l’équipe dirigeante des chefs de projet.
La réunion est ainsi souvent réduite à 10 minutes, parfois même annulée, permettant à chacun et chacune de ne pas perdre de temps précieux. Notre équipe de gestion informatique apprécie Smartsheet parce que les tableaux de bord fournissent des informations précises et facilement accessibles, le tout en temps réel.
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